Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.

Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.

Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».

Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.

Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.

Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

Состав реквизитов:

1. Государственный герб Республики Беларусь;
2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
4. код документа;
5. наименование вышестоящей организации;
6. наименование организации;
7. наименование структурного подразделения;
8. почтовый адрес отправителя;
9. коммуникационные и коммерческие данные;
10. название вида документа;
11. дата;
12. регистрационный индекс;
13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14. место составления или издания;
15. гриф ограничения доступа;
16. адресат;
17. гриф утверждения;
18. резолюция;
19. заголовок к тексту;
20. отметка о контроле;
21. текст;
22. отметка о наличии приложения;
23. подпись;
24. гриф приложения;
25. гриф согласования;
26. визы;
27. печать;
28. отметка об исполнителе;
29. отметка о заверении копии;
30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

левое поле - 35 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - 15-20 мм;

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.

Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.

Унификация - это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. При унификации сокращение кол-ва видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное кол-во сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его кач-во, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необх-мой и достаточной информации.

Стандартизация - деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт - документ, в кот. в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации - это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные док-ты, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем и технологий. Установлены след. категории стандартов: ГОСТ, отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты предприятия (СТП).

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соотв. работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Постановлением Госстандарта России утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона РФ «О стандартизации» и получил дальнейшее развитие в ФЗ РФ «О техническом регулировании». Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной орг-ции по стандартизации), кот. явл-ся федерацией национальных органов стандартизации. Т.о., в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов является одним из аспектов управления док-тами.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию7 .

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации8 .

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

международные (региональные) стандарты;

государственные стандарты РФ (ГОСТ);

стандарты отраслей (ОСТ);

стандарты предприятий (СТП);

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)9 , так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности10 .

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду; " унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации11 .

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа12 , например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа13 .

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»14 .

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

Единообразия построения форм документов;

Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I .Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Издательство стандартов, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Документирование - это создание документов.

Документирование управленческой деятельности (ДОУ) представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:

1) создание документов, определение их формы и содержания;

2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.

Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.

Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,

Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):

межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;

отраслевые – министерствами и ведомствами;

территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).

Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.

В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.

Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.

В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.

Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Работа по унификации включает:

разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

4. Группировка документов по отдельным признакам однородности

Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.

1. По порядку оформления документы подразделяются на:

общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).

2. По содержанию документы могут быть:

простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

3. По направленности движения документы подразделяют:

входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

исходящие - направляются из предприятия;

внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

4. По происхождению различают:

служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;

личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.

5. По степени гласности документы бывают:

несекретные;

секретные, конфиденциальные;

для служебного пользования .

Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.

6. По срокам исполнения документы подразделяются на:

срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

8. По стадии образования документы делят на следующие:

подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;

копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

9. По средствам фиксации : письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

ЛЕКЦИЯ 3.

«УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

1. Классификация ОРД

2. Распорядительные документы

3. Стадии подготовки распорядительных документов

4. Организационные документы

1. Классификация ОРД

Унифицированная система ОРД включает около 30 видов документов, которые можно разделить следующим образом:

1. Организационные - положения, уставы, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатное расписание.

2. Распорядительные - постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.

3. Справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, заключения, письма, представления, протоколы, справки, телефонограммы, телеграммы и т.д.

4. Документы по личному составу - заявления, приказы по личному составу, характеристики, справки, личные карточки.

В составе ОРД также учитывают предложения, заявления, жалобы граждан.

Требования и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

2. Распорядительные документы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (например, Постановление Правительства РФ «О государственных нормативных требованиях по охране труда в РФ». Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый местными органами государственной власти и государственного управления, оформляющий результаты деятельности коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных и др. советов и т.д. Например, Решение Законодательного собрания Ростовской области «О выборах в представительные органы местного самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ – документ, издаваемый по указанию председателя коллегиального органа или самостоятельно в пределах предоставленных ему прав по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения делятся на:

1) распоряжения общего, длительного действия ;

2) распоряжения разового (единовременного) случая , касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителями органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие отдельные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Издается в следующих случаях:

по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

по вопросам утверждения положений, инструкций, правил;

по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия;

по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

3. Стадии подготовки распорядительных документов

1. Изучение существа вопроса.

1.1. Определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

1.2. Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса (для этого используются информационно-справочные документы - отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка).

2. Подготовка проекта документа - проводится одним или несколькими структурными подразделениями или отдельным должностным лицом.

3. Согласование документа .

4. Подписание документа .

Текст распорядительного документа состоит из 2-х частей:

констатирующая - введение в существо рассматриваемого вопроса (могут быть перечислены факты, события, дана оценка; иногда приводят пересказ акта вышестоящего органа - указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок, номер и дата). Эта часть необязательна в ряде случаев;

распорядительная - излагается в повелительной форме (постановляет, решает, приказываю, предлагаю и т.д.)

В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительного документа самостоятельно не оформляется.

Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителями. Постановления и решения имеют 2 подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

4. Организационные документы

УСТАВ – это юридический акт, которым оформляется образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после его утверждения подлежит обязательной регистрации в органах; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность (например, Ветеринарный устав, Дисциплинарный устав).

Текст устава структурно разбивается на разделы:

общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);

регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

отчетность и ревизионная деятельность;

порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о ГАИ), структурного подразделения.

Положения разрабатываются индивидуальные и типовые:

индивидуальные – о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-технических или управленческих подразделениях, включенных в утвержденную схему организационной структуры управления предприятием;

типовые – о цехах основного производства, о структурных подразделениях.

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях).

Положения утверждаются в установленном порядке. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Например, «Должностная инструкция инспектора по контролю».

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц);

должностные инструкции, которые регламентируют деятельность одного должностного лица, принимающего участие в осуществлении одного или нескольких процессов.

Начинается инструкция разделом «Общая часть», где формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная инструкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания.

За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса. При этом по каждому этапу (операции) указывается:

что необходимо сделать (т.е. содержание работы);

кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);

срок выполнения работы;

какой документ при этом используется (с указанием количества экземпляров).

При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в выполнении работ.

Текст инструкции носит указующий характер с четкими формулировками типа «должен», «следует», «необходимо» и т.д.; излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной .

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиальных органов и приглашенных располагают в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми.

Основная часть протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» - отдельно по каждому вопросу повестки дня.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу.

Датой протокола является дата проведения заседания, а не дата оформления или подписания протокола.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы бывают:

краткой формы - указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;

сокращенной формы - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок доклада. Пункт повестки дня подчеркивается и под чертой печатают ФИО докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

ЛЕКЦИЯ 4.

«ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

1. Документация по личному составу

2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле

3. Доверенности, расписки

4. Трудовые книжки

1. Документация по личному составу

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу .

К таким документам относятся:

приказы по личному составу;

заявления;

характеристики;

трудовые книжки;

личные карточки;

все документы, входящие в состав личного дела.

Документация по личному составу ведется с момента поступления трудящихся на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования.

В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления . Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации и рекомендована для использования на всех уровнях управления.

В состав подсистемы входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.

В учреждениях, где отсутствует отдел кадров, все операции, связанные с приемом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление , в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт .

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом на бумаге формата А4.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

адресат (кому адресуется заявление);

заявитель (ФИО указывается полностью);

место проживания заявителя;

наименование вида документа (заявление);

подпись заявителя;
дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы типа «весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее Вам признателен» и т.п.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу . В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействий к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении и т.д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа.

Основным документом по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих (заполняется после издания приказа о приеме на работу конкретного гражданина). Форма карточки типовая (форма Т2), все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, гражданство, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

Трудовой контракт – это договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй – у работника.

Реквизиты трудового контракта:

наименование вида документа;

регистрационный номер документа;

место составления;

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

число, месяц и год рождения, место рождения;

сведения о родителях (ФИО, место работы);

образование и специальность по образованию;

вид трудовой деятельности;

последнее место работы и должность;

награды и поощрения;

участие в общественной жизни;

семейное положение и состав семьи;

домашний адрес и телефон;

12 личную подпись.

В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме, которое является визитной карточкой работника. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.д.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт – образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (обычно в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемая должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и т.п.).

2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле

На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело .

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела являются важным источником для изучения деятельности учреждений, организаций и предприятий.

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме на работу, направление или представление;

3) анкета или личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании;

6) выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

7) дополнение к личному листку по учету кадров;

8) дополнение к личному делу по учету поощрений;

9) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного характера группируются отдельно от личных дел. Не помещаются в личное дело также выписки из приказов о наложении взысканий, о поощрениях, об изменении фамилии в связи с тем, что эти записи делают в дополнение к личному листку по учету кадров и в дополнение к личному делу по учету поощрений.

Личные листки по учету кадров , помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй – данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, награждениях и др. сведения.

При формировании личных дел учреждению разрешается изготовлять копии необходимых документов. Снимать копию можно только с подлинника. В нотариальных конторах имеются бланки для снятия копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан.

3. Доверенности, расписки

К документам по личному составу относят и такие документы личного характера, как доверенность и расписка .

Доверенность - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.

Доверенности оформляются на трафаретных бланках, подразделяются на официальные и личные .

Реквизиты официальной доверенности:

название вида документа;

полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

дата выдачи доверенности;

срок действия доверенности;
должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности;
серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности, и документ, являющийся основанием;
перечень и количество товароматериальных ценностей;
образцы подписи получателя доверенности;
подписи руководителя организации и главного бухгалтера;
печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности:

название вида документа;

ФИО лица, выдавшего доверенность;

ФИО лица, которому выдана доверенность;

наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

подпись лица, выдавшего доверенность;

дата выдачи доверенности;

должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

дата удостоверения подписи;

Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. В противном случае этот документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.

Расписка - письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:

наименование документа;

должность, ФИО лица, дающего расписку;

сумму денег или наименование материальных ценностей;

Полученную сумму в расписке указывают цифрами, а в скобках - прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток . Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

4. Трудовые книжки

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.

Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то трудовая книжка заводится впервые (не позднее недельного срока начала его работы); если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится только один раз . Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемые правонарушения.

Трудовая книжка выдается работнику при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В том случае, если работник предварительно решает вопрос о переходе на другую работу, а также при оформлении на работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка из его трудовой книжки (заверяется подписями руководителя, начальника отдела кадров и гербовой печатью учреждения).

Все записи в трудовой книжке следует производить в строгом соответствии с формулировками приказов по личному составу, на основании которых записи вносятся. В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений . Если все же возникает необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью.

В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);

сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение).

В трудовую книжку вносятся также сведения о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания в трудовые книжки не записываются .

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначении, перемещении, увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.

В том случае, если трудовая книжка (особенно раздел «Сведения о работе») заполнена, выдается вкладыш, в котором продолжается ведение записей. На самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия ______ № ________».

При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

ЛЕКЦИЯ 5.

«Служебная переписка»

1. Введение

2. Правила оформления служебных писем

3. Некоторые виды писем

4. Разновидности служебных писем

1. Введение

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).