Журнал регистрации приказов по основной деятельности помогает организовать учет документов предприятия и, следовательно, повышает их эффективность. Читайте, как оформлять и правильно вести журнал.

Читайте в нашей статье:

Когда требуется журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности направлены на всех или большинство сотрудников организации. Таким приказом могут быть утверждены ПВТР или штатное расписание организации.

Этим же типом документов может быть назначено должностное лицо (например, новый директор или другой сотрудник, упомянутый в уставе организации) или зафиксировано создание нового структурного подразделения или филиала.

Также к распоряжениям по основной деятельности относятся приказы, касающиеся аттестации сотрудников, материально-технического обеспечения предприятия, сокращения штатной численности и т.д. Они должны регистрироваться отдельно от других распорядительных документов.

Читайте также:

При этом только регистрация приказа придает документу юридическую силу: именно так фиксируется сам факт его создания. Помимо этого, создается каталог, база документов по организации, облегчающий информационно-справочную и другую работу с ними.

Законодательство не требует вести регистрацию приказов по основной деятельности в какой-либо унифицированной форме. Однако многолетняя практика доказала, что ведение учета в форме журнальных записей очень удобно и помогает структурировать документооборот.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

На титульном листе книги регистрации приказов по основной деятельности необходимо указать:

• Точное название организации.
• Название журнала.
• Порядковый номер журнала по счету.
• Дату начала записей в журнале, оставив строку для даты окончания, которая будет вписана позже.

Также на титульном листе фиксируется:

• срок хранения и, для удобства расчетов,
• дата, до которой журнал будет храниться.
• сведения о лицах, ответственных за ведение Журнала: ФИО, должность, основание (распоряжение руководства организации), период ведения ими журнала.

Также на титульном листе ставится заверительная надпись, журнал прошивается.

Форма заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности традиционно такова:

• Порядковая нумерация записи в журнале.
• Номер и дата приказа, который вносится в журнал.
• Содержание (или наименование) приказа.
• Данные по исполнителю: фамилия, имя, отчество и должность сотрудника.
• Срок и отметка об исполнении приказа.
• Примечания.
• Свободная графа для внесения иной необходимой информации.

Главная новость

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

• О приеме, переводе, расчете персонала.
• О предоставлении отпусков.
• О командировке персонала.
• О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

• Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
• Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
• Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

• № п/п (номер записи),
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения, краткое его содержание;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

• кем подписан приказ,
• кто исполнитель распоряжения;
• куда передано распоряжение;
• расписка в получении (подпись, дата);
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
• примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

№ п/п	Дата распоряжения	Номер приказа	Вид распоряжения	Ф.И.О. сотрудника	Таб. номер	Основание
			Прием на работу	Полозова Татьяна Викторовна		Трудовое соглашение № 14 от 13.07.2014
	16.07.2014	118-лс	Увольнение	Кузин Андрей Сергевич		Доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012
	18.07.2014	119-лс	Перевод на другую работу	Сорокина Мария Александровна		Заявление, доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

• о приеме на работу;
• о переводе;
• о дежурстве;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• об увольнении сотрудника;
• о повышении квалификации;
• о поощрении персонала;
• обо всех видах отпусков;
• о смене фамилии сотрудника;
• о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• вопросы планирования;
• порядок отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

• о назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• титульный лист;
• раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

• наименование фирмы;
• наименование документа;
• дата начала заполнения журнала;
• дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

• Ф. И. О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
• даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

• порядковые номера приказов;
• даты, номера, наименования приказов;
• количество листов в каждом приказе;
• Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как его оформить, скачайте образцы журналов

Читайте в этой статье:

Правила ведения журнала регистрации приказов

Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Книга приказов: образец оформления

• на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
• ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
• журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
• с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Обязательных журналов регистрации пять, остальные - дело добровольное. Но даже если не хотите «разводить лишнюю бумажную работу», не торопитесь от них отказываться - прочитайте статью журнала "Справочник кадровика". В ней эксперты разобрали пять ситуаций, когда такие журналы помогают кадровику доказать свою правоту в суде и спастись от крупного штрафа.

Журнал приказов содержит несколько столбцов:

• второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
• третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
• в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
• в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
• в шестом краткое содержание;
• в седьмом – подпись ответственного лица.

Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Журнал регистрации приказов по кадрам нужно заполнять четко и без помарок. Строго запрещено штриховать записи, зачеркивать буквы, пытаться убрать сведения с помощью корректирующих средств. Недопустимо наличие страниц, которые не имеют нумерации. Книга приказов по кадрам заполняется только сплошным текстом.

Как оформить журнал регистрации приказов

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

В акте нужно закрепить:

• Ф.И.О. , должности работников, ответственных за составление, хранение документа;
• сотрудников, на которых перекладывается обязанность вести журнал, если основные ответственные за него временно отсутствуют;
• установленные периоды хранения книги регистрации приказов;
• место хранения полностью заполненных документов.

Обычно ведением журнала регистрации приказов занимается секретарь, если организация небольшая. В крупных фирмах эта обязанность может возлагаться на отдельного работника. При этом ответственность за сохранность документа должна быть отражена в локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции, так как возможна порча книги или ее утеря. Некоторые фирмы ведут сразу несколько журналов – в обычном и электронном виде.

Несмотря на то, что книга приказов по кадрам - необязательный документ, эксперты рекомендуют вести ее каждой организации. Связано это с тем, что при проверках у фирмы есть всего три дня, чтобы подготовить необходимый пакет документов, который будет проверять трудовая инспекция или налоговая. В этом случае журнал регистрации приказов позволит быстрее найти нужные бумаги. Кроме того, он облегчает работу многих специалистов фирмы, так как позволяет систематизировать документооборот.

Если организация не хочет самостоятельно разрабатывать журнал регистрации приказов, образец документа можно скачать или купить в специализированном магазине. В первом случае книгу нужно не только распечатать, но и пронумеровать, опломбировать, после этого приступать к ее оформлению и ведению. При этом специалист, ответственный за ведение журнала регистрации приказов по кадрам, образец которого не установлен на законодательном уровне, обязан придерживаться общих правил заполнения документа.

Вложенные файлы

• Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
• Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
• Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
• Журнал учета приказов о командировании работников.docx
• Журнал по личному составу.docx

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п	Нормативный акт	Описание
1	Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10	Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2	Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000	Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3	ГОСТ Р 6.30-2003	Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Содержание документа	Ответственные за исполнение	К ознакомлению
48	03.08.17	84-ОД	О выпуске новой линейки продукции	Начальник производственного отдела Лубяной Н.С.	Сотрудники производственного отдела и департамента продаж
49	12.08.17	85-ЛС	О внесении изменений в штатное расписание	Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.	Все сотрудники
50	22.08.17	86-АХД	Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.	Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.	Сотрудники хозяйственного отдела

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.