Правила составления телефонограммы. Реферат порядок оформления телефонограммы. Пример оформления гарантийного письма

Телефонограмма (ТФГ) - запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как писать служебные письма

· Определитесь с целью письма.

· Укажите характер вашего письма.

· Краткость - залог получения ответа.

· Какого именно действия вы добиваетесь?

· Старайтесь выразить суть письма в тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо - единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11). При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.
В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел.
923 28 22 11 час. 10 мин.
Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограмма (образец заполнения)

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра. В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

/ типовые документы / телефонограмма

Внимание

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев Оргкомитет «Возрождение» ТЕЛЕФОНОГРАММА 05.04.98 Директору ОАО «Логос» Смирнову И.В. т. 144.28-17 Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО. Председатель оргкомитетаПодпись А.Л. Глебов Передал: Референт И.С.

Рогозин 05.04.98 Принял: Секретарь А.Р. Устинова Рис. 15. Телефонограмма При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил: — текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов; — после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия; — передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре; — во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т.

Not found

Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму? Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения.

Телефонограмма – это что такое?

Отметим, что телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение крайне важно оформить документально. Отметим, что телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве данных документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга

Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
Договор передачи, отчуждения
Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
Договор поручения, договор поручительства
Договор поставки, контрактации
Договор проката: бытового, строительного
Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
Договор страхования, перестрахования
Трудовой договор с работником
Договор уступки прав и перевода долга
Ученический договор с работником
Учредительный договор, договор о совместной деятельности
Договор хранения, материальной ответственности
Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Одно и то же слово и совет На пользу мудрецу, глупцу во вред.

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма - это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

Информация, которую может содержать телефонограмма, - это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма - это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму?

Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.

Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.

Как принять?

Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).

Общие требования к оформлению

В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:

Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

передавшего сообщение.
принявшего сообщение;
должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

Самый доступный и распространенный способ - регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.

При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:

Управляющим филиалами

Акционерной страховой

компании "Аско"

Кураторам муниципальных

школьных округов

Северного административного

округа г.Москвы

При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:

Начальнику муниципального ремонтно-

строительного предприятия № 15

Южного административного округа

г.Москвы

Петрову М.Ф.

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например

12.10.97 № 49

Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.

Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:

Руководитель

Департамента финансов

Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов

На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - секретарь И.О.Петрова

Тел. 924 19 35

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:

Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:

Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

Пример оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления

20.08.97 № 46 образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Заместитель руководителя

Департамента образования

Правительства Москвы Л.В.Ковалев

Передал. Инспектор И.О.Гаврилова

Тел. 369 37 32

Принял.

Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова

Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:

Департамент образования Начальнику управления

Правительства Москвы образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии

И.О.Гаврилова В.С.Бутова

Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

20.8.97 № 46

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев

Оргкомитет "Возрождение"

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17

Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.

Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов

Референт И.С. Рогозин 05.04.98

Секретарь А.Р. Устинова

Рис. 15. Телефонограмма

При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

После составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

Во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

После передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать;

Название фирмы и номер ее телефона;

Текст телефонограммы;

Должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

Дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА

2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК

3 - ДАТА ЗВОНКА

4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА

7 - КТО ЗВОНИЛ

8 -ТЕЛЕФОН

11 -РАСШИРЕНИЕ

13 - СООБЩЕНИЕ

14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ

15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК

16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ

17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ

18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ

19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ

20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК

Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

Порядок оформления телефонограммы.

Введение

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления. В целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
В данном реферате предметом является телефонограмма, объектом формы ее применения в делопроизводстве, законность её использования в судебной исполнительной деятельности на практике.

Понятие телефонограмма. Телефонограммы.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и других случаев, когда переданное сообщение необходимо документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом количестве этих документов в организации. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы следующие: название учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации - получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не более 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия инициалы.
Примеры заполнения телефонограмм:

ООО «Оптима»
сеть магазинов

Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.

15.01.14 г. № 15.

16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами.

Начальник управления

А.И. Иванов.

При составление телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
Если телефонограмма направляется по нескольким адресам, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Использование телефонограмм в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России.
Одна из самых лаконичных - Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Извещение лиц, участвующих в судебном процессе посредством телефонограммы
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Другие нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм.
Судебная практика показывает, что передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных.
Требуется подтверждение получения телефонограмм в ряде случаев, так как вопрос о допустимости телефонограммы в каждом конкретном деле всегда решается по усмотрению суда со ссылкой на применяемый процессуальный кодекс и никогда - на инструкцию по делопроизводству. Касается это и технических ошибок, не влияющих на исход дела. Главной проблемой остается подтверждение получения извещения адресатом, особенно физическим лицом, которое не ведет журнал регистрации, письменно не фиксирует и не подшивает полученные сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: не отрицание или не опровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую является единственным способом довести информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.

Заключение

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного можно сделать вывод, что телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать более 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы могут быть использованы для быстрого извещения участников судопроизводства.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п.6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при примении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в целях соблюдения установленных ст.29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте рассмотрения дела. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.