Бланк утвержденной формы содержит 10 граф. В период обязательного применения эта форма приобрела всеобщее признание – оказалось, что это, действительно, документ, помогающий работодателям анализировать, контролировать и принимать решение об изменении структуры предприятия и составе сотрудников.

Где можно взять готовую таблицу?

Интернет-пространство позволяет найти нужный бланк без особых усилий. На нашем сайте вы можете скачать унифицированный бланк.

Для поклонников типографских бланков существует возможность приобретения готовых форм на тонкой дешевой типографской бумаге. Канцелярские или специализированные бухгалтерские магазины предлагают упаковки бланков в обмен на незначительные деньги.

Шаблоны штатного расписания в ворде и экселе можно скачать ниже:

Когда вносят изменения и что будет за ошибки при оформлении?

Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.

Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.

Важно! Отсутствие на предприятии формы Т-3 контролирующие организации считают нарушением трудового законодательства и находят в этом вопросе поддержку в судах.

О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте .

Можно ли составить самостоятельно?

При необходимости воспроизвести форму утвержденного документа может любой человек, владеющий навыками работы с офисными программами. По имеющемуся образцу формы Т-3 возможно создание электронной таблицы для дальнейшего использования ее в печатной форме.

О том, кто ответственен за составление штатного расписания, читайте , а в рассказано, как проводится утверждение документа.

Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:

В строке ИТОГО записываются итоги суммирования показателей по каждой графе.

Подробнее о структуре ШР вы узнаете из , а рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.

Разрешено ли добавлять и убирать графы?

Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20 разрешается корректировать унифицированных форм путем изменения ширины колонок или добавления новых реквизитов. Индивидуальные для каждой организации данные, которыми предполагается дополнить форму Т-3, необходимо внести в форму распорядительным документов этой организации. Форму новому документу организация может выбрать самостоятельно с учетом особенностей и удобства работы с документами, принятыми на предприятии.

Обратите внимание: Сокращать данные нельзя!

Разработчики собственных форм учета сведений об утвержденном штате работников и их должностях имеют возможность самостоятельно подготовить электронную форму документа в удобном редакторе (excel, word) и распечатать, не выходя из офиса. Можно обратиться в ближайшую типографию и заказать изготовление необходимого количества бланков там.

Полезное видео

Из видео узнаете, (форма Т-3). Правила и рекомендации:

Заключение

Выбор способа получения печатной версии утвержденной или модифицированной формы бланка штатного расписания остается за исполнителем. Закон позволяет каждому самостоятельно выбирать размер документа, его внешний вид. Обязательным остается содержание локального акта: увеличить объем согласованных данных можно, сокращение не допускается.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание – нормативный документ, в котором указываются данные о структурном составе, количестве вакансий, перечне должностей, необходимой квалификации сотрудников, размере окладов, надбавках за особые условия труда и прочие сведения о штате организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Необходимо для нормального формирования штата сотрудников и численности компании.

Что это за документ?

Это нормативный текст, на основании которого формируется структура, подразделения, утверждается численный состав компании, норматив заработной платы, зависящий от занимаемой должности.

Таблицу для составления можно разработать самостоятельно, исходя их потребностей компании, или бесплатно скачать готовый бланк в excel типовой формы.

Нормативная база

Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 утверждена «Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания.

В ТК РФ нигде не указано, что организации обязаны составлять документ, но в оговаривается, что трудовые функции работника определяются по должности в соответствии со штатным расписанием.

Для чего нужно?

Выполняет несколько важных функций, позволяющих оптимизировать работу предприятия, структурировать работу всей организации и отдельных ее подразделений.

При наличии расписания всегда понятно, все ли вакансии заполнены, упрощается подбор персонала.

Достаточно удобный формат, выполняющий несколько задач одновременно, благодаря которому можно:

• легко отслеживать структуру компании;
• всегда иметь под рукой таблицу, где имеется общая численность вакансий, а также в разбивке по отделам и цехам;
• прослеживать систему материального вознаграждения;
• устанавливать размеры материального стимулирования;
• быстро отслеживать свободные вакансии.

Обязательно или нет?

В любом трудовом договоре, в том числе , при приеме сотрудника на работу указывается, что он принят согласно штатному расписанию.

Более того, при выездных проверках работники соцстраха и налоговой всегда запрашивают документ. Отсутствие такового зачастую расценивается как нарушение ТК РФ, за которое предприятие могут оштрафовать.

В любом случае во избежание проблем лучше оформлять штатное расписание.

Основания для составления

Основаниями для составления штатного расписания являются:

• создание новой организации;
• реорганизация предприятия в связи с расширением или сокращением производства.

Руководитель издает приказ о создании штатного расписания, с ним знакомятся главный бухгалтер и начальник отдела кадров, на основании приказа создается и подписывается новое ШР.

Отличие от штатной расстановки

Во многих предприятиях, наряду с основным расписанием, применяется так называемая рабочая форма — штатная расстановка.

Это упрощенная форма, где указаны список профессий и замещаемые должности.

В отличие от формы Т-3 носит оперативный характер, она динамично изменяется в зависимости от численных или качественных трансформаций и не требует отдельного приказа о его изменении или утверждении.

Обычно в должностной расстановке указываются сведения о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность или статус вакансии (занята или свободна), в отличие от основного, показывающего только количество вакансий.

ШР не дает возможность понять, кто из сотрудников замещает какую должность и занята определенная вакансия или нет.

Документ не обязательный, но он достаточно удобен для оперативной кадровой работы, особенно в крупных компаниях, для оперативного контроля замещения вакансий его часто используют.

Штатное расписание в 2019 году

Когда и на какой период составляется и утверждается?

Документ по своей сути является плановым, а значит, предполагается, что обновляться он должен ежегодно.

Законом не установлены какие-либо конкретные сроки действия, периоды изменения или количество, в каждой организации такие вопросы регулируются самостоятельно, по мере необходимости.

Оформляется на определенную дату, утверждается и заверяется обычно каждый год на 1 января, впоследствии в течение года может редактироваться.

Если в течение года расписание неоднократно и существенно изменялось, то в начале следующего календарного года составляется новый, уточненный документ.

Форма, разделы и содержание

За основу чаще всего принимается форма Т-3, разработанная Госкомстатом, но компании вправе при необходимости добавлять свои графы и строки.

Состоит из трех разделов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку:

• перечень структурных подразделений;
• названия должностей, профессий, специальностей, занятых в компании;
• размер и форма вознаграждений для каждой специальности или должности.

Правила и пошаговый алгоритм заполнения

Чтобы грамотно составить ШР государственной организации или коммерческой фирмы, следует воспользоваться бланком формы Т-3:

• В первую очередь, заполняется так называемая «шапка» унифицированной формы , где фиксируется название, код по ОКПО, другие данные. Обязательно нужно отметить дату составления и номер.
• Далее следует содержательная часть , представляющая собой таблицу с 10 пронумерованными графами. Заполнение всех обязательно.
• Наименование. Здесь записываются названия всех структурных единиц компании согласно иерархической структуре.
• Код. Руководитель предприятия присваивает каждому структурному подразделению уникальный код, отображаемый в этом пункте.
• В соответствии с данными классификатора профессий записывается код должности каждого сотрудника предприятия, его разряд, категория квалификации. Необходимо помнить, что точное название должности в расписании, договоре и трудовой книжке должно совпадать.
• Записывается общее число единиц по каждой из имеющихся должностей. Когда имеются единицы на половину ставки или иные неполные вакансии, их следует записывать дробными числами, в долях от полной ставки. Здесь же отмечаются вакантные и планируемые к введению должности.
• В зависимости от принятой схемы оплаты труда здесь записывается оклад , процент от выручки сотрудника, оговоренная доля от прибыли, то есть любая ежемесячная сумма, которая положена для определенной вакансии в рублях. Надо помнить, что размер ежемесячного денежного пособия не может быть ниже МРОТ, принятого в регионе.
• В графах 6, 7 и 8 записываются компенсационные надбавки , предусмотренные для определенных ситуаций стимулирующие и бонусные выплаты. Они бывают либо фиксированными, либо в процентах к ставке или окладу.
• Пункт 9 служит для суммирования показателей, занесенных в графах с пятой по восьмую. При фиксированных надбавках просто складываются все суммы и записывается общее количество в рублях, при процентном выражении, рассчитывается общее соотношение всех надбавок в процентах к окладу или ставке.
• Последняя графа служит для специальных пометок , комментариев и примечаний.

После заполнения всех пунктов нужно получить итоговую сумму по всем структурным подразделениям предприятия и отдельно по организации. Для этого в итоговой строке складываются показатели каждой графы.

Штатное расписание утверждают и подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер. Ставить гербовую печать необязательно.

Порядок утверждения

Обсуждается и утверждается руководителями всех структурных подразделений предприятия, после чего его внимательно изучают кадровик и главный бухгалтер.

Визирование бумаги этими двумя лицами является решающим фактором для принятия.

После визирования руководитель организации издает приказ об утверждении нового ШР предприятия, и только после этого проставляется дата, присваивается номер.

Приказ подписывается лично руководителем либо замещающим его лицом, имеющим право подписывать соответствующие бумаги.

Права визирования всех важных бумаг, и этого в частности, прописываются в учредительных и уставных документах.

Приказ об утверждении (заполненный образец):

Кто подписывает?

Согласно Правилам заполнения формы Т-3, она должна быть заверена руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации на последнем листе.

Помимо этих двух должностей, допускаются подписи других работников, но в случае, если это предусмотрено, тогда в форму необходимо внести дополнение.

Форма Т-3 чаще всего занимает не один лист, поэтому после его составления прошивается, а страницы нумеруются. При необходимости подписания каждого листа, внизу каждой страницы добавляется строка для подписи.

Ставится ли печать?

Заверять печатью документ не нужно.

Образец документа

Пример составленного штатного расписания:

Штатное расписание компании заполняется на типовом бланке формы Т-3, скачать бесплатно который можно на нашем сайте:

При заполнении формы необходимо соблюдать инструкцию и правила оформления, а именно:

1. Наименования всех структурных подразделений записываются строго в соответствии с утвержденными. При этом любые коммерческие организации могут именовать свои подразделения по своему усмотрению, а государственные учреждения должны руководствоваться классификаторами, справочниками и другими документами нормативного характера.
2. Кодируются структурные подразделения организацией самостоятельно , коды предназначены только для ведения документооборота и обозначения места подразделения в организации и особой роли не играют.
3. Для определения наименования должностей рекомендовано руководствоваться классификаторами профессий и должностей, которые помимо самих названий содержат также их кодовые обозначения. Вакантные должности помечаются либо в примечаниях, либо сносятся вниз страницы.
4. Количество штатных единиц утверждается в соответствии с потребностями компании и исходя из экономической целесообразности.
5. Стоимостные показатели в соответствии с правилами ведения документооборота указываются в рублях с двумя десятичными знаками после запятой. Также в утверждаемом документе разрешено указывать оклад не в определенной сумме, а в неких границах, например: 5 000 – 7 000 рублей. Это позволяет оплачивать труд сотрудников, не уравнивая всех, а в соответствии со вкладом или квалификацией каждого.
6. Все надбавки, премии, стимулирующие выплаты объединены в один подраздел , где обязательно делается пометка, за что именно установлена доплата.

Для ИП

По нормам трудового законодательства, организация любой формы собственности обязана иметь штатное расписание. Но прямого указания на его необходимость для ИП нет.

Вот и на практике далеко не у всех ИП есть документ. Чаще всего он составляется, если количество работников свыше трех.

Многие ИП и вовсе игнорируют его оформление. Однако составление документа при наличии нескольких наемных сотрудников желательно.

Для бюджетных учреждений

Бюджетные организации кроме государственного финансирования могут привлекать денежные средства из других источников, например — за предоставление платных услуг или различные субсидии на выполнение муниципального или государственного задания.

В таком случае оплата труда отдельным сотрудникам может происходить из разных источников. Поэтому некоторые организации практикуют формирование двух, а в некоторых случаях — трех штатных расписаний.

Однако законодательством такое разделение ШР на части не предусмотрено, предписано формировать единый документ по всем сотрудникам.

Сроки хранения в организации

При этом штрафы составляют:

• для должностного лица от одной до пяти тысяч рублей;
• индивидуального предпринимателя от одной до пяти тысяч рублей;
• для юридического лица от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Внесение изменений

Есть два способа изменения:

• замена самого документа, другими словами – создание нового, со следующим порядковым номером;
• изменение действующего путем исправления записи, добавления новой или удаления уже не действующей штатной единицы.

Все изменения подтверждаются приказами только после того, как был издан и подписан приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда можно проводить исправления или корректировку.

В приказе необходимо указать основание внесения изменений.

Документ издается в свободной форме с обязательным указанием:

• названия компании;
• типа документа;
• даты и номера регистрации.

Визирование руководителем обязательно, кроме того приказ согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров.

Пример приказа:

Причины и основания

Причин для изменений может быть несколько, среди них:

• изменение в составе сотрудников;
• формирование новых отделов;
• исключение старых должностей;
• введение новых штатных единиц.

Кроме того, в приказе на изменение могут быть указаны следующие причины:

• реорганизация компании или оптимизация деятельности;
• сокращение или увеличение штата.

Переименование должности

При переименовании должности любого из сотрудников организации необходимо:

• внести запись в соответствующую строку в графу 10 «Примечания»;
• убрать ненужные должности и внести новые и указать, на каком основании должность переименовывается, с какой даты и как будет называться в новой редакции.

Что-либо стирать или дописывать в остальных графах не нужно, достаточно записи в десятой графе.

Изменение оклада

Причин для изменения оклада сотрудникам фирмы множество: это может быть и повышение квалификации работника, и назначение персонального оклада.

В любом случае такое изменение необходимо указать в штатном расписании в том же порядке, как и при переименовании должности.

В связи с оптимизацией

В активно работающей компании нередки какие-либо изменения в расписании штата.

Причины различные:

• перераспределение обязанностей между сотрудниками;
• введение внутреннего совместительства;
• открытие новых производств или перепрофилирование старых;
• другие случаи, связанные с оптимизацией производства.

Все изменения требуют издания соответствующего приказа и закрепления в документе о структурных подразделениях и штатных единицах.

Введение новой должности

После нескольких лет работы большинство компаний расширяются, открываются новые филиалы.

Естественно, это требует увеличения численности сотрудников, добавления новых вакансий.

Для введения новой должности необходимо:

• выпустить приказ об изменениях в штате;
• внести изменения в записи;
• составить должностную инструкцию.

Упразднение (сокращение) ставки

Сокращение ставки предполагает исключение должностей, при этом работники, чьи должности сокращаются, подлежат увольнению.

Но поскольку при сокращении обязательным условием является предупреждение не позднее, чем за два месяца, то новое расписание начинает действовать только после окончания этого срока.

Составлением нового можно заняться заранее, тем более, что наличие нового, утвержденного штатного расписания может служить подтверждением законности увольнения сотрудников.

Изменение МРОТ

Если должностной оклад в ШР установлен в соответствии с МРОТ, то при любом изменении минимального размера оплаты труда штатное расписание тоже необходимо изменить.

Издается приказ в произвольной форме, где прописывается, на каком основании и каким сотрудникам изменяется заработная плата, затем вносятся изменения в само ШР. Процедура изменений прописана выше.

Как внести поправки?

При внесении любых изменений в расписание компания должна руководствоваться и , где указано, что внесение каких-либо поправок в трудовой договор возможно только по согласию сторон.

При этом уведомить сотрудников о том, что планируются изменения, организация обязана не позднее, чем за два месяца.

Существует определенная процедура внесения изменений, которую обязаны соблюдать все работодатели, первым этапом должно стать оформление служебной записки, содержащей основания для внесения изменений. Затем работодатель обязан предупредить в письменном виде всех сотрудников, которые подпадают под изменения.

Сотрудники имеют право либо согласиться с предлагаемыми нововведениями, подписав уведомление, либо отказаться.

В случае если изменяемые должности вакантны, соблюдение двухмесячного срока не требуется. Такие штатные единицы можно сокращать в любой момент.

Когда необходимо составление нового документа?

Никаких нормативов по периодичности составления нет, оно может быть утверждено единожды и действовать в течение длительного периода, если нет каких-либо серьезных изменений в составе организации.

При незначительных изменениях достаточно приказа и пометок в действующем расписании.

Выписка из документа

Каждый сотрудник может получить выписку из расписания, в которой будет отражена часть информации, которая относится к этому сотруднику, любые другие данные (о других работниках, подразделениях) для записи в выписке не допускаются.

Кому и в каких случаях требуется?

Выписка может потребоваться работнику организации для участия в торгах, а также для представления в:

• Пенсионный фонд;
• в налоговую или трудовую инспекцию;
• в Фонд соцстраха.

Для получения выписки необходимо подать заявление с просьбой, где указать, для каких целей выписка требуется.

Как составить?

Алгоритм составления выписки следующий:

• Полное и краткое название организации.
• Заголовок, где указывается дата составления и реквизиты приказа, которым утверждалось расписание.
• Период действия, обычно указывается следующим образом: «Вступило в действие с …».
• Содержательная часть, где обозначается полное количество сотрудников, затем таблица по форме Т-3, в которую вписаны только данные заявителя.
• Подписи. Подписывают исполнитель и начальник отдела кадров.

Образец:

Нюансы

Допускается ли округление штатных единиц?

Все штатные единицы заполняются в соответствии со ставкой, если в расписании обозначено, что должность определена в половину ставки, то округление до целого числа не допускается.

Как восстановить, если было утеряно или испорчено?

Для восстановления потребуется предпринять несколько шагов, а именно:

• Изучить все документы, имеющиеся на предприятии.
• Проверить наличие кадровых документов, их комплектность.
• Проанализировать содержание всех трудовых договоров, имеющихся в распоряжении кадровой службы.
• Проверить и проанализировать все трудовые книжки, находящиеся в кадрах.
• На основании анализа составить рабочую таблицу, куда внести всех сотрудников предприятия, их должности, другие имеющиеся данные.
• Систематизировать рабочую таблицу и на ее основании составить новое штатное расписание, утвердить его согласно правилам.

Как часто можно менять?

Как часто и на какой период, законодательство не называет, но, если учесть, что документ по своей сути является плановым, предполагается, что обновляться он должен ежегодно, вместе с другой учетной документацией.

Однако если никаких серьезных изменений в кадровой политике организации не происходит, то, оформленное единожды, может быть действительным не один год, достаточно будет оформить список изменений.

Как отразить почасовую оплату?

В графе 5 штатного расписания указывается норматив оплаты труда в час, затем в графе 10 делается примечание: «Почасовая оплата» и дается ссылка на положение, которое регулирует такой порядок вознаграждения.

Как отразить в документе полставки?

Половина ставки так и пишется — 0,5 ставки, четверть — 0,25 ставки.

Требуется ли для обособленного подразделения организации?

Составлять отдельное расписание для обособленного подразделения не требуется, так как оно содержит информацию обо всех структурных подразделениях.

Но законодательно иметь более одного норматива в компании не запрещено, поэтому если в уставе предприятия прописано, что представительство или филиал может иметь отдельный норматив, то он может быть утвержден руководителем обособленного подразделения.

Нужно ли оформлять, если нет сотрудников, один директор?

Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них.

К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Они отличаются от иных актов:

• утверждение осуществляется руководством предприятия;
• действуют только в пределах одной организации;
• содержание не противоречит законам, не ухудшает положение работников;
• имеют определенный срок действия.

К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.

Что такое штатное расписание?

Для формирования штатного состава и общей численности персонала предприятия составляется штатное расписание. Оно представляет собой локальный документ, отражающий структуру компании и включающий перечень должностей, штатных единиц и общую численность работников. В штатном расписании также отражается информация об окладах, заработной плате и действующих надбавках.

Единого мнения относительно того, следует ли вести штатное расписание в организации, нет. Определяется оно или положением.

Нормативная база

Законодательное закрепление определения «штатное расписание» встречается только в Уголовном кодексе РФ. В части 2 статьи 57 оно трактуется как организационно-распорядительный документ, закрепляющий численный и должностной состав предприятия и отражающий фонд заработной платы.

Бланк штатного расписания (форма Т-3) установлена Госкомстатом. Правильность ее заполнения закреплена Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она носит рекомендательный характер, поэтому может изменяться в организации в соответствии с потребностями. Скачать оригинал бланка бесплатно можно из любой правовой системы.

Законом установлено, что при упоминании в трудовом договоре только специальности или должности работника, ведение обязательно. Составляться оно должно по всем установленным правилам.

В случае подробного описания трудовых обязанностей в договоре с сотрудником предприятия, оформление расписания не обязательно.

Кроме того, законодательством освобождены от его формирования индивидуальные предприниматели, т.е. оно предусмотрено только для юридических лиц. Однако, на деле инспекторами налагаются штрафы на работодателей в размере 50 тысяч рублей за то, что они нарушают Трудовой кодекс.

Зачем составлять документ?

Штатное расписание несет значительный эффект предприятию. Во-первых, оно облегчает проведение анализа кадрового состава. Во-вторых, из него видна полная картина об оплате труда персонала.

На основе расписания решаются следующие вопросы:

• наем и увольнение работников;
• судебные трудовые споры;
• составление .

Данный документ требуется и при осуществлении проверок Фондом социального страхования и налоговой инспекцией. Несмотря на то, что его ведение не обязательно, ревизорам он необходим для сверки расчетов по произведенным денежным начислениям сотрудникам предприятия.

При необходимости предоставления информации из штатного расписания третьим лицам в ограниченном объеме, делается выписка из него. Требований к ее оформлению нет.

Кто ответственный за составление

Закон не устанавливает, кем должно формироваться штатное расписание. На практике его составляет специалист кадрового отдела или бухгалтер. Однако, доверить это дело можно любому иному специалисту: руководителю компании, специально организованной группе, сотрудникам юридического или экономического отдела.

Квалифицированный справочник должностей свидетельствует о том, что составление расписания входит в компетенцию экономиста по труду. Поэтому принимать участие в го заполнении должен хотя бы один специалист в области экономики.

Правила заполнения и образец унифицированной формы Т-3

Пошаговый алгоритм заполнения, составленный в соответствии с установленными правилами, следующий:

Наименование организации	Оно указывается в полном соответствии с учредительной документацией. При наличии полного и сокращенного наименования, прописать можно любое из них. Для предотвращения спорных ситуаций, лучше утвердить единый вариант в инструкции по заполнению реквизитов предприятия.
Номер и дата	Важно учесть, что документ может начать свое действие не сразу, а в будущем периоде. Исходя из этого, дату следует проставлять соответствующую. Так, если расписание планируется ввести в работу с 1 января 2019 г., то эту дату и нужно указать.
Название структурного подразделения	Если предприятие не государственное, то оно может быть представлено по любому отделу. Главное правило – отечественное происхождение, т.е. на русском языке. В государственных и муниципальных предприятиях обязательно соблюдаются нормативы. Поскольку отдельные подразделения применяются в качестве показателей при начислении пенсий (работники вредного производства, специалисты образовательной сферы, медицинские сотрудники).
Код подразделения	Он должен соответствовать иерархической структуре организации.
Должность	Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником. Перечень должностей составляется по иерархии: в первую очередь руководство, затем его заместители, специалисты и рядовые работники.
Количество штатных единиц	Отражается не фактическая численность персонала на данный момент времени, а необходимое количество работников. В связи с этим сведения в данной графе могут вноситься в относительных показателях: долях. При этом за 1 шаг берется показатель равный 0,25. Коммерческие предприятия самостоятельно определяют каждое значение, основываясь на своих потребностях. В бюджетных организациях число штатных единиц исчисляется особым способом.
Тарифная ставка	Должна превышать размер минимальной заработной платы. Записывать, к примеру, 25 – 30000 рублей нельзя. Необходимо отразить определенный оклад. В случае его изменения под влиянием каких-либо условий, требуется заполнение следующие колонки документа.
Три графы по надбавкам	Заполняются на основе законодательно установленных норм, систем премирования, определенных организацией самостоятельно, режима труда, наличия вредных условий. Суммы могут указываться как в абсолютных единицах (рублях), так и в относительных (процентах).
Общая зарплата	Рассчитывается путем сложения сумм, указанных в колонках 5-8.
Примечания	Заполняется, если имеются.
Итого	Отражается сумма показателей колонок по вертикали: сколько всего штатных единиц на предприятии, общий размер окладов, надбавок и ФОТ.

Из приведенного примера видно, что штат ООО «Алиса» утвержден на 2019 год в количестве 9 единиц приказом № 74 от 24.12.2017 г. Тарифная ставка составляет 306000 рублей, месячный ФОТ – 340850 рублей.

Приказ об утверждении

Утверждение штатного расписания предприятия производится по специальному приказу, о чем делается отметка в его тексте.

Пример текста приказа по вышеприведенному образцу: «Утвердить штатное расписание от 24 декабря 2019 года № 74 с численным составом в количестве 9 штатных единиц с месячным ФОТ 4090 200 рублей».

В данном примере ФОТ рассчитан следующим образом: 340850 * 12 = 4090200 (рублей).

Подписывается расписание руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Когда оно включает несколько листов, можно проставлять подписи на каждом листе. Для этого в документе предусмотрены специальные поля. Такое заверение необходимо в компаниях, в которых изначально утверждается расписание в филиалах, а после – в центральном офисе.

Проставлять печать на утвержденном штатном расписание допускается, хотя не является обязательным. Составляется оно, как правило, сроком на один год.

Образец заполнения формы Т-3:

Внесение изменений

В течение действия штатного расписания может потребоваться внесение изменений в него в следующих случаях:

• изменяется состав персонала;
• создаются новые подразделения;
• исключаются старые или вводятся новые должности.

Вносить изменения можно одним из двух способов: заменить документ полностью или внести корректировки по отдельному приказу.

Если издается приказ на дополнение, необходимо указать причину:

• расширение или сокращение деятельности компании;
• устранение повторяющихся функций;
• новеллы законодательства, требующие такого изменения;
• повышение эффективности менеджмента;
• реорганизация предприятия.

Изменяя штатное расписание, корректировки должны быть внесены и в персональную документацию сотрудников компании: личную карточку, трудовую книжку.

Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.

Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.

Как заполнять штатное расписание (форма Т-3), какие сведения вносить в бланк штатного расписания.

Из статьи вы узнаете:

Как составить штатное расписание формы Т-3

Штатное расписание (форма Т-3) применяют в организациях для оформления штатного состава, структуры и штатной численности (статья 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, что штатное расписание формы Т-3 должно присутствовать в каждой организации. Однако стоит учитывать, нет и рекомендаций, позволяющих отменить его составление. Узнайте, нужно ли вносить в штатное расписание

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Штатное расписание форма Т-3

Скачайте документы по теме:

При этом существуют веские аргументы, подтверждающие пользу заполнения бланка штатного расписания:

• документ помогает четко определиться с количеством работников, необходимых в организации, с денежными суммами, которые пойдут на их содержание, со структурой самого предприятия;
• заполненный бланк штатного расписания подтверждает фонд оплаты труда организации.

Что нужно указывать в бланке штатного расписания 2017

Нужно ли указывать в бланке Т-3 штатного расписания должности, иные сведения о совместителях?

Стоит учитывать, что по общим правилам в штатном расписании указывают все штатные единицы в организации, в том числе и неполные, независимо от времени занятости: совместителей, основных сотрудников с . Исключение делается для временных совместителей, которые изначально приняты для , так как они не увеличивают общее количество единиц в штатном расписании. В унифицированной прописывать условия работы сотрудников не нужно. Штатное расписание лишь включает сведения о количестве штатных единиц.

Вопрос из практики: нужно ли включать в штатное расписание формы Т-3 и в штат организации сотрудников надомников?

Да, нужно. При этом стоит учитывать, что если надомников принимают временно, чтобы заместить основного сотрудника, то специалист, работающий на дому, будет считаться штатным сотрудником, но количество единиц в штатном расписании не увеличится.

Обратите внимание! Сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, относятся к штатным, и должны быть отражены в штатном расписании. Исключением являются временные работники, не увеличивающие количество штатных единиц.

Какие сведения вносить в штатное расписание

Обратите внимание! Не стоит устанавливать в штатном расписании по одинаковым должностям разные оклады. Это позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов.

Подписание штатного расписания Т-3 и ознакомление сотрудников

Когда штатное расписание составлено, документ подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. После чего штатное расписание утверждает руководитель организации соответствующим приказом. Об этом говорится в указаний, утвержденных .

Приказ о внесении изменений в бланк штатного расписания 2017

). Знакомить всех сотрудников компании с документом под роспись руководитель не обязан, так как основные условия труда всегда отражены в трудовом договоре и в дополнительном соглашении. Узнайте, можно ли , прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет.