Как регистрируются договора. Регистрация договоров в организации

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров - основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Из статьи вы узнаете:

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

учет заключаемых соглашений
обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, - регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Читайте также:

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале . Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

номер договора

наименование контрагента, с которым заключено соглашение

срок его действия.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.

Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.

Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.

Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так:

Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.

С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет . Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, . То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу . Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала . Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

номер по порядку;
период времени;
ФИО ответственного;
должность лица;
основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
Второй – дата заключения договора.
Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
Фамилия и инициалы работника.
Пятый столбик – его профессия или должность.
Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет . Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

более быстрый поиск в документе;
оптимизация работы;
соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
конфиденциальность журнала;
меньше времени уходит на его ведение;
упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал . В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации - необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

судебное разбирательство при увольнении работника;
составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала - обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа - наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

наименование организации;
дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

регистрационный номер;
дата заключения договора;
номер договора;
срок действия договора;
ФИО работника;
должность;
характер выполняемой работы;
комментарии и примечания;
подпись сотрудника;
подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы - контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Кто занимается ведением

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

сотрудник, который ответственен за журнал;
способ заполнения журнала, выбранный вариант;
форму регистрации внутренней документации.

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

жесткая, долговечная обложка любого цвета;
использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
все страницы нумеруются;
первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

порядковый номер;
ФИО полностью;
должность;
время действия документа;
приказ или уведомление о выпуске журнала;
подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

изменения условий трудоустройства;
увольнение;
перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

контроль документов;
конфиденциальность;
срочный поиск и формирование копий документов и справок;
быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

Деятельность любого предприятия, учреждения, организации или фирмы невозможная без товаров и услуг, привлечения сторонних организаций для выполнения своих функций и т.д.

Для того чтобы действовать в рамках закона, нюансы всех этих операций оформляются в письменном договоре, имеющем типовую форму. В соответствии с современным законодательством такие договора необходимо регистрировать в установленном порядке в целях вступления их в действие.

Главным документом, определяющим понятие договора и порядок его заключения, расторжения и изменения, является Гражданский Кодекс Российской Федерации.

Согласно части 1, статье 420 под договором следует понимать двух и более лиц, в соответствии с которым устанавливаются их гражданские права и обязанности друг относительно друга.

Все виды договоров можно классифицировать по ряду признаков:

По обязательствам получения платы или другого возмездного возмещения хотя бы одной из сторон – возмездные и безвозмездные.
По наличию определения в положениях ГК РФ – поименнованные и непоименнованные.
По числу сторон, участвующих в заключении – двусторонние и многосторонние.
По числу предметов договора – простые и смешанные.
По условиям заключения для всех желающих – публичные и непубличные.
По участию сторон в определении условий договора – договора присоединения и взаимосогласованные.
По условию передачи предмета договора – консенсуальный и реальный.

Большинство договоров являются взаимными, то есть обязательства и права возникают у всех сторон, вступивших в соглашение.

Также можно классифицировать договора в соответствии с отношением к основному соглашению:

Основной договор – документ, непосредственно определяющий обязательства и права сторон, участвовавших в его заключении.
– прописывает моменты, не указанные в основном договоре, но прямо относящиеся к его предмету.
Предварительный договор – соглашение, определяющее будущую возможность заключения основного договора.
Опционный договор – дополнительное соглашение, ссылка на которое должна прописываться в основном акте.
Рамочный договор – документ, содержащий общие положения о правах и обязанностях сторон и предусматривающий возможность их уточнения в рамках отдельных договоров, заключенных позже.

Относительно предмета договора в заключенных соглашениях могут устанавливаться условия трудовой деятельности, перемирия в военных действиях, купли-продажи движимого и недвижимого имущества, ренты, страхования, найма жилых помещений и проч.

Согласно ГК РФ (статья 433) каждый заключаемый договор должен регистрироваться в установленном порядке, если иное не предусмотрено законом.

Зачем нужна регистрация договоров

Договор государственной регистрации: образец

В любом соглашении или сделке каждая из сторон хочет быть уверенной в том, что другая сторона исполнит свои обязательства, прописанные в договоре. Для этого документальное соглашение заверяется подписями ответственных лиц и печатями организаций или индивидуальных предпринимателей, если они имеются в наличии.

Но в большинстве случаев одних подписей и печатей будет недостаточно в случае нарушения договорных условий одной из сторон и требования возмещения понесенного ущерба другой. Для того чтобы быть максимально уверенным в защищенности своих интересов, необходимо пройти процедуру государственной регистрации договора, заверив его реквизиты и само право на существование в организации, занимающейся в том числе и .

Возмещение ущерба вследствие нарушения условий договора или неисполнения заявленных обязательств зачастую возможно получить, только пройдя через судебные разбирательства. Но ни одна инстанция не возьмется рассматривать иск в случае отсутствия государственной регистрации договора. Он попросту будет считаться недействительным.

При заключении ряда договоров, например, или купли-продажи, и отсутствии их регистрации можно привлечь внимание инспекторов налоговой инспекции и дать возможность заподозрить себя как лицо, уклоняющееся от уплаты налогов.

В процессе оформления государственной регистрации стороны, заключающие соглашение, проверяются на наличие различных долговых обязательств и обременений. Это позволяет обезопасить «честную» компанию от сделки с недобросовестным поставщиком, арендатором и проч.

Существуют и другие выгоды, которые можно получить в результате законного оформления договора:

При регистрации договора аренды арендатору компенсируются расходы на процедуру и частично – на оплату аренды.
При регистрации договора долевого участия в строительстве покупатель квартиры в строящемся доме застрахован от того, что на нее будет претендовать еще один или даже несколько покупателей.
При регистрации договора ренты ее получатель застрахован от обмана со стороны плательщика.

Зачем нужна государственная регистрация договора, подскажет видеосюжет:

Порядок регистрации договоров

Государственная регистрация договора представляет собой стандартную процедуру, состоящую из нескольких этапов.
Вначале необходимо подать заявление на прохождение процедуры госрегистрации. Затем собрать и предоставить необходимый .

В течение определенного срока, установленного законодательством, эти документы будут рассмотрены, сделаны необходимые проверки и вынесено решение.

Проверяется в первую очередь правильность составления договора. Затем на подлинность проверяются все поданные документы. Если появляется сомнение в их подлинности, подается заявка на подтверждение требуемых данных в компетентные органы.

Государственная регистрация договоров

Процедура государственной регистрации договоров не является бесплатной. В процессе оформления потребуется оплатить и предоставить соответствующую квитанцию вместе с остальными документами.

Решение может быть как положительным, так и отрицательным, то есть заявителю могут отказать в регистрации договора. Причина отказа должна быть оформлена письменно и содержать мотивированное пояснение. Так, отказать в регистрации договора могут из-за недостаточности пакета предоставленных документов либо при обнаружении ошибок в составленном документе.

Заявителю дается время на исправление недочетов, после которого он может вновь подать документы на регистрацию. В зависимости от типа договора документы, необходимые к предоставлению, будут отличаться. Также будут различны и организации, в которых будет проходить процедура регистрации.

Так, например, все сделки с недвижимым имуществом ( , жилые и нежилые помещения, здания и сооружения) приобретают законную силу после оформления в Росреестре – Федеральной службе государственной регистрации, . Это касается договоров аренды, дарения, купли-продажи, долевого участия в строительстве и т.д.

Заявление на госрегистрацию договора можно подать, лично явившись в филиал Росреестра по месту жительства либо через Интернет-портал этой организации, а также . Для этого нужно всего лишь пройти регистрацию на сайте. Для высылки документов по электронным каналом требуется еще одно условие – необходимо располагать электронно-цифровой подписью.

Кроме того, комплект необходимых документов можно выслать почтовым отправлением (ценным письмом). В данном случае все бумаги должны быть заверены в нотариальном порядке.

Подать заявление на госрегистрацию может как одна из сторон, принимавших участие в заключении договора, так и ее законный представитель, действующий на основании .

В число прав заявителя входит и отзыв заявления на госрегистрацию сделки. В этом случае процесс рассмотрения документов приостанавливается на срок 30 дней. Сотрудник Росреестра должен уведомить все остальные стороны о наличии заявления об остановке процедуры.

Если на протяжении 30 дней между лицами, участвующими в сделке, не будет установлено взаимопонимание, сотрудниками Росреестра выносится решение об отказе в государственной регистрации сделки. Из вышесказанного можно сделать вывод, что государственная регистрация договора является некой гарантией любой из сторон, участвующих в заключении соглашения, от противоправных действий другой стороны или неисполнения ею .

Процедура регистрации может отличаться для договоров различных типов, но результат ее всегда один и тот же – законно оформить сделку и застраховать себя от непредвиденных ситуаций.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 164 ГК РФ предусматривает, что государственная регистрация сделок обязательна, если это прямо предусмотрено законом. Это, прежде всего, относится к сделкам с недвижимостью, с землей, поставки для государственных и муниципальных нужд. Этот перечень не является исчерпывающим.

Существуют еще случаи, в которых эта процедура обязательна. Но подавляющая часть договоров регистрации не подлежит. Существует еще одна форма регистрации договоров, которая может приравниваться к государственной регистрации. Это нотариальная форма оформления договоров.

В обществе есть устойчивое заблуждение, что купля-продажа автомобиля без регистрации сделки в подразделении ГИБДД является незаконным. Это неправильно. Достаточно соблюсти простую письменную форму и сделать запись в паспорте транспортного средства, и все. Автомобиль переходит в собственность покупателя согласно условиям договора. А свидетельство о регистрации автомобиля дает право его эксплуатировать на территории России.

Особенность договоров, которые должны быть зарегистрированы состоит в том, что все права и обязанности по таким договорам возникают с момента их государственной регистрации. Любые изменения также подлежат обязательной государственной регистрации.

Есть еще исключения из общих правил. Например, при аренде помещений регистрационные действия не требуются, если договор заключается на срок менее 1 года. Но, наличие таких ограничений никак не мешает вести бизнес. А совсем наоборот, хоть как-то ограждает от различных мошенников.