Фирменный бланк, также как и карточка предприятия, является обязательным атрибутом не только ООО, наделенного статусом юрлица, но и ИП. Далее представлена детальная информация о том, для чего нужен фирменный бланк, какое его предназначение, и какие сведения должен содержать документ.
Предназначение фирменного бланка
Итак, зачем фирменный бланк нужен предприятию:
- для оформления приказов. Все приказы , выданные ИП или директором ООО, оформляются на фирменном бланке предприятия. Как известно, все действия, осуществляющиеся в компании и несущие за собой правовые последствия, отображаются в соответствующих приказах. Чтобы документ имел юридическое значение, его следует делать на фирменном бланке предприятия. Этот требование касается всех выдаваемых приказов, начиная от назначения директора ООО и заканчивая приказами о принятии сотрудников на работу;
- для ведения бизнес-переписки. Как показывает практика, одним из способов общения с контрагентами является переписка. Во время написания писем подобного рода принято использовать специальную форму;
- для оформления деловых предложений. Пропозиции о поставке товара и оказании разного рода услуг, как правило, делают на специальных бланках предприятия;
- для фиксации счетов на оплату оказанных услуг и поставленных товаров.
Обратите внимание! Наличие фирменного бланка необходимо для полноценного функционирования как общества, так и индивидуального предприятия. Фирменный бланк, как и карточка предприятия, идентифицирует организацию и в то же время дифференцирует ее от компаний, осуществляющих аналогичную деятельность.
Какие данные должны быть на фирменном бланке
Фирменный бланк является одним из основных документов предприятия, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям закона, а также содержать необходимую информацию.
Подобно другим официальным документам, бланк состоит из двух частей. Это «шапочка» и основная часть. Как правило, в «шапке» указываются основные данные об обществе или индивидуальном предпринимателе.
К таким сведениям относят:
- полное название общества или ИП;
- регистрационный номер предприятия. В случае с ООО - это ОГРН, для ИП - это ОГРН ИП;
- на бланке общества с ограниченной ответственностью должен присутствовать код причины постановки. У индивидуального предпринимателя такого кода нет, поскольку он не обладает статусом юридического лица. В отношении ИП действует требование об указании в фирменном бланке налогового номера предпринимателя;
- сведения об актуальном расчетном счете компании. Причем указывать следует не только номер банковского счета, но и наименование банка, и его идентификационный код;
- информация относительно действующего юридического адреса предприятия. Сведения должны быть достоверными и не содержать ошибок. Неправильно указанный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
- помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует указывать другие контакты. Это может быть электронный адрес, факс или номера телефонов. Информация должна быть актуальной и соответствовать действительности.
Чтобы избежать недоразумений, сведения, зафиксированные в фирменном бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости подвергать корректировке. Помимо перечисленных реквизитов, фирменный бланк предприятия может содержать в себе логотип ООО или ИП.
Несмотря на то, что фирменный бланк организации не является юридическим документом, он представляет собой официальный образец деловой корреспонденции, которую посылает компания. Поэтому к оформлению такого документа предъявляются определенные требования, закрепленные в соответствующем ГОСТ Р 6.30-2003.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Бланк служит основной формой для деловой переписки и используется в следующих случаях:
- при составлении исходящей корреспонденции;
- для оформления любых информационных писем контрагентов: уведомления, поздравления, коммерческие предложения и другие;
- составление приказов и распоряжений внутреннего характера;
- составление благодарностей, поздравлений сотрудников;
- составление договоров с контрагентами, частными гражданами.
Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу. Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам. Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг.
Используется он в двух вариантах:
- бумажный;
- электронный.
Оба вида должны быть совершенно одинаковыми не только по содержанию, но и по параметрам страницы, пропорциям и т.п., чтобы не создавать ощущения их различия.
В большей степени бланк играет представительскую роль . Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия.
Что содержит фирменный бланк: образец
Бланк в обязательном порядке содержит:
- полное фирменное наименование организации;
- контактные данные (адрес, телефоны, е-мейл);
- платежные реквизиты, сайт компании, ИНН, КПП указываются по желанию.
Нормативные документы не обязывают фирму создавать какой-либо логотип, товарный знак и прочие художественные рисунки. Однако чаще всего бланк – это не только сама форма с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, которое позволяет ей стать более заметной и соответственно, привлечь больше клиентов.
Таким образом, в самом простом варианте образец фирменного бланка организации может выглядеть так.
А в большинстве случаев используются художественные элементы, чтобы создать эффект уникальности формы: некоторые образцы приведены ниже.
Требования к оформлению фирменного бланка
Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею. Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер . Ключевые из них следующие:
- Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:
- полное название фирмы;
- адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
- организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
- подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).
- Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
- Отступы по полям:
- слева, снизу и сверху по 2 см;
- справа 1 см.
Отступ слева лучше предусмотреть чуть больше нормативного – 25-30 мм, поскольку во многих организациях бумажные носители подшивают в дела.
Существуют и другие классификации бланков – нередко такие формы используются не только для организации, но и отдела или конкретного должностного лица, а также для филиала (местного подразделения) компании. Также разделение видов документов связано с их назначением – например, иногда в одной и той же организации создаются образцы фирменных бланков для конкретных документов. Схематично все виды классификации представлены на рисунке.
С практической точки зрения следует учесть несколько советов, чтобы использование бланка было максимально удобным:
- Фоновые изображения на поверхности бумаги применять можно, но если возникнет необходимость отправить документ по факсу, нужно иметь в виду, что они не пропечатаются и могут помешать отражению основного текста.
- Опять же с точки зрения отправки по факсу следует учесть, чтобы шрифт был достаточно крупным и читаемым.
- Глянцевую и мелованную бумагу лучше не использовать, потому что чернила и синяя печать могут «расползтись» по ее поверхности.
- В электронном варианте документа лучше всего вынести всю неизменяемую информацию в колонтитулы (название, контактные данные, платежные реквизиты и т.п.) – чтобы по неосторожности ее невозможно было удалить или отредактировать.
С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований не существует и не может существовать. Тем не менее, есть несколько общих советов, которые позволяют оформить бланк более красиво и сделать его привлекательным.
1. Стремитесь к простоте
С одной стороны, это очевидное требование, хотя на фоне бурного развития современных дизайнерских технологий оно приобретает особую актуальность. Под простотой имеется в виду использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов . Ошибочно думать, что успех оформления бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов. На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика в своей основе имеет простые мотивы.
Следует учитывать, что и бланк, и товарный знак – это не само содержание, а средство его презентации в наиболее привлекательном виде . Поэтому если применить избыток ярких цветов, рисунков, то сам бланк просто отвлечет на себя все внимание от контента сообщения.
К тому же аляповатые расцветки вносят некоторую несерьезность и даже недоверие к фирме – в этой связи не стоит забывать, что этот документ относится к деловой корреспонденции для официального использования.
Вот пример образца фирменного бланка организации с простым дизайном.
2. Используйте правильный графический редактор
Самые простые и при этом вполне привлекательные бланки можно разработать в обычном приложении Ms Office Word. Тем не менее, существует и множество других программ, которые позволяют эффективно обрабатывать графическую информацию и дают большие возможности выбора дизайна:
- Photoshop;
- Illustrator;
- InDesign.
Словесная формула привлекательности бланка такая: он должен обращать на себя внимание и вызывать желание взять его в руки и прочесть содержание.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если профессиональные программы недоступны, вполне можно использовать Photoshop – важно только настроить разрешение не ниже 300 dpi.
3. Расставьте приоритеты
Следует изначально определиться, какая информация должна бросаться в глаза прежде всего и выделять ее всеми возможными методами – более крупным и/или художественным шрифтом, расположением на более видном месте.
В приведенном ниже примере компания хочет выделить свой контактный номер – он напечатан слева крупно, а также товарный знак.
4. Используйте дополнительные средства индивидуализации
Оригинальность – это всегда эффективное средство для того, чтобы выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветовой гаммы всегда бросится в глаза и создаст более приятное впечатление, чем дизайн традиционной, ничем не примечательного вида.
5. Оживите рисунок
В потоке ежедневной информации, которая в большинстве случаев имеет регламентированный характер, придание эффекта оживления за счет «очеловечивания» рисунка может оказаться очень плодотворной идеей.
6. Не забудьте о своем бренде
Разумеется, бланк должен либо напрямую содержать товарный логотип, либо быть похожим на него своими мотивами: цветом и комбинациями графических элементов.
7. Не экономьте на бумаге
Если чересчур экономить на бумаге, то имиджевые потери могут составить куда большие издержки. Самый правильный вариант – плотная бумага с равномерной, текстурированной поверхностью. Именно такой лист будет приятно взять в руки.
8. Добавьте спецэффекты
Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться на фоне прочих. В ход идет сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.
9. Уделите внимание выравниванию
Несмотря на то, что в большинстве случаев применяют угловые бланки, правила форматирования текста не столь очевидны. Следует уделить им особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников, насколько удачен тот или иной вариант.
10. Не «размазывайте» картинку
Бланк – это официальный документ, а не рисунок, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.
Создание бланка своими руками: видео
Если времени совсем немного, и хочется сделать красивый, но в то же время простой бланк, выполнить работу можно в приложении Ms Word. Видеоинструкция поможет в этом.
Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975 ). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист
документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля
не менее
:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20
мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).
Бланк письма
в зависимости от учредительных документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14,
15, 17, 18, 19, 20.
Для бланков писем характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное
(см. Пример 1 и Пример
2).
Бланк конкретного
вида документа
, кроме письма
, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10,
14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец
бланка приказа).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные
требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных
отметок.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты
08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах
границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов) или
флаговым
(каждая
строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов
используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом
листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка)
непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных
реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих
документов
считается обязательным
.
Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило,
не воспроизводится.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках : русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов , которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером N 12 - 15 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа . Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).
Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков . Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации " от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).
Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях нужно использовать фирменный бланк
Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.
Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.
Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.
Разработанный заблаговременно ирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.
В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.
Требования к оформлению фирменных бланков организаций
Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка .
В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:
|
ГОСТ |
Состав требований |
|
ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги |
Стандартом устанавливаются требования к форматам бумаги, используемым в делопроизводстве: формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) |
|
ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная |
Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая, желтая или кремовая бумага. |
|
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации |
Стандартом устанавливаются основные требования к оформлению официальных документов. |
Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.
Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.
Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.
Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.
Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка
Шаг 1.
Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.
Шаг 2.
Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.
Шаг 3.
Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.
Шаг 4.
Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.
Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.
Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:
- Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
- Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
- Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е .
- Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
- Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.
- В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
- Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.
Образец фирменного бланка организации
Заключение
Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.
Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.
Варианты расположения реквизитов
Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
Регистрационный номер до-кумента,
Заголовок к тексту,
Текст документа,
Подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,
29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,
30 «Идентификатор электронной копии документа»,
но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный
При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.
При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?
2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?
5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?
6. Какие реквизиты относятся к постоянным?
7. Какие реквизиты являются обязательными?
8. Сколько существует способов оформления реквизитов?
9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?
Бланки документов
Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».
Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.
Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.
К основным видам бланков документов относятся :
§ бланк для писем;
§ общий бланк;
§ бланк конкретного вида документа.
На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:
· должностной бланк;
· бланк структурного подразделения;
· бланк для работы с зарубежными партнерами
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .
На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - Код организации;
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа;
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.
Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.
Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.
Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).
Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.
На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :
· герб (для организаций, имеющих на это право);
· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак
· наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· наименование организации (структурного подразделения);
· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);
· код организации (предприятия) по ОКПО;
· основной регистрационный номер документа;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
· адресат;
· заголовок к тексту
На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.
Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «Арсенал»
Департамент безопасности
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :
· продольное и
· угловое.
При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .
Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.
Наиболее распространенными являются форматы :
· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;
· плотности от 80 до 200 г/м²;
· со степенью белизны - от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :
Левое поле - 20мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20мм.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».
