Пока действуют трудовые книжки, их нужно заполнять по инструкции. Если книжка потеряна или испорчена, заполняется дубликат. Но в него тоже нужно вписывать сведения о том, где и кем человек работал.
Без книжки такие сведения можно узнать только из справок от предыдущих работодателей. Справка о трудовом стаже требуется для подтверждения мест и периодов работы , они изготавливаются кадровиками или архивариусами, если личное дело уже лежит в архиве.
Когда потребуется справка
Справка требуется в любом случае при поступлении на работу в случае отсутствия трудовой книжки . Конечно, дубликат можно оформить и без справок, но тогда есть риск потерять стаж. Ведь если фирма не позаботится о принятии в штат архивариуса, личные дела могут быть уничтожены, а с ними могут исчезнуть и годы работы, что негативно отразится на размере пенсии. Этот факт нужно разъяснить вновь принимаемому работнику, у которого нет трудовой, но стаж при этом есть .
Справки нужно оформлять и в том случае, если человек работал без трудовой, но взносы с его зарплаты в ПФР перечислялись, например:
- по договору подряда или по агентскому договору;
- у физического лица;
- по гражданско-правовому договору (такие договоры можно было заключать с работниками до 2013 года).
Напоминание
По сути, справка о стаже – это официальный документ, заверенный уполномоченным лицом, содержащий информацию о периоде работы в организации, переводах и должностях в отношении конкретного человека . Её задача – подтвердить факт рабочих отношений. Особенно важны такие справки для людей, оформляющих льготные пенсии.
Как посчитать трудовой стаж
На сегодня стаж не разделяется на общий и непрерывный, осталось одно название для общего периода работы: страховой стаж . И считается он по правилам статьи 10 ФЗ №173 путём сложения всех периодов работы, за которые в ПФР перечислялись взносы.
Трудовой стаж в отсутствие трудовой книжки подсчитывается именно по справкам, выданным предыдущими работодателями: в них уже указан стаж, нужно только сложить периоды, взятые из всех справок.
На сегодня почти в любой компьютерной программе кадровика есть функция расчёта стажа: компьютер посчитает периоды работы за секунды и без ошибок.
Как составить справку
Оформить документ нужно либо на фирменном бланке, либо с применением углового штампа, чтобы были зафиксированы реквизиты компании . В структуре справки должны содержаться элементы:
- дата и регистрационный номер;
- ФИО сотрудника;
- точное название должности (если она даёт право на досрочную пенсию, название должно быть написано так же, как оно звучит в 10-м Постановлении от 26.01.1991г.);
- сведения о стаже (количество отработанных лет, месяцев и дней);
- основание (реквизиты трудовой книжки);
- цель выдачи (куда направляется или по чьему запросу);
- заверительные подписи (директора, кадровика или исполнителя);
- печать фирмы.
Если справка нужна для оформления льготной пенсии , то нужно включить расширенное описание трудовой деятельности с указанием реквизитов приказов:
- о переводах;
- о присвоении разрядов;
- о совмещении профессий.
Важно знать, что визировать справку может:
- директор фирмы;
- кадровик, если он уполномочен приказом выдавать и подписывать кадровые документы;
- архивариус, если личное дело находится в архиве.
Справка о трудовом стаже образец
Ниже представлен образец справки. Выдумывать ничего не надо. Это строгий документ, который в точности определяет стаж работы. Спросите у работника с какой целью он заказывает справку и впишите в нее ту информацию, которая касается просьбы. Ничего лишнего писать не стоит.
Нюансы
В образце имеется ссылка на записи в трудовой книжке. А если книжки нет? По правилам кадрового делопроизводства при оформлении нового сотрудника формируется его личное дело, куда в обязательном порядке вкладывается копия трудовой. Вот из копии и берутся данные о стаже.
Справка о трудовом стаже выдаётся по заявлению сотрудника (в том числе и бывшего) не позже 3 дней с момента получения заявления : такое требование содержится в 62-й статье Трудового кодекса.
Напоминание
Срока действия у справки нет, так как в ней содержится информация, которая уже не изменится.
Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа
5 (100%) 3 votesДля подтверждения стажа зачастую требуется предоставление архивной справки. Что представляет собой документ, как он оформляется и какой имеет срок действия? О том, как подтвердить трудовую занятость за определенный период по справке, вы узнаете из этой статьи.
Что это за документ и зачем он нужен?
Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника.
Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии .
Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.
Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:
- записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
- записи не заверены печатью;
- записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
- записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
- другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).
В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.
Как оформляется заявление?
Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:
- наименование организации, ИП или архива;
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
- дата начала и окончания его трудовой занятости;
- название документа – заявление;
- прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
- назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
- дата составления заявления и подпись лично гражданина.
Образец документа должен содержать всю указанную информацию.
Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.
Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже
Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3 .
Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.
Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.
Где и как получить?
Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.
Запрос может отправляться:
- Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
- На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
- Юридическим лицом касаемо сотрудника.
Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)
Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.
При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.
Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.
Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:
- Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
- У государственного архива на эту работу есть 30 дней.
Общая схема обработки запроса архивами РФ
На практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.
Структура документа
Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.
В акте отражаются сведения:
- полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
- занимаемая должность;
- период трудовой занятости;
- размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
- объем отчислений в пенсионный фонд.
Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.
Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу - 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.
Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.
Какие данные считаются обязательными
Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:
Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в "Основных Правилах работы архивов организаций" от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.
Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ , по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Образец справки о подтверждении трудового стажа и определения возможности досрочного выхода на пенсию
СПРАВКА
Дана ИВАНОВУ Николаю Николаевичу, 00.00.0000 года рождения в том, что он действительно работал в должности плиточника 3 разряда Специализированного управления № 74 треста «Мосотделстрой № 1» с 29.07.1974 г. (Приказ о приеме на работу № 63 от 29.07.1974 г.), где и работал по 12.11.1974 г. (Приказ об увольнении № 100 от 12.11.1974 г.) в связи с призывом в ряды Советской армии.
04.01.1977 года вновь был принят на должность плиточника 3 разряда в Специализированное управление № 74 треста «Мосотделстрой № 1» (приказ о зачислении на работу № 2 от 04.01.1977 г.)
26.02.1979 г. присвоен 4 разряд плиточника (приказ № 75 от 26.02.1979 г.)
20.09.1983 г. переведен на должность мастера временно (приказ № 160 о/к от 20.11.1983 г.)
04.11.1983 г. переведен на должность мастера (техника) постоянно (приказ № 191 о/к от 04.11.1983 г.)
13.02.1985 г. переведен на должность производителя работ (приказ № 42 о/к от 13.02.1985 г.)
06.06.1987 г. переведен на должность мастера (приказ № 161 о/к от 04.06.1987 г.)
01.08.1988 г. переведен на должность производителя работ (приказ № 103 о/к от 29.07.1988 г.)
21.03.1996 г. переведен на должность облицовщика-плиточника 5 разряда (приказ № 24-к от 18.03.1996 г.)
В настоящее время продолжает работать в должности облицовщик-плиточник 5 разряда. Работает полную рабочую неделю, отпусками без сохранения заработной платы не пользовался, совмещения профессий не имел.
На основании свидетельства Московской регистрационной палаты № 033011 Специализированное управление № 202 треста «Мосотделстрой № 1» с 08.07.1994 г. переименовано в Специализированное управление № 202 Государственного предприятия треста «Мосотделстрой № 1».
В связи с изменением внутренней структуры Государственного предприятия треста «Мосотделстрой № 1» Специализированное управление № 202 с 17.08.1998 г. на основании приказа по Государственному предприятию тресту «Мосотделстрой № 1» № 13 от 11.08.1998 г. переименовано в Государственное Предприятие трест «Мосотделстрой № 1». На основании Свидетельства о регистрации изменений в учредительных документах Московской регистрационной палаты регистрационный № 33011 от 28.10.1999 г. с 1 декабря 2000 года Государственное Предприятие трест «Мосотделстрой № 1» переименовано в Государственное Унитарное Предприятие г. Москвы трест «Мосотделстрой № 1».
Основание: личные карточки СУ-74, ГУП г. Москвы трест «Мосотделстрой № 1, книги приказов по личному составу за 1974, 1977, 1979, 1983, 1985, 1987, 1988, 1996 гг. Справка дана для определения возможности досрочного выхода на пенсию в соответствие со Списком № 2, раздел XXVII, код позиции 2290000б-24441, код позиции 2290100а-15220, 2290100б-23419, а также для подтверждения трудового стажа.
ГУП г. Москвы трест «Мосотделстрой №1» подтверждает подлинность предоставляемых сведений.
Справка о стаже работы - образеци порядок ее заполнения не установлены законодателем, поэтому работодатель составляет документ в произвольном виде. Справку представляют чаще всего в Пенсионный фонд РФ, если нет возможности доказать стаж трудовой книжкой, а также по запросу других организаций (например, в суд). В связи с этим справка должна содержать всю необходимую информацию. О том, как правильно ее оформить, мы расскажем в нашей статье.
Оформляем справку о трудовом стаже в организации
По заявлению действующего или бывшего работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ) оформить справку о стаже работы на данном предприятии. В тексте рекомендуется указывать следующую информацию:
- Наименование организации, адрес, телефоны. Можно дополнительно указать ОГРН, ИНН/КПП.
- Дату выдачи документа и номер (если осуществляется нумерация).
- Фамилию, имя, отчество полностью, паспортные данные гражданина, которому предоставляется справка о стаже. Если фамилия менялась, то указываются реквизиты документа, на основании которого произошла такая смена (свидетельство о браке и др.).
- Должность и стаж работы в организации. Здесь же следует упомянуть о переводах, совместительстве, присвоении разрядов или категорий и пр. При этом обязательно упоминаются реквизиты документов-оснований (приказов).
- Если предприятие переименовывалось, то в справке об этом обязательно говорится. При этом прописываются данные тех актов, на основании которых внесены изменения.
Подписывает справку руководитель или кадровый инспектор по доверенности (с указанием даты и номера последней). Документ заверяется печатью.
Здесь вы можете скачать .
Справки об общем, непрерывном, страховом стаже
Скачать форму справки о стаже работы |
По действующему пенсионному и трудовому законодательству понятия «общий стаж» и «непрерывный стаж» утратили свою актуальность. В настоящее время мы можем говорить только о страховом стаже. Однако не у всех граждан трудовая деятельность охватывается только страховым стажем, так как расчет его мы ведем лишь с 1 января 2002 года. Периоды работы до 2002 года составляют трудовой стаж. Поэтому если требуется справка об общем стаже, то в нее включают и трудовой, и страховой стаж.
Не знаете свои права?
Запросить такой документ можно по последнему месту работы, так как при трудоустройстве всегда делают ксерокопию трудовой книжки. Так же, как и обычную справку, эту бумагу работодатель готовит не более 3 рабочих дней.
При составлении справки сотрудник кадровой службы просто складывает периоды трудовой деятельности по количеству годов, месяцев и дней в порядке, который предусмотрен главой 3 закона «О страховых…» от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Далее в документе отражается общая продолжительность трудового времени. В основании указываются номера записей в трудовой книжке.
Образец справки о страховом стаже работы можно .
Как получить справку из Пенсионного фонда РФ?
Если по разным причинам не получается получить информацию о стаже у работодателя, гражданин может обратиться с заявлением о выдаче таких сведений непосредственно в Пенсионный фонд РФ. Это делается в территориальном органе ПФР, через МФЦ (многофункциональные центры), личный кабинет на сайте ПФР или портал госуслуг.
Данные передаются в форме СЗИ-6 о состоянии индивидуального лицевого счета. Справка предоставляется бесплатно в течение 10 дней с даты обращения. При этом следует отметить, что в ПФР есть данные только с 2002 года.
Таким образом, справка о трудовом стаже составляется самостоятельно работодателем по форме, установленной в организации. Также сведения о стаже можно получить в ПФР по личному запросу.