Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям?

Жизнь ставит перед организацией все новые задачи. У вас возникает ощущение, что многие люди перегружены, а другие тихо бездельничают, и при этом проблемы вскрываются только при провалах.

Другой симптом - ваши сотрудники вместе готовят какой-то контракт. Идет обсуждение с контрагентом, вносятся изменения в текст, приходится хранить несколько файлов с различными вариантами контракта. Наконец все готово, а потом выясняется, что на самом деле был подписан не последний вариант, была взята не та «рыба» и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен.

Если вам знакома хотя бы одна из подобных ситуаций, то, возможно, система электронного документооборота (СЭД) - это выход. Описанные проблемы могут встретиться в государственной структуре, на промышленном предприятии и в адвокатской конторе. Попробуем описать концепцию устройства СЭД этих систем в общей информационной инфраструктуре организации. Замечу, что во всех случаях, когда идет речь о функциональности СЭД, имеется в виду некоторая абстрактная идеальная система, которая «все может». При этом - если не оговаривается иное - предполагается, что та или иная функциональность является практически стандартной, так что любая «нормальная» система электронного документооборота просто обязана ее поддерживать.

Документ в СЭД

Документ - основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств. Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле, реализованный в MS Office 2000. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д., должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.

Документ - логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать. Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов. Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями. Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется своей программой. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов.

Жизненный цикл документа в СЭД

Рождение

В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. Достаточно, например, просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет «ни рода ни племени»: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера. В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» - карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Становление

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» - неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту «черную» полосу своей жизни. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация

Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума. Публикация - это момент, после которого документ «умирает». Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то - просто новая версия.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива - задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.

Поддержка жизненного цикла в различных СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Перечислять СЭД, в которых та или иная функциональность не поддержана, задача неблагодарная: к моменту появления этой статьи может выйти новая версия, где эта функция уже имеется. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива - хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Компоненты СЭД

Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» - набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. В случае, если вы используете стандартную СУБД, всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче - придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Однако такой подход имеет свои слабые стороны - реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Разработчики СЭД при этом оказываются перед дилеммой: разработать простую, но эффективную структуру хранения данных, при этом отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь громоздкую структуру, которая обеспечивает необходимую гибкость за счет эффективности, прозрачности и надежности работы системы. Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Чаще всего такая ситуация приводит к определенному консерватизму пользователей в вопросе перехода на новые версии.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то грех не воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Хранилище самих документов

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях. В большинстве систем они так или иначе решены, однако можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения вы всегда имеете выбор.

Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.

• Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.
• Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.
• Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.
• Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.
• Администрирование. Поддержика работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

«Правильная» СЭД

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое завтра станет старым. Проверенные надежные решения зачастую ничем не уступают системам, построенным по последнему слову технологии.

Место СЭД в информационной системе предприятия

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% - непосредственные издержки производства, а остальное - компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

СЭД и другие

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение - это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная - СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

СЭД и управление знаниями

Задачу управления знаниями на сегодняшний день в полной мере решенной назвать нельзя. Утверждение, что СЭД эффективно решают эту задачу, является некой натяжкой: СЭД лишь позволяют хранить информацию и представлять ее в виде, удобном для анализа. К сожалению, имеющиеся средства управления знаниями малоэффективны. Проблема в том, что применяемые сегодня алгоритмы работы с текстовыми данными, основанные на статистических методах, являются слишком грубым инструментом. Будущее за системами, которые смогут содержательно анализировать смысл текста. Пока таких систем нет, об управлении знаниями в системах СЭД можно говорить только условно.

Тенденции

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота - повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла. К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески доступными.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов - от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время будет в большей степени превалировать тема внедрения уже имеющихся систем, нежели их дальнейшее развитие.

Арам Пахчанян ([email protected]) - вице-президент по корпоративным проектам компании ABBYY Software House (Москва).

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• поддерживать технологию HSM;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

• кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
• территориально распределенные организации;
• алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
• цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

• наличие выделенного сервера приложений;
• наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
• многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

• интеграция со средствами потокового ввода документов;
• интеграция с офисными приложениями;
• интеграция с электронной почтой;
• наличие развитого программного интерфейса (API);
• интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
• возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Стандарты для систем управления документами

Стандартизация в области систем управления документами в основном заключается в выработке спецификаций взаимодействия систем от различных производителей, а также внешних приложений. Стандартизируются как сами протоколы, так и форматы данных, передаваемых между системами. На данный момент наиболее популярным универсальным стандартом взаимодействия с внешними приложениями (офисными приложениями, средствами потокового ввода) стал ODMA (http://odma.info ). Этот стандарт существует с 1994 года, и его поддерживают многие производители ПО. Однако, как все универсальное, ODMA содержит определенные ограничения и всегда оказывается «запасным» вариантом взаимодействия с СЭД, когда, по какой-то причине, нет возможности реализовать более полноценную интеграцию. К примеру, несмотря на то, что начиная с версии Office 97 в продуктах Word и PowerPoint поддерживается ODMA, практически все производители СЭД поставляют специальные макросы для интеграции с MS Office.

Правда, есть случаи, когда протокол ODMA оказывается вполне эффективным. К примеру, система ABBYY FineReader, начиная с версии 4.0, поддерживает ODMA, что позволяет пользователю, не обращаясь к производителю СЭД или к услугам интегратора, вводить бумажные документы в хранилище систем, поддерживающих этот протокол. К сожалению, ODMA не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД, однако другие стандарты имеют существенно меньшее применение.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из которых чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе - какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

1) документы создаются;

2) они рецензируются и исправляются:

3) формально или неформально утверждаются;

4) распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

5) они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

6) при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение, документов;

оформление и удостоверение документов; отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов - входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.

В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например - входящим.

Документ создается (чтобы документ стал входящим, он конечно должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.

Работа эта состоит из двух частей:

1) ввод реквизитов документа;

2) ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.

Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном - «бумажном» - формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.

Данная операция может быть разбита на две части:

* отчет самого исполнителя;

* отметка руководителя о том, что результат его устраивает.

Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении - это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.

На этом этапе могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты.

1) "Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

3)Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
• Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

2) Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.

Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

2.Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

4)Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

• документы создаются;
• рецензируются и исправляются;
• формально или неформально утверждаются;
• распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
• выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются

Ниже приведены основные стадии жизненного цикла документа -создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: нахо­дясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (напри­мер, по истечении срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непред­виденных обстоятельств).

Рис. 2.2. Жизненный цикл документа (основные стадии)

Приведем краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла в организации и возможности их автоматизации.

Составление - подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составле­нии документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могут быть использованы типовые тексты, в том числе компьютер­ные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов - бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

Оформление - использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов м соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, Планки, границы полей и т. п.) Процесс может быть частично авто­матизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример - оформление доверенности на управление автомоби­лем, распечатываемой у нотариуса.

Согласование - оценка целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству, норма­тивным документам и др., проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предо­ставленными правами (реквизиты «визы» или гриф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согла­совании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

Подписание (утверждение) - проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть исполь­зован электронный аналог подписи.

Регистрация, учет - запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фик­сирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

Передача на исполнение или отправка адресату - процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для озна­комления или совершения действий, указанных в документе. Пере­дача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т. п.). При наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, элект­ронной почты, корпоративного портала).

Копирование (размножение) - создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распе­чатка дополнительных копий документа, изготовленного на компью­тере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

Получение - процедура получения документов или их копий конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения - от работников служб, осуществляющих доставку документов, от началь­ника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредс­твом корпоративной системы электронного документооборота и др.). Ознакомление - оценка информации, содержащейся в доку­менте для использования в дальнейшей работе. Документ представ­ляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Рассмотрение (принятие решений по документу, резолю­ция) - оценка информации, содержащейся в документе, и приня­тие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Контроль прохождения и исполнения документа - отслежи­вание установленного порядка прохождения документа и его испол­нения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона контроля может быть автоматизирована.

Хранение документа в процессе исполнения - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации доку­ментооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копи­рование).

Списание в дело - признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологичес­кому и другим признакам; обеспечение физической сохранности, удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизирован­ной системы документооборота в нее вносится информация о спи­сании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопро­сов, как организация их хранения, обеспечение физической сохран­ности, аутентификация и др.

Поиск - нахождение документа или запрашиваемых о нем све­дений. Процесс может быть автоматизирован: необходима фор­мулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

Хранение в архиве - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе, архивного хранения. Могут быть использованы средства автомати­зации для контроля за условиями хранения, противопожарной безо­пасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизации поиска документов в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Экспертиза ценности - отбор документов на хранение или уста­новление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а также выделение к уничтожению документов с истек­шими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и докумен­тов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или в электронной форме.

Уничтожение - физическое уничтожение (разрушение) носи­теля информации или записи на носителе. Используется оборудова­ние для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) или для уничтожения записи на бумажном носителе.

?ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЯ
УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Контрольная работа

по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»

Тема: Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Студент
Гр.334 Абраамян Г.И.

Преподаватель Колесник Е.Н.

Екатеринбург 2007

СОДЕРЖАНИЕ	Стр.
Введение 1.Представление о документообороте 2. Работа с входящими документами 3.Работа с исходящими и внутренними документами Заключение Список литературы	3 5 6 12 23 25

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность любой организации бази­руется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), использу­емой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, ре­шения спорных вопросов, анализа и исследования управ­ления с целью повышения его эффективности и т. д. До­кумент в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его ре­зультат.
Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприя­тиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотруд­ников. Такое взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложен­ных на предприятие функций необходимо наладить его внутренние и внешние информационные связи.
Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.
Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:
- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
- во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Специалист любого уровня управления должен знать правила документооборота. Тем самым определяется актуальность темы исследования: исследование механизмов документооборота управленческих документов.
Цель данного исследования заключается в систематизации информации по документообороту управленческих документов.
Объект исследования – делопроизводство.
Предмет исследования – жизненный цикл управленческих документов.
В соответствии с проблемой, объектом, предметом и целью исследования предстояло решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические аспекты понятий «документооборот», «внешний и внутренний информацион­ный потоки»;
2. Изучить и описать этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов;
3. Проанализировать предметные действия, производимые с управленческими документами и их сущность
4. Найти связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями;
5. Логически обосновать и сделать выводы
Теоретическую и методическую основу данной работы составляют:
? Законодательные акты Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативные документы, сборники научных трудов ученых и практиков;
? Работы отечественных авторов в области теории и практики делопроизводства в России.
Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников.

ГЛАВА 1.Представление о документообороте
Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с докумен­тами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момен­та создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.
1.Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее чи­сло возвратов происходит на этапе разработки документа.
2.Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3.Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями.
Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение тру­да должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.
Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток - перемещение документов внутри предприятия.
1.Поток поступающих документов (входящая документация) - внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) - документы которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) - документы которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.
Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

ГЛАВА 2. Работа с входящими документами
2.1.Получение
Получение секретарем входящих документов в почтовом от­делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред­ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.
В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.
Проверенная и документально оформленная почта уклады­вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом­бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.
Доставленные до места назначения входящие документы про­ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас­паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле­факс, а также электронная почта) осуществляется секретарем не­посредственно в офисе.
На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под­тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку­ментов руководителю не докладывается.
2.2.Регистрация
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фик­сируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил Название первичного учета (регистрации) входящих документов.
Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал - журнал учета входящих документов.
Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте - как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.
Такая система обеспечивает:
? единый порядок регистрации документов;
? оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;
? эффективный контроль исполнения документов.
Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но­мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк­латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядко­вый номер записи, 5 - номер журнала.
Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.
Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номе­ров; карточки документов, находящихся на контроле, - по срокам исполнения; можно отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов.
Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
2.3. Порядок рассмотрения
Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол­жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления.
Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку­менты к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответству­ющей резолюцией).
Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:
? разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
? укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по­рядке.
Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла­дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по­вседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.
Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., док­ладываются руководителю в первую очередь.
Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту­пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.
Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко­водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос­ле выяснения дополнительных сведений.
В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ­ленных входящих документов продолжают находиться у руково­дителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.
2.4. Вынесение резолюций
По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начи­нается непосредственная работа по исполнению документа.
Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен­ных входящих документов пишутся на свободных от текста по­лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.
В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специ­альные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должнос­ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").
Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, началь­нику планового отдела, главному редактору и т. п.).
Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис­полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд­ке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.
В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер­вым.
В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо­дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.
При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.
Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя­зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.
Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку­ментам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале - журнале учета резолюций.
Должностные лица, которым поручено исполнение входяще­го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро­ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче­нием) руководителя.
Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству­ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани­ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до­кумента.
Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо­жет поручаться и секретарю руководителя.
Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол­нения документов:
1.Обращение с документом осуществляется на основании до­
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен­ного начальника).
2.Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии
со сложностью задачи по подготовке документа.
3.Передача документа другим должностным лицам в процессе
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).
4.Работа с документом осуществляется в строго отведенном
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.
5.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате­ риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.
6.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.
7.Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.
8.Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.
9.Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.
10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

ГЛАВА 3.Работа с исходящими и внутренними документами
3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации
Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.
Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.
Работа с внутренними документами осуществляется исключи­тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ностным лицам, в структурные подразделения и др.
Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.
Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­мления) последний также станет исходящим документом. Рассмотрим более подробно путь движения различ­ных видов внутренних документов в организации.
Проекты распорядительных документов после под­готовки и согласования их с соответствующими под­разделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных до­кументов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за пра­вильностью их оформления. Копии подписанных руко­водителями распорядительных документов в обязатель­ном порядке рассылаются в структурные подразделе­ния, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Особенностью прохождения протоколов является от­сутствие этапов подготовки проекта документа, его визи­рования и согласования. Протоколы, содержащие пору­чение отдельным должностным лицам или подразделе­ниям учреждения, передаются адресатам в виде размно­женных экземпляров или выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения, справки, сводки, другие внутренние документы оперативного ха­рактера рассматриваются должностным лицом, которо­му они направлены, после чего в общем порядке переда­ются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.
Передача документов между структурными подраз­делениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизвод­ство. Документы передаются с соответствующей отмет­кой в регистрационной форме.
Передача документов в службу информатизации (ВЦ) для обработки, а также получение документов (машино­грамм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурно­го подразделения или через лицо, ответственное за документационное обеспечение.
В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ществить контроль за выполнением) следующие операции:
1.Постановку задачи (адресование документа на исполнение).
2.Исполнение документа.
3.Тиражирование документа.
4.Регистрацию документа.
5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.
6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.
7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.
3.2. Сроки исполнения
Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.
Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:
? необходимое на подготовку документа время, включая ре­зерв (исчисляемый в объеме 10-15% от минимально необходи­мого времени);
? меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;
? должностное лицо, ответственное за исполнение документа;
? соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);
? технические исполнители документа;
? должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).
Получение документов на исполнение
3.3. Передача секретарем документов на исполнение
В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:
? лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;
? на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;
? связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;
? лично передает указанные документы ответственным испол­нителям;
? осуществляет контроль за ходом исполнения документов.
Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ветственный исполнитель).
Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.
Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­цию исполнения документа или связанного с ним поручения
Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­полнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.
В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.
При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2-3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.
Техническое исполнение документа включает:
? подготовку проекта документа (так называемого черновика);
? набор и распечатку текста проекта документа (основноготекста и текста приложений);
? корректировку содержания документа по результатам согласования;
? оформление окончательного варианта документа.
3.4. Разработка проекта документа
Разработка проекта (черновика) документа производится от­ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.
В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.
В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.
После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­формления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.
3.5. Порядок согласования
Проект документа в обязательном порядке должен согласо­вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сто­рон.
Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занима­ет, как правило, не более 3-5 дней, включая время на доставку и возврат документа.
При необходимости согласовать проект документа с несколь­кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща­ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео­конференцию либо произвести согласование по техническим сред­ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).
При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого пол­номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча­ния по содержанию проекта документа.
Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.
Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под­пись лица, производящего согласование.
При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру­ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол­номочий.
В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу­ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс­нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.
Свои замечания и предложения по проекту документа долж­ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за­писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото­рые не были учтены в проекте документа.
Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен­ной форме и довести соответствующую информацию до должно­стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку­мента (до секретаря руководителя).
При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе­ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.
Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован­ный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.
3.6. Корректировка содержания по результатам
согласования
В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.
Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне­ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ­ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.
После этого отредактированное содержание проекта подвер­гается верификации (проверке на предмет выявления и устране­ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.
По результатам контрольного чтения, вновь выявленные ошиб­ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон­чательный вариант документа визируется ответственным испол­нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель­ного оформления.
3.7. Оформление документа
Для оформления документа техническому исполнителю (сек­ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).
К проектам служебных документов, представляемым на под­пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери­ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).
Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однознач­но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае­мых в документе).
Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе­редается техническим исполнителем ответственному исполните­лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).
Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер­ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред­приятия.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.
Документы, не тре
и т.д.................