Во исполнение статьи 14 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации":
1. Утвердить Положение о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы согласно приложению к настоящему указу.
2. Установить, что руководители государственных органов города Москвы определяют лиц, ответственных за ведение, учет и хранение личных дел государственных гражданских служащих города Москвы, а также уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих города Москвы и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты персональных данных и порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы.
3. Контроль за выполнением настоящего указа возложить на заместителя Мэра Москвы в - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы Ракову А.В.
Мэр Москвы
С.С. Собянин
Приложение
к указу Мэра Москвы
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
ГОРОДА МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящим Положением определяется порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственных гражданских служащих города Москвы (далее - гражданский служащий), а также порядок ведения и хранения личных дел гражданских служащих.
1.2. Личные дела гражданских служащих ведутся кадровой службой государственного органа города Москвы (далее - государственный орган) в соответствии с требованиями законодательства о государственной гражданской службе, Регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП, и настоящим Положением.
1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
1.4. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается.
2. Кадровая работа по ведению личных дел
гражданских служащих
2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:
2.1.1. Приобщение документов, указанных в пунктах 4.1-4.4 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих.
2.1.2. Обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих, конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих.
2.1.3. Ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными правовыми актами города Москвы.
3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих
3.1. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу города Москвы (далее - гражданская служба) формируется после издания правового акта государственного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность гражданской службы и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.
3.2. Личные дела гражданского служащего подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих города Москвы в государственном органе (далее - книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы государственного органа.
3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.
3.4. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер.
4. Документы, включаемые в личное дело
гражданского служащего
4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
4.2. При первоначальном формировании личного дела в него включаются следующие документы:
4.2.1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы.
4.2.2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.
4.2.3. Дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров государственного гражданского служащего города Москвы по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.
4.2.4. Копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
4.2.5. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (возлагается на гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы, предусмотренной перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).
4.2.6. Справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданином Российской Федерации сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и других сведений, представляемых при поступлении на государственную гражданскую службу, если такая проверка проводилась.
4.2.7. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
4.2.8. Документы о прохождении гражданином Российской Федерации конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, если он назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса, либо выписка из протокола заседания Конкурсной комиссии о включении в резерв.
4.2.9. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
4.2.10. Копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданина Российской Федерации.
4.2.11. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы.
4.2.12. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
4.2.13. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.
4.2.14. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданина Российской Федерации.
4.2.15. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования гражданина Российской Федерации.
4.2.16. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.
4.3. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке:
4.3.1. Копии решений о награждении гражданских служащих государственными наградами, наградами города Москвы, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий.
4.3.2. Ежегодно предоставленные сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (для замещающих должности гражданской службы, предусмотренные перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).
4.3.3. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
4.3.4. Экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы.
4.3.5. Копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы города Москвы.
4.3.6. Письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.
4.3.8. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.
4.3.9. Экземпляр служебного контракта гражданского служащего, экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт.
4.3.10. Экземпляр должностного регламента по замещаемой должности.
4.3.11. Копии актов о поощрении гражданского служащего, а также наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
4.3.12. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы.
4.3.13. Письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении.
4.3.14. Письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении в порядке перевода.
4.3.15. Копия акта государственного органа об освобождении государственного служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта (или его приостановлении) и увольнении с гражданской службы.
4.3.16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.
4.3.17. Копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе.
4.3.18. Лист ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.
4.4. К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.
5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело
гражданского служащего
5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных настоящим Положением.
5.2. Выписка из правового акта государственного органа приобщается к личному делу гражданского служащего в случае значительного объема этого документа.
Выписка из правового акта государственного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).
5.3. Оформленные и удостоверенные копии и выписки из правовых актов государственных органов и иных документов включаются в личное дело гражданского служащего.
5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение и хранение личных дел, и печатью государственного органа.
5.5. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.
5.6. Работник, ответственный за ведение личных дел гражданских служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадровой службы государственного органа.
5.7. Изменения персональных данных гражданского служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.
Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них.
6. Порядок хранения личных дел гражданских служащих
6.1. Личные дела гражданских служащих хранятся в кадровой службе в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.
6.2. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
6.3. Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, хранятся в кадровой службе государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив.
7. Порядок ознакомления с личным делом
гражданского служащего
7.1. Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится кадровой службой государственного органа не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе.
7.2. Факт ознакомления с личным делом гражданского служащего удостоверяется личной подписью гражданского служащего в листе ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению с указанием даты ознакомления.
7.3. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.
8. Порядок передачи личных дел гражданских служащих
8.1. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.
8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность города Москвы или других субъектов Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.
8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа в соответствии с пунктом 6.3 настоящего Положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.
8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.
8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.
8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными нормативными правовыми актами города Москвы личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном пунктом 8.6 настоящего Положения.
Фото Право.Ru
Верховный Суд РФ встал на сторону милиционера, которому руководство не дало ознакомиться с его личным делом. Оно, как и нижестоящий суд, отклонивший жалобу Николая Жарикова, апеллировали к приказу МВД, который объявил личные дела секретной информацией и потому "не подлежащими предоставлению сотрудникам для ознакомления". ВС с такой позицией не согласился, указав на "приоритет прав и свобод человека и гражданина".
В декабре 2010 года УВД по Камчатскому краю направило своего сотрудника Николая Жарикова на внеплановое психофизиологическое обследование, тот захотел ознакомиться с его результатами и личным делом, но ему отказали. После этого Жариков обратился в суд, и Камчатский краевой суд частично удовлетворил его заявление. Отказ в ознакомлении с результатами обследования был признан незаконным, однако решение руководства УВД отклонить рапорт Жарикова о доступе к материалам личного дела суд счел правомерным.
Кассационные жалобы в Верховный Суд подали обе стороны: истец добивался полного удовлетворения своего иска, УВД - полной отмены.
Верховный Суд, разбирая правовые основы, на основании которых должен быть разрешен этот спор, прежде всего, указал, что право гражданина знакомиться с медицинской документацией о состоянии его здоровья зафиксировано в ст. 31 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 года - в этой части суд высшей инстанции согласился с краевым. Что касается отказа в выдаче личного дела, признанного Камчатским крайсудом законным, то ВС посчитал, что этот вопрос регулируется п.4 Правил оформления и ведения личных дел рядового и начальствующего состава ОВД, где прописана обязанность ознакомления личного состава с их послужными списками не реже чем раз в пять лет, а "какого-либо запрета на ознакомление сотрудников МВД с их личными делами [этими] правилами не установлено". Довод о том, что согласно приказу МВД РФ от 25 августа 2007 года №750 материалы личного дела являются секретными сведениями и "не подлежат предоставлению сотрудникам ОВД для ознакомления", к которому прибег суд первой инстанции, признан ВС "не соответствующим требованиям действующего федерального закона".
Более того, суд отметил, что "отнесение тех или иных сведений к государственной тайне само по себе не может исключать права лиц, чьи законные интересы непосредственно затронуты отнесенной к охраняемой законом тайне информацией, на ознакомление с ней". "Приоритет прав и свобод человека и гражданина" коллегия ВС назвала "основным принципом построения и функционирования системы государственной службы", а также обратила внимание на то, что вступивший с 1 марта 2011 года в силу закон "О полиции" предоставляет право сотруднику полиции знакомиться с материалами его личного дела. А то, что описываемые события происходили в июле 2010 года, когда еще не было закона, который бы прямо предусматривал право сотрудников органов внутренних дел на ознакомление с личным делом, по мнению ВС, ничего не значит: "не может само по себе свидетельствовать об установлении запрета на такое ознакомление".
Е.А. Виноградова, Л.Д. Шаповалова
Документирование деятельности кадровых служб
Оформление присвоения квалификационных званий
Документирование движения кадров
За последние пять лет служба в органах внутренних дел претерпела ряд важных изменений. Был принят Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. «О полиции» и обновлена нормативно-правовая база в сфере регулирования служебных отношений. До 2011 года действовал подзаконный акт ˗ «Положение о службе в органах внутренних дел …» 1992 года . В настоящее время прохождение службы регламентируется Федеральным законом «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», принятым 30 ноября 2011 г. На основании новых законов издаются внутренние акты МВД России, которые регламентируют отдельные стороны прохождения службы, от зачисления на службу и присвоения специального звания до увольнения, и в том числе кадровое делопроизводство.
Кадровая документация сотрудников органов внутренних дел имеет свои особенности, связанные с особым характером правоохранительной службы.
Отличительным признаком правоохранительной службы являются, прежде всего, её задачи, которые состоят в обеспечении безопасности личности, защите ее прав, свобод и законных интересов, защите интересов общества и государства от противоправных посягательств. Задачи обуславливают особый правовой статус сотрудника органов внутренних дел, отличный от гражданских служащих. Профессиональной обязанностью служащих этой категории являются защита жизни и здоровья граждан, обеспечение их безопасности и установленного порядка управления, охрана общественного порядка и правопорядка.
К специальным правам сотрудника органов внутренних дел относится право на применение физической силы, на ношение оружия, на ознакомление с материалами дела для должного выполнения служебных обязанностей, доступ к государственной тайне и др. К специальным обязанностям сотрудника относится соответствие квалификационным и физическим требованиям в зависимости от занимаемой должности, предоставление справки о доходах и имуществе, в том числе и членов семьи.
Должности в органах внутренних дел подразделяются на должности рядового, младшего, среднего, старшего и высшего начальствующего состава. В зависимости от занимаемой должности сотрудникам органов внутренних дел присваиваются специальные звания. Помимо специальных званий, сотрудникам в соответствии с пройденными испытаниями по служебной и физической подготовке присваиваются также квалификационные звания (специалист третьего, второго, первого класса, мастер). Специфика должностных функций сотрудников обуславливает также наличие специальных дисциплинарных уставов и более жёсткую дисциплину.
Служащие органов внутренних дел имеют особые условия поступления на службу, её прохождения, присвоения специальных званий, проведения аттестации и прекращения службы.
Обозначенные особенности правоохранительной службы налагают дополнительные функции на кадровые подразделения органов МВД РФ. Среди них, оформление документов, удостоверяющих личность сотрудников органов внутренних дел; своевременная выдача служебных удостоверений и жетонов; ведение их учета в специальных журналах, контроль за прохождением обязательных стажировок и аттестаций, участие в проведении служебных проверок и др.
Кадровая служба органов внутренних дел обязана не только вести кадровое делопроизводство, но также совершенствовать методы работы с кадрами, участвовать в формировании у сотрудников определённых норм поведения и строгого соблюдения законности. За ней закреплено значительно больше обязанностей, чем прав. В отличие от других видов государственной службы сотрудники кадровых подразделений органов внутренних дел имеют специальные звания. Все кадровые подразделения органов внутренних дел на федеральном уровне взаимодействуют с Департаментом государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации.
Анализ нормативных требований к кадровому делопроизводству служащих органов внутренних дел показал, что оно имеет ряд особенностей, обусловленных особым задачами службы и особым правовым статусом её сотрудников.
При зачислении на службу на каждого сотрудника оформляется большой комплект документов, в который, помимо общих для всех работников документов, также входят: письменное оповещение гражданина о зачислении на службу, личное поручительство, допуск к государственной тайне. Личное поручительство составляется в письменной форме и состоит в том, что сотрудник, имеющий стаж службы в органах внутренних дел не менее трех лет, ручается за соблюдение гражданином, поступающим на правоохранительную службу, всех запретов и ограничений, связанных с прохождением службы. Поручительство заполняется в присутствии сотрудника отдела кадров, после заполнения – сотрудник отдела кадров визирует документ, удостоверяя подпись и предоставленную гражданином информацию.
С гражданином, поступающим на службу, заключается контракт , в котором отражены права и обязанности сторон. Содержание контракта имеет некоторые отличия от трудового договора: в контракте не указывается номер, место составления указывается слева, а не по центру. Некоторые различия в наборе сведений имеются в контракте о прохождении военной службы во внутренних войсках МВД России. В контракте о прохождении военной службы всего пять пунктов: сведения о военнослужащем; срок действия контракта; обязательства и права военнослужащего; время вступления контракта в силу; в конце контракта проставляются подписи сторон. Его структура схожа со структурой трудового договора.
В контракте о прохождении правоохранительной службы в органах внутренних дел дополнительно указываются: причина заключения срочного контракта (в случае заключения с сотрудником срочного контракта); условия обучения в образовательном учреждении высшего профессионального образования МВД России, а также условия прохождения практики в МВД России; факт согласия сотрудника с возможностью перевода на иную равнозначную должность, в том числе в иную местность; количество дополнительных дней отпуска за ненормированный служебный день.
Как и при поступлении на государственную гражданскую службу, при поступлении на службу в органы внутренних гражданином предоставляются сведения о доходах и имуществе и проводится их обязательная проверка. Однако в отличие от других государственных органов порядок предоставления таких сведений и их форма установлены приказом МВД РФ № 205 от 19 марта 2010 г.
Поступление на государственную службу оформляется приказом, который является, в отличие от документирования трудовых отношений, обязательным документом. Все приказы по личному составу оформляются согласно «Правилам подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России» 2003 г.
Важной особенностью прохождения службы в органах внутренних дел является присвоение сотрудникам личных номеров, выдача служебных удостоверений и жетонов с личным номером. В кадровом подразделении ведется журнал учета выдачи служебных удостоверений и журнал учета жетонов с личным номером, формы которых унифицированы.
Одновременно с зачислением на службу в органы внутренних дел приказом руководителя на основании представления сотруднику присваивается специальное звание .
Помимо специальных званий сотрудникам органов внутренних дел присваиваются квалификационные звания. После прохождения сотрудником испытаний кадровой службой составляется акт результатов испытаний , на основании которого издается приказ руководителя о присвоении квалификационного звания и оформляется удостоверение классного специалиста. Акт результатов испытаний включает в себя дату проведения испытаний, данные о сотрудниках и результаты испытаний в форме таблицы. Подписывается акт председателем комиссии, членами комиссии и секретарем. Порядок оформления подписи и ее расшифровки в форме акта не указываются. Удостоверение классного специалиста представляет собой обложку из ледерина вишневого цвета, с которой скрепляются с помощью металлической скобки четыре листа. На первом листе располагается эмблема органа внутренних дел, фотография сотрудника, его личный номер, специальное звание, фамилия, имя, отчество и должность, а также должность, специальное звание, фамилия и инициалы того, кто присвоил квалификационное звание, ниже ставится печать подразделения, затем проставляется дата присвоения первого квалификационного звания и подпись руководителя, который присвоил это звание. На втором листе делаются отметки о присвоении квалификационных званий. Указывается специальное звание, фамилия, инициалы и должность сотрудника, далее обозначается, какое квалификационное звание было присвоено, в каком подразделении органов внутренних дел оно было присвоено, номер и дата приказа о присвоении квалификационного звания, ниже проставляется печать подразделения. После присвоения следующего квалификационного звания, второй лист заполняется в том же порядке. В случае подтверждения квалификационного звания на третьем листе делаются отметки - указывается специальное звание, фамилия, инициалы и должность сотрудника, затем указывается какое квалификационное звание подтверждено, далее вносятся данные приказа о присвоении квалификационного звания, ставится печать подразделения и указывается должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, присвоившего звание. Четвертый лист является дополнительным к третьему и содержит ту же информацию.
При проведении аттестации сотрудников органов внутренних дел состав документов аналогичен аттестации гражданских служащих. Кадровым органом разрабатывается план проведения аттестации , руководитель представляет отзыв о выполнении сотрудником служебных обязанностей, а также список аттестуемых сотрудников , секретарь ведет протокол заседания , итоги аттестации фиксируются в аттестационном листе .
Документирование наложения поощрений и взысканий в органах внутренних дел имеет некоторые особенности. Меры поощрения объявляются приказом руководителя и фиксируются в личном деле сотрудника. Если сотруднику вручаются государственные или ведомственные награды, кадровой службой составляется наградной лист. В наградном листе указывается наименование подразделения МВД России, наименование ведомственного знака отличия МВД России, фамилия, имя, отчество и специальное звание сотрудника правоохранительной службы органов внутренних дел, личный номер, должность и место службы, дата и место рождения, вносятся сведения об образовании; затем указываются сведения о том, какими государственными и ведомственными наградами был награжден сотрудник, дата награждения, указывается стаж службы и информация о служебной и трудовой деятельности. Сведения сверяются с данными документов персонального учета сотрудника. Подписывает наградной лист сотрудник кадрового подразделения, указывая свою должность, специальное звание и дату подписи. Наградной лист заверяется гербовой печатью органа внутренних дел. В конце наградного листа составляется характеристика на сотрудника с указанием конкретных заслуг представляемого к награждению.
Порядок наложения дисциплинарных взысканий регулируется Дисциплинарным уставом органов внутренних дел. По факту нарушения служебной дисциплины проводится служебная проверка , в которой сотрудник отдела кадров принимает непосредственное участие. По итогам составляется заключение служебной проверки и издается приказ о наложении на сотрудника дисциплинарного взыскания. Заключение служебной проверки должно состоять из трех частей. Во вводной части указываются данные председателя комиссии и сотрудника, в отношении которого была назначена проверка; описательная часть включает основания для проведения служебной проверки, объяснение сотрудника, факт совершения сотрудником дисциплинарного проступка, факты и обстоятельства, выясненные в ходе проверки; в резолютивной части указывается заключение об окончании служебной проверки, выводы проверки, предложения по применению к сотруднику мер взыскания. Кадровое подразделение знакомит сотрудника с заключением служебной проверки, копия заключения приобщается к его личному делу. В правом верхнем углу документа начальником подразделения органа внутренних дел проставляется гриф утверждения со словом «УТВЕРЖДАЮ».
При увольнении со службы в органах внутренних дел отдел кадров в письменной форме оповещает сотрудника о предстоящем увольнении (уведомление об увольнении), знакомит увольняемого сотрудника с личным делом, основанием к увольнению, что фиксируется в листе беседы. Форма такого документа не унифицирована, и могла бы иметь следующий вид (см. рис. 1) . В лист беседы следовало бы включить следующие сведения: специальное звание, фамилия, имя, отчество, занимаемая должность увольняемого сотрудника; краткое содержание беседы, факт ознакомления увольняемого сотрудника с порядком увольнения. Лист беседы подписывается увольняемым сотрудником, составителем листа беседы и должностным лицом, проводившим беседу.
ЛИСТ БЕСЕДЫ
с __________________________________________________________________________
(специальное звание, фамилия, имя, отчество, занимаемая должность увольняемого сотрудника)
_____________________________________________________________________________
С порядком увольнения, предусмотренным главой 12 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", ознакомлен.
_______________________ ________________ _________________
(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) увольняемого сотрудника)
От подписи листа беседы _______________________________ отказался(лась).
(указывается фамилия, инициалы увольняемого сотрудника в случае его отказа от подписи)
__________________________ ____________ ________________
(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) лица, составившего лист беседы)
___________________________ ____________ ________________
(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) должностного лица, проводившего беседу)
(Рис. 1)
На основании представления к увольнению руководитель издает приказ об увольнении со службы в органах внутренних дел.
Отличительной чертой кадрового делопроизводства государственных служащих, в том числе правоохранительной службы, является обязательное ведение личных дел сотрудников. Особенностью личных дел сотрудников органов внутренних дел является наличие грифа секретности, а состав документов личного дела и их расположение строго регламентированы.
На титульной стороне обложки личного дела размещается герб Российской Федерации, наименование министерства, ниже проставляется гриф секретности и основание засекречивания; также на титульной стороне проставляется номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, в правом нижнем углу проставляется личный номер сотрудника. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника размером 9 x 12 см. После обложки следует содержание личного дела из шести частей, каждая из которых содержит соответствующую информацию и закрепляется описью. Первая часть личного дела сотрудника содержит послужной список, документы, подтверждающие стаж службы или ее отдельные периоды, а также справку-объективку . В справке-объективке дается краткая характеристика сотрудника: его личные данные, специальное звание, семейное положение, владение иностранными языками, образование, наличие дисциплинарных взысканий, особые условия службы. Трудовая и служебная деятельность фиксируются в форме таблицы, в которой указываются месяц и год поступления и увольнения, должность и место работы, адрес организации. Во второй части личного дела хранятся документы, связанные с прохождением правоохранительной службы в органах внутренних дел. В третьей части - материалы, связанные с приемом на службу. В четвертой части собраны архивные материалы, в том числе устаревшие анкеты, автобиография, заключения служебных проверок. В пятой части хранятся материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином. Шестая часть личного дела заполняется под грифом секретности и содержит справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника органов внутренних дел и членов его семьи. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная деятельность осуществляется впервые либо, если трудовая книжка утрачена, а также, документы воинского учета. К конверту также прилагается бланк описи для регистрации хранящихся в нем документов. Под конвертом подклеивается специальный бланк, в котором указываются документы, прилагаемые к личному делу, рядом с каждым документом ставится подпись сотрудника кадрового подразделения.
Вопросы работы с кадровыми документами и персональными данными сотрудников также регламентированы ведомственным актом.
Подводя итоги, можно констатировать, что документирование прохождения государственной службы в органах внутренних дел имеет ряд особенностей.
Во-первых, документирование прохождения правоохранительной службы регламентируется нормативными актами МВД России, которые содержат унифицированные формы практически всех кадровых документов и отличаются более жёсткими требованиями к структуре и содержанию документов по личному составу.
Во-вторых, кадровое делопроизводство органов внутренних дел отличается видовым составом документов. Кадровые службы оформляют такие документы, как послужной список, удостоверение классного специалиста, акт испытаний, справка-объективка, карточки пономерного учета и др.
В-третьих, содержание общих для военной и правоохранительной службы видов документов, таких как контракт, присяга, аттестационный лист, рапорт и др., различается в зависимости от задач, присущих разным видам службы.
Постановление ВС РФ от 23 декабря 1992 г. N 4202-I "Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста Присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации" // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации". - 1993. - N 2. - Ст. 70
Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342 «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» // РГ. – 2011. – 7 февр. (N 275).
Указ Президента РФ от 14 октября 2012 г. N 1377 "О Дисциплинарном уставе органов внутренних дел Российской Федерации" // СЗ РФ. – 2012. - N 43. - Ст. 5808. Приказ МВД РФ от 19 марта 2010 г. N 205 "О порядке представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами, претендующими на замещение должностей в системе МВД России, сотрудниками органов внутренних дел, военнослужащими внутренних войск, федеральными государственными гражданскими служащими системы МВД России" // РГ. – 2010. – 23 апр. (N 87). Приказ МВД РФ от 9 января 2013 г. N 3 "Об утверждении Порядка присвоения очередных специальных званий, соответствующих должностям среднего и старшего начальствующего состава, до подполковника полиции, подполковника внутренней службы, подполковника юстиции включительно, а также первых и очередных специальных званий, соответствующих должностям рядового состава и младшего начальствующего состава" // РГ. – 2013. – 25 февр. (Фед. вып. N 6016). Приказ МВД РФ от 28 апреля 2014 г. N 381 "О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации" // РГ. – 2014. – 6 авг. (N 175).
Приказ МВД РФ от 6 июля 2012 г. N 678 «Об утверждении инструкции по организации защиты персональных данных, содержащихся в информационных системах в органах внутренних дел Российской Федерации» // РГ. – 2012. – 5 окт. (Фед. вып. N 5903).
Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381
"О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации"
С изменениями и дополнениями от:
1.2. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).
2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.
3. Руководителям (начальникам) главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.
______________________________
* Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; 2014, N 49, ст. 6928; N 52, ст. 7542; 2015, N 7, ст. 1022; N 29, ст. 4356; N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4160; N 27, ст. 4233, 4238.
Регистрационный N 32562
Определен порядок централизованного учета персональных данных сотрудника ОВД. Этим занимаются кадровые подразделения органов и учреждений системы МВД России.
Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику как с помощью средств автоматизации, так и без них.
В последнем случае оформляются личные дела, алфавитная, служебная карточки, штатно-должностная книга, карточка пономерного учета, а также карточки сотрудников со спецзванием высшего начальствующего состава и тех, кто имеет государственные награды. Приведены формы указанных документов.
Урегулирован порядок ведения личного дела. Содержащаяся в нем информация является служебной и (или) государственной тайной. Личные дела регистрируются в инвентарной книге не позднее 5 дней с даты издания приказа о назначении сотрудника на должность.
Закреплена процедура централизованного учета персональных данных гражданина, поступающего на службу в ОВД. Информация вносится в специальные банки данных. За основу берутся представленные претендентами материалы, в т. ч. заявление о принятии на службу, анкета, автобиография, заключение ВВК, согласие на обработку сведений.
Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381 "О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации"
Практика студентов организуется, как правило, в районном (городском) отделе внутренних дел. Основное время практики должно быть посвящено отработке навыков и методов следственной работы под руководством опытного следователя, а в отдельных случаях - сотрудника службы дознания. В процесс прохождения следственной практики студенты руководствуются теми же рекомендациями, изложенными в разделе «Практика в Следственном комитете РФ». Дополнительно к этому практикант изучает действующие нормативные документы МВД РФ по вопросам следственной работы и дознания, руководствуется ими в процессе прохождения практики. Студент изучает структуру и организацию работы районного (городского) отдела внутренних дел и, в соответствующих отделах, знакомится с нормативной документацией по этим вопросам. После встречи практикантов с руководством внутренних дел студенты участвуют в приеме граждан начальником отдела внутренних дел или его заместителями. После общего ознакомления с делопроизводством в отделе внутренних дел, практиканту даются отдельные поручения по оформлению соответствующих документов. Студент знакомится с деятельностью подразделений РОВД, с координацией работы этих служб со следственным отделением отдела внутренних дел. Готовит по указанию следователя отдельные поручения указанным службам. Участвует в качестве практиканта в деятельности дежурной части отдела внутренних дел. Вместе с оперативно-следственной группой выезжает на место происшествия, при этом выполняет указания следователя, руководителя органа дознания. Знакомится с системой учета и регистрации совершенных преступлений и иных правонарушений. Выполняет поручения по оформлению соответствующей документации. Присутствует на орган отделом внутренних дел или следователем на встречах с трудовыми коллективами или гражданами по месту жительства, где рассматриваются вопросы укрепления правопорядка либо по обсуждению отдельных фактов совершения преступлений.
Типовой образец индивидуального задания
при прохождении практики в органах внутренних дел
1. Ознакомиться с деятельностью ОВД по обеспечению законности и внутреннего порядка на обслуживаемой территории.
2. Ознакомиться с практикой работы следователей следственного отдела полиции.
3. Ознакомиться с практикой работы дежурной части:
а) ознакомиться с правовыми актами, регламентирующими деятельность дежурной части;
б) усвоить структуру дежурной части;
в) освоить перечень основных функциональных обязанностей лиц, входящих в состав дежурной части;
г) ознакомиться с порядком учета поступающих сообщений, заявлений о преступлениях и происшествиях;
д) научиться составлять основные процессуальные документы в отношении лиц, задержанных за совершение преступления, административные проступки.
4. Ознакомиться с правовыми актами, регламентирующими разрешительную деятельность:
а) усвоить порядок приобретения, хранения и ношения гражданами оружия;
б) научиться составлять регистрационные документы.
5. Ознакомиться со структурой криминальной полиции.
6. Усвоить задачи уголовного розыска, порядок её взаимодействия со следователями следственного отдела полиции и прокуратуры.
7. Изучить в Отделе экономической безопасности и противодействия коррупции отдельные уголовные дела.
8. Принять участие в производстве отдельных следственных действий, составить проекты постановлений, протоколов и др. процессуальных документов.
