Фото Право.Ru

Верховный Суд РФ встал на сторону милиционера, которому руководство не дало ознакомиться с его личным делом. Оно, как и нижестоящий суд, отклонивший жалобу Николая Жарикова, апеллировали к приказу МВД, который объявил личные дела секретной информацией и потому "не подлежащими предоставлению сотрудникам для ознакомления". ВС с такой позицией не согласился, указав на "приоритет прав и свобод человека и гражданина".

В декабре 2010 года УВД по Камчатскому краю направило своего сотрудника Николая Жарикова на внеплановое психофизиологическое обследование, тот захотел ознакомиться с его результатами и личным делом, но ему отказали. После этого Жариков обратился в суд, и Камчатский краевой суд частично удовлетворил его заявление. Отказ в ознакомлении с результатами обследования был признан незаконным, однако решение руководства УВД отклонить рапорт Жарикова о доступе к материалам личного дела суд счел правомерным.

Кассационные жалобы в Верховный Суд подали обе стороны: истец добивался полного удовлетворения своего иска, УВД - полной отмены.

Верховный Суд, разбирая правовые основы, на основании которых должен быть разрешен этот спор, прежде всего, указал, что право гражданина знакомиться с медицинской документацией о состоянии его здоровья зафиксировано в ст. 31 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 года - в этой части суд высшей инстанции согласился с краевым. Что касается отказа в выдаче личного дела, признанного Камчатским крайсудом законным, то ВС посчитал, что этот вопрос регулируется п.4 Правил оформления и ведения личных дел рядового и начальствующего состава ОВД, где прописана обязанность ознакомления личного состава с их послужными списками не реже чем раз в пять лет, а "какого-либо запрета на ознакомление сотрудников МВД с их личными делами [этими] правилами не установлено". Довод о том, что согласно приказу МВД РФ от 25 августа 2007 года №750 материалы личного дела являются секретными сведениями и "не подлежат предоставлению сотрудникам ОВД для ознакомления", к которому прибег суд первой инстанции, признан ВС "не соответствующим требованиям действующего федерального закона".

Более того, суд отметил, что "отнесение тех или иных сведений к государственной тайне само по себе не может исключать права лиц, чьи законные интересы непосредственно затронуты отнесенной к охраняемой законом тайне информацией, на ознакомление с ней". "Приоритет прав и свобод человека и гражданина" коллегия ВС назвала "основным принципом построения и функционирования системы государственной службы", а также обратила внимание на то, что вступивший с 1 марта 2011 года в силу закон "О полиции" предоставляет право сотруднику полиции знакомиться с материалами его личного дела. А то, что описываемые события происходили в июле 2010 года, когда еще не было закона, который бы прямо предусматривал право сотрудников органов внутренних дел на ознакомление с личным делом, по мнению ВС, ничего не значит: "не может само по себе свидетельствовать об установлении запрета на такое ознакомление".

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

• Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
• В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
• Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
• Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
• Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр ;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных делна сохранность документации;
• в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. .

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

личному делу присваивается учетный номер;

производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 2).

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности .

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи .

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника .

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел .

ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

вносить в личное дело новые записи;

извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи . При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел , должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками» .

Регистрационный N 32562

В соответствии с частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" 1 - приказываю:

1. Утвердить:

1.1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (приложение N 1).

1.2. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).

2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.

3. Руководителям (начальникам) главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Герасимова.

Министр генерал-полковник полиции В. Колокольцев

________________________________

1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165.

Приложение N 1 к приказу

Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных 1 сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации 2 и ведению его личного дела.

2. В органах внутренних дел Российской Федерации 3 ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников 4 .

3. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" и другими федеральными законами 5 .

II. Порядок централизованного учета персональных данных сотрудника

4. Централизованный учет персональных данных сотрудника 6 осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел 7 .

5. Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

6. В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется. Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении указанных сотрудников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

7. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).

8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:

8.1. Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику.

8.2. Централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников органа, организации, подразделения МВД России.

9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органов внутренних дел.

11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

12. Документами учета сотрудника являются:

12.1. Алфавитная карточка (приложение N 1 к настоящему Положению).

12.2. Служебная карточка (приложение N 2 к настоящему Положению).

12.3. Штатно-должностная книга (приложение N3 к настоящему Положению).

12.4. Карточка пономерного учета (приложение N4 к настоящему Положению).

12.5. Карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (приложение N 5 к настоящему Положению).

12.6. Карточка сотрудника, награжденного государственными наградами Российской Федерации (приложение N 6 к настоящему Положению).

13. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

14. Сведения о персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России.

15. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России, а в случае их отсутствия - на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД России.

III. Порядок ведения личного дела сотрудника

16. Личное дело сотрудника 8 является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

17. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну 9 .

18. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

19. Ведение личных дел осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению (личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации и Федеральной миграционной службе, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации 10).

20. Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение N 8 к настоящему Положению). Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

21. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.

22. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.

23. При наличии на хранении более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (приложение N 9 к настоящему Положению).

24. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:

24.1. В первой части: послужной список (приложение N 10 к настоящему Положению), документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка (приложение N 11 к настоящему Положению). В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

24.2. Во второй части:

24.2.1. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений.

24.2.2. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.

24.2.3. Договор о полной материальной ответственности (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

24.2.4. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение МВД России, органа, организации, подразделения МВД России, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.

24.2.5. Представления к присвоению специальных званий.

24.2.6. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград.

24.2.7. Мотивированный отзыв и аттестационный лист.

24.2.8. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

24.3. В третьей части:

24.3.1. Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел (на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России).

24.3.2. Личное поручительство (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

24.3.3. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.

24.3.4. Решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в органы внутренних дел.

24.3.5. Собственноручно заполненная и подписанная анкета.

24.3.6. Собственноручно написанная автобиография.

24.3.7. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу (кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела).

24.3.8. Заключение военно-врачебной комиссии.

24.3.9. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги.

24.3.10. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и (или) о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

24.3.11. Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

24.3.12. Расписка в получении трудовой книжки и документов воинского учета (при увольнении со службы в органах внутренних дел).

24.4. В четвертой части: архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел, документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, заключений по результатам служебных проверок, удостоверений к государственным и ведомственным наградам.

24.5. В пятой части: материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности.

24.6. В шестой части: сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме, установленной законодательством Российской Федерации.

25. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

26. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

27. Не допускается внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой.

28. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

29. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет 11 , а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел.

30. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

30.1. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов и слушателей). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений.

30.2. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в Вооруженных Силах Российской Федерации, во внутренних войсках МВД России, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

30.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы.

30.4. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.

30.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях.

30.6. Наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа внутренних дел, издавшего его.

30.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

30.8. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.

30.9. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД России, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.

30.10. В разделе 19 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

31. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России.

32. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору, и (или) документы воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

33. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.

34. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

35. Хранящиеся в папках документы четвертой, пятой и шестой частей личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

36. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела, с отметкой в соответствующей книге учета.

37. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

38. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.

39. Отметки о наличии в личном деле материалов проведенных проверочных мероприятий, результатов психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключения о профессиональной психологической пригодности, архивных материалов, справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

40. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России.

41. При назначении сотрудников, ранее проходивших службу в органах, организациях, подразделениях МВД России на должностях штатных негласных сотрудников, в порядке перевода, на должности, не относящиеся к данной категории, документы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности, превышающий гриф "секретно", подлежат рассекречиванию либо изъятию в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 12 . Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, разрешившего изъятие документа. Изъятые из личных дел документы хранятся в органе, организации, подразделении МВД России, осуществившем изъятие, в отдельном номенклатурном деле со сроком хранения, равным сроку хранения личного дела.

42. До приобщения к личному делу сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами:

42.1. Приказами (копиями или выписками из приказов), отражающими прохождение службы в органах внутренних дел.

42.2. Документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

42.3. Мотивированным отзывом и аттестационным листом.

42.4. Заключением по результатам служебной проверки.

43. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение органа, организации, подразделения МВД России с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.

44. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (приложение N 12 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.

45. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в 10-дневный срок со дня получения запроса.

46. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 1 месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

47. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

48. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа о назначении на должность. В инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело.

49. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).

50. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД России.

51. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.

52. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

_________________________________________

1 Согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52, ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, ст. 4196; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30, ст. 4038) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

4 Часть 1 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165).

5 Часть 6 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

9 Часть 5 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

10 Указ Президента Российской Федерации от 7 июня 2013 г. N 547 "О порядке прикомандирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям и обеспечения их денежным довольствием".

11 За исключением штатных негласных сотрудников.

23. Личное дело сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации является основной формой учета ПДн сотрудника.

24. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией

25. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями, На граждан, до принятия решения о назначении их на должность в органах внутренних дел оформляются и ведутся материалы проверки граждан, поступающих на службу в органы внутренних дел

28. Личное дело является основным документом,

32. Личное дело состоит из шести частей,

41. Документы, находящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи

42. Оформление и выверка сведений, содержащихся в личном деле возлагается на лиц, занимающихся вопросами подбора и расстановки кадров.

43. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, запрещаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях

44. Учет и хранение личных дел организуются кадровым подразделением. Личные.

45. Учет личных дел производится по инвентарной книге

2. Зачисление навечно в Реестр направлено на увековечение памяти сотрудников, погибших при исполнении служебных обязанностей.

3. Навечно в Реестр зачисляются погибшие при исполнении служебных обязанностей, умершие от ран, контузий, увечий или заболеваний, полученных при выполнении служебных задач в результате действий по защите жизни, здоровья, прав и свобод граждан, собственности, интересов общества и государства от преступных или иных противоправных посягательств, либо при ликвидации чрезвычайных ситуаций, сотрудники, удостоенные звания Героя Российской Федерации или награжденные за проявленное мужество и отвагу орденами Российской Федерации.

4. Зачисление навечно в Реестр производится приказом МВД России за подписью Министра внутренних дел Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности.

5. Представления о зачислении сотрудников навечно в Реестр вносятся начальниками подразделений центрального аппарата МВД России,

6. К представлению прилагаются:

6.1. Документы, содержащие описание подвигов (заслуг), совершенных сотрудником

6.2. Копии указов Президента Российской Федерации о присвоении сотруднику звания Героя Российской Федерации или награждении орденом (орденами) Российской Федерации.

7. Представление о зачислении сотрудника навечно в Реестр

8. В названии приказа МВД России указывается: «О зачислении навечно в Реестр сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации».

9. Текст приказа МВД России должен содержать указание на проявленные сотрудником при выполнении служебных обязанностей личное мужество, отвагу и самоотверженность и начинаться с формулировки о зачислении его навечно в Реестр.

11. Фамилии сотрудников, зачисляемых навечно в Реестр, располагаются в тексте приказа в алфавитном порядке.

12. Представление о зачислении сотрудника навечно в Реестр с копией приказа передаются для хранения в музейные учреждения органов внутренних дел Российской Федерации.

13. По месту службы лиц, зачисленных навечно в Реестр, оформляются мемориальные стенды с их портретами, описанием подвигов (заслуг), основных этапов жизни и деятельности.

Сотрудник назначается на должность
Основанием для издания приказа о назначении на должность является:
3.1.В отношении сотрудника - рапорт сотрудника и представление к назначению на должность
В рапорте сотрудником указывается, что он ознакомлен с должностным регламентом, основными условиями службы в органах внутренних дел, установленным порядком исчисления и выплаты денежного довольствия, режимом служебного времени и отдыха.
5.Представление оформляется подразделением центрального аппарата МВД России,
6.К представлению прилагаются:
6.1Рапорт сотрудника на имя Министра внутренних дел Российской Федерации или соответствующего руководителя
6.2. Аттестационный лист сотрудника с рекомендациями аттестационной комиссии, за исключением сотрудников:
Назначаемых на равнозначную должность.
Назначаемых на вышестоящую должность в органах внутренних дел из кадрового резерва.
Заключение военно-врачебной комиссии

Прекращение (расторжение) контракта и увольнение сотрудника со службы в органах внутренних дел производится по основаниям, предусмотренным статьей 82 Федерального закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
При принятии решения об увольнении сотрудника кадровое подразделение органа внутренних дел, в котором сотрудник проходит службу, с участием прямого руководителя (начальника) сотрудника готовит представление к увольнению из органов внутренних дел Российской Федерации<1>
Представление к увольнению согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) сотрудника, увольняемого со службы в органах внутренних дел, и доводится до сведения сотрудника под расписку.
К представлению к увольнению прилагаются документы, послужившие основанием к увольнению сотрудника:
Рапорт сотрудника или Рапорт непосредственного руководителя (начальника) или Рапорт сотрудника и непосредственного руководителя (начальника)
Аттестационный лист – при увольнении по основанию, установленному пунктом 5 части 2 статьи 82 Федерального закона
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Заключение ВВК и рапорт сотрудника или непосредственного руководителя (начальника)
Иные документы, предусмотренные действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России.
35. Представление к увольнению и другие необходимые документы для увольнения направляются Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителю Министра, начальнику подразделения центрального аппарата МВД России, руководителю (начальнику) территориального органа, организации и подразделения МВД России, структурного подразделения в следующие сроки:
IV.Порядок оформления документов, связанных с прекращением или расторжением контракта, увольнением со службы в Органах внутренних дел и исключением из реестра сотрудников
42.Прекращение (расторжение) контракта и увольнение со службы в органах внутренних дел оформляется приказом.
43.Приказ о прекращении (расторжении) контракта и увольнении сотрудника со службы из органов внутренних дел должен содержать:
43.1.Ссылку на пункт части 1, 2 или 3 статьи 82 Федерального закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации Перечень пособий и других денежных выплат в связи с увольнением со службы в органах внутренних дел, в том числе денежная компенсация за неиспользованный отпуск, положенный сотруднику.
Стаж службы
Сведения о необходимости взыскания в пользу МВД России стоимости выданных сотруднику предметов вещевого имущества личного пользования с учетом сроков носки.
Сведения о необходимости возмещения МВД России затрат на его обучение.
Документы, являющиеся основаниями для издания приказа об увольнении сотрудника.