Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем .
Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в , его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.
Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть отражены следующие данные:
- указание распорядительного действия,
- фамилия имя отчество принимаемого работника,
- должность (профессия), на которую принимается сотрудник,
- наименование подразделения или отдела,
- уровень оплаты труда,
- условия испытательного срока (в случае необходимости),
- дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник.
Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников.
Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:
- Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке "Дата" формы № Т-1 (в столбце "Период работы" формы № Т-1а) графа "по" не заполняется.
- В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, "по совместительству", "постоянно", "в порядке перевода из другой организации", "для выполнения определенной работы", "для замещения временно отсутствующего работника" и так далее.
- Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.
Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.
Статья раскроет основную информацию, касающуюся процесса оформления приказа на работу. Каким образом его составлять, какими законами руководствоваться – об этом далее.
Во время приема нового сотрудника на работу необходимо оформить приказ. Это дает гарантию того, что человек трудоустраивается официально.
Бывают случаи, когда работодатель неправильно его составляет, что в дальнейшем может вызвать проблемы. Каковы же правила оформления приказа?
Основные сведения
Прием на работу нового сотрудника – процесс ответственный. Его необходимо оформить по всем правилам Законодательства. Оформление приказа – важный при этом шаг.
Необходимо иметь четкое представление о его составлении. Чтобы принять работника, необходимо выполнить следующие действия:
| Принять | Законодательство не обязывает этого делать, однако некоторые предприятия требуют. Если заявление подается, то его необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации заявлений |
| Ознакомить сотрудника с местными нормативными актами | В обязанности работодателя входит проведение инструктажа должностных обязанностей, правилах организации и ее актами |
| Заключить трудового договора | Его необходимо составить в двух экземплярах, обязательны при этом подписи обеих сторон |
| Осуществить регистрацию договора | — |
| Вручить сотруднику его трудового договора | На экземпляре работодателя работник должен сделать пометку, что договор он получил |
| Оформить унифицированную форму приказа о приеме на работу | — |
| Провести регистрацию приказа и вручение его сотруднику | — |
| Сделать запись в трудовую книжку | О приеме на работу |
| Оформить личное дело | — |
Для начала необходимо оформить договор, без которого сотрудника не имеют право принимать на работу.
Приказ составляется после того, как подписан .
В документе обязательно указать:
- должность и дату приема;
- тип работы – основной либо по совместительству;
- на каких условиях сотрудник принимается на работу – на испытательный срок, по совместительству и прочее;
- условия работы – полный/неполный день и т. д.;
- тарифная ставка.
При заполнении приказа необходимо придерживаться следующих правил:
Ознакомить с приказом нужно не только нового сотрудника, но и остальных рабочих. Приказ имеет несколько форм:
Как же правильно заполнить графы приказа? «Наименование организации» заполняется в письменном виде или электронном.
Название необходимо указывать такое же, как и в учредительных документах. Рядом указать код предприятия. Очень часто организации используют бланки, на которых уже имеется код.
Дату приема на работу необходимо прописывать обязательно, а вот дату окончания только в том случае, если сотрудника принимают на время.
Личные данные вносятся в приказ согласно паспорту. Заработную плату и оклад (их размер) также необходимо указать.
После всего этого руководитель ставит свою подпись и пишет дату составления приказа. Затем отправить документ в кадровую службу, где он и будет храниться.
Приказ о приеме на работу по личному составу могут храниться 75 лет и 5 лет. К первым относятся:
- приказы о переводе, ;
К тем, которые хранятся 5 лет, относятся:
- об ;
- о предоставлении ;
- о временных командировках.
Приказы подготавливает и оформляет сотрудник отдела кадров, форма стандартная – Т1. Подписывает приказ руководитель организации и знакомит с ним сотрудника под роспись.
Если сотрудник не является на работу в установленную дату, то приказ аннулируется.
Определения
При оформлении нового сотрудника на работу необходимо знать основные понятия, касающиеся данного процесса.
| Приказ | Распоряжение официального характера, которое издается начальником организации. Документ обязателен к исполнению |
| Трудовой договор | Тип соглашения, которое заключается между сотрудником и руководителем при определенных обстоятельствах. Согласно документу, работник обязан выполнять все условия, которые прописаны в договоре. Может быть как бессрочным, так и кратковременным |
| Совместительство | Тип занятости вторичной формы, при котором сотрудник организации имеет право трудиться на другом месте в свободное время |
| Работа по совместительству | Деятельность, предусматривающая право работника реализовывать свои способности на нескольких предприятиях одновременно |
| Испытательный срок | Период времени, за который работодатель проверяет способность сотрудника выполнять свои обязанности по работе. Продолжается срок до 3-месяцев, в зависимости от типа работы |
| Тарифная ставка | Размер финансовой выплаты, которая выплачивается сотруднику за исполнение им нормы трудовой деятельности. Размер ее обязательно необходимо указывать в трудовом договоре |
Назначение документа
Приказ – важный документ при приеме сотрудника на работу, без него человек считается неоформленным. Именно с этого документа начинается трудовая деятельность.
Как только руководитель предприятия оформляет приказ, сотрудника включают в штатный коллектив. При этом заводится , ведется .
Также оформление приказа дает возможность человеку продолжать собирать документы, необходимые для приема на новое место.
Правовое регулирование
Трудовой Кодекс Российской Федерации () гласит, что сотрудника необходимо ознакомить с приказом в течение 3-х дней с момента его составления.
О приеме на работу необходимо сделать запись в трудовую книжку. Об этом говорится в 66 статье Трудового Кодекса.
Как написать приказ о приеме на работу
Законодательство Российской Федерации устанавливает общий порядок приема на работу, одинаковый для всех категорий граждан. Оформляется он приказом. Заполнять при этом необходимо все поля.
О порядке заполнения говорилось выше. Для генерального директора существуют другие особенности.
Он является первым лицом организации и действует без от имени юридического лица.
Заявления о приеме на работу директора не нужно, понадобится лишь общего собрания, учредители которого принимают решение.
В протоколе указывается название организации (полное и сокращенное), номер и дата. Затем документ подписывается председателем собрания и секретарем.
Директор формирует приказ на самого себя. При этом он подписывает его и как руководитель, и как принятый сотрудник.
По совместительству
По не разрешено принимать на работу лиц, которым не исполнилось 18 лет. Законодательство предусматривает 2 вида совместительства – внешнее и внутреннее.
Работа по внутреннему совместительству – основная, по внешнему – дополнительная (в свободное от основной работы время). Внешнее совместительство не исключает обязанности подписания договора.
Перед принятием на работу необходимо запросить следующие документы:
- паспорт;
- документ об образовании;
- пенсионное удостоверение (при необходимости);
- документ о присвоении личного номера из налоговой.
Если должность предполагает условия, небезопасные для здоровья, то также необходимо запросить справку с основного места работы.
Договор составляется в двух экземплярах, для каждой из сторон. Как только трудовой договор подписан, следует процедура оформления приказа.
В документы высветить такую информацию:
- название организации;
- номер приказа о приеме на работу и дату его составления;
- должность;
- дату, когда сотрудник приступает к работе и дату окончания;
- условия работы;
- подпись руководителя;
- отметка о том, что сотрудник ознакомлен с приказом.
Сотрудник имеет право потребовать ксерокопию приказа для себя. Сделать это необходимо будет в продолжение 3-х дней.
Законодательством не установлено требование информации о том, сколько времени работник проводит на основном месте. Если сотрудник не является в указанное время, то ему выносят замечание.
По срочному трудовому договору
Заключают с сотрудником на определенный срок. Чтобы оформить такого работника, он обязан написать заявление, в котором указываются личные данные, должность.
Отправляется заявление руководителю, который рассматривает его и принимает решение. Далее работодатель оформляет приказ о приеме на работу.
Обязательно указывается номер и дата приказа, должность и причина принятия на работу (например, на время замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске), сроки.
Также необходимо заключить договор. Бланк приказа о приеме на работу составляет работник отдела кадров, подписывает – руководитель. Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, обязательно под его роспись.
В соответствии с трудовым Кодексом Российской Федерации, приказ составляется на основании трудового договора, все условия и обязанности должны совпадать.
Срочный трудовой договор заключается в следующих случаях:
- отсутствие основного работника (должность и место за ним остаются);
- выполнение кратковременных работ – не более 2-х месяцев;
- в случае отправки сотрудников заграницу;
- выполнение работ, связанных с ремонтом организации или расширения производства;
- общественные работы.
На время декретного отпуска
После ухода сотрудницы в декретный отпуск рабочее место и должность за ней сохраняются. Законодательство допускает принятие работника на время ее отсутствия.
С ним также оформляется трудовой договор, который имеет определенный срок. Права и обязанности у нового работника будут такие же, как и у предыдущей сотрудницы.
Об этом обязательно указывается в трудовом договоре. Размер заработной платы будет идентичен. Договор вступает в силу с того момента, когда сотрудник приступает к своим обязанностям.
Заканчивается тогда, как только сотрудник, который находился в декретном отпуске, изъявит желание выйти снова на работу. Руководитель предприятия издает приказ о приеме на работе той же унифицированной формы.
Если сотрудница захочет уйти на новое место работы, то с тем работником можно продлить договор. Приказ обязательно должен быть подписан начальником, печать организации также поставить.
После этих проделанных шагов нужно внести запись в трудовую книжку. Способы, благодаря которым можно возместить освободившееся место декретницы:
- прием на работу нового сотрудника на полную ставку;
- оформление внутреннего или внешнего совместителя на полставки;
- предложение одному из сотрудников совместить должности.
С испытательным сроком
Особенности оформления сотрудника на работу:
Сотрудника при этом официально оформляют с помощью приказа и записи в трудовой книжке. Чтобы установить , необходимо согласие как работодателя, так и сотрудника.
Если руководитель не согласовывает срок с работником, то это считается нарушением норм Законодательства. Если работник не согласен со сроком, то подписывать трудовой договор не разрешено.
Как правило, срок составляет 3 месяца. На испытательный срок не могут взять следующие категории сотрудников:
- несовершеннолетних;
- инвалидов любой категории;
- беременных;
- молодых специалистов.
В трудовом договоре обязательно указывается, что сотрудник был принят на испытательный срок. Условия его прописываются в приказе.
Также в обязанности руководителя входит установление задач (испытаний), которые должен выполнить сотрудник. Формулировать их нужно четко, объективно.
Если во время испытательного срока руководитель решает, что сотрудник не подходит, то его обязаны уволить как не прошедшего испытание.
Законодательство гласит, что пред необходимо уведомить сотрудника письменно. Сделать это необходимо за 3 дня до увольнения.
Увольнять необходимо в последний день испытательного срока. Если работник продолжает деятельность после окончания срока, то можно считать, что он прошел испытание.
Поэтому важно придерживаться этого правила. Работодатель должен составить уведомление, в котором указаны причины не прохождения испытания, дата увольнения.
Вручается документ сотруднику лично в руки. Если работник не хочет принимать уведомление, то в присутствии свидетелей (это могут быть работники организации) начальник составляет акт.
Приказ при увольнении на испытательном сроке оформляется в . гласит, что во время испытательного срока сотрудник имеет все полномочия.
То есть, заработная плата не может быть ниже, чем в установленном порядке. Меры дисциплины применяются к нему такие же.
В порядке перевода
Перевод работника из одного предприятия на другое осуществляется путем увольнения с предыдущего места работы. Так как на новом месте он заключает с работодателем договор.
Сначала руководитель предприятия, в котором сотрудник планирует работать, отправляет запрос на другое предприятие с просьбой перевести сотрудника.
В документе указать дату его принятия на новое рабочее место и планируемую должность. При получении письма работодатель согласовывает с сотрудником возможность перевода.
В случае согласия работник пишет заявление об увольнении, и работодатель отсылает в другую организацию запрос-подтверждение о переводе.
Прием на новое рабочее место осуществляется в общем порядке – заключается трудовой договор, издается приказ, заводится личное дело.
Важно помнить, что при переводе запрещено устанавливать испытательный срок. Приказ должен содержать основные сведения, которые указаны в трудовом договоре.
Информация о том, что сотрудника приняли с учетом перевода из другой организации, в договоре не высвечивается. Поэтому и приказ не должен содержать таких сведений.
Выписка из распоряжения
В приказе указывается вся информация, касающаяся нового сотрудника, поэтому документ получается объемным. Делать ксерокопию нет смысла, в этом случае делается выписка из приказа.
Необходимо перенести в выписку следующую информацию:
- реквизиты бланка распоряжения;
- номер и дата приказа не меняются;
- выносят только необходимые пункты;
- должность того, кто подписывал приказ, его данные;
- заверить выписку.
Оформление выписки из приказа по личному составу осуществляется подобным образом. Единственное отличие – в ней нет преамбулы (текст, содержащий причины, по которой издается приказ)..
Журнал регистрации приказов
Все приказы о приеме на работу обязательно регистрируются в журнале. Главный элемент – номер, для каждого сотрудника он индивидуальный. хранятся в отделе кадров.
Форма может быть утвержденной Министерством или самостоятельно разработанной. Чтобы страницы не были вырваны или украдены, необходимо их пронумеровать.
Все записи необходимо вести четко, не должно быть исправлений. Законодательство допускает ведения журналов регистрации в электронном виде.
Титульный лист должен содержать дату составления документа. В журнале необходимо заполнить следующие пункты (обязательно):
- номер записи;
- дату и номер приказа;
- тип распоряжения;
- данные сотрудника;
- табельный номер;
- причины издания приказа.
Таким образом, прием нового сотрудника на работу должен сопровождаться приказом работодателя. Форма для его составления стандартная – Т1. Не менее важное обязательство – заключение трудового договора и запись в книжке.
С приказом необходимо ознакомить работника, причем под роспись. Без этого документа прием на работу невозможен, так как сотрудник не будет считаться официально трудоустроенным.
По унифицированной форме Т-1 заполняется приказ о приеме нового сотрудника на работу. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Вам необязательно заполнять приказ по унифицированной форме бланка Т-1, вы можете разработать ее самостоятельно и заполнить приказ по форме, которую утвердите в учетной политике своей компании. Однако имейте ввиду, что разработанные вами формы должны содержать все необходимые реквизиты (название организации, составившей документ, дату составления и т.д.) Полный перечень требований вы найдете в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
Если вы все-таки решите использовать формы, которые разработал Госкомстат России, то приказ о приеме на работу вы должны будете составить по форме № Т-1.
Оформлять сотрудника на работу нужно в следующем порядке:
- Дать новому сотруднику ознакомиться с локальными нормативными актами, которые связаны с его трудовой функцией, под подпись. В качестве данных документов могут выступать должностная инструкция, инструкция по охране труда и т.д.;
- Оформить и подписать с работником трудовой договор;
- Издать приказ о приеме нового сотрудника на работу (форма Т 1);
- Сделать запись в трудовой книжке работника о его новом месте работы;
- Заполнить личную карточку работника.
Информация, изложенная в приказе о приеме на работу, должна полностью соответствовать условиям, изложенным в договоре, который вы заключили с сотрудником (в том числе должна совпадать дата начала работы). Однако имейте ввиду, приказ о приеме на работу не критично не издать именно в тот день, когда подписан трудовой договор: его можно оформить позже. Трудовое законодательство также не требует, чтобы совпадали дата, когда приказ был издан и дата, когда сотрудник фактически приступил к работе, но рекомендуется подготовить приказ до того, как новый сотрудник начнет выполнять свою работу.
С оформленным приказом работника нужно ознакомить в течение трех дней с того дня, как он фактически приступил к выполнению работы. Если гражданин оформляется к вам на работу не по трудовому, а, например, по гражданско-правовому договору, то приказ о приеме на работу не нужен. В данном случае исполнитель не зачисляется в штат организации и не является работником, поэтому данная норма трудового законодательства на него не распространяется
Образец заполнения унифицированной формы Т-1
В шапке бланка вам необходимо заполнить название компании, форму по ОКУД, ОКПО, порядковый номер приказа и дату его составления. Основная часть приказа состоит из следующих пунктов:
- Дата приема на работу;
- ФИО работника и табельный номер ;
- Структурное подразделение, должность работника;
- Характер работы;
- Тарифная ставка (оклад) и положенная надбавка;
- Испытательный срок;
- Номер и дата, когда трудовой договор, который является основанием для составления приказа, был заключен;
- Подпись руководителя компании;
- Дата и подпись работника, которая говорит о том, что работник ознакомлен с приказом.
Обратите внимание, согласно законодательству вы должны хранить кадровые документы в архиве. Приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении нужно хранить в течение 75 лет.
Появление нового работника – факт хозяйственной жизни, который оформляется первичными учетными документами и приказом руководителя. Он служит основанием для выплаты зарплаты. И хотя образец, рекомендованный Госкомстатом, не является строго обязательным - лучше использовать Т-1, чтобы избежать претензий во время проверки.
Обязательные кадровые документы при оформлении нового сотрудника- личное заявление и приказ о приеме на работу. Их стандартные формы для организаций были утверждены Постановлением Госкомстата. С 2013 года формально допускается использование собственных бланков, но при этом они должны учитывать все особенности, установленные Трудовым кодексом и Законом о бухгалтерском учете . Иначе не исключены претензии проверяющих органов по поводу того, что документы организации не соответствуют законодательным требованиям.
С развитием средств автоматизации появилось много программ по кадровому делопроизводству, включающих различные бланки, в том числе - приказа о приеме на работу. Пользоваться ими можно, но нужно проверять их на соответствие унифицированным формам:
- Т-1 (для оформления одного человека),
- Т-1а (для группового найма).
Все требуемые сведения должны присутствовать в документе.
Рисунок 1.
Данные, внесенные в распорядительные документы, должны точно соответствовать условиям заключаемого трудового договора.Особенно важно все предусмотреть в случае приема по совместительству , так как эта форма трудоустройства предусматривает особый порядок увольнения. На основании распоряжения (приказа) заполняется трудовая книжка, личная карточка сотрудника (Т-2), а также в бухгалтерии открывается лицевой счет (Т-54, Т-54а).
Приведем образец заполнения унифицированной формы приказа о приеме на работу Т-1.
Рисунок 2.
В трехдневный срок после фактического начала работы, сотрудник должен быть ознакомлен с документом под роспись. По требованию ему выдается копия, заверенная подписью кадровика, руководителя и печатью предприятия. С 2015 года существенно усложнилась форма трудового договора для иностранных работников , и эти изменения необходимо учитывать при издании распоряжения.
Есть ли особенности для ИП?
Порядок оформления для индивидуальных предпринимателей не предусматривает никаких отклонений от того, который установлен ст.68 ТК РФ.Фактически от ИП не требуется только соблюдения внешней формы документов, но практичнее использовать типовой приказ о приеме на работу, чем изобретать собственный (скачать образец Т-1) .Он также обязан вести делопроизводство по личному составу, как и другие наниматели. Это подтверждается Письмом № 4414-6 Федеральной службы по труду и занятости. Особое внимание нужно обращать при найме персонала для общепита , поскольку для таких предприятий установлены особые санитарные и медицинские ограничения. Если производится массовый набор, то целесообразнее оформить приказ о приеме на работу, пример которого приведен ниже (Т-1а).
Объединение в приказе данных о группе лиц не меняет его основного содержания. В этой форме отсутствуют только указания на особые условия принятия на работу, например, на период декретного отпуска постоянного работника. Если они имеются, то для такого человека будет лучше составить индивидуальный распорядительный документ.
Внимание! Никогда не используйте унифицированные формы при заключении договора подряда и не включайте в текст даже отдельные положения из них: трудовые функции, место работы, дату начала работы или режим труда. Это влечет за собой его "переквалификацию" в трудовой без фактического оформления. Причем, с 2014 года - не только по суду, но и по результатам проверки трудовой инспекции. Административное наказание для ИП: штраф от 5 до 10 тыс. рублей, для юр. лиц - от 50 до 100 тыс. рублей.
Нужно помнить, что основание трудовых отношений -договор, его составление предшествует изданию приказа, и расхождений в них быть не должно. Не стоит рассчитывать на то, что в распоряжение всегда можно ввести изменения. Об этом, например, свидетельствует решение Алтайского краевого суда. Сотрудница принималась на работу по срочному договору с указанием периода. Уволена - по причине того, что не выдержала испытательный срок. Она обратилась в суд и была восстановлена с выплатой за вынужденный прогул. Причина: в приказе условие приема с испытанием указывалось, но отсутствовало в договоре.
Чтобы не допускать ошибок при составлении кадровых документов, советуем прислушаться к рекомендациям экспертов Интернет бухгалтерии "Мое дело".
Как правильно оформить приказ? Этот документ относится к числу правовых актов. Издается он руководителем предприятия, который уполномочен действовать единоначально. Вопросы, согласно которым приказ бывает издан, касаются важнейших моментов жизнедеятельности организации. Речь идет о ее создании, ликвидации или реорганизации (как самого предприятия, так и любого из структурных подразделений). И информация о том, как оформлять приказы в организации грамотно не только с точки зрения делопроизводства, но и с юридической, крайне важна. Ведь нарушение правил чревато судебными разбирательствами и прочими издержками.
Для чего он нужен
Для любых официальных распоряжений руководства требуется оформить приказ по основной деятельности. Таковыми же сопровождается утверждение самых разных инструкций и положений, внутренних правил и т. д. Разумеется, не обойтись без них и при решении кадровых вопросов, то есть тех, что относятся к приему, увольнению либо перемещению персонала.
С помощью приказов руководством ставятся главные задачи и обозначаются способы решения важнейших вопросов. Исполнение приказа является обязательным для всех подчиненных. Данный документ может содержать лишь положения, не противоречащие законодательству.
Приказы по личному составу касаются вопросов служебных перемещений, приема и увольнения сотрудников. Для каждого случая имеется унифицированная форма, утвержденная в постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. В нашей статье вы найдете примеры того, как оформить приказы (образцы).
Особенности составления
Любой из оформленных приказов должен быть подписан руководителем, а работнику предоставляют его для ознакомления под роспись. Те из них, что касаются приема, увольнения и перевода, бывают изданы, как правило, в единственном экземпляре. В случаях, когда, согласно внутренним нормативным документам предприятия, в бухгалтерию передают лишь подлинники, возможно издание приказа в двух экземплярах.
Оригинал (первый экземпляр) должен быть подшит в папку с приказами по личному составу. Копия (второй экземпляр) - в личное дело. Третий (оригинал либо копия) предназначен к передаче в бухгалтерию. Работнику на руки также может быть выдана заверенная копия. Делается это обычно лишь по требованию.
Отказ в выдаче заверенной должным образом копии сотруднику является незаконным. 14-я глава ТК РФ предписывает ведение учета выдаваемых копий, информация о которых приводится на подлинном экземпляре (место для этого - левый нижний угол либо оборот последнего из листов).
Как оформить приказ о приеме на работу
Приказ о приеме относится к первичным учетным документам. Он одновременно фиксирует факт приема сотрудника на работу и служит основанием для начисления ему зарплаты. В положениях указанного выше постановления Госкомстата приводятся формы №№ Т-1 и Т-1а в качестве унифицированных именно для этого случая.
Как оформить приказ о приеме? Форму Т-1 заполняют тогда, когда речь идет о приёме одного человека. В случае трудоустройства группы работников используют форму номер Т-1а. Основанием составления приказа для каждого из принимаемых лиц является заключённый с договор. Содержание приказа не должно противоречить тому, что прописано в договоре.
Обязательными элементами его оформления служат личные данные работника в виде фамилии, имени, отчества. Кроме того, обязательно указание табельного номера, использовать который повторно можно лишь спустя три года после даты увольнения.
Что должно быть в приказе
Структурное подразделение указывается согласно наименованию, имеющемуся в штатном расписании. Разумеется, непременно обозначается должность (профессия, специальность). В случае назначения испытательного срока это должно быть обязательно отражено документально.
Помимо того, в приказе обязательно нужно указать оклад (тарифную ставку), условия, на которых сотрудник принимается, характер будущей работы. Она может быть постоянной, временной (например, в случае замещения отсутствующего сотрудника). Если речь идёт о приеме в порядке перевода с другого места либо с целью выполнения конкретного объема, информация об этом также обязательно должна быть внесена.
Дату выхода на работу проставляют в приказе в обязательном порядке. Если трудовой договор бывает заключён на неопределённый срок, в соответствующих реквизитах (даты или период работы) окончание его не указывается, либо формулируется как "не определён".
Проект приказа визируется начальником кадровой службы и руководством структурного подразделения. Следует знать, как оформить приказ в случае, когда будущая работа предполагает материальную ответственность, которая может быть бригадной, коллективной. Здесь обязательно визирование его юристом (начальником соответствующего отдела) и бухгалтерией.
Заявление о приеме
В последнее время оно не относится к числу обязательных документов для процедуры трудоустройства. На предприятии может практиковаться приём заявлений от соискателей. В этом случае бывает разработан типовой бланк, существующий в виде приложения к анкете либо самостоятельно.
Также написать заявление можно в произвольной форме, соблюдая определенные правила. Касаются они главным образом наличия необходимого стандартного набора реквизитов, а именно:
1. Фамилии, имени, отчества руководителя организации либо предприятия, на имя которого заявление пишется.
2. Личных данных (фамилии, имени, отчества) самого соискателя с адресом места жительства.
3. Названия собственно документа (заявление).
4. Непосредственно текста, содержащего в себе наименование должности, структурного подразделения и всей организации. Также в тексте должны быть оговорены (при наличии) особые условия трудоустройства. Речь может идти о работе по совместительству, в течение определённого времени, на неполную ставку или рабочий день и т. п.
5. Обязательно проставление даты, подписи и ее расшифровки. После визирования руководителем работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в течение трех дней с даты утверждения. Затем соответствующая запись должна быть внесена в трудовую книжку. Это сделать следует не позже 5-дневного срока с момента начала фактической трудовой деятельности.
Ниже предлагаем читателю образец, как правильно оформить приказ о приеме.
О переводе работников
Такое явление имеет место всегда - в любой организации. И, соответственно, требуется знать, как оформить приказ на него. Причины переводов - самые разные. В качестве таковых можно упомянуть производственную необходимость, служебный рост, наличие каких-либо медицинских показаний либо семейных обстоятельств. Кроме того, переводы существуют в связи со сменой места жительства сотрудника либо изменения места расположения самого предприятия.
72-я статья ТК РФ оперирует двумя совершенно различными по смыслу терминами - переводом и перемещением. Данные процедуры не совпадают, и путать их не следует. Главным отличием является отсутствие необходимости согласия (что обязательно при переводе).
Часть первая той же статьи классифицирует перевод в пределах одной организации на постоянную, но при этом другую работу, совершаемый по инициативе работодателя, как изменение трудовой функции. Под это же определение (изменение существенных условий договора) подпадает ситуация перевода для постоянной работы в постороннюю организацию либо вместе со своим предприятием, но в другую местность.
Необходимые подробности
Все указанные действия возможны лишь по письменному согласию работающего. Переводы могут быть (в зависимости от срока) постоянными (в том числе в пределах конкретного предприятия). Примером может служить смена цеха, переезд вместе с предприятием в другой город либо новую местность. Сюда же относится перевод из одной организации в другую со сменой работодателя.
Другой же вид перевода - временный. Если классифицировать данное явление по месту действия, то можно говорить о внутреннем переводе (в пределах организации) или на другое место работы со сменой работодателя и заключением нового трудового договора. В этом случае следует знать, как оформить внутренний приказ.
Инициатором перевода может быть как работодатель, так и сам работник. Кроме того, существует понятие и неинициативных переводов, обязательных с юридической точки зрения. В связи с этим и множеством других тонкостей очень важно четко представлять, как оформить приказ. На директора в данном случае ложится немалая ответственность.
Если факт перевода будет оформлен неправильно, данную процедуру можно признать недействительной с наложением штрафа на работодателя и восстановлением сотрудника на прежней должности. Недальновидному начальству придется оплатить ущерб (моральный и материальный) и все судебные издержки.
Часть третья той же 72-й статьи ТК классифицирует как перемещение движение работника в рамках одной и той же организации со сменой рабочего места либо структурного подразделения, находящегося в той же местности. Сюда же относятся случаи поручения ему работы на другом агрегате, механизме с сохранением трудовой функции и условий, прописанных в заключенном при приеме договоре.
О важности грамотного оформления
Как уже было сказано, согласия работника на перемещение не требуется. Сложнее всего с юридической точки зрения правильно оформить перемещение между различными структурными подразделениями, находящимися в одной и той же местности. Связано это с отсутствием в трудовом законодательстве определения структурного подразделения как такового.
Кроме того, не всегда удаётся уточнить, что относится к другой местности. Сложившаяся судебная практика считает подходящими под данное определение отделы, цеха и прочие подразделения организации, расположенные в том же городе отдельно от основного предприятия. Филиал структурным подразделением трудовое законодательство не признаёт. И тут тоже важно знать, как правильно оформить приказ и какой именно термин использовать.
В случае отправки сотрудника для выполнения трудовых обязанностей в филиал из головного предприятия (либо наоборот) данное действие рассматривается как перевод. Другой местностью считается территория за пределами административных границ города (населенного пункта). Практика показывает, что структурные подразделения весьма часто оказываются значительно удаленными друг от друга в пределах одного и того же города. И хотя с формальной точки зрения можно говорить о перемещении, но всё же рекомендуется оформить смену места деятельности в данном случае как перевод.
Как правильно оформить перевод
Все связанные с ним формальности не обязательны к соблюдению в случае заблаговременного указания в заключаемом трудовом договоре условия, согласно которому работа на расположенных в различных местностях объектах не считается переводом. В этом случае направить сотрудника трудиться в другой город можно, соблюдая минимум юридических норм. Данное положение активно применяется для отдельных категорий сотрудников, например, для строителей.
Если инициатива перевода исходит от работодателя, ему следует учесть определенные нюансы перед тем, как оформить приказ. Важнейший из них - формулировка согласия работника на перевод, которая дается им в письменном виде. Смысл фраз "согласен с переводом" и "ознакомлен с фактом перевода" - совершенно разный. Ведь ознакомить сотрудника - ещё не значит получить его согласие.
Правильным будет самостоятельное написание им заявления о переводе либо, как вариант, оформление письменного согласия от собственного лица. В крайнем случае годится резолюция "согласен на перевод" под текстом письменного предложения работодателя.
Приказ о переводе требуется оформлять особенно внимательно. В нём должны присутствовать ссылки на все имеющиеся документы-основания для подобного шага. Особенно важно проконтролировать их наличие перед тем, как оформить приказ о переводе по обстоятельствам юридического характера. Например, в связи с имеющимся медицинским заключением, изменением квалификации либо выявленным Приказ должен обязательно содержать в себе указание на протоколы заседаний аттестационной комиссии, наличие и номера медицинских справок и т. д.
Как правильно оформить приказ об увольнении
В этом случае используются формы №№ Т-8 и Т-8а (соответственно, для одного и нескольких работников, как и в случае с принятием на работу). Подобный приказ обязан содержать Ф.И.О. работника, название структурного подразделения, должность (профессию) и, в обязательном порядке, основания для увольнения.
В строке либо графе, отведенной под последний пункт, запись должна быть приведена в точном соответствии со статьей ТК. Если трудовой договор расторгается по собственной инициативе работника, ссылка приводится на пункт № 3 77-й его статьи. В противном случае основанием служит один из соответствующих пунктов 81-й статьи Кодекса.
В тех случаях, когда увольнение происходит по обстоятельствам, не связанным с волей сторон, ссылаются на один из пунктов 83-ей статьи ТК РФ. Графа либо строка "документ, номер и дата" содержит ссылку на служащий основанием для увольнения документ со всеми его реквизитами. Это может быть как личное заявление, так и ряд других бумаг - от медицинского заключения до повестки в военкомат или служебной записки.
Перед тем как оформить приказ об увольнении, желательно его предварительно проработать совместно с представителем юридическую службы, особенно когда речь идет о "виновной" статье. Одновременно с приказом на расторжение трудового договора составляется для передачи в бухгалтерию записка-расчет по форме Т-61. Согласно ей во внебюджетных организациях подсчитывают причитающуюся сотруднику заработную плату и другие выплаты, полагающиеся при расторжении трудового договора.
Ниже предлагаем образец, как правильно оформить приказ об увольнении.
Как оформить приказ о предоставляемом отпуске
Правом на него пользуются все работники на предприятиях любой формы собственности. Это социальная гарантия государства, что закреплено в соответствующих статьях ТК РФ. И знать, как оформить приказ на отпуск, обязаны в любом без исключения отделе кадров.
Основания для его предоставления - график отпусков либо заявление работающего. Согласно ТК, бывают они трех видов:
1. Раз в году предоставляется основной оплачиваемый ежегодный. Нормативная продолжительность его - 28 дней.
2. Дополнительные отпуска положены различным категориям трудящихся. Речь может идти об опасном производстве и т. п.
3. Отпуск без содержания, при котором заработная плата не сохраняется. Предоставление его происходит исключительно по инициативе работника с учетом личных обстоятельств.
Отправка сотрудника в отпуск возможна лишь при условии оформления соответствующего документа. Как правильно оформить приказ на отпуск? Составляет его кадровая служба, причём происходит это заранее. Ознакомление под роспись работника должно быть проведено не менее чем за 2 недели до даты его начала. На основании приказа вносится соответствующая отметка работнику в личную карточку и рассчитываются отпускные выплаты.
Данный документ, составленный в единичном экземпляре, хранится целых 5 лет. Относится он к числу важнейших внутренних актов и составлен должен быть в строгом соответствии с законодательством. Оформление его производят обычно при помощи специального бланка, хотя с юридической точки зрения это не обязательно. Работодатель имеет право издавать приказ в произвольной форме.
По какой форме он заполняется
К унифицированным формам такого приказа относятся №№ Т-6 и Т-6а. Состоит документ из трех основных частей - заголовочной (с обязательными реквизитами предприятия и первичных данных), содержательной части и оформляющей. В своей шапке данный приказ, подобно прочим, обязан иметь название и код по ОКПО организации, а также ее код по ОКУД.
В раздел "Сведения о работнике" попадают его персональные данные, табельный номер и Ф.И.О. в дательном падеже. Ниже необходимо обозначение структурного подразделения (группы, отдела, департамента, филиала), должности и профессии. Данная информация указывается без сокращений в именительном падеже.
В приказе об отпуске обязательно указание периода, за который он предоставляется. Если речь идет об основном ежегодном отпуске, при использовании унифицированного бланка приказа запись о нём вносится в раздел А. Обязательно должна быть проставлена продолжительность в днях. В случае разделения отпуска на части, согласно закону, одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. Конец и начало отпуска обозначаются согласно утвержденным датам.
Когда приказ издается на дополнительный отпуск, данные проставляются в разделе Б бланка. Необходимо указать, к какому виду он принадлежит - оплачиваемому или нет, льготному, студенческому и т. д. Точно так же необходимо обозначить число календарных дней с конкретными датами начала и окончания отпускного периода.
Раздел В суммирует число дней, приходящихся отдельно на основной и дополнительный отпуска. Как и в любом приказе, проставляется дата и подпись руководителя. Графа с номером приказа бывает заполнена после его регистрации, которая производится в специальном журнале, имеющемся на каждом предприятии. Текст его визируется работником, что служит подтверждением ознакомления с содержанием.
Существуют и другие отпуска, например, по беременности и родам, учебный и т. п. Имеется множество нюансов того, как оформить приказ на отпуск в каждом конкретном случае. Для каждого, как уже было сказано, в бланке предусмотрена отдельная графа.
Документы, сопровождающие приказ об отпуске
Приложением к подобному приказу является составленный заранее график в данном случае основанием. Если же речь идет об отпуске, не предусмотренном данным графиком (например, без сохранения содержания либо ученическом), к приказу обязательно должно быть приложено соответствующее заявление сотрудника.
Кроме того, приказ на отпуск должен сопровождаться так называемой запиской-расчетом. Такой документ оформляется в бухгалтерии и бывает заполнен согласно форме № Т-60. Подписывать приказ на отпуск имеет право руководитель предприятия либо лицо, уполномоченное специально для этого.
В случае несогласия начальства возможна отрицательная резолюция. Помимо того, определенные моменты, отраженные в приказе, поддаются корректировке, что также должно найти отражение в визе руководящего лица.
