В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

• фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
• место жительства (при переезде или смене регистрации);
• сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
• паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

• Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
• Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
• Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания	Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);	Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства	Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление; копия документа об образовании	Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление; копия паспорта с новыми данными	Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Приложение 3

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Татьяна Скоробогатова, Москва

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных. Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование. Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

В частности, прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона " " от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Несмотря на это, ни ТК РФ, ни Федеральный закон N 152-ФЗ не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных. В законодательстве практически отсутствуют механизмы, позволяющие обеспечить реализацию принципа достоверности персональных данных и их достаточности. Работодатель не наделен полномочиями, позволяющими ему своевременно и в полном объеме получать достоверные данные у работника - субъекта персональных данных.

В пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, ст. 22 ).

Поэтому права и обязанности работников и работодателей в области защиты и обработки персональных данных могут быть установлены в положении о защите персональных данных или ином документе, регулирующем взаимоотношения сторон трудового договора в этой области. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с этими документами (п. 8 ст. 86 ТК РФ), которые в силу ст. 21 ТК РФ являются для работников обязательными. Обращаем внимание, что эти документы не могут ограничивать гарантии работников, ухудшить их положение по сравнению с установленным ТК РФ, Федеральным законом N 152-ФЗ, коллективными договорами и соглашениями.

Тем не менее, даже если в организации не принят локальный нормативный акт, обязывающий работника своевременно и в полном объеме предоставлять информацию об изменении его персональных данных, это не лишает работодателя возможности обратиться к работнику с соответствующей просьбой о том, чтобы работник либо подтвердил верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представил информацию об их изменении.

Отметим, что в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Российской Федерации" разъяснено, что в отношениях между работником и работодателем должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе и со стороны самих работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, либо того обстоятельства, что он является членом профессионального союза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа первичной профсоюзной организации, выборного коллегиального органа профсоюзной организации структурного подразделения организации (не ниже цехового и приравненного к нему), не освобожденным от основной работы, когда решение вопроса об увольнении должно производиться с соблюдением процедуры учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо соответственно с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа. Работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Полагаем, что подход суда, примененный в отношении споров о восстановлении на работе, может быть использован и в других ситуациях, когда работник намеренно злоупотребляет правом. Поэтому, даже если в организации не принято положение о защите персональных данных, иного документа, возлагающего на работника обязанность предоставлять сведения об изменении персональных данных работодателю, работник все равно не вправе отказывать работодателю в предоставлении соответствующей информации.

Следовательно, действующее законодательство не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных, если иное не установлено в локальных нормативных актах работодателя, например, в положении о защите персональных данных. Тем не менее, работодатель может обратиться к работнику с просьбой подтвердить верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представить информацию об их изменении.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Виктория Павленко, Артем Барсегян

Обязан ли работодатель издавать приказ по предприятию в случае изменения у работника личных данных (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства)?Или же достаточно просто внести необходимые изменения на основании предоставленных документов, без заявления (с просьбой об изменении) работника и приказа по предприятию?

Ответ

Ответ на вопрос:

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ".

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

У вас не останется вопросов о приказе о награждении почетной грамотой после прочтения статьи по ссылке.

В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа» , именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича , действующего на основании устава , с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна , именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012 ».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

При изменении фамилии:

Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно , сначала работница должна внести изменения в нег- получить новый паспорт.

После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке , об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить?

В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем?

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор.

Основания для изменения личных данных работника

Действие	Дата начала действия изменений	Подтверждающий документ	Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения
Заключение брака	День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ)	Свидетельство о заключении брака
Расторжение брака	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ)	Свидетельство о расторжении брака	Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Перемена имени	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу	Свидетельство о перемене имени	Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет)

Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью работодателя* (образец ниже).

Личная карточка (форма № Т-2). При изменении сведений о работнике в его личной карточке данные заверяются подписью работника кадровой службы**. Не забудьте указать дату внесения изменений (образец ниже).

Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец).

* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

1. Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
2. Формы документов:

1. Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ЗАО «ПФ
"Мастер"»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано _______________________________ «___»_____________________________________________) изменить в преамбуле трудового договора
фамилию «Иванова» на «Зайцева».

2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «фамилию работника «Иванова « на «Зайцева».

3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для
исполнения сторонами.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному
экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Оба
экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) В.Н. Зайцева
25.08.2010

3. Правовая база:

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате"

(утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

(ред. от 05.04.2013)

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

(ред. от 23.07.2013)

"О бухгалтерском учете"

Статья 9. Первичные учетные документы

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации , иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону.

Смена фамилии.

Как внести изменения в трудовой договор?

Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя , как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур , но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:

• подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
• паспорт по новым данным;
• заявление;
• заявление АДВ-2.

Заявление адресуется руководителю предприятия , далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление : Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись . Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой , кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека.

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы , ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента , они или зависнут, или будут возвращены обратно.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.

Изменение фамилии в трудовой книжке.

Издание специального приказа

Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.

Приказ это обычный, произвольной формы , готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.

Важно! Необходимо правильно определиться с датой приказа. Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение.

Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.

Подготовка дополнительного соглашения

Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.

Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы , и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.

Смена фамилии.

В жизни работников происходят различные события — заключение или расторжение брака, рождение детей, смена места жительства и пр. Результатом, как правило, является смена фамилии, места регистрации, изменение данных документа, удостоверяющего личность. В таких случаях перед кадровиком встает вопрос: в какие документы вносить изменения и как? Об этом расскажем ниже.

Персональные данные

Итак, изменились персональные данные работника. Статья 85 ТК РФ относит к ним информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» разъяснил, что относится к таким данным. Исходя из п. 1 ст. 3 к ним можно отнести:

— фамилию, имя, отчество;

— пол, возраст;

— место жительства;

— семейное положение, наличие детей, родственные связи;

— образование, квалификацию, профессиональную подготовку и сведения о повышении квалификации;

— состояние здоровья;

— привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);

— деловые, иные личные качества, которые могут способствовать идентификации человека.

Напомним, что в силу гл. 14 ТК РФ работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных.

Во-первых…

У работника изменились какие-либо учетные данные? Ему необходимо уведомить кадровое подразделение об этом. Как? Написать заявление в произвольной форме. Можно заранее заготовить бланки, в специально отведенные графы которых работники будут вписывать изменившиеся данные.

Во-вторых…

На основании такого заявления составляется (в произвольной форме) приказ о внесении изменений в учетные документы и обязательно регистрируется в журнале. С этим документом нужно ознакомить работника, чьи документы требуют изменений, а также бухгалтерию.

В-третьих…

На основании приказа следует внести изменения:

1. В личную карточку (форма Т-2). Правил исправления сведений в данном документе нет, поэтому поступим так: одной чертой зачеркнем прежнюю фамилию и сверху впишем новую. Исправление нужно заверить подписью кадрового работника и поставить дату. Возникает вопрос: где указывать наименование документа, на основании которого изменяется фамилия? Полагаем, что не будет ошибкой указать его реквизиты в разделе Х личной карточки.

Возможно, придется изменять и другие пункты раздела I личной карточки:

— п. 6 «Образование» — если было заполнено, то через запятую добавляем новую запись, а ниже вписываем наименование учебного заведения и реквизиты документа, подтверждающего получение соответствующего уровня образования (например, диплома, аттестата);

— п. 10 «Состав семьи» можем дополнить новыми сведениями или вычеркнуть некоторые записи;

— сведения в п. 11 «Паспорт» также иногда изменяются, однако в форме личной карточки мало места для внесения новых данных, поэтому можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные;

— п. 12 «Адрес места жительства» — зачеркиваем старый адрес и вписываем новый.

2. В трудовую книжку (форма бланка утверждена Постановлением N 225). Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, порядок внесения изменений в нее строго регламентирован, в частности, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Обратите внимание! В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Измениться могут не только Ф. И.О., но и, например, сведения об образовании, профессии или квалификации. Если происходит их изменение, запись на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. По аналогии с изменением ФИО иногда кадровики делают ссылку на дипломы и иные документы, удостоверяющие получение новой специальности, профессии и образования, на внутренней стороне обложки, хотя нормативными актами это не предусмотрено и не является обязательным требованием.

3. В документы по воинскому учету. На основании Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организации, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ, работодатель или лицо, ответственное за ведение воинского учета в компании, обязаны сообщать в военкомат не только сведения о приеме или увольнении военнообязанных граждан. В их обязанность также входит сообщать об изменении:

— семейного положения;

— образования;

— структурного подразделения и должности;

— места жительства (места пребывания).

Итак, необходимо заполнить и вручить работнику листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме согласно приложению 1 приложения 13 к Методическим рекомендациям под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним.

Если работник не сообщил в военный комиссариат изменившиеся сведения (не представил работодателю корешок листка сообщений с отметкой военного комиссариата), то лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, должно направить в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан сведения по форме согласно приложению 2 приложения 13 к Методическим рекомендациям. Приведем образец бланка на стр. 43.

Сведения

Об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете

4. В свидетельство государственного пенсионного страхования. На основании п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Поэтому сотрудник кадровой службы в двухнедельный срок со дня получения от работника такого заявления должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов. Формы заявления (АДВ-2) и описи (АДВ-6) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

Пенсионный фонд в месячный срок после получения заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене страхового свидетельства или об отказе в обмене.

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства с измененными данными выдает его работнику, который должен проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении свидетельства.

Если возможности выдать страховое свидетельство нет (работник в длительной (свыше одного месяца) командировке, болеет и пр.), правильность сведений в этом документе проверяет сотрудник кадровой службы и расписывается за работника в сопроводительной ведомости. Напомним, что ее необходимо вернуть в территориальный орган ПФР в течение месяца после получения свидетельства.

5. В полис обязательного медицинского страхования. Пунктом 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и Правилами обязательного медицинского страхования установлено, что работник обязан уведомить страховую медицинскую организацию об изменении своих фамилии, имени, отчества, места жительства в течение одного месяца со дня, когда эти изменения произошли. Если у работника изменился адрес места жительства, он также в течение одного месяца должен выбрать новую страховую медицинскую организацию, если по новому месту жительства отсутствует медицинская организация, в которой ранее был застрахован гражданин.

Поэтому если компания не является представителем работника в фонде ОМС, тот должен сам явиться в страховую медицинскую организацию и оформить новый полис, представив документ, подтверждающий необходимость внесения изменений.

Работник, у которого изменились персональные данные, — руководитель

В таком случае кадровому сотруднику придется провести дополнительную работу. Так, если руководитель является одновременно учредителем юридического лица, кадровик совместно с юристом компании должны внести изменения в учредительные документы и устав.

Поскольку в единых государственных реестрах содержится информация о руководителе юридического лица, лице, имеющем право без доверенности действовать от имени компании, об индивидуальном предпринимателе, при изменении персональных данных таких лиц необходимо уведомлять налоговый орган.

Ранее на основании п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» юридическое лицо при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве, месте жительства и паспортных данных руководителя юридического лица было обязано в течение трех рабочих дней с момента изменения указанных сведений сообщить об этом в регистрирующий (налоговый) орган. Теперь, в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», с 1 июля 2011 года делать это не нужно. Данная обязанность возложена на органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России, либо регистрацию физических лиц по месту жительства: они должны передать изменившиеся сведения в электронной форме не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи соответствующего документа либо регистрации указанных лиц по месту жительства.