Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

составить внутреннюю опись;

составить лист-заверитель;

подшить (переплести) дело;

пронумеровать листы дела;

оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

значимость, полнота (завершенность) документов;

аутентичность (полнота и достоверность) документов;

отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие этого не делает, его оштрафуют. Как правильно хранить документы и что с ними делать, когда истечет положенный срок, вы узнаете из нашей статьи.

Как долго хранить документы

В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.

В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.

Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Обратим внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

Где хранить документы

Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов у вас немного. Вы можете:

хранить документы в организации
сдать документы на хранение в архив

Как хранить документы в организации

Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.

Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов. На это указано в пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете ».

Как передать документы в архив

Если у вас накопилось слишком много документов, которые негде хранить, то их можно сдать в архив. Причем архив может быть как государственным, так и частным.

Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением. Причем в таком договоре будет сказано, что работники архива вправе приходить в организацию с проверкой. Однако на практике вероятность этого очень мала.

Сотрудники архива придут к вам только в двух случаях. Во-первых, по решению суда. Это может произойти, если в суд обратился ваш бывший работник, которому вы не выдали справку о его стаже. Во-вторых, они могут прийти по просьбе трудовых инспекторов, если те в ходе своей проверки нашли какие-либо нарушения в кадровых документах. Кроме того, организации, которая сдает документы в архив, следует знать, что уничтожить теперь эти бумаги без разрешения сотрудников архива будет нельзя. На акте об уничтожении теперь обязательно должна быть подпись архивного работника.

Организация может сдать документы и в частный архив, который имеет лицензию на эту деятельность. Обычно такие архивы не только хранят документы, но и уничтожают их. Правда, существует ситуация, когда вам все же придется столкнуться с сотрудниками Росархива. Это случится, если ваша организация будет ликвидироваться без правопреемника. В таком случае все документы, которые касаются ваших работников (учетные карточки, лицевые счета и т. д.), а также остальные документы, по которым еще не истек срок хранения, следует сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же следует сдать и учредительные документы организации.

Штрафы

Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:

5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы

Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.

Но всех этих штрафов можно избежать, если вы покажете налоговикам, что документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. Поэтому в случае любой форс-мажорной ситуации позаботьтесь о том, чтобы у вас было ее документальное подтверждение (к примеру, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных).

Но имейте в виду, что если ваши документы сгорели, а в помещении, в котором вы их хранили, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором такую ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если ваше помещение, в котором вы хранили документы, не запиралось, то штраф придется заплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Оштрафовать руководителя могут не только налоговики, но и сотрудники архивной службы. Но их штраф значительно меньше – от 300 до 500 рублей. Он установлен в статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Правда, будем точнее: ни налоговики, ни сотрудники архивной службы не могут сами принять решение о штрафе. Они лишь вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье. Он и будет решать, брать с руководителя штраф или нет.

Как уничтожить документы

Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию должны входить компетентные работники организации, способные оценить важность документов и возможность их уничтожения.

Затем комиссия должна составить акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Затем все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом, в том числе и самым распространенным – сжечь. Если бумаг очень много, то документы на сжигание можно отдать в котельную.

Кроме того, бумаги можно сдать в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья. В любом случае после уничтожения комиссия должна составить еще один акт – о физическом уничтожении документов. Если организация за сданные во вторсырье документы получила деньги, то их сумму следует отразить в составе операционных доходов.

Пример

ООО «Меркурий» получило от ЗАО «Вишенка» за сданную макулатуру 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей. Бухгалтер «Меркурия» сделает в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1 – 1200 рублей – получены деньги за сданную макулатуру
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 200 рублей – начислен НДС к уплате в бюджет

Организации согласно ГК РФ вправе создавать обособленные подразделения (далее – ОП) в форме представительств и филиалов. Такие структуры различаются названием, юридическим статусом, правами и обязанностями. Согласно п. 3 ст. 55 ГК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) представительства и филиалы должны быть указаны в Едином государственном реестре юридических лиц.

В соответствии со ст. 11 НК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) ОП организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Для целей налогообложения признание ОП организации происходит независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Согласно ст. 209 ТК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

ОП не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.

Бухгалтерский учет в ОП

Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс.

В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется . Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов. Вводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты» , для учета операций таких ОП нецелесообразно.

В случае, если ОП имеет значительное количество операций, большой штат сотрудников, отдельный расчетный счет и ведет полноценную хозяйственную деятельность, такое структурное подразделение следует наделять собственной бухгалтерией и выделять на отдельный баланс. В таком структурном подразделении ведется собственный бухгалтерский и налоговый учет, в котором отражаются все хозяйственные операции. На основании данных учета ОП формируют свою бухгалтерскую отчетность, а также необходимую налоговую отчетность. Сформированные данные передаются в головную организацию для составления консолидированного (сводного) баланса. Для ведения внутрихозяйственных расчетов между головной организацией и ее структурным подразделением в данном случае может применяться счет .

Налогообложение

В соответствии со ст. 19 НК РФ налогоплательщиками признаются организации. ОП российских организаций исполняют обязанности этих организаций по уплате налогов и сборов по своему месту нахождения. Факт наличия у организации ОП оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление налоговой отчетности. Рассмотрим этот порядок подробнее.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 2 ст. 288 НК РФ уплата авансовых платежей, а также сумм налога, подлежащих зачислению в доходную часть бюджетов субъектов РФ, производится налогоплательщиками – российскими организациями по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее ОП исходя из доли прибыли, приходящейся на эти ОП. Доля прибыли определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п.1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику. При этом налогоплательщики самостоятельно определяют, какой из показателей должен применяться.

Организация, имеющая несколько ОП на территории одного субъекта РФ, вправе перейти на исчисление суммы налога, подлежащей уплате в бюджет этого субъекта РФ, исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории данного субъекта, и уплату налога производить через одно из этих ОП. О выборе ответственного ОП налоговые органы следует уведомить до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду.

В соответствии с п. 5 ст. 289 НК РФ организация подает по месту своего нахождения налоговую декларацию с распределением сумм налога по ОП.

В налоговый орган по месту нахождения ОП представляется сокращенная декларация. Состав ее показателей приведен в п. 1.4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 26.11.14 г. № ММВ-7-3/600@.

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п. 2 ст. 174 НК РФ НДС уплачивается централизованно в целом по организации по месту ее регистрации в налоговом органе. Согласно п. 5 ст. 174 НК РФ также представляется в налоговый орган только по месту нахождения организации.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с абзацем 2 п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП организации, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого ОП, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами ОП) от имени такой организации.

Отчитаться за работников ОП нужно по месту его учета. Согласно абзацу 4 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, представляют в налоговый орган по месту учета таких ОП, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета ОП, заключивших такие договоры:

расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих ОП, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.15 г. № ММВ-7-11/450@.

Страховые взносы в ПФР и ФСС РФ

ОП организации, выплачивающее вознаграждения физическим лицам при наличии отдельного баланса и расчетного счета, должно самостоятельно уплачивать и представлять отчетность в фонды (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ (в ред. от 3.07.16 г.) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Для этого ОП подлежит постановке на учет в ФСС РФ и ПФР в заявительном порядке как страхователь по месту своего нахождения.

ОП необходимо представлять следующую отчетность:

расчет РСВ-1 ПФР и сведения персонифицированной отчетности, входящие в его состав, по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.14 г. № 2п (в ред. от 4.06.15 г.);

расчет 4-ФСС по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 26.02.15 г. № 59 (в ред. от 4.07.16 г.).

Налог на имущество

В соответствии со ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят ОП, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из ОП в отношении имущества, находящегося на отдельном балансе каждого из них. Сумма налога определяется как произведение налоговой ставки, действующей на территории соответствующего субъекта РФ, на которой расположены данные ОП, и налоговой базы (1/4 средней стоимости имущества), определенной за налоговый (отчетный) период в отношении каждого ОП.

Согласно п. 1 ст. 386 НК РФ налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять в налоговые органы по местонахождению каждого своего ОП, имеющего отдельный баланс, налоговые расчеты по авансовым платежам по налогу и налоговую декларацию.

Транспортный и земельный налог

Уплата налогов и авансовых платежей по налогам производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363 НК РФ), земельных участков (п. 3 ст. 397 НК РФ).

Организации по истечении налогового периода представляют налоговые декларации в налоговый орган по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363.1 НК РФ), земельных участков (п. 1 ст. 398 НК РФ).

Таким образом, уплата и представление отчетности по данным налогам может быть и в регионе, где находится головная организация, и по месту ее ОП в другом регионе.

Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.

Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.

Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.

Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении. В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а, во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.

Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.

В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или, в исключительных случаях, до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.

Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передачи "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.

В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию, и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.

Применение ПБУ 18/02 филиалами и головной организацией.

Нужно ли бухгалтеру подразделения отражать проводки по ПБУ 18/02, в том числе и по итогам года? Если у филиала возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, можно поступить следующим образом. В целом по организации необходимо утвердить в учетной политике одинаковые для всех филиалов регистры бухгалтерского учета, в которых подразделения будут формировать ежемесячно информацию о возникающих постоянных и временных разницах. Эту информацию по регистрам филиалы направляют в центральный офис, где она консолидируется. Вместе с информацией по разницам филиал передает центральному офису сумму бухгалтерской прибыли по авизо. Основная бухгалтерия рассчитывает общие по всей компании величины постоянных и временных разниц. Далее исходя из этих разниц она исчисляет постоянные и отложенные налоговые активы и обязательства и отражает их у себя в бухгалтерском учете. Данные проводки делаются только в центральном офисе, поскольку плательщиком налога на прибыль является именно юридическое лицо, а не его обособленное подразделение. Что же касается филиала, то он отражает в своем учете только ту сумму налога, которая ему передается по авизо из центрального офиса. Доля налога, приходящаяся на филиал, определяется исходя из среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества по алгоритму, прописанному в п. 2 ст. 288 НК РФ.

Иногда компании сталкиваются с неверным заполнением первичных документов в филиалах. Особенно эта проблема актуальна для счетов-фактур, так как именно они являются основанием для принятия НДС к зачету. Следовательно, ошибки могут дорого обойтись организации. Решить эту трудность можно при помощи подробного консультирования сотрудников, отвечающих за оформление. Также можно подготовить для данных сотрудников специальные подробные инструкции по заполнению документов. Так, счета-фактуры оформляются всегда от имени организации, указываются ее наименование (в строке "Продавец") и адрес центрального офиса. В то же время в строке "Грузоотправитель и его адрес" пишут наименование и адрес филиала. ИНН указывается всей организации, а КПП - структурного подразделения. Эти правила заполнения счетов-фактур одинаковы как для филиалов, имеющих отдельный баланс, так и для филиалов, не ведущих самостоятельно учет в полном объеме.

Книги продаж и покупок ведутся в соответствии с требованиями Налогового кодекса, а также Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Выбранный порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж следует прописать в учетной политике организации. Например, можно закрепить следующие правила.

Филиал может вести самостоятельно журналы регистрации полученных и выданных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж. Но эти реестры будут считаться разделами общих по всей организации журналов регистрации счетов-фактур и книг покупок и продаж. Для облегчения работы в бухгалтерии центрального офиса может оперативно вестись единая книга продаж и единая книга покупок в электронном виде. Для этого нужно, чтобы у центральной бухгалтерии был доступ к книгам покупок и продаж филиала, представленным также в электронном виде. Эту задачу позволяет решить современное программное обеспечение, предназначенное для целей учета. В книге продаж филиала счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания, сами номера имеют специальный индекс, который является уникальным для каждого филиала. То есть этот индекс является составной частью номера счета-фактуры. По истечении каждого налогового периода по НДС ответственные сотрудники филиала оформляют книгу продаж и книгу покупок должным образом - то есть прошнуровывают их, нумеруют страницы. Книги заверяет печатью подразделения и своей подписью старший бухгалтер филиала. Затем они передаются в центральное подразделение. Причем переданы могут быть оригиналы, а копии оставлены в филиале, или, наоборот, оригиналы остаются в филиале, а копии направляются в головной офис. Также направляется информация, содержащаяся в книгах покупок и продаж в электронном виде. Затем основная бухгалтерия формирует единые по всей компании книгу покупок и книгу продаж, а также заполняет налоговую декларацию по НДС.

График документооборота.

График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которой приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Август 2009г.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны, присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.