Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .

Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

У каждого сотрудника организации ежегодно возникает право на получение оплачиваемого отпуска, длительностью в 28 календарных дней. У вновь трудоустроенного работника такое право возникает после полугода работы. В каждой организации должен быть оформлен график отпусков на будущий года, в соответствии с которым, сотрудники уходят на заслуженный отдых. В определенных случаях сотрудника извещают об отпуске, выслав ему письменное уведомление об отпуске.

Документ применяется для того, чтобы предупредить (известить) сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваем отпуске, который предоставляется согласно ТК РФ ст. 123. При этом необходимо уведомить каждого сотрудника минимум за две недели до запланированного отдыха, в соответствии с составленным . Однако такой документ составлять и направлять сотруднику не требуется в том случае, если работником было написано .

Уведомление отправляется в письменной форме персонально для каждого работника, в соответствии с установленным в организации общим порядком уведомлений (предупреждений). При необходимости сотрудник может быть уведомлен руководителем одного структурного подразделения, при этом делается соответствующая запись в рабочей тетради и ставится подпись уведомляемого.

Если работник был уведомлен несвоевременно, то это дает основание для осуществления переноса отпуска на другие даты, а при отказе ознакомиться следует составить соответствующий с данным приказом или уведомлением.

Порядок составления уведомления об отпуске

Форма уведомления составляется в произвольном виде, так как официального установленного вида такой документ не имеет. К тому же трудовой кодекс не конкретизирует способ уведомления работника о предстоящем отпуске.

Причем такой документ можно сделать в виде трафарета и просто поочередно вносить каждого сотрудника в форму, к тому же в документе можно предложить сотруднику разделить отпуск на части, что предусмотрено ТК РФ ст. 125.

Для придания документу юридической силы он должен содержать следующие данные:

• В документе должны быть указаны реквизиты организации.
• Присутствовать сведения об уведомляемом сотруднике – его ФИО и должности, в соответствии со .
• Документ должен быть зарегистрирован под очередным порядковым номером, на указанную в нем дату.
• Иметь содержательную информацию с указанием действий работодателя, обозначенными разрешительными статьями Трудового кодекса РФ.
• Документ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи данных документов.

После получения такого уведомления сотрудник должен с ним ознакомиться, о чем будет свидетельствовать его личная подпись, которая также будет выражать его согласие. Если данное уведомление не будет содержать выше описанную информацию, то при возникновении судебных разбирательств документ может не возыметь нужную юридическую силу при решении споров между работником и работодателем.

Бланк уведомления об отпуске сотрудника

.

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Как производится извещение о начале

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха .

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

• направление персонального документа, который именуется уведомлением;
• ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Правила оформления и общие требования

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы , в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :

• ключевые реквизиты предприятия;
• исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
• должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
• информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
• подпись со стороны нанимателя.

Способы оформления ежегодного отпуска

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Издание приказного документа

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Порядок регистрации

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

• о подаче объяснений;
• о реорганизации компании;
• о переводе;
• об изменении трудовых условий;
• об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :

• название организации;
• наименование самого документа;
• время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :

• название документации;
• дата ее оформления;
• номер регистрации;
• суть содержания бумаги;
• данные о сотруднике;
• дата вручения извещения;
• сведения об ответе работника.

Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.

Образец уведомления по графику

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

1. По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
2. Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
3. Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
4. Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

• персональное уведомление;
• приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
• ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
• графа, имеющаяся в самом документе;
• рабочий журнал директора подразделения.

Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.

Нюансы для совместителей

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

1. Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
2. Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
3. По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
4. Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.