Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про справку о средней заработной плате. Сегодня вы узнаете для чего необходима справка о средней заработной плате, как правильно оформляется этот документ и о сроках выдачи справки. Так же познакомитесь с особенностями расчета средней заработной платы, где взять справку после того, как предприятие ликвидировано.

Что такое справка о средней заработной плате и зачем она нужна

Справка о среднем заработке – это документ, который подтверждает факт работы сотрудника в организации и получение им дохода за определенный период.

Часто для отражения своих реальных доходов в каких-либо инстанциях, работники делают запрос в организацию, в которой они работают, о выдаче им документа, подтверждающего размер этих доходов.

Хотите ли вы оформить кредит, или пенсию. Может, вам нужно собрать пакет документов на оформление детского пособия, субсидий на коммунальные услуги, встать на учет на бирже труда. Во всех случаях с вас потребуют справку о средней зарплате.

Такую справку выдает бухгалтер расчетной группы предприятия. Работник не должен ждать и упрашивать бухгалтера о выдаче этой справки. Она выдается по письменному запросу в течение трех дней.

Если вам понадобился этот документ для предоставления в банк на оформление кредита, то в справке указывается заработная плата за шесть месяцев, с указанием размера . Часто запрашивают именно , в которой и отражается полугодовой доход с размером удержанного подоходного налога.

Центр занятости выдает человеку бланк о средней зарплате своего образца. В нем указывается заработная плата за 3 месяца после увольнения и размер среднемесячного дохода, а также график работы.

Если вы предоставляете документы в соцзащиту, то в справке об усредненных доходах указывается весь суммарный доход за три или шесть месяцев. Здесь не учитывается подоходный налог и другие виды удержаний. Специалисты социальной защиты не требуют какого-либо определенного бланка. Подать данные можно в любой форме, предусмотренной организацией.

Если человек уволен, ему выдается справка 182Н, в которой также фигурирует средний размер его доходов. В ней так же указывается суммированная зарплата в разрезе двух лет, а также период страхового стажа и периоды, когда человек не имел этого стажа. Например, уход за детьми в возрасте до полутора и трех лет, декретный период. Такая справка подается на последующее место работы человека, для расчета ему пособия по больничному листу.

Сотрудник может запросить справку о своих доходах и размере заработной платы для предоставления в пенсионный фонд, она нужна для дальнейшего начисления трудовой пенсии. В такой справке указывается весь период трудового стажа и делается выборка заработной платы за весь этот период.

Может потребоваться справка в инстанции суда. Многие работники, не удовлетворенные своими условиями, отношением к ним со стороны начальства, или нарушениями трудового законодательства, подают исковое заявление в суд. Прокурор может сформировать и отправить запрос о расчете размера заработной платы в организацию. Например, для расчета пособия за вынужденный прогул.

Такую справку могут потребовать если работник собрался за границу. Необходимо предоставить ее в двух экземплярах на русском и на иностранном языке. Важно помнить, что консульство может потребовать от вас узаконенной формы справки о средней зарплате. Поэтому об этом лучше узнать заранее.

Практически во все эти инстанции вместе со справкой о средней заработной плате, требуют подать копию трудовой книжки, которая подтверждает факт о том, что сотрудник трудится именно в этой организации.

Содержание и оформление справки о средней зарплате

• Скачать бланк справки о средней заработной плате сотрудника

Многие справки, такие как 2-НДФЛ, а также справка на биржу труда имеет узаконенный формат, то есть составляется по определенным правилам. При подаче справки в органы соцзащиты предприятие может оформлять собственные бланки, разработанные бухгалтерами.

Обязательная информация, которую содержит форма справки о средней заработной плате, это:

• Штамп предприятия, на котором имеются реквизиты фирмы и исходящий номер, который регистрируется в книге исходящей информации;
• ФИО сотрудника, получающего справку;
• По необходимости период работы с момента принятия, или период, за который делается выборка зарплаты;
• В некоторых справках указывается информация о том, для кого выдается, то есть «по месту требования»;
• Таблица с расчетом средней заработной платы;
• Подписи директора и главного бухгалтера, или бухгалтера расчетной группы;
• Дата выдачи справки;
• Гербовая печать. В некоторых организациях имеется печать с пометкой «для документов».

На штампе указывается название и форма собственности предприятия. Номера и ОГРН, а также юридический адрес фирмы и другие важные реквизиты. Иногда в бланке есть пометка с указанием телефонов организации (бухгалтерии или директора).

Данный документ действителен по предъявлении в течение тридцати дней.

Выдача справки при ликвидации предприятия

Работнику может потребоваться справка вне зависимости от того существует ли фирма или она ликвидирована. Вся документация после прекращения деятельности фирмы сдается в архивные органы. Бывшему сотруднику следует обратиться в письменной форме за предоставлением интересующей его информации.

После этого, составляется архивная справка или делается копия документа, которая направляется бывшему сотруднику в письменной форме. Также в архив можно обратиться по телефону и запросить информацию о зарплате по факсу.

В случае реорганизации предприятия, документация о начисленной зарплате может передаваться в вышестоящую структуру. Данные о средней зарплате можно узнать и у бывших главного бухгалтера или директора, если у вас близкие дружеские отношения.

Особенности расчета средней зарплаты для справки

Для расчета средней заработной платы бухгалтер учитывает все виды дохода на данном месте работы, предусмотренные нормативными актами начисления зарплаты.

Исключение составляют периоды, когда сотрудник отсутствовал на работе и начисленные выплаты за этот период, например, пособие по нетрудоспособности, декретный отпуск, сумма отпуска без сохранения заработной платы.

В расчет включаются все премии, годовые доплаты, а также выплаты, зависящие от условий труда (вредность, праздничные дни).

В случае предоставления справки на биржу труда и органы социальной защиты, средняя зарплата рассчитывается как произведение среднедневного заработка на среднее число рабочих дней в месяце за определенный период.

Среднедневной заработок – это деление суммы фактически начисленных доходов за год на количество фактически отработанных за год дней. А чтобы посчитать среднее количество дней за требуемый период, нужно суммировать рабочие дни, например, за три месяца и разделить на три.

Если рабочий работает по сменам, то для расчета берется среднечасовая зарплата и среднемесячное количество отработанных часов.

Важно учесть, что при заполнении справки не допускается всяких исправлений, помарок, красных и других видов чернил. Только синие или черные.

Заключение

Подводя итог всему сказанному выше, хочется отметить наиболее важные моменты. Если сотрудник обратился с просьбой о выдаче справки о средней заработной плате, то в течение трех дней ему должны ее предоставить. Бухгалтер обязан сделать расчет средней заработной платы независимо от того куда требуется эта справка. При такой документ должен выдаваться в день увольнения. Единой формы справки о средней зарплате нет, ее можно использовать в произвольной форме.

Зачем нужна справка о средней заработной плате? В какие инстанции она подается?

Справка о средней зарплате входит в пакет документов, который должен собрать и предоставить центру занятости гражданин для постановки на учет на бирже труда и получения пособия по безработице. Такой документ запрашивается по бывшему месту работы. По какой форме должна заполняться справка о зарплате, каким образом она оформляется и как рассчитать средний заработок, указываемый в справке для службы занятости?

Бланк справки о среднем заработке

Ранее работавшие граждане, обратившиеся за пособием, представляют справку, содержащую сведения о средней заработной плате за 3 последних месяца их работы (п. 2 ст. 3 закона от 19.04.1991 № 1032-1). Справку должен подготовить последний из работодателей, у которых работал гражданин.

Сотрудник может обратиться с просьбой подготовить справку для биржи труда о среднем заработке заранее, еще до дня своего увольнения, и тогда работодатель выдаст ее в последний рабочий день, с трудовой книжкой и прочими документами (ст. 84.1 ТК РФ). Можно запросить справку и позднее, уже уволившись. Тогда бывший работник делает письменный запрос работодателю, а тот обязан подготовить документ в течении 3-х дней (ст. 62 ТК РФ).

Существует ли единая справка о средней заработной плате? Универсального бланка для всех случаев предоставления информации о средней зарплате нет. Для оформления кредита в банке, или получения субсидий в органах соцзащиты, как правило, можно предоставить справку 2-НДФЛ. Работодатель также выдает увольняющемуся сотруднику справку о двухгодичной зарплате по форме 182н, что необходимо для расчета больничных и прочих пособий на новой работе. Но для назначения «безработного» пособия справки такого формата не подходят.

Для предоставления в службу занятости справка о среднем заработке заполняется по форме, приведенной в письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Этот бланк рекомендован для использования, чтобы обеспечить единое оформление документации при учете безработных граждан. Одновременно допускается составление справок для этих целей в произвольной форме, при условии, что в ней будут указаны все данные, которые требуются для расчета пособия по безработице. Отказать в приеме такой справки сотрудники службы занятости не вправе – сказано в письме Минтруда.

Справка в службу занятости: расчет среднего заработка

Средний заработок работодатель рассчитывает, согласно правилам, установленным Постановлением Минтруда РФ от 12.08.2003 № 62. Этот порядок расчета отличается от привычного определения среднего заработка для отпускных, или больничных тем, что сумма средней заработной платы рассчитывается за 3 месяца, а не за 12, как обычно.

Выплаты, включаемые в расчет

Когда оформляется справка для центра занятости, расчет среднего заработка производится с учетом таких выплат работнику, как (п. 2 постановления Минтруда № 62):

• зарплата (по должностному окладу, сдельным расценкам, в процентах от выручки), в том числе, выданная в неденежной форме
• комиссионные вознаграждения
• авторские вознаграждения и гонорары работникам СМИ и творческих организаций
• «тринадцатая» зарплата
• надбавки и доплаты (за увеличенный объем работы, выслугу лет, совмещение и т.п.)
• районные коэффициенты и надбавки, а также надбавки для особых условий труда
• премии, при этом премии по итогам года принимаются из расчета не более 1/12 на каждый из 3-х месяцев
• прочие выплаты, принятые в организации

Для справки о средней заработной плате берется заработок за 3 месяца, причем не любых, а предшествующих месяцу, когда сотрудник уволился. Однако, если это в интересах работника, то допустимо использовать для расчета месяц увольнения, например, когда работник уволился в последний его день (определение ВС РФ от 08.06.2006 № КАС06-151).

Не принимаемые к расчету периоды

В 3-х месячный расчетный период не должно входить время и начисления за него, когда (п. 4 постановления Минтруда № 62):

• выплачивалось пособие по беременности и родам, или больничный
• за сотрудником сохранялся средний заработок
• работник не работал из-за простоя, в котором виновен работодатель, или по иным не зависящим ни от кого из них причинам
• предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами
• по причине забастовки работник не мог работать, хотя участие в ней не принимал
• работник получал освобождение от работы с сохранением зарплаты или без
• когда предоставлялись отгулы за переработку при вахтовом методе и в других, предусмотренных законом, случаях

Может сложиться так, что у работника вообще весь расчетный период состоит из одних исключаемых периодов, тогда для расчета среднего берутся ближайшие 3 месяца работы, где есть отработанные дни.

Порядок расчета среднего заработка

Рассмотрим на примере, как сделать расчет в справке о среднем заработке для центра занятости.

Никитин А.П. уволился в апреле 2017г. Расчетный период с 01.01.2017 по 31.03.2017 включает по графику 57 рабочих дней. По причине болезни Никитиным отработано всего 53 дня, а сумма всех включаемых в расчет выплат составила 98500 руб.

Сначала рассчитывается среднедневной заработок сотрудника:

В нашем случае среднедневная зарплата Никитина составит:

98500 руб. : 53 дня = 1858,49 руб. в день

Теперь рассчитаем средний заработок по такой формуле:

Средний заработок Никитина составляет:

1858,49 руб. в день х 57 дней: 3 месяца = 35311,31 руб.

Исходя из полученной суммы 35311,31 руб., служба занятости и будет начислять Никитину пособие по безработице.

Справка о среднемесячной заработной плате: образец

В справке о среднемесячной зарплате должны быть заполнены все строки. В случае, когда отсутствует какой-либо показатель, проставьте прочерк. Здесь мы приводим пример заполнения такой справки.

Документ, являющийся подтверждением доходов от работодателя является справкой и выдается кадровым отделом самой фирмы или организации. Сложность заключается в том, что сам вид и содержание справки не является универсальным и не имеет конкретного образца. Потому нередко модно допустить ошибку при оформлении и усложнить процесс получение тех или иных денежных привилегий. Но справка может заполняться и в произвольной форме, достаточно учесть важные требования.

Справка о доходах нужна в таких случаях: при оформлении кредита, для получения помощи от орган защиты, в процессе увольнения, выезд заграницу или возможного выходя на пенсию. И в каждом исключенном случае могут присутствовать свои не упомянутые нюансы и особенности оформления. Иметь представление о заполнении и получении такой справки нужно многим: предпринимателю, наемному работнику, госслужащему. И в каждом случае будет разный вид заполнения.

Для малообеспеченных семей предусмотрена специальная выплата в виде ежемесячного пособия. Для того, чтобы можно было оформить подобное пособие, нужно у работодателя взять документ о получаемом трехмесячном доходе. Далее разрешением и назначением дополнительных выплат в виде пособия реализуется региональным законодательством. Потому заполнение и образец справки может отличаться и по регионам, а сам образец является уникальным и найти похожий бланк не просто. Зато требования для реализации пособия везде схожие, потому ознакомившись с процедурой заполнения справки, можно иметь общее представление о том, какие сведения и данные могут понадобиться в бухгалтерии.

Справка для органов соцзащиты

В любом случае, главная суть получения справки от работодателя про отработанные доходы содержит суть о том, чтобы подтвердить такую информацию: доказать и утвердить легальность места работы, занимаемую на ней должность или звание и размер зарплаты сотрудника. Как правило, справка выдается в кадровом отделе или оформляется в бухгалтерском отделе самой организации. Справка оформляется в трехсуточном лимите после подачи такого заявления о ее прошении. Работающий имеет право просить об оформлении такой справки в любой момент.

Важно помнить, что вид самой справки должен зависеть от повода подачи: то есть зависимо от места подачи справка подается, а не откуда. Подавая прошение о справке, нужно уточнить для каких целей она запрашивается.

Перед подачей прошения о справке, нужно четко сформулировать три ответа на такие вопросы:

1. Название справки или цели справки.
2. Целесообразность и причина подается прошение о справке.
3. На каких основаниях требуется справка.

Такое уточнение необходимо для избегания запутанных ситуаций в оформлении каких-то бухгалтерских манипуляций.

Затем надо четко понимать и разбираться в таких тезисах и их содержании, как: заработная плата и ее минимальный размер, компенсация и денежная компенсационная помощь, 2-НДФЛ.

Зарплата или заработная плата - это оплата за проделанный труд официально оформленного сотрудника определенной организации, величина, зависящая от квалифицированности и занимаемой должности. Размер заработной платы указан в кодексе труда, который подписывает потенциальный человек при поступлении на работу в организацию или предприятие. Трудовой договор является обязательной процедурой, без которой невозможно и нелегально официальное трудоустройство. Так же, зарплата стает основой для исчисления будущей пенсии и компенсацией в случае нетрудоспособности от службы занятости. Размер зарплаты никак не может быть ниже дозволенного минимума. Работодатель формирует право о принятии решения о выплате дополнительных гонораров и компенсаций своему подопечному, размер которых может устанавливать он сам. Однако размер дополнительно выплаты должен заранее быть прописан в договоре о труде и во внутреннем табеле или нормативном акте предприятия. Официально в отчетности такие гонорары не учитываются, но отображаются в справке про доходы сотрудника.

2-НДФЛ - это документ по которому оформляется справка о доходах. В нем отображается вычет налога из зарплаты сотрудника. На этом основании очень легко узнать какой доход работник получает официально от фирмы за конкретный период времени. Кроме того, для подтверждения доходов сотрудника, размер зарплаты может быть прописан в типовой форме №46, которая является специализированным документом. Формат этой формы официально закреплен законодательством, так что этот документ способен быть легальным. В этой форме зарплата прописана за каждый месяц с учетом всех налогообложений.

Органы соцзащиты так же требуют документ про поступающие доходы в отдельной форме. Для такой справки необходимо, чтобы в ней прописывались подобные пункты:

• Должность работника и подтвержденная информация о приеме на работу.
• Суммарный квартальный доход.
• Вся полученная прибыль за 60 месяцев, в которую входят: зарплата, стипендии, пособие безработице, премии и гонорары.
• Описанные по месяцам или годам доходы, взятые с лицевого счета предприятия. Это необходимо для индексации дохода Пенсионным фондом. Также, для этого нужно указать все отчеты об оплаченных страховых взносах.

Одноразовые выплаты прописывать не надо.

В случае, если предприятие закрылось, то справка берется у вышестоящего органа.

Как выглядит справка

В справке для пособия по соцзащите должна быть информация о фирме/предприятии, должности подающего заявление, проработанном времени на этой должности, помесячные доходы. В справе должны быть цифры о доходах за последние три месяца, которые предшествовали месяцу в котором подается заявление по пособию. Нужно указать какие именно доходы получал человек: заработная плата или пособие. Это так же может быть пособие по беременности, родам или ухода за ребенком. В время расчётов доходов так же должны учитываться те суммы, которые были до вычета налогообложения (НДФЛ). В том случае, если подающий заявление несет уплату алиментов, то они в расчёт доходов не входят. Это важный пункт в справке, который надо учесть в любом ее виде.

Справка подписывается и закрепляется руководителем и бухгалтером предприятия работающего человека. В случае, если в организации нет бухгалтера, то в справке делается отметка в виде «должность бухгалтера не предусматривалась». Также, в справке должны указываться основания выдачи самой справки. Это может быть лицевой счет сотрудника, его платежные ведомости, кассовые ордера (на расходы), если оплата заработной платы производилась по кассовому ордеру.

Сама зарплата должна быть учтена в бланке доходов того месяца, котором она была выплачена сотруднику. В случае, если сторуком была получена премия за тот период, что был превышен, то вся сумма гонорара должна прописываться с разбиением по месяцам. Если же выплачивался только одна заработная плата, то все значительно проще.

Пособие по беременности или родам выплачивается одноразово и одновременно за 140 дней. Потому, за какие-то месяца доходы буду прописываться значительными, а за какими-то маленькими. Но чаще всего, зарплату в справке по беременности нужно прописывать по месяцам.

Оформляя отпуск по уходу за ребенком, содержание справки должно так же иметь отчет о том, что второй родитель не использует свой отпуск. Но поскольку четкая форма не регламентирована, то ее содержание могут критиковать на основании подпунктов порядка, утвержденного Минздравсоцразвитием Российской Федерации про использование или неиспользование отпуска в уходе за ребенком. Возраст ребенка долен не превышать 1,5 года. Работодатель компетентен в том, чтобы требовать даты приказов про прием на работу.

Кто выдает справку

Для получения справки о доходах сначала нужно подать письменное заявление, которое можно доставить самостоятельно, отправить по почте или передать законным поручителем. Справка начинает оформлять сразу же, после того как было подано заявление и продолжает оформляться в течении трех рабочих дней.

Справка выдается бухгалтерией или руководителем фирмы, который не может отказать в выдаче такого документа по законодательству. Нарушение и отказ в таком документе приводит к проблемам с налоговой службой и трудовой инспекцией.

Процедура оформления такой справки установлена кодексом труда Российской Федерации, Приказом Министров и Федеральным законом, согласно которому руководитель организации, в которой работает человек, должен нести ответственность за подлинность и достоверность предоставляемой информации в документе. Сам порядок предоставления справки о доходах утвержден приказом Минтруда.

Форма заполнения справки

Справку про доходы нужно заполнить на компьютере или написать самостоятельно от руки. Не разрешается записывать какие-то правки и помарки. В образце справки про доходы можно самостоятельно дописывать дополнительные строки для более детального заполнения всех данных. Шрифт написания можно быть произвольным.

Общий документ о доходах, который выдаётся на месте работы сотрудника содержит в себе только формальный и чистый доход. Он подходит только в том случае, если человек работал официально.

Если же сотрудник работал в неофициальной форме, то ему нужна «свободная форма» справки. Она является полноценным официальным документом. Такая справка должна оформляться на фирменном бланке предприятия с печатью и соответствующими подписями руководителя организации.

Поскольку чётко определенного образца справки нет, то ориентироваться стоит на основные обязательные пункты:

• Название организации или фирмы в которой работает сотрудник.
• Идентификационный код и государственный номер организации.
• Юридический адрес предприятия.
• Контактные телефонные номера отдела бухгалтерии и отдела по подбору персонала.
• Сумма зарплаты за год.
• Сумма зарплаты за месяц.
• Сумма всего гонорара, который был выдан лично.
• Дата выдачи бумаги.
• Номер документа в организации.
• Подпись главы предприятия. (или уполномоченного им лица).
• Печать организации.

Информация о подающее заявление должна содержать:

• ФИО человека.
• Идентификационный код.
• Реквизиты человека: паспортные данные и прописка.

Также, при необходимости, в справке могут содержаться данные о налогообложении и страховых взносах. Также, в случае задолженностей сотрудника перед фирмой, их также нужно прописать.

Но зачастую отделы кадровых служб уже продумали и разработали формы, которые будут выдаваться в случае требования такой справки.

Банки требуют справку о доходах для пособия в качестве подлинности финансовой состоятельности или наоборот. Также банковские учреждения имеют право вносить свои корректировки. Но для получения социального пособия, проблем на много меньше, чем с другими видами справок.

Итак, основными этапами процедуры получения справки о доходах для получения пособия такие:

• Заявление сотрудника про выдачу справки о доходах.
• Заявление для соцзащиты за последние 3 месяца.
• Получение формы для центра занятости.
• Отчет об отсутствии задолженности.
• Отчет для начисления пенсии.
• Отчет для определения пособия.
• Отчёт о задержке заработной платы, если таков имеется.
• Минимальна заработная плата.

В случае, если в момент надобности получения пособия по уходу за ребенком и беременности супруги не разведены, но живут отдельно (то есть в потенциальном разводе), нужны следующие документы: исковое заявление, свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка, документ о безработице или отпуске по беременности, документ (справка о доходах) с места работы супруга.

Стоит помнить, что отсутствие четко прописанных критериев, по которым должна быть оформлена справка, еще не дает повод пренебречь данными выше. Отсутствие каких-либо сведений, которые важны в получении пособия, могут дать повод признать справку недействительной.

Срок получения документа

В Трудовом кодексе Российской Федерации и в приказе Минтруда Российской Федерации существует обозначенный срок выдачи справки о доходах за определенный срок. Согласно такому акту, работодатель обязан предоставить справку в течении 3 рабочих дней.

Но законом не говорится про то, как быстро должна быть получена бумага налоговой службой. Потому, если данные, которые необходимо получить от налоговой службой можно вносить после получения справки, то срок получения этих данных нигде четко не прописан. Но если для получения справки, бухгалтерия фирмы вынуждена обращаться к налоговой службе, то срок выдачи справки равен обязательному срок до 3 дней.

Расчёт пособия

Для расчета среднемесячной зарплаты надо всю сумму доходов за год разделить на количество отработанных дней, не учитывая тот оклад, который был выплачен в качестве премии. Затем полученный результат нужно умножить на количество отработанных дней за определенный период (в данном случае за 3 месяца). Дни в отпуске или прогулы в этот отчет не входят.

Например, допустим, человеку был начислено пособие по беременности и родам в размере 45000рублей.Отпуск по беременности длился 140 календарных дней. К тому же, человек получил зарплату за неполны отработанный месяц, в котором он ушел в декрет. Затем он подает документы в органы соцзащиты в посреди декрета и ему необходима справка р зарплате для соцзащиты за три последних рабочих месяца. Расчёт будет таков:

• За последний отработанный месяц (10 дней) - 45000/140*10=3210 рублей.
• За второй месяц (31 день) - 45000/140*31=9964 рублей.
• За первый месяц (30 дней) - 45000/140*30=9643 рублей.

Срок действия справки о доходах

Поскольку налоговые службы обязаны при получении заявки от сотрудника какого-то предприятия оформить для него расчет о доходах за тот период, которые он просит, то срок действия справки такой формы может быть не ограничен, так как в ней содержатся определенные указанные даты. Таким образом важен не срок действия самой справки, а ее актуальность в момент подачи.

В январе 2019 года были внесены изменения в справку о заработной плате. В связи с этим 9 числа был опубликован приказ с предложениями от Минтруда. Рекомендована новая форма документа, урегулировано его получение от работодателя.

Просьба предоставить справку о зарплате чаще всего интерпретируется, как необходимость принести заполненную форму 2-НДФЛ. Однако, эта интерпретация неверная, так как существует именно справка о заработной плате, и документ имеет иное назначение.

Предоставление документа по требованию работника регулируется:

• Российским Трудовым Кодексом;
• федеральным законом №182н (30.04.13);
• приказом Минтруда №1н (09.01.17).

Разъяснение, кому и для чего необходима справка, какая форма для неё установлена в 2019 году, и как её правильно заполнить, поможет не ошибиться и представить необходимый документ.

Зачем она необходима

Главное назначение документа для той организации, которая требует его предоставления – получить информацию о доходах конкретного лица. Затребовать справку имеют права различные частные компании и госструктуры, предоставляющие гражданам услуги, рассчитывающие пособия, субсидии и социальные выплаты. Также справкой можно подтвердить статус гражданина, если необходимо убедиться, что он работающий или безработный.

Справка потребуется:

• при рассмотрении вопросов о кредитовании, на основании документа банком оценивается материальное положение гражданина;
• для расчетов пенсионного фонда, когда формируется пенсия гражданина;
• для расчета декретных выплат;
• если необходимо получить детское пособие или иной вид социальной помощи;
• в случае увольнения;
• для предоставления визы, в случае выезда гражданина из страны;
• если гражданин претендует на получение субсидий;
• для предоставления в Центр занятости для подтверждения статуса безработного и выплаты соответствующего пособия;
• при решении материальных споров в судебном порядке и т.д.

Кроме вышеперечисленных направлений, справка может понадобиться для предоставления прав гражданину, которые зависят от его дохода, например, при усыновлении или установлении опеки.

Центральные требования

Понять, как заполняется образец, и какая форма справки рекомендована на 2019 год можно, изучив правовые источники информации.

Внешний вид и данные бланка

Несмотря на отсутствие официального бланка для справки о зарплате, информация, которая должна быть в ней учтена, определена. Прежде всего, документ должен отражать доход сотрудника за запрошенный период.

Доход, отраженный в справке состоит из:

• официальной ставки зарплаты, которая зафиксирована подписанным работником и работодателем трудовым договором;
• мотивационных выплат, в виде премий и иных начислений;
• выплат за дополнительные виды или часы работ.

Определение размера оплаты труда устанавливается работодателем самостоятельно, зависит от квалификации работника, условий труда и иных факторов.

Законодательно определено, что среднемесячная зарплата не может быть ниже, чем уровень минимальной оплаты труда, утвержденный на федеральном уровне. На 2019 год эта сумма равна 5965. Размер МРОТ не увеличился с прошлого года, но есть вероятность увеличения данного показателя на 4% с июля 2019 (вопрос находится в стадии обсуждения).

Выплата персоналу дополнительных средств, связанных с мотивацией сотрудников, основана на добровольном решении руководства компании, однако регулируется правовыми документами организации.

Несмотря на то, что мотивационные выплаты официально не считаются зарплатой и их размер не определен трудовым договором, они также относятся к доходу, полученному работником, поэтому указываются в справке.

Обязательны к указанию:

• наименование компании, выдавшей справку (если это ИП, то наименованием будет ФИО предпринимателя);
• номер документа и дата составления;
• реквизиты компании (юридический и фактический адреса, ИНН,ОГРН, КПП, банковские данные);
• должность сотрудника, в отношении которого составлен документ;
• период, за который произведен подсчет;
• сумма заработной платы за установленный период;
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• печать компании (если компания работает без печати, это надо указать в документе надписью б/п).

Организация, которая требует предоставления справки, может потребовать содержания определенных сведений или выдавать бланк справки, который необходимо будет заполнить.

Образец заполнения

Справка в свободной форме может быть следующего образца*:

ИП Лазарев К.Д.

Индивидуальный предприниматель Лазарев Кирилл Данилович

(Блок реквизитов организации)

000000, г. Москва, ул. Московская д. 56, ИНН ___________, КПП ______________, ОГРН _________________
р/с __________________в ________________банке г.________________, к/с __________________ БИК ______________, тел. _____________________, факс___________________

ИП Лазарев К. Д.

Юридический адрес: 000000, г. Москва, ул. Московская, д. 56

Фактический адрес: 000000, г. Москва, ул. Московская, д. 56

Tелефон: +70000000000

Выдана для предоставления по месту требования ___________________________

от «____»____________________________________ г.

Дана __Кондрашевой Елене Александровне______________________, паспорт _серия 00 00 номер 00000, выдан (кем и когда), код подразделения (000-000)_____________

в том, что он (она) действительно работает в _ИП Лазарев К.Д.________________________________

_______________________________________________________________________________________

в должности __специалиста по продажам___________________ с 01.01.2014_ г по настоящее время.

Его среднемесячный доход в период с___15.02.2016__________ по ___15.02.2017___ (необходимо указать период не менее шести календарных месяцев, при меньшем стаже работы, следует полностью указать период с момента поступления, до момента составления документа) составил 16734 (Шестнадцать тысяч семьсот тридцать четыре рубля, 00 копеек)

Рублей за вычетом всех налогов и удержаний.

ИП Лазарев К.Д. ____________________ (Лазарев К.Д.)

*все наименования являются выдуманными, любое совпадение имени и названия случайно.

В отличие от справок, предоставляемых в свободной форме, для Пенсионного фонда и соцзащиты существуют законодательные рекомендации по форме документа 182н. Такая же форма выдается при увольнении сотрудника.

Нововведения в форме

Именно в этот формат внесены изменения, на которые повлияла новая система расчетов страховых взносов. С 1 января этого года взносы по обязательному социальному страхованию определяются Налоговым Кодексом России, а не федеральным законом, как раньше. Это относится к взносам, которые распространяются на временную нетрудоспособность и материнство.

Изменился подход к указанию:

• сумм, на которые было произведено начисление страховых взносов или включенных в базу страховых взносов ФСС России;
• календарных дней, на которые пришлись временная нетрудоспособность работника, декретные периоды и отпуска по уходу за детьми;
• календарных дней, которые были не отработаны, но были оплачены работнику полностью или частично, и на доход с которых были уплачены в ФСС взносы.

Именно по этой форме справки происходит расчет государственных пособий, субсидий и пенсий. Сравнение показателей доходов с данными 2-НДФЛ позволяет подтвердить их подлинность.

Какие сведения там содержатся

В справке по форме №182н требуется указать:

• название страхователя — компании, выдающей справку (если это ИП, то наименованием будет ФИО предпринимателя);
• дата документа и его регистрационный номер;
• полные реквизиты, указание ИНН и ОГРН обязательно;
• реквизиты застрахованного сотрудника, включающие номер СНИЛС, данные паспорта и регистрационные данные;
• период, за который предоставляются сведения;
• общая сумма дохода за указанный период;
• все периоды, в которые сотрудник не работал по основаниям, связанным с временной нетрудоспособностью и материнством (с указанием дат и основания);

Документ будет недействителен, если кроме подписи руководителя на нем не будет подписи главного бухгалтера компании и печати (если организация работает с ней).

Как оформлять справку о заработной плате

В небольших организациях для получения справки о зарплате достаточно устного обращения в отдел кадров или бухгалтерию. Принимая в основание закон о Персональных данных, сотрудники этих отделов имеют право отказать в выдаче документа до получения ими письменного запроса от работника или от организации, которая требует данную информацию.

Письменное обращение работника является его законным требованием и должно быть удовлетворено в трехдневный срок.

Если по месту требования не предоставлен бланк для заполнения информации о доходах гражданина, справка будет действительна на фирменном бланке с предприятия, подойдет и обычный лист бумаги.

Получив справку на руки, сотрудник обязан расписаться в журнале о её получении. Документ будет действителен в течение месяца.

К справке о зарплате могут потребоваться документы, а также внесение в неё дополнительных сведений.

Где взять информацию

Информация по форме и содержанию запрашивается по месту требования предварительно.

Что может меняться в справке о зарплате:

• документ может требоваться в свободной форме или на установленном бланке;
• период, за который необходим расчет может различаться, наиболее распространенные запросы делаются за 3 месяца, полгода, год, два и 5 лет (справка может быть затребована за весь период работы на предприятии);
• справка может быть по доходу обобщенному за весь период или с разделением на средний доход по месяцам;
• некоторым организациям требуется выделение подоходного налога, уплаченного с зарплаты сотрудника и т.д.

Чтобы предоставить правильную форму документа, следует заранее узнать о требованиях получателя.

Отличия от 2-НДФЛ

Справка о зарплате и справка по форме 2-НДФЛ обе являются документами, подтверждающими доход гражданина.

Однако между ними есть важные различия:

• 2-НДФЛ отражает не только доход, но и налоговые отчисления, сделанные с него;
• бланк утвержден на законодательном уровне;
• справка формируется за календарный год, тогда как справку о зарплате можно составить за любой выбранный период.

Основным назначением 2-НДФЛ является именно её налоговая информация. Она подтверждает сделанные отчисления.

Справка о зарплате может формироваться данными как помесячно, так и в целом за период и является более свободной. Это позволяет увеличить выплаты некоторых пособий.

При расчете удобнее получить справку о зарплате за тот период, на который не выпадал длительный больничный или декретный отпуск. Эти дни оплачиваются сотруднику в меньшем объеме, и это отражается на общей сумме дохода за период. Соответственно и сумма в результате расчета на основании заниженных данных будет меньше.

Особенности расчёта дохода

Расчет начислений может меняться в зависимости от того, для чего необходимо предоставить сведения о нем:

Начисление пенсии	При формировании пенсии сумма будет рассчитываться с учетом данных, содержащихся в справке. Кроме совокупного дохода необходимы сведения об оплате за работу в праздничные и выходные дни, совместительство или за труд в сверхурочные часы. Доход указывается за весь период работы. Также необходимо указать то, что страховые взносы за работника компания своевременно оплатила. Если в интересующий Пенсионный фонд период производились выплаты за отпуск, который не был вовремя использован или компенсация за увольнение, эти данные в справке указывать не надо, так как они не берутся в расчет. При формировании пенсии только справкой о зарплате не обойтись, потребуются оригиналы паспорта и трудовой книжки, а также дополнительные документы, которые могут повлиять на расчет, например удостоверение об инвалидности.
Декретные выплаты	Государством оплачиваемый декретный период гарантирован каждой беременной, а впоследствии родившей, женщине. Изначально отпуск по этому основанию предоставляется на 140 дней. Он также положен, если семья усыновила грудного ребенка до трех месяцев. В таком случае период составит 70 дней. После рождения малыша возможно продление этого периода на 1,5 либо 3 года. Расчет оплаты, которая будет производиться в этот период, основан на данных за 2 года, предшествующих декретному отпуску: на основании суммы, указанной справки о зарплате, деленной на количество отработанных за эти деньги календарных дней, вычисляют среднюю ежедневную зарплату; если при сравнении полученного результата с предельным размером, установленным законодательно (на 2019 год средний размер составляет 1901,37 рублей), установлено превышение, сумма корректируется до его уровня; если ежемесячный заработок ниже МРОТ или отсутствует, расчет производится исходя из размера МРОТ; установленный таким образом ежедневный заработок умножают на 30,4 и добавляют сумму соответствующую 40%. Следует учитывать, что для расчета декретных выплат в данных о зарплате на основании справки не учитываются оплаченная временная нетрудоспособность, любое, даже частично оплаченное, освобождение от работы, а также сами периоды оплаченных декретных отпусков и отпусков по уходу за детьми. Чтобы продлить выплаты до достижения ребенком полутора лет, следует подать заявление, предъявить свидетельство о рождение и повторно представить справку о зарплате.
Увольнение	При увольнении справка о зарплате потребуется для расчета выходного пособия, для расчета больничных листов и отпусков на новом месте работы. При выплате компенсации за увольнение работодатель обязан учесть неиспользованный отпуск, отработанные дни и среднюю заработную плату. Кроме этого в расчет принимаются прогулы, если они произошли не по вине сотрудника. Период, за который производится расчет, составляет 12 месяцев, соответственно и справка используется за указанный срок. При необходимости предъявления справки по новому месту работы может понадобиться документ за 3 и 6 месяца, за год или два.
Выплата пособий	Если гражданин претендует на выплату пособия, он должен учитывать, что справку о зарплате необходимо предъявлять со всех мест работы, где он трудоустроен официально. Для расчета может использоваться двухгодичный период, из которого исключаются больничный, отпуск и иные отводы от работы, полностью или частично оплаченные работодателем. Иногда достаточно указания совокупного дохода за три месяца. В справке указывается дата поступления сотрудника на работу и его должность. Выплаты, сделанные работнику однократно и сумма удержанного подоходного налога, не указываются. Для выплаты пособия может потребоваться копия трудового договора и трудовой книжки.
Пособия по безработице	Прямая зависимость данного вида пособия от сведений о зарплате с последнего места службы, требует их подтверждения на бирже труда. Безработица накладывает на госорганы обязательства по выплате пособия гражданам в период поиска работы, а также при переподготовке и освоении новой специальности. Для регистрации в качестве безработного, кроме справки о зарплате понадобятся: паспорт; трудовая книжка или её дубликат; подтверждение квалификации, которое может быть выражено документом об образовании, свидетельствами о прохождениях обучения, удостоверениями на разряды и категории. Для расчета пособия центру занятости требуется справка за три последних месяца работы. Для получения выплаты необходимо отработать на последнем рабочем месте минимум год. Рассчитанная ежедневная средняя зарплата умножается на количество рабочих дней в установленном периоде. Справка должна в обязательном порядке содержать даты поступления на работу и увольнения сотрудника. Если за трехмесячный период, сотрудник брал за свой счет отпуск или прогуливал работу, следует указать такие дни и написать комментарий об их происхождении. Сумма ежемесячной выплаты зависит от длительности нахождения гражданина на учете биржи труда и представляет собой процент от прежнего заработка: три первых месяца человек будет получать 75% от прежней среднемесячной зарплаты; последующие четыре месяца положено уплачивать 60%; далее, лишь 45% от рассчитанного заработка. Сумма коррелируется с МРОТ и не может превышать установленного предела. При этом сотрудники центра занятости имеют права сократить пособие на 25% при беспричинной неявке безработного: на предложенное собеседование с работодателем; обучение; или в саму службу за получением направления на новое место работы. Такое ограничение накладывается не более чем на месяц.
Получение виз	Справка требуется для предъявления в посольство той страны, куда предполагается выехать, если с этой страной предусмотрен визовый режим. Наиболее распространенный вариант – справка на двух языках: русском и английском. Кроме справки о зарплате могут потребоваться выписки о состоянии банковских счетов, дорогой недвижимости или автотранспорте. Несмотря на то, что установленная законодательно форма справки о зарплате отсутствует, в посольстве может существовать разработанный и утвержденный к подаче бланк. Чаще всего сотрудники, ответственные за прием документов предупреждают об этом. Если же требование не озвучено, следует осведомиться о нем заранее. Это относится не только к самостоятельному оформлению визы, но и к визам, оформляемым через турагенство.
Банк	Справка о доходах необходима банковским работникам для оценки лица, претендующего на получение кредита. Чаще всего требуются данные за полгода или год. Особыми требованиями отдельных банков может быть отражение в справке дохода сотрудника помесячно и отражение уплаты НДФЛ. Для получения кредита может также понадобиться копия трудовой книжки. В этом случае она должна быть заверена подписью руководителя и печатью.

Порядок выдачи

По закону справка должна быть предоставлена в течение трех дней после запроса сотрудника. Если сотрудник увольняется, документ должен быть предоставлен ему без какого-либо запроса в последний рабочий день. При этом на справке кроме руководителя и главного бухгалтера должен поставить подпись начальника отдела кадров.

Если нет возможности передать документ в последний день работы, то с сотрудником отдельно оговариваются сроки её получения, или возможность почтовой пересылки.

Если справка передается через доверенное лицо необходимо наличие у последнего доверенности.

В случае, если понадобился документ, но у этому моменту организация перестала существовать, следует сделать запрос правопреемникам компании. Если таких нет, придется обращаться в местный архив.

Обращение в суд

Справка для судебных органов может запрашиваться как самим работником, так и судебными приставами:

• сотруднику она может потребоваться для доказательства невысокого дохода и уменьшения выплат, решение о которых принимается в судебном порядке, например алиментов;
• сотруднику документ понадобиться для доказательства незаконных отчислений, если с зарплаты удерживается более 70%;
• судебные органы могут затребовать данные для вынесения решений о принудительных взысканиях.

После ознакомления с доходами гражданина по решению суда или приставов может быть наложен арест на счета, в том числе на зарплатную карту.

Доказать, что на карту перечисляется основной доход, и блокировка лишает гражданина средств к существованию можно с помощью справки о зарплате. Для этого пишется заявление в Службу судебных приставов или лично приставу, работающему по долгам гражданина.

Решение по таким вопросам обычно принимается в пользу гражданина в течение 10 дней. Письменное решение станет основанием для разблокировки карты в банке. Сама процедура разблокировке редко превышает 3 дня.

Справки о зарплате, оформляемые для суда содержат информацию о доходе, разбитом по месяцам.

Формальности ради субсидий

Вариант справки, необходимый для получения субсидий может варьироваться в связи с типом господдержки. Наиболее часто субсидия выплачивается на оплату коммунальных услуг. Право на такую выплату имеют не только собственники жилья, но и проживающие в нем на основании найма или по воле главного квартиросъемщика.

Поддержка должна быть предоставлена органами соцзащиты, если заработок гражданина, ниже, чем установленный прожиточный минимум. При этом учитываются доходы всех членов семьи, включая лиц, находящихся на иждивении, которыми являются нетрудоспособные по возрасту или по состоянию здоровья лица.

Если 22% всех средств семьи уходит на оплату коммунальных услуг, положена социальная помощь.

Однако соцзашита потребует доказать тяжелое материальное положение:

• каждый работающий член семьи должен предоставить справку за полгода о заработной плате;
• состав семьи необходимо подтвердить соответствующей справкой;
• также обязательны к предъявлению паспорта и документы, подтверждающие родство;
• кроме того необходимы документы на недвижимость и основания, на базе которых возникло право собственности или найма.

Пособие не смогут получить семьи, пока у них имеется задолженность по квартплате. Этот пакет документов приблизительный. Выяснить, какие документы потребуются, необходимо непосредственно у работников соцзащиты. Это связано с тем, что категории граждан, из которых состоит семья, могут быть разные. При этом отдельные её члены могут иметь дополнительные льготы на оплату коммунальных платежей.

Куда её нужно отправлять

Поскольку данные граждан защищены законом о персональных данных, сотрудники готовящие справку обязаны предоставить документ только работнику. По закону на это требуется письменное разрешение. Однако зачастую справка о заработной плате может быть запрошена третьими лицами и организация, при этом сотрудник, в отношении которого сделан такой запрос, в курс дела не введен.

Ответ на вопрос, нужно ли предоставлять документ в этом случае, однозначен. Выдача справки третьим лицам незаконна, если отсутствуют основания, которыми может быть доверенность на получение документа или судебное решение.

Исключение может составлять требование государственных органов. В таком случае, требование о предъявлении документа законно только в том случае, когда запрашивающая его организация берет на себя ответственность за сохранность персональных данных гражданина.