Особенности составления и оформления распорядительных и организационных документов.

План

1. Приказы: понятие и виды.

2. Оформление приказа.

3. Составление и оформление распоряжений.

4. Практические действия оформления и выдачи копий документов.

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;

выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;

обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:

Инициирование издания приказа или распоряжения..

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Подготовка проекта приказа или распоряжения.

Согласование проекта документа.

Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Подписание приказа или распоряжения.

Регистрация приказа или распоряжения.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

по поручению руководства предприятия;

по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из других организаций;

архивные документы;

публикации в периодической печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Наименование реквизита

Момент оформления реквизита

Издание документа

1.1 наименование организации оформлять не надо, присутствует на бланке

1.2 наименование вида документа оформлять не надо, присутствует на бланке

1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке

1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа

1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа

1.6 заголовок к тексту оформляется при подготовке проекта документа

1.7 текст документа оформляется при подготовке проекта документа

1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) полностью оформляются во время согласования проекта документа

1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа

1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1 отметка о контроле оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье.

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;

2 группа согласующих – руководитель исполнителя;

3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;

5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В ­связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

По материалам сайта Корпоративный менеджмен

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

подготовкой проекта Приказа; оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

1. Подготовка проекта Приказа

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т. е. причина издания Приказа очевидна).

Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление проекта Приказа

Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

[ 2] - эмблема организации;
* [ 4] - код организации по ОКПО;
* [ 5] - код документа по ОКУД;
* [ 7] - наименование организации;
* - название вида документа;
* - место составления или издания;
* - заголовок к тексту;
* - текст;
- отметка о наличии приложения;
- фамилия исполнителя и номер его телефона.

Примечание:
Символом * помечены обязательные для оформление Приказа по основной деятельности реквизиты.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

согласованием проекта Приказа; передачей проекта Приказа в службу ДОУ; проверкой правильности оформления проекта Приказа; корректировкой проекта Приказа; проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу"; подписанием проекта Приказа.

3. Согласование проекта Приказа

Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

Руководителями структурных подразделений; Юристом; Главным бухгалтером; Другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка правильности оформления проекта Приказа

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

6. Корректировка проекта Приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"

При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

8. Подписание проекта Приказа

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

регистрацией Приказа; проставлением реквизита "Отметка о контроле".

9. Регистрация Приказа

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года . Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т. е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

индекс и дата; автор (разработчик); кто подписал; заголовок и/или краткое содержание; приложения; резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); расписка исполнителя в получении Приказа; срок исполнения; отметка о контроле; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела; перенос данных на машинный носитель

При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Примечание:
Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то завершающей на данной стадии технологической операцией будет операция Переноса данных на машинный носитель (эта операция не показана на Технологической карте прохождения приказа по основной деятельности на предприятии - Приложение 1). Признаком того, что Приказ зарегистрирован в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке Приказа, на котором оформлен Приказ, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).

ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗА

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

размножением Приказа; заверением размноженных копий Приказа; рассылкой Приказа (копий) исполнителям; постановкой Приказа на контроль; проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; исполнением Приказа; проверкой и регулированием исполнения Приказа; докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; изменением сроков и порядка исполнения Приказа; завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

11. Размножение Приказа

Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.

12. Заверение размноженных копий Приказа

Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".

Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.

Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.

14. Постановка Приказа на контроль

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.

Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями

Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

16. Исполнение Приказа

Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

17. Проверка и регулирование исполнения Приказа

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа

Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.

19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа

В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.

Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.

20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа

На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

21. Завершение исполнения Приказа

Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.

ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ПРИКАЗА В ДЕЛО

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ; записью об исполнении Приказа; снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.

22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ

Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

23. Запись об исполнении Приказа

Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело

Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

Подшивка Приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.

На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные Приказы; Приказы по основной деятельности группируются отдельно от Приказов по личному составу; в дело группируются, как правило, Приказы одного года (за исключением переходящих); в дело включается один (подлинный) экземпляр Приказа; Приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности; Приложения (на документе проставлена отметка "Приложение") к Приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим Приказом; документы к Приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты; Приказы, содержащие сведения, входящие в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело.

Предпочитают отдавать устные распоряжения своим работникам. Обычно эти распоряжения исполняются, при этом экономится время, бумага и иные ресурсы. Но не всегда это оптимальное решение.

В тех случаях, когда распоряжение не исполнено или исполнено плохо, невозможно привлечь нерадивого сотрудника к ответственности на основе устного распоряжения. Для того, чтобы избегать таких ситуаций, необходимо оформлять все распоряжения начальника в письменном виде. Любой письменный документ становится основанием привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Что такое распоряжение руководителя организации

Понятие и виды

Распоряжение руководителя – это особое предписание по вопросам управления предприятием, требующим оперативного разрешения. Это предписание касается отдельных категорий работников и узкой области деятельности организации.

Распоряжение относится к распорядительно-организационным формам управления организацией. Они бывают следующих видов:

• относящиеся к ограниченному периоду времени;
• охватывающими длительный период.

Пример распоряжения руководителя организации

Важные нюансы

• Если задачу следует выполнить в конкретные сроки, то их обязательно указывается в тексте распоряжения. Это позволит сотрудникам правильно распределить время и запланировать деятельность таким образом, чтобы решить проблему к назначенной дате.
• Если задача охватывает продолжительный промежуток времени, то следует указать конкретную и четкую цель, к которой должны двигаться сотрудники, указанные в распоряжении. Для достижения этой цели должны производиться определенные действия на основе внутренних нормативных актов.

Нечеткая формулировка, размытость задач и сроков приводит к тому, что у указанных работников снижается мотивация и исполнительская дисциплина.

Любое распоряжение должно быть обоснованным, то есть при его составлении требуется:

• указать норму закона, согласно которой составлялся данный документ;
• внести объективные обстоятельства, которые потребовали составления.

Наиболее эффективным является распоряжение, которое составлено четко, с конкретным указанием тех задач, которые должны быть решены.

Сравнение с приказом

Распоряжение руководителя организации (образец)

Выполнение РР

Работники, на которых возлагается задача исполнить распоряжение, должны быть уведомлены об этом. Им вручается или рассылается копия распоряжения. Оперативное доведение способствует быстрому и эффективному исполнению задач.

Распоряжение директора - образец будет приведен в статье - документ, выражающий волеизъявление руководителя предприятия и обязывающий сотрудников выполнить те или иные действия. Обычно распоряжение директора оформляется в форме приказа. Подробнее об этом читайте далее.

Отличается ли распоряжение руководителя предприятия от приказа?

Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.

Для организаций нет четного юридически зафиксированного разграничения понятий приказа и распоряжения. По этой причине некоторые воспринимают распоряжение директора как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Но есть и другая позиция. На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам:

Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора - образец.

Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна. Поэтому в дальнейшем в статье речь пойдет о приказе руководителя.

Как отличаются формы документа о распоряжении руководителя?

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:

• для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
• для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Некоторые приказы можно хранить до момента исполнения поручения руководителя.

Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте .

Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.

Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ, включать в бланк обязательные реквизиты.

Какие реквизиты содержит приказ (распоряжение) руководителя?

Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата;
• название, которое вкратце излагает суть документа;
• констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
• обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
• текст поручения;
• стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
• дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
• лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
• подпись;
• места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.

Нумерация приказов может вестись как нарастающим итогом с начала деятельности предприятия, так и начинаться заново в каждом календарном году. Четких указаний в отношении порядковых номеров законодатели не дают.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Особенности оформления кадровых приказов

К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и др. Оформление приказов по личному составу должно выполняться с соблюдением всех норм Трудового кодекса.

Большинство кадровых приказов оформляется на основании других документов. Например:

• приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления физического лица;
• приказ об увольнении по причине перевода — на основании письменного запроса другого работодателя;
• приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором работает сотрудник;
• приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.

Как уже было отмечено, кадровый приказ оформляется с соблюдением норм бухгалтерского учета. Это значит, что он в обязательном порядке должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

• наименование формы;
• дата;
• наименование организации;
• содержание факта хоздеятельности;
• величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности;
• наименование должности ответственного лица;
• подписи.

Так как все эти реквизиты содержат и унифицированные формы, утвержденные ранее действовавшим постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, большинство предприятий продолжают их использовать.

В некоторых ситуациях директор издает приказ сам для себя. Так, например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что после избрания единоличного исполнительного органа на основании заключенного трудового договора новый руководитель оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.

Пример

Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:

Приказ № 29

от 12.05.2017

О вступлении в должность генерального директора

На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.2017 возлагаю полномочия генерального директора на себя.

Журнал регистрации приказов руководителя

Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.

Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:

• порядковый номер записи;
• название и реквизиты документа;
• краткое содержание документа;
• фамилия лица, ответственного за составление приказа.

Посмотрите образец оформления журнала в публикации .

Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.

Итоги

Чаще всего под распоряжением директора имеется в виду приказ. Форма приказа разрабатывается предприятием самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов, если документ отражает некий факт хозяйственной деятельности и является первичным учетным документом, подлежащим отражению в бухгалтерском учете.