Из статьи Вы узнаете:
1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.
2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.
Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.
Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля
В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.
Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.
Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:
1. Локальный нормативный акт организации , согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.
Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.
! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.
2. Должностная инструкция сотрудника.
В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.
3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.
Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.
В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:
- Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
- Размер компенсации;
- Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
- Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.
К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.
5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.
Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:
- информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
- информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.
Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:
- чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
- расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.
Законодательные нормативные акты:
Трудовой кодекс РФ
♦ Рубрика: , .Нередки ситуации, когда предприятия не располагают средствами на приобретение транспорта или, что еще чаще, автомобили необходимы им лишь время от времени и иметь их в собственности нецелесообразно. В таких случаях выходом из положения может стать использование личных автомобилей работников предприятия или их аренда. Рассмотрим, как арендная плата и компенсации за использование личного транспорта работников учитываются в целях налогообложения прибыли, и взносами во внебюджетные фонды.
Некоторые сотрудники для выполнения служебных обязанностей пользуются собственными транспортными средствами. Иногда это использование личных автомобилей сотрудников с выплатой компенсаций по установленным нормам, в других случаях - аренда автомобиля работника, в третьих - безвозмездное использование с возмещением работодателем фактических затрат на эксплуатацию транспортного средства.
Компенсации за использование личного транспорта работников
Статья 188 ТК РФ предписывает работодателю выплачивать компенсацию за использование личного имущества работника
(в том числе и транспортных средств), а также возмещать расходы, связанные с его эксплуатацией
. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Нормы компенсаций, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, приведены в таблице. Суммы, выплачиваемые работнику в пределах утвержденных лимитов, не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды, НДФЛ и уменьшают организаций (см. табл.).
Как видно из таблицы, суммы компенсаций, утвержденные Правительством РФ, невелики. Однако при выплате компенсации за использование личного автомобиля предполагается, что ее сумма должна покрывать все расходы на эксплуатацию транспортного средства. В настоящее время 1200 - 1500 руб. не могут покрыть все ежемесячные расходы по нормальной эксплуатации транспортного средства: несмотря на инфляцию, нормы с 2002 г. не индексировались.
Руководство предприятия может установить более высокую норму компенсационных выплат, однако превышение суммы компенсации над установленными лимитами не будет признаваться расходами в целях налогообложения прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, возникнут вопросы, касающиеся взносов во внебюджетные фонды и НДФЛ с сумм превышения норм компенсационных выплат.
Контролирующие органы считают, что суммы превышения установленных норм облагаются НДФЛ (Письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
Президиум ВАС РФ (Постановление от 30.01.2007 N 10627/06) придерживается иного мнения, считая, что рассматриваемые нормы установлены в целях исчисления налога на прибыль, поэтому не могут использоваться для исчисления НДФЛ. Тем не менее риск возникновения спора по данному вопросу можно оценивать как высокий.
Большую пользу при подготовке налогоплательщиком аргументов для судебного разбирательства может принести Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (доведенное до налоговых инспекций на местах Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@). В нем указано следующее: поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
Статья 188 ТК РФ предусматривает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Таким образом, освобождению от налогообложения в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
В отношении взносов в ПФР и Фонды медицинского страхования ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ определяет перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. В частности, не начисляются взносы на все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, в том числе на выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, но только в пределах законодательно установленных норм. Таким образом, сумма превышения должна облагаться взносами.
В Письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19 содержатся совершенно иные выводы. В нем также дается ссылка на ст. 188 ТК РФ и подчеркивается, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии с указанной нормой трудового законодательства.
Расходы на аренду транспорта
В соответствии с гражданским законодательством предприятие может заключить договоры аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа
. В каждом случае с сумм выплат в пользу арендодателя надлежит удержать НДФЛ, кроме того, расходы на арендную плату уменьшат базу по налогу на прибыль.
В то же время при выплате физическому лицу - арендодателю дохода в виде арендной платы за использование транспортного средства по договору гражданско-правового характера организация - налоговый агент может на основании письменного заявления арендодателя предоставить ему профессиональный налоговый вычет. Вычет предоставляется в сумме фактически произведенных таким лицом и документально подтвержденных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией транспортного средства (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.03.2008 N 28-11/021762).
Хотя чаще всего по условиям договора именно арендатор несет расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. В этих случаях затраты включаются в себестоимость продукции, уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при УСН (Письма Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649 и др.).
Договор аренды транспортного средства с экипажем встречается на практике достаточно редко, ввиду возникновения объекта для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Ведь в случае заключения такого договора аренды выплаты в пользу физического лица в рамках такого договора приравниваются к выплатам заработной платы и подлежат соответствующему обложению взносами. При этом страховые взносы уплачиваются в общеустановленном порядке в части выплаты вознаграждения физическому лицу за оказание услуг по управлению транспортным средством.
Очень важно правильное оформление договора аренды. В случае заключения договора аренды с экипажем важно оговорить размер вознаграждения собственно за вождение. Ведь в противном случае может возникнуть спор в отношении определения облагаемых взносами сумм.
Безвозмездное использование транспортного средства
В соответствии со ст. 423 ГК РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Соответственно, никакой арендной платы при заключении такого договора в отношении транспортного средства не возникает, зато можно списать на себестоимость расходы по содержанию транспорта.
Заключать такой договор можно в том случае, если главная цель предприятия - списать расходы на содержание автомобиля или когда владелец автомобиля не заинтересован в получении арендной платы (например, он же учредитель предприятия).
На первый взгляд, данный вариант оформления использования личного транспорта в служебных целях самый экономичный. Однако и риск здесь самый высокий. Дело в том, что экономическая выгода от получения в безвозмездное пользование имущества, по мнению представителей контролирующих органов, представляет собой внереализационные доходы налогоплательщика.
В Письме Минфина России от 19.04.2010 N 03-03-06/4/43 указано следующее: п. 8 ст. 250 НК РФ предусмотрено, что доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав (включая право пользования имуществом) признаются внереализационными доходами налогоплательщика и, следовательно, учитываются при формировании базы по налогу на прибыль. При получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости (по амортизируемому имуществу). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки. Таким образом, налогоплательщик включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества.
Арбитражные суды согласны с позицией налоговых органов. Например, ВАС РФ в Определении от 08.02.2010 N ВАС-794/10 по существу поддержал налоговиков, отказав им лишь по причине нарушения принципов определения рыночных цен, предусмотренных п. п. 4 - 11 ст. 40 НК РФ. Правоту налоговых инспекторов ВАС РФ признал и в Определении от 01.04.2009 N 2944/09.
Пример. Предприятие получило в безвозмездное пользование автомобиль. Сумма расходов по его эксплуатации включается в себестоимость продукции предприятия. Кроме того, предприятие арендовало аналогичный автомобиль за 12 000 руб. в месяц. Налоговая инспекция может начислить данному предприятию налог на прибыль в сумме 2400 руб. (12 000 руб. x 20%) с суммы дохода от безвозмездного использования имущества.
Каждый из рассмотренных вариантов учета расходов, связанных с использованием для производственных нужд личных транспортных средств работников, имеет свои достоинства и недостатки. Целесообразность применения конкретного варианта должна оцениваться с учетом рисков возникновения спора с налоговыми органами и возможности вовлечения в судебные разбирательства.
Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.
Компенсировать или нет
Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти .
Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.
Варианты компенсации:
- Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
- Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
- Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.
Как компенсировать
Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.
Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.
Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.
Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.
Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.
Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
Компенсация за транспорт и налоги
В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.
Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92 :
- Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
- Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
- Мотоциклы – 600 руб.
- Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.
В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.
Компенсация расходов за ГСМ
Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140 . Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.
НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.
Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260 .
Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.
Нормы компенсаций за использование личных автомобилей
Нормы расходов организаций на выплату
компенсаций за использование личных автомобилей
(личного транспорта)
Внимание!
- Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты , связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по единому налогу для УСН.
- В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях. То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни.
- Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.
- На сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ.
- Путевой лист?
Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях. По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421). Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июля 2013 г. N 563
О ПОРЯДКЕ
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях" (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).
Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ
Утверждены
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 2 июля 2013 г. N 563
ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно - компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее - гражданские служащие).
2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
4. Максимальный размер
компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563.
5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.
7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.
Бухгалтерский учет компенсационных выплат
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.(п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации») Пример 1
Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя - 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.
Бухгалтерские проводки
| Дебет | Кредит | Сумма (руб.) | Содержание хозяйственной операции |
| В июле 2016 г. | |||
| 2 000 | Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2016 г. | ||
| 160 | Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО) Расчет: (2 000 руб. - 1 200 руб.) х 20% |
||
| 240 | Начислен отложенный налоговый актив (ОНА) Расчет: 1 200 руб. х 20% |
||
| В августе 2016 г. | |||
| 2 000 | Выплачена из кассы сумма компенсации работнику | ||
| 240 | Погашен отложенный налоговый актив (ОНА) Расчет: 1 200 руб. х 20% |
||
При этом для расходов на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях существует специальная норма. В соответствии с пп.4 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются на дату перечисления денежных средств со счета или выплаты их из кассы (по условиям примера - это август 2016 года). Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ. Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.
При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.
Cхема безопасного учета выплат компенсаций
за использование личных автомобилей и налогов
Пример трудового договора
о компенсации за использование личного имущества в служебных целях| Трудовой договор № 20 | |||
| г. Москва | 28.01.2016 | ||
| ... 9. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя организации. ... |
|||
| 13. Адреса и подписи сторон. | |||
| Работодатель: ООО «Альфа», г. Москва, ул. Михалковская, д. 20 |
Работник: Кондратьев Александр Сергеевич Паспорт: серия 45 04 № 718160 Выдан: ОВД Ярославского р-на г. Москвы Дата выдачи: 16.11.2004 Адрес регистрации: г. Москва, ул. Палехская, д. 124, корп. 1, кв. 78 |
||
| Работодатель | А.В. Львов | Работник | А.С. Кондратьев |
В трудовом договоре курьера Ивановой В.В. указано, что для исполнения трудовых обязанностей работник использует личный легковой автомобиль.
Ивановой В.В. представлены документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя компенсация за использование личного автомобиля выплачивается с 01.02.2016 в размере 1 200 руб., что соответствует норме, определенной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
С 01.05.2016 по 16.05.2016 (15 дней) Иванова В.В. была в отпуске.
Бухгалтерские проводки
