В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

1. Регистрационный номер.
2. Дата получения.
3. Отправитель (корреспондент).
4. Получатель (адресат).
5. Вид документа.
6. Содержание.
7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

• количество листов документа;
• метод его доставки;
• приложения;
• примечания;
• отметка об исполнении;
• резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» - в бумажном журнале регистрации входящих документов.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:

• личные письма в адрес сотрудников фирмы;
• анонимные конверты;
• документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя (без подписей, печатей, реквизитов и т.д.);
• рекламные материалы и коммерческие предложения;
• пригласительные на различные мероприятия, за исключением официальных совещаний;
• поздравительные телеграммы;
• газеты и журналы;
• счета, акты и прочая бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
2. Вся почта регистрируется в день поступления.
3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Структура журнала входящих документов

Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации.

Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит:

1. Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Аналогичный номер указывается на самом входящем документе: для этого предназначен правый нижний угол листа, где при получении ставится штамп или отметка о приеме.
2. Дата получения документа.
3. Отправитель письма.
4. Название документа или его краткое описание – из содержания этого поля должно быть ясно, о чем идет речь в письме.
5. Адресат – конкретный сотрудник или подразделение, для которого предназначена почта.

Если внутренних адресатов на предприятии много, желательно сделать столбец для отметок о передаче конечному получателю. Дополнительные графы, их число и наименования – на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Например, при активных коммуникациях с юридическими лицами и госорганами фиксируются и исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при осуществлении обратной связи.

Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. К дополнительным полям также относят перечень приложений, количество страниц, примечания и т.д.

Оформление журнала регистрации

Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы:

1. Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники. Ответственные лица назначаются распоряжением руководителя либо получают индивидуальный доступ к системе регистрации, если документооборот ведется программными средствами.
2. Регистрационные номера присваиваются в порядке поступления корреспонденции, сплошной нумерацией с начала календарного года. Ежегодно нумерация начинается заново, но учет можно продолжать вести в том же журнале – чистый заводить не обязательно.

В остальном – учет входящей почты легко адаптируется под особенности делопроизводства организации. Предприятие само решает, в каком виде будет существовать журнал регистрации – «физическом» или электронном. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения.

Отмечать поступившие письма можно и в тетрадочке, но такая форма регистрации скорее подойдет маленькой частной фирме, а не серьезной компании с массой внешних коммуникаций. Искать нужный документ и отслеживать его судьбу в многостраничном «гроссбухе» довольно затруднительно, поэтому большинство предприятий отказываются от этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет.

Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах (Word, Excel). Журнал в виде компьютерной таблицы позволяет быстро осуществлять поиск, сортировку, вставлять гиперссылки на электронные сообщения, размещать сканированные копии писем и т.д. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами.

Однако полностью отказываться от обычного журнала не рекомендуется: его можно оставить для регистрации особо важных бумаг, подлежащих длительному хранению. Канцелярская книга, как долговременное хранилище данных о принятых документах, в данном случае предпочтительней, чем электронные носители.

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.

К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:

• Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
• Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
• Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
• Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
• Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.

Кто занимается его ведением

Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.

Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.

Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1) .

Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от , не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.

Правила и порядок его заполнения

В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:

• Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
• Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
• Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
• Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.

В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:

• Дата получения.
• Регистрационный номер.
• От кого.
• О чём.
• Кому.
• Ответственный.

Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.

В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу. Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.

Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».

Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:

Срок хранения

Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.

Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет . Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется .

Он позволяет :

• учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
• своевременно исполнять решения руководства;
• контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
• проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

• в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
• какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

• резолюция
• отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

• Иванову П.П. Для ознакомления
• Иванову П.П. Собрать информацию
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

• в дело №
• примечание
• способ доставки документа
• количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

• Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
• Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
• Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
• Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

• Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
• Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

• Вышестоящие инстанции.
• Нижестоящие организации.
• Предприятия-партнеры.
• Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция - это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела - входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

• Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерную электронную почту.
• Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

• Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
• Дата отправления.
• Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
• Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
• Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
• Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
• Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
• Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
• Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
• Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

1. Вышестоящие инстанции.
2. Нижестоящие организации.
3. Фирмы-партнеры.
4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

• Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
• Дата получения.
• Организация, направившая документ.
• Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
• Название документа.
• Количество экземпляров.
• Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника - составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции - дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами - принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ - в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции - это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

• Упорядочивает документооборот.
• Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
• Рационализирует обмен информацией внутри производства.
• Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
• Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.