Практика

"Делопроизводство и режим секретности"

Тема 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о полиции».

2. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о службе в органах внутренних дел».

Источники:

1. Федеральный закон от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции».

2. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

3. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Тема 2. Организация документооборота в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие документооборота. Входящие и исходящие документы. Традиционный и электронный документооборот.

2. Регистрационные формы в документообороте.

3. Виды почтовых отправлений.

1. Составить оперограмму движения в УМВД одного из документов (по выбору).

2. Заполнить журнал входящих документов (два-три примера), включая поступления с отметкой «лично», поступление с несколькими документами и поступление с испорченным конвертом.

3. Заполнить журнал исходящих документов (два-три примера).

4. Заполнить страницу разносной книги (два-три примера).

5. Отправить заказное письмо однокурснику и проследить его движение по трек-коду.

Тема 3. Организация электронного документооборота в системе МВД России

Вопросы для обсуждения:

1. Цели, задачи и средства их достижения при введении системы электронного документооборота (СЭД) в МВД.

2. Предоставление госуслуг в МВД в электронном виде.

3. Понятие электронной цифровой подписи.

4. Документы в системе федеральных органов исполнительной власти, создающиеся в электронной форме.

Источники и литература:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

3. Федеральный закон от 28 июня 2014 г. N 184-ФЗ "О внесении изменений в статьи 14 и 17 Федерального закона "Об электронной подписи"".

4. Приказ МВД РФ от 10 апреля 2017 г. N 191 «О порядке эксплуатации унифицированной внутриведомственной информационной системы по обработке электронных заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных услуг».

5. Приказ МВД РФ от 20 октября 2011 г. N 1090 "Вопросы информационно-правового обеспечения деятельности органов внутренних дел Российской

Федерации и внутренних войск МВД России".

6. Приказ МВД РФ от 11 января 2016 г. N 1 «Вопросы эксплуатации программного обеспечения для реализации Сервиса обеспечения охраны общественного порядка».

7. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”.

8. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

9. Янковский С. С. Организация электронного документооборота в системе МВД России // http://www.mvd.informost.ru/2006/st/st11.php.

Дополнительные материалы:

Организация электронного документооборота в системе МВД России

Янковский Сергей Станиславович , заместитель начальника отдела информационно-технического обеспечения Бюро по защите государственной тайны МВД России,
майор милиции

Управление делами Административного департамента МВД России организует, координирует и контролирует документационное обеспечение деятельности министра внутренних дел Российской Федерации и руководства МВД России с применением современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки документов. Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции «Секретариат», введенная в действие в 1993 г., перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля в Управлении делами Административного департамента МВД России была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее – Система).

Целями создания Системы являлись:

Внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении департамента);

формирование единого архива электронных документов и электронных образов документов центрального аппарата МВД России;

обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;
сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

Сокращение временных затрат на согласование документов внутри центрального аппарата МВД России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

Сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

Исключение необходимости дублирования бумажных документов при их рассылке за счет автоматизированной рассылки уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных документов;
снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.

Современный уровень развития информационных технологий позволил обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы. Он также позволил организовать работу с электронными документами таким образом, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.

Также одним из основных требований остается организация порядка работы с документами ограниченного распространения, в связи с этим в Системе заложено выполнение следующих основных задач: гарантирование сохранности и неизменности документа, исключение несанкционированного доступа, а также возможности утечки закрытой информации. Все это было обеспечено следующими основными средствами:

Аутентификация пользователя – введением пользователем имени и пароля для получения доступа к документам;
авторизация доступа (контроль доступа) – определяет, кто из пользователей и какие документы может просматривать. Система присваивает авторизацию на уровне объектов (документов, папок, хранилищ) посредством списков контроля доступа, которые автоматически применяются к объектам при их создании;

мандатный контроль доступа – метод, обеспечивающий гибкость в предоставлении привилегий доступа на основании принадлежности к группам, которые могут предоставлять любую контекстную информацию, такую как роль, местоположение, средства доступа или IP-адрес пользователя или другие критерии, проверяемые системой;

цифровое уничтожение содержания, хранящегося в файловых системах, а также в адресуемом хранилище содержания посредством многократной перезаписи в место бывшего хранения данных для гарантированной невозможности восстановления данных даже путем анализа остаточного магнетизма;

Электронные подписи – путем создания электронной записи, содержащей информацию о дате, времени, имени и пароле подписавшего лица, а также обоснование подписи и связанной с документом и хранящейся в составе журнала аудита;

Контроль печати – обеспечение контроля печати документа из хранилища с ведением журнала записей о том, кто и когда произвел вывод документа на печать, а также давать права доступа к печати документа только авторизованным пользователям с определенными привилегиями.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами – эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения как Административного департамента, так и всего центрального аппарата МВД России в целом в условиях электронного документооборота (Рис. 1). Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-12

Учебные вопросы:

1. Понятие документооборота, основные положения и требования к организации документооборота в органах внутренних дел.

2. Получение и обработка входящих документов в органах внутренних дел.

3. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов, тиражирование документов.

4. Особенности работы с правовыми актами.

5. Осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением документов, субъекты и методы его реализации.

6. Номенклатура дел.

7. Экспертиза ценности документов.

8. Архивное хранение документов.

Литература:

1. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2014 г. № 615: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Бондарь, А. Регистрация документов – первый шаг к наведению порядка в документообороте / А.Бондарь // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2014. – № 4. – С. 142-147.

Движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов называется документооборот.

Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Рассматривая документооборот необходимо назвать потоки документов, из которых он формируется:

– входящий (поступившие в орган);

– исходящих (отправленные из органа);

– внутренних (не выходящие за пределы органа).

Контроль за своевременным и качественным исполнением документов является одной из функций управления. Основными видами контроля является:

– промежуточный – осуществляется, как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

– заключительный – осуществляется по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений, о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки их результатов.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Рассматривая вопрос, касающийся работы с входящими документами необходимо определить основные типы поступающих в орган документов, остановится на том, кто осуществляет их прием и ответить на вопрос – что собой представляет регистрация документа?

Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. – в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них специальных пометок: «Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)», «Лично», «Срочно», «Оперативно», и другие, а также отсутствие повреждений. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, прошедшая первичную обработку передается на регистрацию. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.

По своей сути регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп «К вх. № _____» с указанием года регистрации.

После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

Рассматривая вопрос работы с исходящими документами следует помнить, что документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел (или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью – на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России.

Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Отвечая на четвертый вопрос нужно помнить, что подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет). Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется «л/с». Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов. Рассылать подлинники запрещается. Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.

На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ. Журнал учета несекретных правовых актов, в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения-разработчика правового акта.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.

Контроль, за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшом органе – ответственное лицо – секретарь.

Различают два срока исполнения документа – типовой (устанавливается нормативным правовым актом) и индивидуальный (установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией).Следует заметить, что по срокам исполнениявыделяют срочные документы, требующие исполнения в определённый срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

Документы (поручения) подлежат исполнению:

1. в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то – до последнего дня месяца);

2. в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

3. в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;

4. в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения поручений включает следующие мероприятия:

Ø Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек.

Ø Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

Ø Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководству.

Ø Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима – в структурных подразделениях органов внутренних дел.

На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль», заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. Затем подлежащие контролю документы вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляются в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные – немедленно.

Документы, подлежащие контролю, учитываются в контрольной картотеке или базе данных. Так же возможен учет с помощью выставления контрольных карточек хода выполнения поручения, которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Выставление контрольной карточки – исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

Промежуточный – за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

Заключительный – по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

Освещая вопрос, касающийся номенклатуры дел необходимо сказать, что номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска. Другими словами после исполнения документы определенное время хранятся в органе. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел – это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в четвертом квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением спецфондов, после чего утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

1) предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

2) виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

3) адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.

Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

Переходя к вопросу экспертиза ценности нужно понимать что экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное.

Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий, которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов – в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

Архивное хранение документов в органах внутренних дел осуществляют архивы на местах и подразделения спецфондов. Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел – источников комплектования:

1) законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

2) личные дела сотрудников;

3) пенсионные дела;

4) лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

5) прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

6) дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Площадь, выделяемая для хранения документов, определяется исходя из имеющегося количества архивных документов и необходимости обеспечения приема документов, подлежащих хранению в течение 5 лет. Архивохранилища отделяются от соседних помещений стенами и перекрытиями из негорючих материалов. Совмещение архивохранилищ и рабочих помещений любого другого назначения, в том числе рабочих комнат сотрудников, не допускается.

Внутренняя отделка архивохранилищ производится с использованием негорючих материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Эти требования предъявляются к материалам, применяемым при изготовлении оборудования архивохранилищ и средств хранения документов.

Окна помещений, расположение которых допускает возможность проникновения в них посторонних лиц, оборудуются распашными металлическими решетками. Решетки запираются изнутри на замок и опечатываются личной печатью сотрудника, ответственного за помещение. Двери помещений должны быть металлическими или обиты металлическим листом и иметь прочные запоры с замками повышенной секретности, а также устройства для опечатывания дверей.

Архивохранилища запрещается размещать в помещениях с газовыми, водопроводными, канализационными и другими магистральными трубопроводами. Проводка труб немагистрального характера допускается только при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, полностью исключающих возможность проникновения выбросов из них в архивохранилище.

Помещения архивохранилищ в обязательном порядке оборудуются охранной сигнализацией, связанной с дежурной частью или подразделением комендантской охраны административного здания.

Архивохранилища рекомендуется располагать окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается при условии применения на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи. Освещение архивохранилищ прямым солнечным светом запрещается. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте в папках, коробках и сейфах. Защита документов от воздействия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

Помещения архивохранилищ оборудуются автоматической пожарной сигнализацией с выводом на пульт дежурного по органу внутренних дел. Архивохранилища должны иметь не менее двух выходов, один из которых является эвакуационным. В архивохранилищах площадью до 70 кв.м допускается иметь один выход.

Примерные вопросы для самоконтроля:

1. Организация работы с документами в ОВД.

2. Основные принципы работы с документами.

3. Виды документопотоков.

4. Основные стадии документооборота и их характеристика.

5. Основные группы документов: входящие, исходящие, внутренние.

6. Регистрация и учёт документов в ОВД.

7. Организация работы с входящими документами (первичное, предварительное рассмотрение, регистрация, исполнение, подшивка в дело и т.д.).

8. Формы регистрации входящих документов.

9. Организация работы с исходящими документами.

10. Виды и способы передачи документов

11. Контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

12. Субъекты контроля и методы его реализации.

13. Каковы основные критерии оценки документов.

14. Задачи и функции экспертных комиссий.

15. Проведения экспертизы ценности документов.

16. Порядок и способы уничтожения документов.

17. Порядок оформления дел.

Задания для самостоятельной работы:

1. Законспектировать основные положения, касающиеся приема и регистрации документов, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

2. Законспектировать основные положения, касающиеся процесса формирования дел, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Алгоритм работы с входящей корреспонденцией в отделе полиции.

2. Алгоритм работы с внутренней корреспонденцией в отделе полиции.

3. Регистрационные формы документооборота: журнал, карточка, электронная форма.

4. Институт регистрации документа – исторический экскурс развития.

5. Осуществление работы с письменными и устными обращениями граждан.

1. История архивного дела в России.

2. Руководитель органа внутренних дел – основной субъект контроля.

3. Контроль исполнения документов и распоряжений с помощью контрольных карточек.

4. Основные правила оформления дел в органах внутренних дел.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание № 1

При проведении семинарского занятия преподаватель задал курсантам следующие вопросы: что такое номенклатура дел?; какие задачи ставятся при проведении экспертизы ценности документов? При ответе на первый вопрос курсант Фортов предположил, что номенклатура дел это список документов в которые могут поступать в организацию, составленный в алфавитном порядке на срок пять лет, отметив при этом, что номенклатура не может превышать по объему 250 листов. Курсант Пашков при ответе на второй вопрос пояснил, что при проведении экспертизы ценности документов решаются следующие задачи – насколько документ представляет историческую или практическую ценность, определяется количество лишних документов, которые зря занимают место в архиве, решаются вопросы о досрочном списании не востребованных сотрудниками документов, а также отметил, что экспертная комиссия состоит не менее чем из трех человек.

Проанализируйте данные ответы. Определите для себя, что в ответах данных курсантами определено, верно, а что нет? Подготовьте свои варианты ответа на поставленные вопросы.

Задание № 2

Старший лейтенант полиции А.В. Красильникова занималась оформлением в конце текущего года несекретного номенклатурного дела. Приступив к работе, она нанесла на обложку дела пометку «Том № 1», название и номер дела, но так как ей нужно было сшить еще четыре дела, то этому она присвоила этому делу № 1. Сшила дело в четыре прокола и поместила в него 72 документа. Посчитав количество листов, она выяснила, что общим объемом дело получилось в 270 листов, в том числе включая приложение к документу № 56 в сброшюрованном виде на 20 листах. Пронумеровав листы дела карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. Составила опись документов дела и расписалась за ее составление. При нумерации листов дела выяснилось, что на документе № 10 отсутствует отметка о списании документа в номенклатурное дело, она добавила отметку о списании и заверила ее своей подписью. В качестве даты окончания дела она поставила день, когда закончила с делом все оформительские операции.

Задание № 3

На заседании экспертной комиссии спец.фонда ГУ МВД России по Алтайскому краю при рассмотрении вопроса об уничтожении документов между экспертами подполковником полиции А.В. Метовкиным и майором полиции Е.М. Фортушевым возник спор. Среди документов, предлагаемых к уничтожению, были личные дела сотрудников– старшины милиции К., капитана милиции Р., которые поступили на службу еще в НКВД СССР в 1939 году и уволились на пенсию 1965 году, личные дела давно завершены и переданы в архив. Суть спора заключалась в том, что Е.М. Фортушев предлагал списать данные дела на уничтожение, мотивируя это тем, что срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет, А.В. Метовкин был с ним не согласен, утверждая, что согласно пункта 499 приказа МВД запрещается выделение к уничтожению документов, образовавшихся до 1946 года, к тому-же Метовкин обратил внимание на то, что данные сотрудники ветераны Великой Отечественной войны, но Е.М. Фортушев активно отстаивал свою правоту.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель аппарата
Правительства Ульяновской области

___________________

_____ ______________________ 2009 г.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет принципы построения и правила совместного использования системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее - СЭД).

1.1.1. В СЭД исполнительных органов государственной власти Ульяновской области могут осуществлять электронный документооборот: Правительство Ульяновской области, исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, органы местного самоуправления Ульяновской области, иные организации, подведомственные Правительству Ульяновской области. Указанные организации далее по тексту именуются организациями, подключенными к СЭД.

1.2. Требования настоящей Инструкции обязательны для сотрудников Правительства Ульяновской области (далее Правительства области), исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее ИОГВ).

1.3. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями ИОГВ и структурных подразделений Правительства области.

1.4. Инструкция не распространяется на порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

1.5. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей этих подразделений, а в ИОГВ – на руководителей этих ИОГВ.

1.6. Ответственность за использование СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.

1.7. Ответственность за использование СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.

1.8. Методическое руководство организацией электронного документооборота и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет подразделение, уполномоченное по внедрению, сопровождению и развитию СЭД.

1.9. За общую работоспособность системы и настройку доступа к документам отвечает администратор СЭД.

2. Общие принципы работы СЭД

2.1. Общая структура СЭД

2.1.1. СЭД организована на серверной информационной платформе Lotus Notes Domino и прикладном программном обеспечении CompanyМedia.

2.1.2. Все данные, циркулирующие в СЭД, обрабатываются централизованно на сервере Правительства области.

2.1.3. Программное обеспечение СЭД CompanyMedia включает в себя модули:

Делопроизводство;

Контроль заданий;

Оперативные поручения;

Уведомления;

Ознакомления;

Система оповещений «Notka».

2.1.4. Модуль «Делопроизводство» включает в себя базы данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения».

2.1.5. Каждый из перечисленных модулей использует общую инфраструктуру СЭД, которая в свою очередь состоит из справочников, служебных сервисов и модулей администрирования.

2.1.6. В состав системы входят справочники общего пользования: «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки».

2.1.7. К служебным сервисам относится базы данных «Ознакомления» и «Согласования», которые содержат соответственно листы ознакомления и согласования.

2.1.8. База данных «Уведомления» содержит сообщения пользователю о появлении новых документов, поручений, отчётов, касающихся данного пользователя. Оповещение происходит путём появления всплывающего окна «Notka» со списком документов, нуждающихся в обработке. В базе данных «Уведомления» содержатся только те сообщения, которые поступили за последние 2 недели.

2.1.9. Модуль «Контроль заданий» обобщает информацию о ходе исполнения всех заданий, поставленных на контроль.

2.1.10. Модуль «Отчёты» предназначен для формирования статистических и аналитических отчётов, вывода бланков на бумагу.

2.1.11. Модуль «Портал» отображает документы пользователя системы с разбивкой по категориям документов и их статусу. Модуль «Портал» является точкой доступа к основным сервисным и делопроизводственным базам данных.

2.1.12. Для делопроизводственных баз данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения» на каждый год создаётся новый экземпляр, что отражается в имени базы данных.

2.2. Базы данных и виды регистрируемых документов

2.2.1. Документы разных видов регистрируются в разных базах данных:

В базе данных «Входящие» регистрируются входящие документы, поступившие в адрес организации, подключенной к СЭД;

В базе данных «Внутренние» регистрируются документы, циркулирующие внутри организации, подключенной к СЭД;

В базе данных «Исходящие» регистрируются документы, направляемые из организаций, подключенных к СЭД в адреса других организаций и граждан;

В базе данных «Распорядительные» регистрируются Законы Ульяновской области, организационно-распорядительные документы, изданные в организации, подключенной к СЭД., протоколы заседаний и совещаний организации.

В базе данных «Обращения граждан» регистрируются обращения граждан, поступившие в организацию, подключенную к СЭД.

2.3. Взаимодействие организаций, подключенных к СЭД

2.3.1. Все организации подключаются к единой СЭД Правительства области и считаются одной «системной организацией» под общим названием «Органы власти Ульяновской области».

2.3.2. Объединение организаций в «системную организацию» выражается в том, что:

Все данные хранятся и обрабатываются на одном сервере;

Все организации, подключенные к единой СЭД, используют общие информационные справочники «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки», имеющие разделы для каждой организации;

Сотрудники организации, подключенной к единой СЭД, включаются в справочник «Структура организации» под общим названием «Органы власти Ульяновской области»;

2.3.3. Разделение документов и полномочий между организациями, подключенными к СЭД, выражается в том, что:

Каждый документ регистрируется с указанием регистрирующей организации;

Правила нумерации документа формируются каждой организацией самостоятельно;

Статистические и аналитические отчеты формируются по документам, отнесённым к указанной организацией;

Доступ к документам устанавливается с учётом организации, зарегистрировавшей документ.

2.3.4. Пользователи любой организации, подключенной к СЭД, могут направлять документы любым пользователям, подключенным к СЭД. При этом указывается фамилия получателя, а не название организации.

2.3.5. Документы могут быть направлены разными способами:

Как исходящие документы с указанием фамилии адресата ;

Как резолюции по документу с указанием фамилии исполнителя;

По листу ознакомления с указанием фамилий;

Как отчёт об исполнении документа или резолюции;

Как оперативное поручение с указанием фамилии исполнителя.

2.4. Группы участников документооборота

2.4.1. Сотрудники ИОГВ и Правительства области, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их функциональных обязанностей. Основные группы участников и их функции перечислены в таблице №1.

Таблица 1. Группы участников документооборота.

	Группа сотрудников	Основные функции в СЭД
	Делопроизводитель организации
	Делопроизводитель структурного подразделения организации	Обработка и контроль прохождения документов, зарегистрированных делопроизводителем организации и отнесённых к структурному подразделению. Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта на регистрацию делопроизводителю организации.
	Руководитель организации	Визирование и подпись документов, изданных в этой организации. Наложение резолюций и контроль исполнения по документам, зарегистрированным в этой организации.
	Руководитель структурного подразделения организации	Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчётных данному руководителю.
	Исполнитель документа	Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта документа на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций.
	Делопроизводитель с функциями контроля исполнения документов	Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций. Внесение резолюций и поручений в систему, постановка их на контроль и снятие с контроля. Формирование и печать статистических отчётов по документам и исполнительской дисциплине.

2.4.2. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

2.4.3. Функции контроля выполняются делопроизводителем, которому делегированы соответствующие полномочия.

2.4.4. Любой участник документооборота может сам вести контроль исполнения документов и поручений, автором которых он является.

2.4.5. Распределение функций и полномочий задаётся учётной карточкой пользователя, согласно пункту 4 настоящего Положения.

2.5. Распределение прав доступа к документам

2.5.1. Правом доступа к любому документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его обработке:

Руководители, получающие или подписывающие документ;

Исполнители резолюций по документу;

Исполнители, подготовившие текст документа;

Сотрудники, согласующие документ;

Сотрудники, которым документ направлен на ознакомление;

Сотрудники, которые включены в список «Читатели» по данному документу;

Делопроизводители, задействованные в обработке документа.

2.5.2. Любой пользователь может подать заявку на предоставление постоянного доступа к своим документам для одного или нескольких пользователей. Заявка подаётся в форме учётной карточки пользователя согласно пункту 4 настоящего Положения.

2.6. Функции обработки документов с использованием СЭД

2.6.1. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

Подготовка проектов документов в электронной форме;

Согласование документов;

Направление документов на подпись и их подписание;

Регистрация обращений граждан, входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;

Направление документов на ознакомление;

Внесение резолюций и поручений;

Постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений;

Ввод отчётов об исполнении поручений, резолюций и документов;

Контроль исполнения заданий и документов;

Отнесение документов в дела;

Направление документов в архив.

2.6.2. Для документов, в зависимости от вида регистрации в СЭД, создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

Карточка документа – создаётся для всех видов регистрируемых документов и содержит основные реквизиты документа;

Карточка поручения или карточка резолюции – содержит реквизиты резолюции или поручения по документу;

Контрольная карточка задания – формируется автоматически для всех поставленных на контроль карточек поручений и резолюций и обобщает информацию о ходе исполнения поручения или резолюции;

Карточка исполнения – для ввода отчёта об исполнении поручения или резолюции;

Лист согласования – для внесения виз согласования документа;

Лист ознакомления – для внесения виз ознакомления с документом.

3. Входящие документы
(прием, учет, обработка и распределение)

3.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем организации в СЭД создается карточка документа, и заполняются следующие реквизиты:

Ф. И.О. адресата;

Корреспондент (отправитель документа);

Регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);

Дата регистрации документа корреспондентом;

Заголовок (кратко отражающий содержание документа);

Тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора).

3.2. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», соответствующая отметка вносится в поле «Особые отметки» карточки документа.

3.3. Если в справочнике организаций отсутствует организация корреспондента, создаётся новая карточка организации. Заполняются наименование организации, адрес и категория. Если на конверте указаны прочие реквизиты (телефон, e-mail и т. д.) они вносятся в карточку организации.

3.4. В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т. д.), получатель добавляется в список адресатов.

3.5. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в карточке документа.

3.6. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. Повторным документам номер присваивается вручную.

3.7. После присвоения документу номера, делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.

3.8. Делопроизводитель преобразует текст документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа) и прикрепляет к электронной карточке документа.

3.9. В случае необходимости, делопроизводитель любого уровня может направить зарегистрированный документ на ознакомление ряду сотрудников. Для этого делопроизводитель создаёт лист ознакомления, вводит список сотрудников и инициирует процесс ознакомления. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭД. Процедура ознакомления может быть досрочно прекращена делопроизводителем.

3.10. Если лист ознакомления создан ошибочно, процедура ознакомления прекращается, а лист ознакомления удаляется из базы данных «Ознакомление».

3.11. После рассмотрения документа, руководитель сам вносит резолюцию в СЭД или возвращает документ с резолюцией в бумажном виде делопроизводителю для внесения резолюции в СЭД.

3.12. Если резолюция контрольная, то указанный срок контроля ставится и в карточке резолюции и в карточке входящего документа на закладке «Контроль».

3.13. Журнал регистрации входящих документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Входящие документы». Пример отчёта приведён в Приложении №13.

9.1. Общие положения

9.1.1. Методы ведения контроля исполнения резолюций и поручений единообразны для всех типов документов и всех авторов поручений и резолюций. Так как методика работы с резолюциями и поручениями аналогична, далее по тексту они именуются поручениями.

9.1.2. Поручения в СЭД могут создаваться в связи с входящими, внутренними, исходящими, организационно-распорядительными документами и обращениями граждан.

9.1.3. Поручения, не связанные с документами и «устные» поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения». Указанные поручения не регистрируются.

9.1.4. Контроль исполнения поручений Губернатора Ульяновской области ведётся с помощью СЭД уполномоченными подразделениями Правительства Ульяновской области.

9.1.5. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов с помощью СЭД в подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области возлагается на ответственных за организацию делопроизводства.

9.2. Порядок внесения поручений в СЭД

9.2.1. Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа в целом.

9.2.2. Для внесения поручения по документу, открывается регистрационная карточка документа и создаётся бланк поручения. После этого вносятся обязательные реквизиты: автор, список исполнителей и дата постановки поручения.

9.2.3. Ответственным исполнителем является первый из указанных в поручении исполнителей. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями по документу.

9.2.4. Если исполнителем указан сотрудник организации, подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника «Структура организации», куда включены все организации, подключенные к СЭД. Справочник сторонних организаций в данном случае не используется.

9.2.5. Если исполнителем указан сотрудник организации, не подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника сторонних организаций. Если такой организации в справочнике нет, то создаётся карточка новой организации и вносится фамилия исполнителя.

9.2.6. Если срок исполнения поручения указан, то он вносится в карточку поручения.

9.2.7. На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий".

9.2.8. При внесении поручения указывается периодичность автоматических уведомлений исполнителю. Для контрольных поручений ставится отметка «Посылать уведомления исполнителям за 3 дня до срока исполнения».

9.2.9. После внесения поручения, оно сразу становится доступно исполнителю, о чём исполнитель получает автоматическое уведомление.

9.2.10. Поручение может быть распечатано с помощью кнопки «Печать» карточки поручения. Примеры бланков приведены в Приложениях №3, №4, №5 по входящим документам, распорядительным документам и обращениям граждан соответственно.

9.3. Исполнение поручений и снятие их с контроля

9.3.1. Получив уведомление, исполнитель приступает к исполнению сам или создаёт поручение своим подчинённым. В этом случае, поручение нижестоящим сотрудникам накладывается не на исходный документ, а на полученное поручение.

9.3.2. После исполнения поручения, исполнитель создаёт отчёт об исполнении. Для этого открывается бланк поручения и с помощью кнопки «Исполнение» создаётся бланк отчёта. Вносятся обязательные реквизиты: автор отчёта и дата исполнения. В поле «краткое содержание» вносится краткое содержание отчёта. Полный текст отчёта вносится непосредственно в поле «Текст». Дополнительно может быть прикреплён один или несколько файлов с информацией об исполнении поручения. Присоединение файла доступно с помощью кнопки «Содержание».

9.3.3. При вводе отчёта об исполнении, исполнитель указывает тип исполнения «Для информации» или «Отчёт об исполнении». Тип «Отчёт об исполнении» задаётся в случае, если исполнитель считает поручение выполненным полностью и просит снять его с контроля.

9.3.5. С помощью кнопки «Печать», исполнитель выводит отчёт на бумагу, используя форму «Отчёт об исполнении поручения». Примеры бланков отчёта приведены в Приложениях №3, №4, №5.

9.3.6. Исполнитель на бланке отчёта ставит собственноручную подпись и передаёт автору поручения.

9.3.7. Если поручение является контрольным, оно может быть снято с контроля только автором поручения. Остальные поручения снимаются с контроля автоматически, если исполнитель создал «Отчёт об исполнении».

9.3.9. Если только один из соисполнителей представил отчёт об исполнении поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного исполнителя с контроля.

9.3.10. Если автор поручения принял решение продлить срок исполнения, то это изменение вносится с помощью кнопки «Перенос срока». В бланке этого же поручения старый срок заменяется новым. Старый срок при этом автоматически копируется в журнал переносов сроков.

9.3.11. Если поручение требует регулярной отчётности, то на каждый срок отчётности автор создаёт копию поручения. Исполнители создают отчёты об исполнении каждого из этих поручений. Каждое такое поручение снимается с контроля по отдельности.

9.3.12. Для снятия с контроля документа, на закладке документа «Контроль» отмечается дата исполнения документа в целом.

9.4. Наложение резолюции на отчёт исполнителя

9.4.1. На отчёт исполнителя автором поручения может быть наложена новая резолюция. Для внесения такой резолюции открывается первое поручение и с помощью кнопки «Поручение» или «Резолюция» создаётся новый бланк, куда вносятся реквизиты новой резолюции.

9.4.2. Если новая резолюция требует исполнения, то она ставится на контроль и исполнитель должен внести отчёт об исполнении этой резолюции.

9.4.3. Если новая резолюция носит технический или оценочный характер (например, «в дело…», «на контроль», «где документы?»), то она так же вносится, но на контроль не ставится, а исполнитель в этом случае продолжает работать с первичным поручением.

9.5. Поручения, не связанные с документами

9.5.1. Сотрудники исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений Правительства области могут создавать поручения, не связанные с документами. Такие поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения».

9.5.2. К оперативному поручению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На оперативное поручение можно вводить отчёт об исполнении поручения.

9.5.3. «Оперативные поручения» не регистрируются и могут использоваться для формирования списка текущих дел и контроля их исполнения внутри подразделения.

9.5.4. Для сообщений, которые не носят директивного характера, рекомендуется использовать базу данных «Оперативные сообщения». К сообщению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На карточку «Сообщения» можно создавать карточку «Ответа», таким образом, организуя совместную работу над документами внутри подразделения.

9.6. Использование базы данных "Контроль заданий".

9.6.1. Для комплексного контроля исполнительской дисциплины в органах власти должна использоваться база данных "Контроль заданий".

9.6.2. В базе данных "Контроль заданий " по документу или поручению, поставленному на контроль, автоматически создаётся специальный документ - контрольная карточка задания, отражающая состояние поставленного на контроль документа с указанием исполнителя.

9.6.3. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются на основании информации в базе данных "Контроль заданий". Отчёт «Анализ исполнительской дисциплины» находится в разделе «Контроль заданий» базы данных «Отчёты».

9.7. Использование базы данных "Отчёты".

9.7.1. База данных «Отчёты» используется для вывода на бумагу следующей информации:

Бланков документов, поручений и отчётов по ним;

Перечней документов и поручений с их реквизитами;

Статистических форм.

9.7.2. Все отчёты в базе данных «Отчёты» разбиты на группы, соответствующие типам документов. Имеются группы: «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Обращения граждан», «Организационно-распорядительные (ОРД)», «Оперативные поручения», «Контроль заданий», «Универсальные отчёты».

9.7.3. Для вывода любого из представленных отчётов нужно выбрать тип документа, наименование отчёта, в диалоговом режиме уточнить критерии отбора информации. После чего отчёт сформируется в том офисном приложении, которое установлено на компьютере. Например, в Microsoft Office Word.

9.7.4. Для вывода перечня документов каждого типа - отчёт Ф1.

9.7.5. Для вывода перечня резолюций или поручений - отчёт Ф3.

9.7.6. Для вывода контрольных карточек резолюций или поручений - отчёт Ф4.

9.7.7. Для вывода статистики исполнения резолюций или поручений - отчёт Ф5 или Ф6.

9.7.8. Для вывода отчётов по всем типам документов одновременно, используется группа «Универсальные отчёты».

9.7.9. При построении отчёта, пользователь должен самостоятельно формулировать критерии отбора информации: автор поручений, исполнитель, срок исполнения и т. д.

9.7.10. При подсчёте процента исполнения поручений, поручения, исполненные с нарушением срока, входят в число неисполненных документов.

9.7.11. Карточку любого поручения можно распечатать, непосредственно открыв это поручение. Для этого в карточке поручения нужно нажать кнопку «Печать» и выбрать подходящий бланк.

10. Формирование дел

10.1. Любой документ может быть добавлен (отнесен) в дело средствами СЭД. Информация о принадлежности документа к делу отражается в карточке документа в СЭД.

10.2. Номенклатуры дел организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений ведутся в единой базе данных «Номенклатура дел». Для каждой организации в этой базе данных создаются отдельные разделы.

10.3. Исполнитель, подготовивший документ, относит его в дело своего структурного подразделения. Делопроизводитель, регистрирующий документ, относит документ в дело по месту регистрации.

10.4. Информация о принадлежности документов к папкам дел накапливается в базе данных "Формирование дел".

11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях.

11.1. Общие положения

11.2. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.

11.3. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.

11.3.1. Ответственные за делопроизводство с использованием СЭД в структурном подразделении осуществляют общее методическое руководство организацией электронного документооборота на уровне своего структурного подразделения и контроль соблюдения требований настоящего Регламента в своём структурном подразделении.

11.4. Основные функции исполнителя документа в СЭД

11.4.1. Создание, согласование, направление на регистрацию проектов документов.

Создание проектов документов описано в пунктах 4.2, 5.2, 6.2.

Согласование проектов документов описано в пункте 8.2.

11.4.2. Приём поступающих по СЭД документов и поручений.

Просматриваются поступающие уведомления в базе данных «Уведомления» или через всплывающие уведомления «Notka»;

Просматриваются актуальные поручения в базе данных «Контроль заданий». Описано в пункте 9.6.

С помощью кнопки «Доставка» карточки поручения вносится дата и время получения бумажного варианта документа.

11.4.3. Ввод отчётов об исполнении поручений. Описано в пункте 9.3.

11.4.4. Создание поручений своим подчинённым, постановка на контроль и снятие с контроля своих поручений. Описано в пункте 9.2 и 9.3.

11.4.5. Ввод виз согласования или ознакомления с документом.

Для листов ознакомления вносится виза ознакомления с помощью кнопки «Ознакомиться».

Для листов согласования вносится виза «Согласен», «Не согласен» или «Особое мнение». Описано в пункте 8.2.

11.4.6. Печать бланков и статистических форм. Описано в пункте 9.7.

11.5. Основные функции ответственного за делопроизводство
с использованием СЭД

11.5.1. Основным исполнителем документов, адресованных в структурное подразделение или организацию, является руководитель структурного подразделения или организации. На него распространяются функции исполнителя документов, согласно пункту 11.2. настоящей инструкции. Эти функции он может делегировать ответственному за делопроизводство.

11.5.2. Кроме функций, делегированных руководителем, на ответственного за делопроизводство возлагается:

Передача документов на рассмотрение руководителю подразделения.

Ввод в СЭД виз руководителя и резолюций руководителя.

Передача документов исполнителям.

Контроль прохождения и сроков рассмотрения документов в подразделении.

Ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документа.

Контроль своевременного списания в дело исполненных документов.

Учёт исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку с помощью СЭД.

Организация справочно-информационной работы в СЭД по вопросам прохождения и исполнения документов.

Анализ и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении документов и поручений.

Составление номенклатуры дел подразделения в СЭД.

Проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с СЭД, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по СЭД.

11.5.3. В случае если у исполнителя нет доступа к СЭД, ответственный за делопроизводство работает в системе от имени исполнителя: создаёт, согласовывает, направляет на регистрацию проекты документов, печатает контрольные карточки заданий, отправляет отчёты об исполнении поручений.

11.7. В СЭД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм. Средствами СЭД можно осуществлять экспорт результатов поиска или подборки в формат офисных приложений для последующего использования. Для поиска с использованием реквизитов используется кнопка «Поиск по форме».

11.8. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в карточку документа, так и по вложенным файлам, если они имеют совместимый формат (См. п.12). Можно использовать контекстный поиск по представлению, но без учёта реквизитов.

11.9. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка , т. е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Подстановка знака звёздочки <*> позволяет найти слова с любым символом вместо звёздочки. Например, при вводе в строку поиска запроса президент*, будут найдены слова "президент", "президента", "президентом", "президентский" и т. д.

11.10. Использование кнопки «Поиск по форме» более предпочтительно, поскольку этот метод более универсальный и выполняется быстрее.

12. Совместимые форматы данных

12.1. При подготовке и размещении текстовых материалов в СЭД, рекомендуется использовать форматы файлов, которые распознаются системой на уровне текста. Это позволит осуществлять поиск по содержанию вложенного файла.

12.2. Совместимыми форматами текстовых файлов являются:

Формат файла	Расширение
Неформатированный текст (ASCII)
Формат текста с разметкой (Rich Text Format)
Формат Microsoft Word XP или 2003
Формат гипертекстовой разметки (страница Интернет)
Формат электронной таблицы Excel

Формат файла	Расширение
Графический формат JPEG
Графический формат Graphic Interchange Format
Векторная графика Microsoft Windows Metafile
Графический формат Tagged Image File
Графический формат Adobe Acrobat Reader

13. Порядок работы с корпоративными справочниками

13.1. Общие положения

13.1.1. Все пользователи СЭД могут использовать справочники общего пользования (корпоративные справочники):

- «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.

- «Справочник организаций» содержит сведения об адресах и руководителях внешних организаций.

- «Номенклатура дел» содержит информацию о номенклатурных индексах организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений.

13.1.2. За достоверность и актуальность содержания корпоративного справочника отвечает его редактор. Редакторов корпоративных справочников назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.

13.1.3. Права на редактирование корпоративных справочников настраиваются администратором СЭД по поручению Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области.

13.2. Порядок ведения «Справочника организаций»

13.2.1. Справочник организаций используется для учёта переписки с организациями, не подключенными к СЭД.

13.2.2. Общее ведение справочника организаций осуществляет редактор справочника.

13.2.3. Доступные функции при работе со Справочником организаций:

Поиск организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;

Выбор организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций;

Заполнение заявки на добавление сторонней организации в справочник;

Заполнение заявки на объединение разных названий одной и той же организации в одну;

Добавление адресата в карточку сторонней организации.

13.2.4. Внесение изменений справочника происходит в два этапа. На первом этапе любой пользователь может создать проект карточки новой организации или внести изменения в старую карточку. На втором этапе редактор справочника утверждает изменения или отклоняет их.

13.2.5. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод.

13.2.6. Каждая поступившая заявка должна быть обработана редактором справочника в течение рабочего дня. После проверки сведений, заявка на новую организацию должна быть утверждена, объединена с другой организацией или ликвидирована.

13.3. Порядок ведения справочника «Структура организации»

13.3.1. Справочник «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.

13.3.2. Основным средством управления СЭД являются карточки сотрудников и подразделений, которые содержатся в указанном справочнике. Изменение карточки сотрудника приводит к изменению прав доступа этого сотрудника к документам и функциям в СЭД.

13.3.3. Общее ведение структуры организации и функции по защите информации осуществляет администратор СЭД на основании «Учётных карточек пользователя СЭД». Форма «Учётной карточки пользователя СЭД» приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.

13.3.4. Функции администратора СЭД:

Создание и удаление карточек пользователей СЭД;

Создание и удаление карточек подразделений;

Настройка прав доступа пользователя к документам СЭД;

Настройка прочих функций системы, доступных пользователю СЭД;

Настройка типов документов и счётчиков для их нумерации;

Выдача пользователю реквизитов доступа к СЭД;

Учёт и управление имеющимися лицензиями СЭД.

13.3.5. Функции, не связанные с защитой информации и безопасные для целостности системы возлагаются на редактора справочника.

13.3.6. Функции редактора справочника:

Создание подразделений;

Создание новой карточки пользователя СЭД;

Изменение должности и места работы пользователя;

Изменение наименования подразделения;

Ввод номера телефона, кабинета и места расположения при наличии данной информации;

Перемещение сотрудника в раздел «Уволенные».

13.3.7. Сведения о кадровых перемещениях сотрудников Правительства области редактор справочника получает в управлении государственной службы и кадров Правительства области еженедельно в виде «Листа кадровых перемещений». Форма «Листа кадровых перемещений» приведена в Приложении №2 к настоящему Положению.

13.3.8. При увольнении сотрудника, редактор справочника перемещает карточку пользователя в раздел «Уволенные», но не удаляет её.

13.3.9. На ответственного за делопроизводство ИОГВ возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этому ИОГВ.

13.3.10. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.

13.4. Порядок ведения справочника «Номенклатура дел»

13.4.1. Редактор справочника «Номенклатура дел» вносит информацию о номенклатурных индексах, папках дел организаций и их подразделений.

13.4.2. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этой организации.

13.4.3. Редактора справочника по Правительству области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.

13.4.4. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.

13.5. Порядок ведения справочника «Списки рассылки»

13.7. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора списков рассылки, доступных только этой организации.

14. Общее администрирование СЭД

14.1. Уполномоченный орган по внедрению, сопровождению и развитию СЭД назначает главного администратора СЭД.

14.2. Первоочередное подключение к СЭД предусматривается для следующих категорий сотрудников:

Члены Правительства области;

Руководители ИОГВ;

Ответственные за делопроизводство ИОГВ;

Ответственные за делопроизводство структурных подразделений Правительства области.

Руководители структурных подразделений Правительства области.

14.3. Условиями установки СЭД на рабочее место являются: наличие компьютера, подключенного к локальной сети, наличие свободных лицензий, опыт пользователя в использовании компьютера. К пользователю СЭД предъявляются минимальные требования пользователя компьютера: умение пользоваться клавиатурой и мышью, навык работы с файлами и папками, навигация по компьютеру и сетевому окружению, создание и печать текстовых документов.

14.4. Решение о предоставлении пользователю доступа к СЭД принимает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области. Основанием предоставления доступа является ходатайство руководителя ИОГВ или структурного подразделения Правительства области, в котором работает пользователь.

14.5. К ходатайству прилагается «Учётная карточка пользователя СЭД», которая должна содержать фамилию, имя, отчество и другую служебную информацию о пользователе, условия доступа пользователя к документам других сотрудников, условия передачи дел в случае увольнения пользователя. Ходатайство с учётной карточкой передаётся администратору СЭД для исполнения. Форма учётной карточки пользователя приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.

14.6. Администратор СЭД выдаёт пароль и другие реквизиты доступа пользователю, о чём пользователь расписывается в учётной карточке пользователя СЭД.

14.7. Пользователь несет персональную ответственность за сохранность своих реквизитов доступа. Индивидуальный пароль запрещено распечатывать, хранить в сети или передавать другим лицам. В случае угрозы раскрытия пароля, пользователь обязан немедленно обратиться к администратору СЭД для смены пароля.

14.8. Изменение прав доступа к чужим документам производится на основании «Учётной карточки пользователя СЭД».

14.9. Перемещение карточек пользователей в раздел «Уволенные» производится на основании «Листа кадровых перемещений».

14.10. Дела уволенного сотрудника и права на его документы передаются сотруднику, указанному в «Учётной карточке пользователя СЭД» в разделе «Кому передать дела».

14.11. Если карточка пользователя в течение тридцати дней находилась в разделе «Уволенные» и «Учётная карточка пользователя СЭД» не была переоформлена, карточка пользователя удаляется с передачей дел по умолчанию:

От руководителя - его первому заместителю;

От заместителя руководителя - руководителю;

От делопроизводителей структурных подразделений - руководителям структурных подразделений;

От сотрудников прочих категорий – их непосредственным руководителям;

В спорных ситуациях – администратору СЭД.

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве и СЭД

Бумажный документ – документ на бумажном носителе.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Система электронного документооборота (СЭД) - система ведения документации, при которой документооборот осуществляется в виде электронных документов с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

Электронная подпись в СЭД – информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать». Обеспечивает дополнительную проверку подлинности авторства документа, средствами СЭД и в рамках СЭД.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – зашифрованная информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать ЭЦП». Имея подписанный ЭЦП документ, независимый удостоверяющий центр может установить, кто и когда внёс изменение в этот документ.

1. Общие положения.. 2

2. Общие принципы работы СЭД.. 3

3. Входящие документы (прием, учет, обработка и распределение) 8

4. Исходящие документы (создание, обработка, согласование и отправка) 9

5. Внутренние документы (создание, согласование и отправка) 11

6. Организационно-распорядительные документы (создание, согласование, регистрация и рассылка) 13

7. Организация работы с обращениями граждан в СЭД.. 15

8. Согласование документов.. 17

9. Постановка поручений и резолюций по документам. Контроль их исполнения. 19

10. Формирование дел.. 23

11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях. 24

12. Совместимые форматы данных.. 26

13. Порядок работы с корпоративными справочниками.. 27

14. Общее администрирование СЭД.. 30

Приложение

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

____________________________

____________________________

____________________________

200__ г.

УЧЁТНАЯ КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СЭД

ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Рабочее место пользователя системы электронного документооборота (СЭД)
Фамилия, имя, отчество
Организация
Должность, подразделение
Адрес, кабинет, контактный телефон
Имя пользователя для входа в СЭД (выдаётся администратором СЭД)
Подготовка пользователя СЭД
Инструктаж проведён в объёме (часов)
Пароль выдан (да/нет)
Рабочее место установлено (да/нет)
Фамилии сотрудников, к документам которых пользователю СЭД предоставляется доступ
Доступ на чтение
Доступ на редактирование
В том числе получение уведомлений
Прочие отметки
Регистрация документов
Редактирование справочника
Кому передать дела в случае увольнения или перевода пользователя
ОЗНАКОМЛЕН: _______________________________ подпись пользователя СЭД	ОЗНАКОМЛЕН: __________________________________ подпись администратора СЭД

Приложение

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

Наименование должности__________

____________________________

____________________________

____________________________

«_____»________________200__ г.

ЛИСТ КАДРОВЫХ ПЕРЕМЕЩЕНИЙ

		Должность	Структурное подразделение	Новая должность	Новое подразделение	Причина и дата изменения

Документооборот - движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа его исполнения, отправки или сдачи в дело.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 с изм. от 29.11.2007г. № 1132, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или электронном носителе), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации.

Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутренних дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристики, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

О не исполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.