Составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.

Порядок передачи дел

Форма-образец для составления акта.

Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена. Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел , который издают в произвольной форме. Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:

• основание для расчета главбуха;
• сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
• состав комиссии, участвующей в проверке;
• данные нового специалиста;
• подписи ответственных, печать компании.

Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.

Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:

• проверить правильность оформления финансовой отчетности;
• осуществить инвентаризацию средств;
• провести опись материальных ценностей.

Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.

Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.

Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:

• кассовый, балансовый отчет;
• документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
• банковские выписки;
• архивные справки, периодом давности до 5 лет;
• печать компании, ключи от сейфа.

По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.

Составление приказа

Приказ об освобождении от должности.

Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:

1. Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
2. Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
3. Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.

Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

Составление акта

Пример документа.

При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:

1. Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
2. Процедура предполагает проведение инвентаризации.
3. День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.

Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.

В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

1. Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
2. Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
3. Специфичные нормативы, обязательные для организации.
4. Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
5. Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.

Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.

Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.

Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.

Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.

Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.

Что важно прописать в локальном акте

Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному - Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.

В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.

КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит

Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:

Издание приказа о приемке-передаче дел;

Инвентаризация имущества и обязательств;

Проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;

Собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;

Составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Акт приемки-передачи разграничит ответственность

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Тип документов	Формы документов
Учредительные и регистрационные документы	Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости
Организационная документация	Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии
Регистры бухгалтерского учета	Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета
Отчетные документы	Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика	Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок
Документы по учету результатов инвентаризации	Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты
Документы по учету денежных средств, в том числе: Кассовые документы По расчетному счету	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам
Документы по расчетам с подотчетными лицами	Журнал учета авансовых отчетов
Документы по учету труда и заработной платы	Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры
Документы по учету расчетов с контрагентами	Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг
Документы по учету основных средств	Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание
Документы по учету товарно-материальных ценностей	Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета
Прочие первичные документы	Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов

К начальнику бухгалтерской службы предъявляют специфичные требования, так как он создает имидж компании на инвестиционном рынке и получении преференций контрагентов. Существуют особенности смены главбуха и приема на должность нового сотрудника. Он должен максимально обезопасить себя от претензий руководства, контролирующих органов в будущем.

В настоящее время нормативные акты, регулирующие порядок передачи дел, отсутствуют. В некоторых ведомствах он прописан, но организация имеет права сама установить правила передачи и приема дел главбуха. Основное требование - ориентация на Закон РФ «О бухгалтерском учете».

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто - это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый - имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

• составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
• отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Порядок передачи дел

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

1. Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
2. Инвентаризация финансовых обязанностей.
3. Акт приема отчетных и учетных документов.
4. Приложение к акту.
5. Организационные мероприятия.

Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др. В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии.

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

• Причин приемки-передачи обязанностей.
• Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

При уходе главбуха по своему желанию у работодателя в распоряжении есть 2 недели на расторжение трудовых обязательств. Если происходит смена собственника и увольнение инициировано администрацией, то предельный срок на прерывания трудовых отношений равен 3 месяца после возникновения у нового владельца права собственности.

• Ответственного за передачу документов лица - уходящий главбух.
• Ответственного за прием лица - новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
• Лиц, участвующих в приеме-передаче - аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
• Дату окончания процесса передачи дел - это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
• Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов

В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы. Требуется:

• сформировать первичные документы;
• предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
• оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация

Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности. Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода). Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм - на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат.

Закон о бухучете (ст. 12 п. 2) предусматривает обязательную проверку состояния имущества, обязательств согласно данным бухучета при смене материально ответственного лица. Данные отражают в актах и описях, составленных в 3 экземплярах:

• для бухгалтерии;
• увольняющемуся сотруднику;
• новому главбуху.

Бумаги прикладывают к составленному акту.

Инвентаризация обязательна:

• перед годовой отчетностью, если ранее она не проводилась;
• если с главбухом оформлен договор о материальной ответственности в полном объеме.

На малых предприятиях целесообразно провести полную инвентаризацию имущества, обязательств. В крупных организациях на это уходит много времени, трудовых ресурсов. В подобных случаях рекомендуют прибегнуть к выборочной проверке доходов и расходов, финансовых вложений, задолженности.

Проверка

Передача дел должна сопровождаться актом проверки отчетности и бухучета. В большинстве случаев лучше воспользоваться услугами аудиторской компании. Это позволит получить независимое заключение по ведению учета. Если подобное неосуществимо, то новый сотрудник должен выполнить всю работу самостоятельно.

В первую очередь стоит проверить операции текущего года, так как часть налоговых деклараций будет сдаваться за последний год. Это период будет включать время, когда новый главбух не работал в организации.

Обратить внимание следует на:

• учредительные документы, государственную регистрацию, протоколы собрания наблюдательного совета и учредителей, постановку на учет в ФНС, регистрацию ККТ;
• отчетность, которую вправе проверить налоговая - за 3 года, текущий год;
• система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
• выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
• материалы инвентаризации;
• регистры налогового, бухгалтерского учета;
• акты проверок за 3 предыдущих года;
• акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
• судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
• материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными - произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

Первичку и регистры подшивают, группируя с номенклатурой дел: список журналов и дел.

Составление акта

Для разграничения ответственности нового (принимающего) и предыдущего (передающего) бухгалтеров необходимо составить акт. Документ так же используется для представления во время приема-сдачи дел:

• первичной документации, материального учета, отчетности;
• ведущих финансовых показателей.

Во время составления и сдачи акта у нового сотрудника должны быть необходимые книги и журналы: доверенности, кассовая книга, книга покупок/продаж, счет-фактур, учета ценных бумаг, регистрация чековых книжек. При отсутствии перечисленных документа это фиксируют в акте и заводят новые на дату приемки.

Правильность данных учета производится при помощи выборочной проверки. Для важных операций используют сплошной способ проверки.

При оценке учетных данных проверяют:

• полноту;
• рациональность;
• своевременность;
• осмотрительность;
• непрерывность деятельности;
• отсутствие противоречий;
• имущественную обособленность;
• последовательность использования учетной политики;
• соблюдение правил учетной политики;
• оформления первичных документов учета;
• временную определенность факторов хоз.деятельности;
• регистрация и наполнение регистров бух.отчетности.

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера.

В акте рассматривают следующие моменты:

• Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.

1. В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
2. Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой - программным обеспечением, книгами.
3. Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
4. Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений. Форма и система бухучета (мемориально-ордерная, компьютерная, журнально-ордерная,).

• Состояние учета финансовых средств.

1. Касса. Присутствие кассира, договора на материальную ответственность. Порядок и место хранения денежных и наличных средств. Ведение кассовой книги, остаток средств и финансовых бумаг в кассе.
2. Перечень банковских счетов организации. Указывают их все номера и банковские отделения. Остаток средств берут из банковских выписок и сверяют с учетными данными. Присутствие уведомлений ФНС об открытых счетах.
3. Наличие чековой книжки, неиспользованные номера в ней.

Соответствие остатка финансовых средств, кассовых записей бухгалтерским записям должно быть зафиксировано отдельным актом. Его необходимо приложить к акту передачи дел.

• Учет расчетных операций.

1. Присутствие выписок с банковских счетов и бумаг расчетного характера.
2. Кредиты в банках, задолженность по ним и сроки погашения.
3. Акты сверки расчетов с контрагентами, дата урегулирования расхождений. Претензионная работа. Действительные задолженности. Безнадежная и просроченная дебиторская задолженность.
4. Задолженность перед бюджетом, акты сверки по расчетам с ФНС.

• Учет амортизированного имущества (нематериальные активы, основные средства). Время и отражение в отчете последнюю инвентаризацию имущества. Вид и место хранения описей инвентаризации. Присутствие актов ввода, выбытия и списания ОС. Наличие инвентарных карточек и приказов назначения ответственных работников за сохранность ценностей.
• Состояние материального учета. Акты выверки бухгалтерских записей и данных материально ответственных сотрудников (снятие натуральных остатков, сличительные ведомости). Данные последней инвентаризации. Отражение фактов хищения и недостачи, актов ревизии, обследования. Ведение аналитического учета материалов. Присутствие расходной и приходной документации по передвижению материальных ценностей.
• Расчет с работниками. Штатное расписание, трудовые контракты. Наличие задолженностей перед работниками. Характеристика персонифицированного учета.
• Отчетность. Соблюдение сроков подачи бухотчетности и налоговых деклараций, их достоверность. Решение учредителей о выплате дивидендов и утверждения отчетности. Налоговые регистры.
• Хранение документации. Надежность хранения, контроль бланков строгой отчетности, бухгалтерского архива. Присутствие описей дел.
• Перечисление первичных, бухгалтерских документов по составленной описи.

1. Список передаваемых штатных расписаний, смет, соглашений, договоров, регистров, папок первичных документов, обязательств и др.
2. Отсутствие любых документов и первичных регистров бухучета.

• Остаток по проверенным счетам. Подтверждение и расшифровка остатков счетам. Рекомендуют подтверждать остатки по финансовым расчетам и счетам учета имущества.
• Перечень отсутствующей документации. Предыдущий главбух обязан написать объяснительную на имя руководителя, где указывает причины нарушений. Неточности и ошибка в отчетности, оформлении документации, найденные во время проверки. Все лучше фиксировать бухгалтерскими справками с подписью уходящего сотрудника.
• Замечания и пояснения принимающего дела главбуха к акту увольняющегося работника. Указывают несогласия с положениями акта.
• Фиксация факта передачи печати и фирменных штампов, ключей к «Клиент-Банку» и сейфам, сертификаты спецоператора связи.

В крупных компаниях в штате присутствует несколько бухгалтеров. В акте тогда следует отразить только документы, находящиеся под контролем главбуха.

• Подписи и расшифровки принимающего и сдающего бухгалтера, членов комиссии.
• Дата передачи.

Акт станет основанием для приказа (распоряжения) руководства о передаче дел.

Первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры следует хранить установленный правилами архивного дела срок, но минимум 5 лет. В наличии должны быть все документы за этот период.

К акту прикладывают документы:

• акт инвентаризации финансовых обязательств: акты сверки расчетов с внебюджетными и бюджетными фондами, дебиторской и кредиторской задолженности;
• акт инвентаризации активов, обязательств;
• акт инвентаризации финансовых средств в кассе, опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности;
• аудиторское заключение о соответствии бухочетности;
• перечень регистров, учетных документов, отсутствующих во время приема-передачи дел.

Заключительный этап

После передачи дел, подписания акта и увольнения предыдущего главбуха следует выполнить:

• Уведомить ФНС о новом главбухе. Закон не предусматривает обязательного уведомления, а соответственно и ответственность за отсутствия не предусмотрена. Однако налоговики требуют письмо-уведомление с печатью организации и копией приказа а назначения, паспортные данные нового сотрудника.
• Во всех финансовых организациях, где отрыты счета, оформить новые карточки.
• С первого дня вести недостающие учетные регистры.
• Если требуется подать уточненные декларации.
• Исправить выявленные ранее ошибки.

Ответственность

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям - только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

• Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами - 4-5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы - 0,5-1 тыс. руб.
• Деятельность без учета в перечисленных органах - 2-3 тыс. руб.
• Несоблюдения срока подачи декларации - 0,3-0,5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов - 1-2 тыс. руб.
• Отсутствие данных для налогового контроля - 0,3-0,5 тыс. руб.
• Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% - 2-3 тыс. руб.
• Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним - 4-5 тыс. руб.
• Неправильное предоставление статической информации - 3-5 тыс. руб.

Новый главбух должен принять дела у предыдущего сотрудника. Составленный акт передачи поможет исключить ряд проблем в будущем, выявит недочеты предшественника, исключит грубые ошибки во время работы и др. Он составляется в произвольной форме, но должен охватывать максимальный объем информации по отчетности.

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

• учетную политику;
• бух. отчетность;
• налоговую отчетность;
• фондовые отчисления;
• акты выполненных работ и услуг;
• акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
• инвентаризационные описи;
• первичные учетные бумаги;
• договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

Приказ о назначении главного бухгалтера

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что отвечает главбух

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

Нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

Принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

Несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

Составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Бухгалтерские документы

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Инвентаризация

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Отчетность

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.