Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.
В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.
Как организовать систему внутреннего финансового контроля
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.
Про последние изменения в порядке контроля читайте в статье журнала
Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:
- На федеральном уровне – государства.
- На региональном уровне или местном – субъектов РФ или муниципалитетов.
Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:
- Соблюдения требований, принятых правил составления бюджета по расходованию средств.
- Соблюдения нормативных стандартов по составлению бюджетных отчетов, ведению учета получателя финансирования.
- Подготовки и реализаций мероприятий по эффективности, экономности использования средств бюджета.
При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:
- БК РФ.
- Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.
- Закона № 7-ФЗ от 12.01.96 г.
- Закона № 174-ФЗ от 03.11.06 г.
- Приказа Минфина № 157н от 01.12.10 г.
- Приказа Минфина № 191н от 28.12.10 г.
- Приказа Минфина № 33н от 25.03.11 г.
- Приказа Минфина № 18н от 20.03.14 г.
- Приказа Минфина № 356 от 07.09.16 г.
- Постановления Правительства № 1092 от 28.11.13 г.
Структура и положение о контроле
Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:
- Отдельное специальное подразделение – к примеру, отдел, департамент или служба.
- Уполномоченные сотрудники или подразделения.
- Специальная комиссия для проведения проверки.
- Штатный аудитор или ревизор.
- Внешний аудитор, привлеченный «со стороны» на договорной основе.
Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:
- Главные задачи и цели мероприятий.
- Применяемые методики и процедуры.
- Объекты и субъекты мероприятия.
- Порядок оформления итоговых результатов и исправления обнаруженных нарушений.
- Ответственность лиц, по вине которых допущены искажения, неточности, нарушения.
Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.
Образец Положения о внутреннем финансовом контроле в бюджетном учреждении
Смотрите и скачайте образец положения:
Карта и методы внутреннего финансового контроля
При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.
Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:
- При внесении изменений в карту по решению руководителя администратора (главного администратора) и получателя средств.
- При корректировке нормативных требований по регулированию бюджетных процедур и правоотношений.
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.
Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.
Журнал внутреннего финансового контроля с примером заполнения
В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:
- Сведения о нарушениях и недостатках при выполнении бюджетных процедур.
- Информацию об имеющихся бюджетных рисках.
- Рекомендации по их устранению и предотвращению.
Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.
Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.
Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.
Пояснительная записка к годовой отчетности
Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.
Ответственность
На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.
В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:
- Для должностных сотрудников учреждения – 20000-50000 руб. или возможна дисквалификация на период 1-2 года.
Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.
Пример составления карты ВФК и журнала регистрации нарушений
Карта внутреннего финансового контроля
Бюджетная процедура : «Ведение бухгалтерского учета , в том числе принятие к учету первичных учетных документов (составление сводных учетных документов), отражение информации, указанной в первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета».
Наименование подразделения, ответственного за ведение бюджетной процедуры :
Бухгалтерия ФГБУ _______________________________________________________
Бюджетный процесс | Операция | Метод контроля | Способ контроля | Периодичность |
|
1. Принятие к учёту первичных учётных документов, составление сводных учётных документов | 1.1. Проверка поступающих документов | Выборочный | не реже 1 раза в месяц |
||
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль** | Сплошной | не реже 1 раза в месяц |
||
1.2. Обработка первичных документов | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Контроль по уровню подчиненности | Выборочный | не реже 1 раза в месяц |
|
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | не реже 1 раза в месяц |
||
2. Отражение информации из первичных документов в регистрах бюджетного учёта | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Контроль по уровню подчиненности | Выборочный | не реже 1 раза в месяц |
|
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | не реже 1 раза в месяц |
||
2.2. Составление справки (ф. 0504833) к документу | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Контроль по уровню подчиненности | Выборочный | не реже 1 раза в месяц |
|
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | не реже 1 раза в месяц |
||
3.1. Расчёт денежного содержания и прочих выплат | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
||
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
||
4. Перечисление заработной платы и удержаний из заработной платы | 4.1. Формирование заявки на кассовый расход на перечисление заработной платы на счета в банке | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
4.2. Формирование заявки на кассовый расход на перечисление налога на доходы физических лиц | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
4.3. Формирование заявки на кассовый расход на перечисление алиментов | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
5. Расчёт и перечисление начислений на выплаты по заработной плате во внебюджетные социальные фонды | 5.1. Формирование заявки на кассовый расход в Фонд социального страхования Российской Федерации | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
5.2. Расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в фонд обязательного медицинского страхования | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
5.3. Формирование заявки на кассовый расход в Пенсионный фонд Российской Федерации | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
6. Приобретение основных средств | 6.1. Формирование заявки на кассовый расход на выплату аванса в соответствии с условиями контракта | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
6.2. Формирование заявки на кассовый расход для оплаты счетов в соответствии с требованиями контракта | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
7. Поступление и внутреннее перемещение основных средств | 7.1. Отражение в учете безвозмездно полученных объектов основных средств в соответствии с актом о приеме-передачи объектов нефинансовых активов | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
7.2. Отражение в учете поступлений на склад учреждения приобретенных в соответствии с контрактом объектов основных средств | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
7.3. Отражение в учете передачи объектов основных средств материально ответственному лицу | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
7.4. Отражение в учете сумм начисленной амортизации на объекты основных средств | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
|
8. Выбытие основных средств | 8.1. Формирование акта о приеме-передаче объектов | Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
Занимаемая должность - Ф. И.О. | Самоконтроль | Сплошной | После формирования документов |
*Контроль по уровню подчиненности осуществляется начальником должностного лица, осуществляющего операцию, либо главным бухгалтером Учреждения
** Самоконтроль осуществляется должностным лицом, осуществляющим операцию
Директор ФГБУ ____________________ ________ (________________________)
Главный бухгалтер ФГБУ _____________________(_______________________)
ЖУРНАЛ
учета нарушений (отклонений) по результатам внутреннего финансового контроля
ФГБУ ___________________________________________
Дата обнаружения | Операция, ФИО должностного лица, осуществляющего операцию | Метод контроля | Должностное лицо, осуществлявшее контроль | Нарушение или недостаток (в т. ч. в количественном выражении) | Причина нарушения | Меры по устранению (предупреждению), корректирующие мероприятия | Результат (факт устранения, наличие последствий) |
1.1. Проверка поступающих документов, бухгалтер ФИО | самоконтроль | Должностное лицо, осуществляющее операцию | Применение не предусмотренной НПА формы авансового отчета | Необновление используемого программного продукта, содержащего формы учетной документации | Вызов специалиста | Приведение данных программного продукта в соответствии с действующими НПА |
|
2.1. Проведение бухгалтерской проводки, бухгалтер ФИО | Контроль по уровню подчиненности | Начальник отдела (Главный бухгалтер) | Ошибка в бухгалтерских проводках | Ошибка должностного лица, осуществляющего операцию ФИО | Исправления бухгалтерских проводок | Ошибка устранена |
|
8.2. Формирование акта о списании объектов | самоконтроль | Должностное лицо, осуществляющее операцию | Ошибки при формировании акта | Техническая ошибка бухгалтера ФИО | Исправление акта о списании объектов | Ошибка устранена |
Мониторинг средств контроля.
Важной обязанностью руководства главного администратора (администратора) бюджетных средств является создание и поддержание системы внутреннего контроля в режиме непрерывной работы. Мониторинг средств контроля включает наблюдение за тем, функционируют ли они и были ли они изменены надлежащим образом в случае необходимости.
Мониторинг средств контроля осуществляется путем проведения непрерывных мероприятий, отдельных проверок или сочетания того и другого.
Непрерывный мониторинг осуществляется в рамках текущей деятельности и включает регулярные надзорные мероприятия, проводимые руководством главного администратора бюджетных средств, руководителями структурных подразделений главного администратора (администратора) бюджетных средств, казенных учреждений.
Мониторинговые мероприятия могут включать использование информации, полученной извне. Эта информация может указывать на проблемы или важные области, требующие улучшения.
Результаты контрольных действий в зависимости от предмета контроля могут оформляться:
Визированием документов (внутреннее согласование).
Грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа (внешнее согласование).
Санкционированием (авторизацией) операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения бюджетных процедур).
Отчетом, актами по результатах контрольных действий.
Записями в регистрах (журналах) внутреннего финансового контроля.
Информация о результатах контрольных действий по осуществлению внутреннего финансового контроля, проводимых в форме анализа, идентификации и оценки бюджетных рисков, мониторинга и т.п., подлежит представлению руководителю главного администратора (администратора) бюджетных средств в установленные главным администратором (администратором) бюджетных средств сроки, но не реже одного раза в квартал.
Детальный порядок осуществления полномочий главного администратора (администратора) бюджетных средств по внутреннему финансовому контролю определяется правовым актом главного администратора бюджетных средств с учетом организационно-функциональной структуры, специфики деятельности главного администратора бюджетных средств, подведомственных ему администраторов и получателей бюджетных средств.
Правовым актом о внутреннем финансовом контроле также могут быть утверждены формы документов для оформления отдельных процедур внутреннего контроля (например, лист согласования договора (контракта), форма реестра бюджетных рисков, структура пояснительной записки к смете доходов и расходов, форма обоснования закупок, начальной (максимальной) цены контракта, формы управленческой отчетности и др.).
Обязанности и ответственность должностных лиц, структурных подразделений, осуществляющих функции внутреннего финансового контроля, необходимо также закреплять в служебных контрактах (трудовых договорах) или должностных регламентах (инструкциях), положениях о структурных подразделениях.
Перечень операций внутреннего финансового контроля .
3.12.2. В целях формирования перечня операций внутреннего финансового контроля целесообразно предварительно сформировать перечень внутренних бюджетных процедур с определением процесса и результата их исполнения, а также ответственных за исполнение подразделений (распорядителей, получателей бюджетных средств) (примерный перечень приведен в приложении 1 к настоящим Методическим рекомендациям).
3.12.3. Под целью (результатом) выполнения внутренней бюджетной процедуры понимается итог, который необходимо достичь при надлежащем ведении дела. например, утвержденный документ, необходимый для реализации бюджетного полномочия главного администратора (администратора) и получателя бюджетных средств, составленный в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, правовых актов главного администратора (администратора) бюджетных средств, а также иными актами, включая методические рекомендации, распоряжениями и поручениями. К таким документам, например, относятся обоснование бюджетных ассигнований, реестр расходных обязательств, бюджетная смета, проект бюджетной сметы, бюджетная отчетность, заявка на кассовый расход, заявка на получение наличных денег.
3.12.4. Операции внутреннего финансового контроля - действия по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры, и иные управленческие решения, осуществляемые главным администратором (администратором) бюджетных средств.
Ответственность за результат внутренней бюджетной процедуры несет, как правило, руководитель главного администратора (администратора) бюджетных средств. Ответственность за выполнение внутренней бюджетной процедуры несет, как правило, руководитель структурного подразделения главного администратора (администратора) бюджетных средств, в котором формируется результат внутренней бюджетной процедуры.
Информация, необходимая для выполнения внутренних бюджетных процедур, представляется структурными подразделениями, уполномоченными должностными лицами главного администратора (администратора) бюджетных средств, подведомственными организациями с использованием:
Первичных документов, отчетов, методических указаний;
Городских информационных баз;
Расчетов, обоснований;
Результатов экспертиз и т.п.
3.12.5. Исходя из процесса и результата исполнения внутренних бюджетных процедур формируется перечень действий по формированию документов, необходимых для их выполнения.
Перечень операций внутреннего финансового контроля целесообразно формировать по каждому структурному подразделению, ответственному за выполнение внутренней бюджетной процедуры.
Например:
Внутренняя бюджетная процедура - составление и представление в Департамент финансов города Москвы документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета города Москвы.
Процесс исполнения - составление и представление обоснования бюджетных ассигнований на социальные выплаты по социальному обеспечению и иным выплатам населению в части публичных нормативных (публичных) обязательств.
Показатели результативности – утверждение документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета города Москвы, их соответствие требованиям бюджетного законодательства и своевременное представление в Департамент финансов города Москвы.
Риски – несоблюдение сроков представления исходной информации для выполнения процедуры, недостаточная квалификация сотрудников, несоответствие форм документов, ошибки в расчетах, сбой техники, ошибки ввода информации.
Операции внутреннего финансового контроля:
Получение от структурных подразделений, подведомственных казенных учреждений и (или) иных органов исполнительной власти города Москвы (органов местного самоуправления) сведений, необходимых для формирования показателей данного обоснования бюджетных ассигнований, и их анализ;
Заполнение информации в указанном документе и его представление в Департамент финансов города Москвы.
Должностное лицо, ответственное за выполнение операции – советник Финансово-планового управления ФИО.
Должностное лицо, осуществляющее внутренний финансовый контроль – начальник Финансово-планового управления ФИО.
Методы - проверка оформления документов, пересчет, автоматизированное выполнение.
Форма, способ контроля и порядок оформления его результатов:
Советник Финансово-планового управления ФИО при проверке достоверности, полноты и обоснованности полученных сведений и информации осуществляет сплошной контроль по уровню подотчетности, в случае установления нарушений оформляет заключение с указанием необходимости внесения исправлений и (или) устранения недостатков (нарушений); при составлении обоснования бюджетных ассигнований – сплошной самоконтроль;
Начальник Финансово-планового управления ФИО – при проверке заключения осуществляет сплошной контроль по уровню подчиненности, при отсутствии замечаний визирует или подписывает документ; при проверке обоснования бюджетных ассигнований - сплошной контроль по уровню подчиненности, при отсутствии замечаний визирует или подписывает документ, случае установления нарушений делает запись в регистре (журнале) внутреннего финансового контроля.
Срок контроля:
– проверка достоверности, полноты и обоснованности полученных сведений и информации (сотрудник) - не более 5 рабочих дней со дня получения сведений, необходимых для формирования показателей обоснования бюджетных ассигнований;
Проверка заключения (начальник) - 1 час;
Проверка обоснования бюджетных ассигнований (начальник) – 4 часа.
Периодичность осуществления контроля – после проведения операции (для выборочного контроля - ежедневно, 1 раз в неделю, ежемесячно и т.п.).
ВНУТРЕННИЙ ФИНАНСОВЫЙ АУДИТ
Порядок организации внутреннего финансового аудита
Предметом внутреннего финансового аудита, осуществляемого главными администраторами (администраторами) бюджетных средств является:
совокупность финансовых и хозяйственных операций, совершенных структурными подразделениями главного администратора бюджетных средств, подведомственными администраторами и получателями бюджетных средств;
годовая бюджетная отчетность главного администратора (администратора) бюджетных средств, подведомственных получателей бюджетных средств;
система внутреннего финансового контроля главного администратора (администратора) бюджетных средств.
Функции по осуществлению внутреннего финансового аудита могут быть возложены на обособленные структурные подразделения или отдельных должностных лиц главного администратора (администратора) бюджетных средств (далее – служба внутреннего финансового аудита).
Администраторы бюджетных средств, исходя из принципа экономической целесообразности, вправе не создавать обособленное подразделение внутреннего финансового аудита, например, при отсутствии или небольшом количестве подведомственных государственных учреждений, централизации функций по ведению бюджетного учета и формирования бюджетной отчетности главным администратором бюджетных средств. В подобных случаях администратор бюджетных средств наделяет полномочиями по внутреннему финансовому аудиту одно или несколько должностных лиц с закреплением соответствующих должностных обязанностей в их должностных регламентах.
Главный администратор бюджетных средств вправе определять перечень полномочий подведомственных ему администраторов бюджетных средств по осуществлению внутреннего финансового аудита. К примеру, полномочия по проведению аудиторских проверок с целью подтверждения достоверности бюджетной отчетности подведомственных администраторов и получателей бюджетных средств могут быть закреплены только за службой внутреннего финансового аудита главного администратора бюджетных средств.
В функционал структурного подразделения главного администратора (администратора) бюджетных средств, осуществляющего внутренний финансовый аудит, могут также входить обязанности по осуществлению:
контроля финансово-хозяйственной деятельности подведомственных государственных учреждений и государственных унитарных предприятий, предусмотренный гражданским и бюджетным законодательством Российской Федерации и города Москвы;
ведомственного контроля в сфере закупок, предусмотренный статьей 100 федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
анализа нарушений (недостатков), выявляемых в ходе внутреннего финансового контроля, внутреннего финансового аудита, ведомственного контроля в сфере закупок;
идентификации и оценки бюджетных рисков, ведения реестра бюджетных рисков, анализа причин возникновения бюджетных рисков, формирование предложений по их устранению (минимизации) и др.
Главный администратор (администратор) бюджетных средств организует деятельность службы внутреннего финансового аудита на постоянной основе и обеспечивает соблюдение принципов законности, объективности (беспристрастности), эффективности, независимости, профессиональной компетентности.
Правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств определяется порядок осуществления полномочий по внутреннему финансовому аудиту с учетом требований, установленных Постановлением Правительства Москвы от 27.08.2014 № 487-ПП «Об утверждении Порядка осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита». Правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств о внутреннем финансовом аудите также целесообразно определить формы документов для оформления отдельных процедур внутреннего финансового аудита (например, план контрольных мероприятий на планируемый период, программу контрольного мероприятия, форму акта (заключения), составляемого по результатам контрольного мероприятия и др.) с учетом примерных форм, утвержденных Главным контрольным управлением города Москвы.
Функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения (должностных лиц), осуществляющего внутренний финансовый аудит закрепляются в положении о структурном подразделении (должностных регламентах), в служебных контрактах.
Порядок планирования внутреннего финансового аудита
Внутренний финансовый аудит осуществляется посредством проведения плановых и внеплановых аудиторских проверок.
Годовой план аудиторских проверок целесообразно составлять с учетом предложений подведомственных администраторов бюджетных средств и утверждается руководителем главного администратора бюджетных средств до начала очередного финансового года.
Подписанный руководителем главного администратора бюджетных средств план аудиторских проверок на очередной год подлежит размещению в автоматизированной информационной системе контрольного органа в срок до 15 октября года, предшествующего году проведения проверок. Корректировка Плана может осуществляться в срок не позднее двух месяцев до установленного Планом месяца начала проверки.
Внеплановые аудиторские проверки осуществляются в соответствии с поручениями руководителя главного администратора (администратора) бюджетных средств.
Внеплановые аудиторские проверки, в частности, могут назначаться в случае поступления жалоб, сигналов о нарушениях финансовой дисциплины, требующих немедленной проверки, смене руководства, главного бухгалтера, выявления бюджетных рисков у объекта аудита.
Назначение плановой или внеплановой аудиторской проверки осуществляется путем выпуска правового акта главного администратора (администратора) бюджетных средств о ее проведении.
Для более эффективного осуществления внутреннего финансового аудита каждая аудиторская проверка подлежит планированию и подготовке. Данный процесс включает в себя:
формирование аудиторской группы. Состав аудиторской группы определяется с учетом требований, установленных Постановлением Правительства Москвы от 27.08.2014 № 487-ПП «Об утверждении Порядка осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита»;
формирование программы аудиторской проверки. Программой, в частности, определяются проверяемый период, сроки проведения проверки и перечень вопросов, участков учета, бюджетных процедур, подлежащих проверке. Рекомендуемая форма программы проверки приведена в Приложении 2 к настоящим Методическим рекомендациям;
принятие решение о необходимости привлечения сторонней специализированной организации (аудиторов), в том числе с целью подтверждения достоверности бюджетной отчетности;
направление письменных запросов (служебных писем) в адрес объекта аудита;
изучение материалов прошлых контрольных мероприятий, проводимых у данного объекта аудита;
анализ системы внутреннего контроля, бюджетных рисков, присущих объекту аудита;
планирование работы каждым членом аудиторской группы.
План контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю разрабатывается в организациях всех форм собственности самостоятельно. В зависимости от вида деятельности и организационной структуры компании указанный документ может иметь отличительные особенности.
Содержание и назначение программы внутреннего финансового контроля
Администрирование и надзор за финансовыми потоками фирмы как процесс можно разделить на 2 взаимосвязанных элемента:
- плановый финансовый контроль - содержит перечень операций на будущий период, строго реализуемый в дальнейшем;
- внеочередной - возникающий ситуационно, при непрогнозируемом изменении ситуации и необходимости внесений корректировок.
Состав реквизитов плана внутреннего финансового контроля неоднороден в фирмах с различными организационно-правовыми формами, направлениями и объемами бизнеса. В то же время есть несколько универсальных для всех компаний моментов, которые в обязательном порядке должны быть раскрыты в данном документе:
- границы плана, то есть временной промежуток, на который расписываются события;
- список методов и приемов контроля;
- указание на предмет надзора;
- перечень сотрудников, на которых возложена описываемая обязанность.
В качестве вспомогательного документа к плану может быть прикреплена карта внутреннего финансового контроля .
Особенности и сложности оформления карты внутреннего финансового контроля
Подобный документ типичен для компаний госсектора. Связано это с обязательностью его применения в качестве предварительного мероприятия по осуществлению контрольных процедур в области финансов бюджетных организаций. Подобное правило закреплено в п. 16 приложения к письму Минфина РФ от 19.01.2015 № 02-11-05/932. В приведенном документе предполагается отражение должностных лиц отвечающих за выполнение конкретных проверочных процедур в рамках одного предприятия.
Прилагаемая министерством форма должна применяться всеми компаниями, участвующими в использовании средств бюджета, и включена в состав приложения № 2 к письму Минфина РФ № 02-11-05/932.
Рассматривается и иной подход к определению назначения карты внутреннего финансового контроля , когда она служит основной внутренней инструкцией организации, согласно которой осуществляются надзорные финансовые процедуры. Это заключение можно сделать после изучения п. 12 правил осуществления главными распорядителями бюджетных средств внутреннего контроля, введенных постановлением Правительства РФ от 17.03.2014 № 193.
Состав и размещение реквизитов бланков карты, которые приводятся в двух вышеуказанных документах, во многом схожи. Дополнительный аргумент в отношении идентичности подходов обоих правительственных органов - п. 10 правил, введенных постановлением № 193. В нем также предполагается обязательное указание сотрудников, обязанных проводить отдельные контрольные процедуры.
В то же время документ Правительства РФ предоставляет предприятиям использовать для финансового контроля отраслевые формы, утверждаемые ведомствами. В соответствии с этим Минфин РФ в приказе от 25.02.2015 № 30н предписывает использовать бланк карты внутреннего финконтроля, нашедший отражение в приложении № 1 данного НПА.
Получается, что описанный формат в полной мере соответствует целям планирования финансового контроля и может быть как вспомогательным, так и основополагающим документом, регламентирующим его ведение. При этом возможно применять как бланк Минфина, так и созданный внутри соответствующего ведомства.
Как ознакомиться с образцом заполнения карты внутреннего финансового контроля?
Образец карты внутреннего финансового контроля , предложенный на нашем сайте, облегчит процесс ее разработки в фирме.
Требования к структуре и содержанию плана финансового контроля в организации частного сектора
Регламент контрольных финансовых процедур коммерческой компании обусловлен применяемыми методами хозяйствования, сложившимися традициями ведения бизнеса в данной фирме и включает:
- предмет мониторинга со стороны ответственных лиц;
- задачи, которые нужно решить при проверке;
- срок завершения всего перечня процедур;
- контролируемый временной промежуток;
- список элементов, представляющих интерес для контроля;
- работники, ответственные за выполнение плана.
Исходя из ставящихся задач количество элементов плана проверки может быть значительно расширено. В частности, могут появиться реквизиты для визирования ответственным сотрудником завершения этапов программы контроля - таким способом подтверждается успешное выполнение специалистами на участках вверенной им части работы.
Требования к структуре и содержанию плана финансового контроля в госструктурах
Для предприятий госсектора применяется строгая законодательная регламентация механизмов контроля финансов на всех уровнях. Кроме того, существует множество ограничений, накладываемых со стороны инструкций внутри ведомств. Самостоятельность в выборе параметров контроля госкомпаний ограничена в значительной мере.
Каковы же основные ограничения и обязательные требования к формированию контрольных процедур в области финансов в государственных компаниях? Одним из источников для понимания их содержания может стать п. 45 приложения к письму Минфина РФ от 19.01.2015 № 02-11-05/932, исходя из его положений, можно выделить следующие ключевые элементы:
- направления проверок;
- области бизнеса, подвергающиеся анализу;
- разновидности контрольных алгоритмов;
- временной промежуток для контроля;
- границы осуществления контрольных мероприятий.
Нормами права может быть предусмотрено исполнение обязательных планов финансового контроля, утвержденных на уровне ведомства. В качестве примера могут служить пп. 3, 4 правил осуществления финансового контроля Федеральной службой финансово-бюджетного надзора, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1092. Согласно им программа контроля утверждается:
- на высшем уровне управления - руководителем по строгому согласованию с Минфином РФ;
- в регионах - начальниками соответствующих подразделений по согласованию с Росфиннадзором.
Правила составления программы мероприятий финансового надзора распространяются и на деятельность Росфиннадзора в области мониторинга деятельности предприятий государственного и негосударственного сектора.
Итак, в частных фирмах планы создаются самостоятельно. Государственные компании в большинстве случаев руководствуются ведомственными инструкциями.
