Передача дел в кадровой службе. Акт передачи кадровых документов при увольнении кадровика образец Акт приема передачи дел отдела кадров

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в кадровой службе возлагают на ее руководителя. При переводе, перемещении или увольнении работника кадровой службы имеющиеся у него документы и дела по решению руководителя организации (если это начальник кадровой службы) или начальника кадровой службы (если это специалист по кадрам) передают другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Акт приема-передачи документов и дел

Акт приема-передачи документов и дел (далее - акт) относят к системе организационно-распорядительной документации и при его оформлении соблюдают требования Государственного стандарта РБ СГБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

В акте, составленном при смене руководителя кадровой службы, отражают наличие и состояние документов и дел кадровой службы, учетно-справочного аппарата к ним (книги, журналы, картотеки); при смене инспектора кадровой службы, ответственного, к примеру, за ведение личных дел, - наличие и состояние личных дел и учетно-справочного аппарата к ним (картотек, журналов и др.).

Создаем комиссию

Акт составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

Распорядительные документы о создании комиссии по приему-передаче документов и дел в государственных организациях - источниках комплектования государственных архивов и негосударственных организациях относят к документам постоянного срока хранения (ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001)). В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, такие распорядительные документы хранятся 10 лет (ст. 16.1 Перечня-2001).

Образец приказа о создании комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Состав комиссии

В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов. В составлении акта участвуют и заинтересованные лица, т.е. те работники, которые передают и принимают документы. В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче дел.

Реквизиты акта

Акт составляют и оформляют с использованием следующих реквизитов:

Наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
- наименование организации;
- название вида документа (акта);
- дата;
- регистрационный индекс;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (текст является отдельным реквизитом акта. Унифицированной структуры текста акта нет);
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- подпись;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В акте при оформлении процедуры ознакомления с документом используют реквизит «Визы».

Составляем акт

Вы можете составить акт на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Общий бланк, на котором оформляют акт в государственной организации, помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Государственный герб Республики Беларусь

Найменне арганiзацыі Наименование организации
АКТ АКТ
______________ №___________
г. Мiнск г. Минск

Общий бланк с угловым расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
___________ № ____________
г. Минск

Общий бланк с продольным расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск

Аналогичным образом располагаем реквизиты общего бланка при оформлении акта на чистом листе бумаги.

Заголовок к тексту акта размещаем ниже реквизита «Место составления или издания» и печатают от границы левого поля листа документа. Заголовок такого акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

В акте заголовок оформляем с помощью отглагольного существительного в родительном падеже (акт чего?), например акт приема-передачи документов и дел, и пишем со строчной буквы.

Текст акта состоит из 2 частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываем основание для составления акта, перечисляем лиц, составляющих акт. Отдельно во вводной части акта указываем наименование должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при его составлении.

Вводную часть текста акта приема-передачи документов и дел начинаем словом «Основание» (после него ставим двоеточие) и помещаем после заголовка акта.

Затем указываем название вида распорядительного документа (приказа, распоряжения) в именительном падеже, послужившего основанием для составления акта, его дату, регистрационный индекс и заголовок, например:

Основание: приказ директора общества с ограниченной ответственностью «Ротор» от 20.05.2011 № 90-к «О переводе на другую работу Ивановича А.В.»

После слова «Основание» с новой строки пишем «Составлен комиссией:» и далее указываем наименование должности, инициалы, фамилию председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Составлен комиссией:», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишем с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа и оставляем открытыми.

В констатирующей части излагаем цели и задачи актирования, описываем характер проделанной работы (ее сущность, характер, сроки), фиксируем установленные факты (если излагаем несколько фактов, то текст акта делим на пункты). В случае необходимости в этой части акта делаем выводы, предложения и рекомендации по установленным фактам.

Акт можно заканчивать только констатацией фактов.

В конце текста констатирующей части акта указываем сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении, например:

Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 1-5;
2-й экз. - в отдел кадров;
3-й экз. - экспертной комиссии предприятия.

Если в акте в качестве приложений есть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты, то ссылку на них даем после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляем, как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Если приложение названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем количество его листов и экземпляров, например:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем его полное название, количество листов и экземпляров, например:

Приложение: объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то нумеруем их арабскими цифрами и располагаем справа столбцом и указываем количество листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.

Подписываем акт

Акт вначале подписывают сдающий и принимающий документы и дела, затем - члены комиссии. При этом первой помещаем подпись председателя комиссии, а ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются», например:

Председатель комиссии Подпись А.В. Ковалевский
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются

Текст замечаний оформляем на отдельном листе, а количество листов и экземпляров текста замечаний указываем в реквизите акта «Отметка о наличии приложения».

Замечания по содержанию акта можно оформить непосредственно в акте, если они незначительные по объему.

Утверждаем акт

Акт при смене руководителя кадровой службы, специалиста по кадрам утверждает руководитель организации.

Гриф утверждения проставляем в правом верхнем углу первого листа документа.

Если акт оформляем на общем бланке, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего акт (директор), и видовое наименование организации (завода и др.), например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Если акт оформляем на чистом листе бумаги формата А4, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего документ (директор), и полное наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Виза ознакомления

В акте, как правило, визу ознакомления не оформляют, но, например, в случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляем подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровку подписей и дату ознакомления, например:

С актом ознакомлены: Подпись А.П. Григорьева
20.05.2011
Подпись В.Д. Денисова
21.05.2011

Образцы актов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.

Регистрируем акт

Акт регистрируем в регистрационной форме для учета исходящих и внутренних документов. При значительном количестве внутренних документов, создаваемых в организации, акт регистрируем в регистрационной форме для регистрации внутренних документов.

Дату акта проставляет, как правило, председатель комиссии, подписавший акт.

Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи.

Акты при переводе (перемещении) или увольнении работников хранят в организациях независимо от формы собственности 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 28 Перечня-2001).

Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит "наследие" предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Пример 1 .

20.05.2009 N 90
О назначении комиссии
по проверке и приему-передаче
кадровой документации

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009,

Приказываю:

  1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО "Луч" в составе:
  • Председатель - директор Иванов И.И.
  • Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П.
Юрисконсульт Сомов С.О.
Секретарь Филина О.С.
Бухгалтер Смирнова С.С.
Специалист по кадрам Петрова П.П.
  1. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО "Луч" кадровая документация.
  2. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.
  3. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО "Луч" специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.
  4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлены:

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина
Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.

  • полноты состава и правильности оформления кадровой документации;
  • системы регистрации кадровой документации;
  • системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;
  • программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

  1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:
  • устав организации (копия);
  • лицензии, специальные разрешения (копии).
  1. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:
  • штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
  • документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
  1. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:
  • графики сменности;
  • перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
  • документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
  • документы, устанавливающие нормы труда;
  • документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
  1. Дополнительные локальные нормативные акты:
  • должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение о подборе и адаптации сотрудников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников и др.
  1. Договорные документы:
  • коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);
  • ученические договоры (ст. ст. 198 - 208 ТК РФ);
  • гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).
  1. Распорядительные документы:
  • приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
  • приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).
  1. Информационно-справочные документы:
  • заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
  • служебные записки;
  • протоколы;
  • акты;
  • документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);
  • личные дела сотрудников.
  1. Учетные документы:
  • личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек));
  • табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
  • записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
  • записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).
  1. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

<1> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например , важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например , в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

  • анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
  • анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
  • проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
  • журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;
  • журнал учета приказов по личному составу;
  • журнал учета мероприятий по контролю <2>.
<2> Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

Таблица 1

Перечень
необходимых
документов 		Документ
отсутствует 		Документ
в наличии,
но требует
внесения
изменений
и
дополнений 		Документ
полностью
соответствует
действующему
законодательству,
в корректировке
не нуждается 		Примечание
1 2 3 4 5
Штатное расписание +
График отпусков +
Положение
об оплате труда и
премировании 		+ В связи с изменением
трудового законодательства
разработать проект новой
редакции Положения,
утвердить в соответствии
со ст. 135 ТК РФ.
Ознакомить работников
с новой редакцией
положения под роспись
Трудовые договоры + В форме трудового договора
отсутствуют некоторые из
обязательных условий.
Отсутствуют трудовые
договоры со следующими
работниками: Трофимов О.Г.
(менеджер по продажам),
Ярославцева С.Э.
(уборщица),
Кожевников В.Н. (водитель)
Правила
внутреннего
трудового
распорядка (ПВТР) 		+ В связи с многочисленными
поправками в ТК РФ создать
проект новой редакции
ПВТР, утвердить
в соответствии
со ст. ст. 190, 372 ТК РФ,
ознакомить всех работников
под роспись
Книга учета
движения
трудовых книжек
и вкладышей в них 		+ Включить данные книги
в документооборот.
Осуществить учет всех
трудовых книжек и
вкладышей в них тех
работников, кто
по состоянию на 1 июля
2009 г. состоит в трудовых
отношениях с организацией
Приходно-расходная
книга по учету
бланков трудовых
книжек и
вкладышей в них 		+
Инструкции
по охране труда 		+ Разработать и утвердить
правила и инструкции по
охране труда
для работников в порядке,
установленном ст. 372
ТК РФ.
Обеспечить наличие
комплекта нормативных
правовых актов, содержащих
требования охраны труда,
в соответствии со
спецификой деятельности
организации
... ... ... ... ...

Анализ системы хранения

Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

В рамках рассмотрения системы хранения следует провести:

  • проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел;
  • анализ системы хранения кадровых документов;
  • проверку подготовки дел к архивному хранению.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел. По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел). Дело должно включать по одному экземпляру каждого документа и не должно содержать более 250 листов при толщине не более четырех сантиметров.

Проверка используемого программного обеспечения

В настоящее время большинство компаний ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота. Поэтому в рамках процедуры приема-передачи обязанностей кадровика рекомендуется провести анализ:

  • системы электронного документооборота и информационных потоков;
  • соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства;
  • системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков.

Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) <3>, а также иными действующими нормативными актами.

<3> Раздел ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации" введен Изменением N 2/98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденным Госстандартом России 02.04.1998. Содержит, в частности, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не факт, что наличие специализированной кадровой программы автоматически означает использование правильных форм документов. Нередки случаи, когда заложенные в кадровый модуль формы отдельных документов не соответствуют унифицированным формам, утвержденным действующими нормативными актами. Разработчики могут просто "потерять" в них отдельные реквизиты, некоторые из необходимых форм могут отсутствовать, программа может "устареть" из-за того, что не были установлены обновления.

Пример 2 . В одной компании, использовавшей для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 г. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятия. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдела кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятия, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Компетентный кадровик, анализируя используемое в организации программное обеспечение, может оценить целесообразность дальнейшего применения данных программ или же их замены на новую систему.

Оформление приема-передачи документов

После проведения проверки кадровой документации при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел. Акт должен содержать наименования документов, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления (см. пример 3).

Пример 3 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Москва 29.05.2009
Утверждаю
Директор ООО "Луч"
Иванов
------ И.И. Иванов
29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

N
п/п 		Наименование
документов
и дел 		Период
времени
(годы) 		Количество
документов
и дел 		Сведения об отсутствии
(повреждении) документов и дел
1 2 3 4 5
1 Приказы
по личному
составу 		2005 - 2009 12 В деле N 1-07 отсутствуют приказы
N N 11-ок, 24-ок, 73-ок
2 Личные дела 2005 - 2009 172 Утрачено личное дело
Шишкиной О.С.
3 Должностные
инструкции 		2005 - 2009 51 Должностная инструкция
продавца-кассира находится
в ветхом состоянии, отсутствует
последний лист; отсутствует
должностная инструкция помощника
администратора магазина
4 Личные
карточки
работников 		2005 - 2009 168 Отсутствуют личные карточки
Ибралова О.Д., Петровой М.Н.,
не заполнены личные карточки
Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н.
... ... ... ... ...
Сдала Приняла


29.05.2009 29.05.2009
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Отдельным актом рекомендуется задокументировать прием-передачу трудовых книжек. Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 4).

Пример 4 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

Москва 29.05.2009
Утверждаю
Директор ООО "Луч"
Иванов
------ И.И. Иванов
29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

N
п/п 		Фамилия, имя,
отчество
владельца 		Серия и номер бланка
трудовой книжки,
вкладыша в нее 		Примечания
1 2 3 4
1 Афанасьева
Ольга
Ивановна 		Трудовая книжка серия
АТ-IV N 5858599
Вкладыш в трудовую книжку
серия ВК N 6080013 		Трудовая книжка находится
в ветхом состоянии
2 Балабанов
Виктор
Петрович 		Трудовая книжка
серия АТ-V N 2992992 		Невостребованная трудовая
книжка работника,
уволенного 15.01.2008
3 ... ... ...
84 Черыков
Дмитрий
Васильевич 		Трудовая книжка
серия ТК N 0252521 		В трудовой книжке
отсутствует запись
о переводе на другую работу
85 Шикарова
Нелля
Никитична 		Трудовая книжка
серия ТК N 1991991

Итого трудовых книжек - 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них - 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них - 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

Итого бланков трудовых книжек - 2; бланков вкладышей - 2.

Всего бланков - 4.

Сдала Приняла
Бухгалтер Специалист по кадрам
Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова
29.05.2009 29.05.2009
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. пример 5).

Пример 5 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Приказ

29.05.2009 N 94
О назначении ответственного
за ведение, хранение, учет
и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

Приказываю:

  1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.
  2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.
  3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлена:
Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Четко отлаженная и соответствующая законодательству система кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании, защищает ее в случае возникновения трудового спора с работниками, а также от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых трудовой инспекцией или судом.

Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям в новой компании, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

О.Скрябина

Консультант

в области трудового законодательства,

руководитель отдела кадрового аудита

Группы компаний "Градиент Альфа"

Н.Коробцова

Менеджер

отдела кадрового обслуживания

ООО "Учет Аудит Сервис"

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);

— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;

— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.

2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Трудовой кодекс.

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

16.09.2018

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Как передать дела при уходе кадрового работника?

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов . Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих .

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

  • руководитель компании или его заместитель;
  • главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
  • инженер по охране труда;
  • юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации , ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг . В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг . Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Скачать образец

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина. Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Голосование:

Минимальный размер составит 850 рублей, - сказал он. - А для уволенных в связи с ликвидацией предприятия или сокращением штатов размер пособия уже больше: 0,75 проц заработка, но не выше 4900 рублей». Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены? Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Тем не менее, уволить неугодного сотрудника можно и не нарушая трудового законодательства.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Олеся Россия, Владивосток-сити, йоу:))) #3 3 октября 2008, 1:00 Ну кто ж вам еще, кроме вас, заполнит ТК, если вы в ед. лице ответственные за ведение, учет и хранение т/книжек? Я, например, в ед. лице — сама себе сделала запись о приеме, и все остальные — так же…Куда ж деться? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… всё, что нас не убивает — делает сильнее Алексей Российская Федерация, Новосибирск #4 3 октября 2008, 5:24 Аналогично. В первый день выхода на работу, пришлось оформить себя совмещением должностей с должностью Инспектор по кадрам.

Передача дел в кадровой службе

  • Начальник отдела кадров себя уволил
  • Кто увольняет кадровика
  • Как уволить кадровика
  • Минимальный размер пособия по - безработице составит 850 рублей
  • Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе
  • Инструкция по увольнению сотрудника для кадровика
  • Увольнение по всем статьям: инициатива работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ)
  • Конференция ЮрКлуба
  • Кадровые хитрости: как увольняют с «провокацией»

Статья по управлению персоналом: Прием-передача дел в кадровой службе Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу) .

Шпаргалка для кадровика: формулировки записей при увольнении работника

Внимание

Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров.

В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел.

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Ситуация: Кто должен заверить записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника, на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек По общему правилу при увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяют:

  • подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • печатью работодателя;
  • подписью самого сотрудника.

Об этом говорится в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.
На практике организации поступают следующим образом.

Кто делает запись кадровику при увольнении кадровика

ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); - журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); - приказы по личному составу - о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; - приказы по основной деятельности - об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. В заключение Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.
Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел - ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. 5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов.

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: - соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; - системы электронного хранения и защиты персональных данных работников. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации.

Такой акт оформляется произвольно. В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Примечание.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ксюша (гость) #1 2 октября 2008, 17:57 Оценок нет Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, может ли начальник отдела кадров сам себе сделать запись в трудовой об увольнении и подписаться???Кроме меня в этой организации никто кадрами не занимаются. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…


aleks-15 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ­подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.Если на Вас приказом возложены обязанности ведение трудовых книжек, то можете. Или пусть подпишет руководитель.

Читайте также