Закон об обработке персональных данных в организации. Персональные данные: как соблюсти порядок их обработки

Администрация компании, решившей обрабатывать персональные данные, должна первым делом уведомить о своих намерениях Роскомнадзор в соответствии с приказом № 706 от 19 августа 2011 года «Об утверждении Рекомендаций по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерениях) персональных данных» и положений Федерального закона № 152 «О персональных данных» .

Для этого оператор должен воспользоваться утвержденной формой и рекомендациями по ее заполнению. Документ направляется в территориальный орган Роскомнадзора . Если же оператор решит обойтись без уведомления регулятора, получит штраф от 3 до 5 тысяч рублей, в некоторых случаях наказания могут оказаться более суровыми – вплоть до закрытия сайта нарушившего закон предприятия.

Чтобы проблем с Роскомнадзором не возникало, бланк готовится в соответствии с требованиями – пишется от руки или в электронном виде, но на фирменной бумаге юридического лица, с подписью уполномоченного гражданина, указанием контактных данных и перечнем видов ПДн, обработку которых планируется осуществлять.

В России действует следующая классификация:

  • Персональные данные (относящиеся к физическому лицу).
  • Специальные категории (ведомости о вероисповедании, состоянии здоровья, политических убеждениях, расовой и национальной принадлежности).
  • Биометрические сведения (физиологические и биологические особенности).

Кроме этого, оператору персональных данных следует подготовить документацию по системе, защите сведений, создать документ под названием «Политика в отношении защиты персональной информации» и предоставить физическим лицам возможность давать или не давать разрешение оператору обработку определенных сведений личного характера.

Какие способы обозначил Роскомнадзор?

Роскомнадзор выделил три основных способа обработки информации :

  • Неавтоматизированная обработка сведений конфиденциального характера.
  • Исключительно автоматизированное взаимодействие с передачей данных по сети или без нее.
  • Смешанная обработка персональных данных физических лиц.

Вторая и третья модели обращения с сведениями требуют дополнительного уточнения – какая именно сеть (если вообще предусмотрена) используется для передачи конфиденциальных ведомостей: сеть юридического лица (внутренняя) либо сеть общего пользования Интернет. От указанных выше данных будет зависеть степень защищенность системы и характер угроз.

Законодательные условия

Условиям обработки посвящена . Несоблюдение нижеуказанных условий может стать основанием для санкций со стороны Роскомнадзора, вплоть до отзыва разрешения на работу с ведомостями.

Принципы в организации работы

Определяет несколько основных принципов, которых должны придерживаться операторы на всех этапах работы.

  1. Справедливое и законное основание для сбора и обработки.
  2. Допускаются манипуляции со сведениями для достижения конкретных, заранее указанных целей. Использование ПДн для достижения целей, не совместимых с утвержденными ранее, запрещена.
  3. Базы, содержащие ПДн, собранные с разными целями, не могут быть объединены.
  4. Если в процессе сбора информации оператор получил в распоряжение сведения, не отвечающие целям обработки, он не имеет права их использовать. Намеренное получение избыточных относительно целей данных также недопустимо для оператора.
  5. Оператор берет на себя обязательства по поддержанию точности, достаточности и актуальности. Неполные и неточные данные должны быть отредактированы, уточнены или удалены.
  6. После достижения целей сбора персональной информации физических лиц, сведения должны быть переведены в обезличенную форму или уничтожены оператором.

Справка : Понятие персональных данных в Российской Федерации касается только информации, принадлежащей физическим лицам, юридические лица таких сведений не имеют.

Общий порядок действий


Инструкции

По обеспечению безопасности рабочих мест

  1. Первым делом оператор должен обеспечить изоляцию места, где хранятся ПДн. Согласно положениям профильного закона, ограничение доступа является обязательным условием для организации рабочих мест сотрудников, работающих с ПДн.
  2. Работники, имеющие доступ к ПДн, должны пройти инструктаж по работе с конфиденциальной ведомостями и выполнять функции в соответствии с должностной инструкцией. Кроме этого, сохранность ПДн должна стать личной ответственностью должностных лиц оператора.
  3. Рабочее место необходимо оборудовать так, чтобы свести к минимуму возможность просмотра конфиденциальной информации третьими лицами (это следует учитывать при планировке). Стеллажи с документами стоит размещать вдоль стен, желательно, чтобы сотрудник, ответственный за обработку, имел возможность видеть их как можно чаще.
  4. В месте обработки желательно установить сейф для хранения.
  5. Если обработкой занимается несколько человек, столы следует устанавливать на расстоянии от 1,2 метра, дабы исключить случайное прочтение ПДн, или воспользоваться искусственными перегородками, высотой 1,5-2 метра.
  6. Сотрудника желательно обеспечить специализированным инструментарием (лотками для корреспонденции) для эффективного использования свободного пространства на столе.

По хранению информации

При обработке важно придерживаться принципов и условий работы с такой информацией.


Как видите, при работе с персональными данными следует придерживаться принципов, указанных в ФЗ «О Персональных данных» и распоряжениях Роскомнадзора. Первым делом оператор должен зарегистрироваться у регулятора, затем разработать документацию по работе с ПДн и только затем начинать обработку, придерживаясь принципов и правил.

C чего начать?!

Итак, Вы наконец то решили "разобраться" с защитой персональных данных в Вашей организации. С чего же начать?!

В первую очередь необходимо назначить ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в организации. Их может быть несколько. Например по 1 сотруднику в каждом отделе, обрабатывающем персональные данные в организации.

В небольших организациях ответственным, как правило, назначают начальника отдела кадров или начальника информационного отдела. Основные задачи ответственного - подготовка документов по защите персональных данных , контроль за соблюдением требований по защите.

На следующем этапе необходимо определиться где и в каком виде присутствуют персональные данные в Вашей организации.

Напомним, что персональные данные – это любая информация о людях. Это могут быть персональные данные сотрудников, данные пациентов (если речь идет о медучреждении), данные граждан (если речь идет о госучреждении) и т.д.

Субъект персональных данных - это человек, персональные данные которого Вы обрабатываете.

Особое внимание следует уделить так называемым специальным категориям персональных данных . К ним относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

В большинстве организаций обрабатываются только персональные данные сотрудников. Как правило, они присутствуют в бумажных документах (трудовых договорах, платежных ведомостях, личных делах, приказах и т.д.) и в электронном виде (программы для расчеты заработной платы, подготовки и передачи отчетности, выписки доверенностей и т.д.).

После этого необходимо определиться с целями обработки каждого вида персональных данных.
Целями могут быть:
- обеспечение трудовых взаимоотношений (для персональных сотрудников);
- обеспечение медицинской деятельности (для персональных данных пациентов в медучреждениях);
- исполнение федеральных законов (например, ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Нельзя обрабатывать персональные данные без конкретной цели! Обрабатываемые персональные данные группируются по целям обработки. Например: «Сотрудники», «Пациенты», «Граждане».

Для обработки персональных данных в организации за исключением ряда случаев, приведенных ниже, требуется согласие субъекта персональных данных. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения за исключениям ряда случаев, приведенных ниже. Это может быть дополнительный пункт в договоре или заявке, которую субъект подписывает собственноручно, либо специальный документ (в терминах закона "согласие в письменной форме ").

Согласие в письменной форме требуется в следующих случаях:
- обрабатываются специальные категории персональных данных
- обрабатываются биометрические персональные данные
- будет осуществляться трансграничная передача персональных данных

Согласие субъекта не требуется в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона (например трудового кодекса);
- персональные данные обрабатываются для исполнения договора, заключенного с субъектом персональных данных (например договор подряда).

На следующем этапе для каждой группы персональных данных (ПДн) необходимо определить способы обработки : автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный.

Неавтоматизированная обработка – это обработка персональных данных на бумажных носителях.

Автоматизированная обработка (или обработка в информационных системах персональных данных - ИСПДн) предполагает использование компьютера.

Смешанная обработка предполагает как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку группы персональных данных. Она встречается наиболее часто. По результатам данного этапа необходимо оформить документ «Перечень персональных данных». В нем обязательно нужно указать: группы персональных данных, перечень персональных данных (ФИО, адрес, паспортные данные и т.д.), цели обработки, срок хранения персональных данных, способ обработки и другие сведения на Ваше усмотрение.

Организации, обрабатывающей персональные данные, необходимо зарегистрироваться в Роскомнадозоре. Для этого необходимо подать «Уведомление об обработке персональных данных ».Уведомление не требуется в случаях:
- Обрабатываются только персональные данные сотрудников.
- Обрабатываются только персональные данные лиц, заключивших договор с Вашей организацией. И эти персональные данные используются только для исполнения данного договора и никуда не передаются без согласия субъекта персональных данных (лица, заключившего договор).
- Обрабатываются только персональные данные членов общественного объединения или религиозной организации.
- Обрабатываются общедоступные персональные данные.
- Персональные данные используются только для однократного пропуска на территорию организации.
- Обрабатываются персональные данные включающие в себя только фамилии, имена и отчества.
- Персональные данные обрабатываются без использования средств автоматизации.
- Персональные данные обрабатываются в системах, имеющих статус федеральных автоматизированных информационных систем или государственных информационных систем персональных данных.
- Персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о транспортной безопасности

Уведомление отправляется в электронном виде (заполнение формы на сайте http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/) и дублируется в бумажном виде с подписью руководителя и печатью.

Субъект (человек персональные данные которого обрабатываются в организации) имеет право запросить сведения о наличии в организации его персональных данных и сами персональные данные. Для работы с такими обращениями необходимы документы: инструкция по работе с обращениями субъектов персональных данных, журнал для регистрации таких обращений и набор бланков для ответов субъекту.

Для персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных (ИСПДн) и обрабатываемых без использования средств автоматизации выдвигаются различные

Статья 1 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает, что персональные данные - это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Оператором может быть в том числе юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами:
организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных;
определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Статья 85 ТК РФ говорит о том, что персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Согласно статье 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования.

Требование № 1: обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспе-чения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Требование № 2: при определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работника рабо-тодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 3: все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные ра-ботника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источ-никах и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Требование № 4: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его по-литических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Требование № 5: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Требование № 6: при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права ос-новываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Требование № 7: защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счёт его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 8: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Статья 88 ТК РФ устанавливает следующие требования при передаче персональных данных работника:
запрещено сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключе-ние составляют случаи, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в дру-гих случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
запрещено сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
следует предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть ис-пользованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (кон-фиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
передача персональных данных работника осуществляется в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
доступ к персональным данным работников разрешается лишь специально уполномоченным лицам. Указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, доступ к персональным данным работников может быть разрешён только специально уполномоченным лицам, которые к тому же имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

В частности, следует разработать ряд локальных документов, которые регулируют работу с получаемыми персональны-ми данными и ответственность лиц, их получающих. Например:
положение о персональных данных;
приказы об утверждении списков лиц, имеющих доступ к персональным данным работников;
обязательства о неразглашении персональных данных лицами, имеющими доступ к персональным данным;
порядок хранения персональных данных.

Работники, которые получают доступ к персональным данным для выполнения своих непосредственных обязанностей, должны быть ознакомлены со всеми необходимыми документами под роспись.

Целесообразным представляется особо оговорить ответственность за неразглашение персональных данных в должност-ной инструкции каждого сотрудника, получившего доступ к персональных данным для выполнения своих служебных обязанностей.

В идеале сотрудники, осуществляющие операции с персональными данными, должны находиться отдельно от других сотрудников. В любом случае их рабочие места (или место) должны быть оборудованы сейфами для хранения соответствующих документов.

Приведём несколько примеров соответствующих документов.

Образец приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных:

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель»
Приказ от 20.03.13 № 55
Во исполнение положений Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить ответственным за организацию обработки персональных данных в организации начальника отдела персонала (Ф. И. О.). Дата, подпись.
Образец положения о персональных данных:

Во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО «Работодатель» в соответствие с действующим законодательством РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 20.05.13 Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение).
2. Начальнику отдела персонала (Ф. И.О.) в срок до 29.05.13 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под
роспись.
3. В срок до 03.06.13 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель» (по форме Приложения № 1 к Положению).
4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела персонала.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за (должность, Ф. И. О.).
Должность, дата, подпись
С приказом ознакомлены: Должность, подпись, расшифровка

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель» (ООО «Работодатель»)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Работодатель»

ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных работников ООО «Работодатель»

1. Общие положения
1.1. Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативно-правовыми актами.
1.2. Положением определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные работников ООО «Работодатель» (далее - Общество).
1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Обществу в связи с трудовыми отношениями. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Общества).
1.4. При определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
2. Получение персональных данных
2.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлён об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.2. При поступлении на работу претендент заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:

Ф.И.О.;
- пол;
- дату рождения;
- семейное положение;
- наличие детей, их даты рождения;
- воинскую обязанность;
- место жительства и контактный телефон;
- образование, специальность;
- стаж работы по специальности;
- предыдущее(ие) место(а) работы;
- факт прохождения курсов повышения квалификации;
- наличие грамот, благодарностей.

2.3. Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.
2.4. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы в соответствии со статьёй 65 ТК РФ.
2.5. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставляемых работником. По мере необходимости работодатель может истребовать у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму № Т-2 «Личная карточка работника» и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел (должность).
2.7. Личное дело работника состоит из следующих документов:

Трудовой договор;
- личная карточка формы № Т-2;
- копия трудовой книжки;
- характеристики, рекомендательные письма;
- паспорт (копия);
- документ об образовании (копия);
- военный билет (копия);
- свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
- пенсионное свидетельство (копия);
- свидетельство о заключении брака (копия);
- свидетельство о рождении детей (копия);
- копия документа о праве на льготы (удостоверение почётного донора, медицинское заключение о признании лица инвалидом, др.);
- результаты медицинского обследования (в случаях, установленных законодательством);
- документы, связанные с трудовой деятельностью (заявления работника, аттестационные листы, документы, связанные с переводом, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов, др.).
2.8. Документы, поступающие в личное дело, хранятся в хронологическом порядке.
3. Хранение персональных данных
3.1. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках с описью документов, пронумерованные по страницам. Личные дела находятся
в отделе кадров в специально отведённом шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, и располагаются в алфа-
витном порядке.
3.2. Личные дела регистрируются в журнале учёта личных дел, который ведётся в электронном виде и на бумажном носителе.
3.3. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора, др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.
3.4. В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:

Трудовые книжки;
- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
- приказы по личному составу;
- материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;
- материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);
- копии отчётов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
- другие.
3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным
базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавлива-
ет системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным
работников. Пароли изменяются не реже одного раза в два месяца.
3.6. Кабинет отдела кадров оборудуется (указать, чем, например охранной системой и камерой видеонаблюдения).
3.7. Заместитель генерального директора - директор по персоналу осуществляет общий контроль соблюдения работниками мер по
защите персональных данных, обеспечивает ознакомление сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, в том числе
с настоящим Положением, а также истребование с работников обязательств о неразглашении персональных данных.
4. Доступ к персональным данным
4.1. Доступ к персональным данным работников имеют:
- учредители Общества;
- генеральный директор;
- заместитель генерального директора;
- финансовый директор;
- директор по персоналу;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- начальник отдела безопасности;
- руководители структурных подразделений (только к данным работников своего подразделения);
- специалисты отдела по работе с персоналом и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4.2. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения генерального директора или заместителя генерального директора.
4.3. Копировать и делать выписки персональных данных работников разрешается исключительно в служебных целях и с письменного разрешения директора по персоналу.
5. Обработка персональных данных работников
5.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (п. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.2. Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в случаях, когда:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав их субъекта или третьих лиц либо в связи с осуществлением правосудия;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, об исполнительном производстве, с уголовно-исполнительным законодательством РФ;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
- по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.

5.3. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нём исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счёт его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.6. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

5.7. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, подписывают Обязательство о неразглашении персональных данных.
6. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
6.1. Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
6.2. Работник имеет право на:

Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей такие данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своём несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведённых в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
7. Передача персональных данных
7.1. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
7.2. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством.
7.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдаётся письменное уведомление об отказе в предоставлении таких данных.
7.4. Работодатель должен предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
7.5. Передача персональных данных работников в пределах Общества осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
7.6. При передаче работодателем персональных данных работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном ТК РФ, эта информация ограничивается только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. Ответственность
8.1. Разглашение персональных данных работника Общества, то есть:
- передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа;
- публичное раскрытие;
- утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника;
- иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленных настоящим Положением, а также иными локальными нормативными актами Общества, -
лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, влекут наложение на него дисциплинарного взыскания (выговора, увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ).

8.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несёт полную материальную ответственность в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 243 ТК РФ.
8.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несёт уголовную ответственность на основании статьи 188 УК РФ.
8.4. Руководитель Общества за нарушение порядка обращения с персональными данными несёт административную ответственность по статьям 5.27, 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причинённый неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

С этим Положением следует ознакомить всех сотрудников организации. При приёме на работу нового сотрудника его надо ознакомить с данным документом до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных:

Обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель»

Я, (Ф. И. О., должность), с Положением о персональных данных работников ООО «Работодатель» ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупреждён(а).
Дата, подпись

Если возникает необходимость передачи персональных данных третьим лицам, необходимо получить согласие по следующей форме:

Генеральному директору ООО «Работодатель»
от (Ф. И. О.),
зарегистрированного по адресу (указать), паспорт (серия, номер, кем и когда выдан)

Согласие на передачу персональных данных третьей стороне

Я, (Ф. И. О.), в соответствии с абзацем 1 части 1 статьи 88 ТК РФ настоящим даю согласие ООО «Работодатель» на предоставление в (указать, куда) следующих моих персональных данных:
- Ф. И. О., дата рождения;
- номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
- размер заработной платы;
- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Настоящее Согласие действительно в течение одного года с момента его получения. Дата, подпись

ВАЖНО:

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или их совокупность, в том числе сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, в силу статьи 90 ТК РФ привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 13.11 КоАП РФ, 137 УК РФ).

Представляется необходимым утверждение специальной системы доступа работников отдела кадров, а также руководящего состава к персональным данным.
Также стоит предусмотреть в локальных актах персональную ответственность таких лиц за сохранение конфиденциальности персональных данных.

Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора и др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.

Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Николай СОЛИЧЕНКО, эксперт ООО "Smart Solution"

В соответствии с ч. 2 ст. 85 ТК РФ обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения столичной безопасности, а также контроля количества и качества выполняемой им работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных — это действия (операции) с персонатьными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных. Следует иметь в виду, что независимо от количества перечисляемых в законодательстве функциональных операций правовое регулирование должно охватывать все стадии обработки персональных данных — от получения до уничтожения без каких-либо изъятий и исключений.

К принципам обработки персональных данных указанный Закон относит следующие:

  • законность целей и способов обработки и добросовестность;
  • соответствие целей обработки целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;
  • соответствие объема и характера обрабатываемых данных, способов обработки целям их обработки;
  • достоверность персональных данных, их достаточность для целей обработки, недопустимость обработки персональных данных, не имеющих отношения к целям, заявленным при сборе данных;
  • недопустимость объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.

Обработка персональных данных работника начинается с их получения. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. В исключительных случаях, когда персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Однако персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работодатель не имеет права получать и обрабатывать (п. 4 ст. 86 ТК РФ). Также работодатель не может запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, если это не относится к решению вопроса о возможности выполнения работником трудовой функции (ст. 88 ТК РФ).

Отдельные требования ТК РФ предъявляет к организации и технологии обработки персональных данных работодателем. Обязанность ознакомления работников и их представителей под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области, предполагает необходимость разработки и принятия соответствующего локального нормативного правового акта. Такой акт в зависимости от специфики деятельности и усмотрения работодателя может именоваться положением или инструкцией и, как правило, включает следующие разделы:

  • основные понятия и положения;
  • обработка персональных данных работника;
  • формирование персональных данных работника;
  • учет, хранение и передача персональных данных работника;
  • права и обязанности работника в области обработки и защиты его персональных данных.

Такой локальный нормативный правовой акт определяет режим конфиденциальности (ограниченного доступа) персональных данных работника у определенного работодателя. Сотрудники работодателя, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать этот режим, о чем необходимо указать не только в их должностных инструкциях, но и в заключаемых с ними трудовых договорах. Положение (инструкция) о защите персональных данных является основным документом, отражающим специфику обработки и передачи персональных данных работника в пределах конкретной организации, у определенного индивидуального предпринимателя. В случае наличия в рамках этой деятельности автоматизированной составляющей работодатель не имеет права принимать в отношении работника решения, основанные на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения (п. 6 ст. 86 ТК РФ). Работодатель может не ограничиваться принятием положения о защите персональных данных работников в своей организации. Однако наличие этого локального акта является обязательным, а его отсутствие рассматривается государственной инспекцией труда как серьезное нарушение трудового законодательства.

За это и другие нарушения норм, регулирующих получение, обработку и работника, работодатель может привлекать виновных лиц к материальной, дисциплинарной ответственности, а соответствующие государственные органы — к гражданско-правовой, административной и уголовной.


В век новых технологий и интернета любая информация распространяется с огромной скоростью. Социальные сети здорово «помогают» процессу, делая общедоступными персональные данные гражданина . Чаще всего личную информацию предоставляют при устройстве на работу. Для этого существует закон об обработке персональных данных в организации. Этот закон и обсудим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что значит обработка?

Любой человек может ознакомиться с информацией об ином гражданине, как при выполнении , так и при нерабочем общении, в ходе просмотра интернет – страниц, а также чтения газеты. Этот (специальный или неспециальный) сбор информации не имеет отношения к обработке персональных данных: ознакомился, прочитал и забыл, скорее всего.

Если же личные данные специально собираются, чтобы их использовать и хранить, то такое действие уже означает обработку персональных данных. Данный процесс происходит чаще всего в учебных учреждениях и больницах: необходимая информация регистрируется, фиксируется в базах, а также классифицируется, чтобы потом ее использовать в законных целях .

Относится ли заработная плата к персональным данным читайте в нашей статье .

Если сведения собирает писатель или журналист, то он вправе обрабатывать личные данные в творческих целях.

Личная информация обрабатывается двумя способами: автоматизировано и неавтоматизировано.

Неавтоматизированной считается та обработка, которую производят с личным участием гражданина.

Если личные данные проходят обработку без средств автоматизации, то их необходимо отделять от прочих сведений. Можно это сделать путем их отметки, к примеру, на полях бланков. Строго не разрешается помещать на единый носитель личные данные , если известно заранее, что цели их обработки несовместимы.

Если личная информация граждан относится к разным категориям, то необходимо для каждого вида применять индивидуальный носитель.

Два следующих пункта ведут к ответу на вопрос, какие системы можно считать автоматизированными, а которые таковыми не являются. Рассмотрим их подробно:

  • Личные данные, которые содержатся в системе персональных данных, могут считаться обработанными с помощью неавтоматизированного процесса, если их использование уничтожение производятся при личном присутствии гражданина.
  • Нельзя подтвердить тот факт, что данные были автоматизировано обработаны, основываясь только на том, что они существуют в информационной системе персональной информации.

Автоматизированная обработка личных сведений – это обработка персональной информации с применением вычислительных средств.

Такая обработка может включать в себя некоторые процессы, которые производятся с помощью автоматизированных средств : применение математических операций с этими показателями, а также их корректировка и избавление от них.

Обработкой личных данных называется любое действие, которое осуществляется с предоставленной информацией. Обработкой личных данных считаются следующие действия:

  • сбор;
  • фиксирование;
  • использование;
  • уничтожение.

Правила и порядок работы

Личные данные трудящегося , которые необходимы руководителю, состоят из нескольких пунктов:

  • Информация об образовании.
  • Информация о опыте, а также месте работы, где гражданин прежде трудился и какую должность занимал.
  • Краткая информация о членах семьи и их рабочих местах.
  • Информация об имеющихся заболеваниях и о здоровье в целом.

В ходе обработки данных трудящегося организации (получении, передачи, и прочем применении) работники кадрового отдела должны придерживаться определенных правил:


Зачем нужно согласие?

Согласие на обработку личной информации – это новшество законодательства, которое защищает персональные данные гражданина от нежелательного использования.

Данное согласие необходимо при устройстве на работу, оформления счета в банке, и прочих важных обстоятельствах. Конкретной формы согласия не существует. Его можно оформить в произвольной форме на бланке, который использует предприятие.

Срок, в течение которого согласие будет действительно, указывается непосредственно в самом документе.

Ответственный за персональные данные в организации

Сотрудника, который будет отвечать за получение, обработку и хранение личной информации назначает директор организации.

Также он может назначить определенных лиц, которые будут иметь доступ к персональным данным . Этот документ лучше всего оформить отдельным . Обычно, за всю работу от начала до конца с персональными данными (сбор, обработку и хранение) отвечают следующие лица:

    Образец приказа об ответственных лицах за персональные данные в организации можете скачать .

  1. Руководитель кадрового отдела.
  2. Кадровый инспектор.
  3. Руководитель по персоналу.
  4. Заместитель руководителя по персоналу.
  5. Специалист по работе с персоналом.
  6. Либо допускается введение иной должности.

Учитывая законодательство (Закон №152) сотрудник, который собирает и обрабатывает личные сведения, считается оператором. В данном случае оператором считается руководитель.

Передача и хранение

Хранение важных бумаг, в которых содержатся личные сведения о сотрудниках, происходит в огнеупорных шкафах , т.е. сейфах. Ключи от сейфа должны находиться все время у директора кадрового отдела. Если директор в какой-то из дней отсутствует, то ключи должны быть у его заместителя.

Если необходимо передать личные данные трудящегося, то работник кадрового отдела обязан придерживаться определенных правил :

  • Нельзя предоставлять третьему лицу личную информацию о трудящемся без его согласия в письменном виде.

    • Исключения могут быть в случае, когда информация нужна для предотвращения вреда для здоровья сотрудника и в случаях, которые закреплены законодательством. Кроме этого нельзя разглашать персональные данные сотрудника в коммерческих целях без его разрешения.

  • Если приходится передавать личные сведения сотрудников, то нужно сообщить тем, для кого предназначается эта информация, что данные сведения можно применять только в тех целях, для которых давался запрос.
  • Работник кадрового отдела имеет право доступа исключительно к той информации, которая нужна, чтобы выполнять рабочие обязанности.
  • Работник кадрового отдела не имеет таких полномочий, чтобы выяснять информацию о состоянии здоровья сотрудника.

    • Исключением могут быть такие обстоятельства, которые имеют отношение к вопросу о выполнении трудящимся своих должностных обязанностей.

Если какие-либо работники будут уличены в нарушениях порядка сбора, обработки и выдачи личных данных работника организации, то данные лица понесут дисциплинарную и уголовную ответственность согласно Федеральному законодательству.

В статье 5 ФЗ говорится что, личные данные, которые собирают для их обработки принципами автоматизации, либо с использованием других средств, необходимо производить в таком виде, чтобы благодаря ему можно было вычислить субъекта этих данных.

При этом определение субъекта не должно быть продолжительнее, чем это нужно для обработки. И, если обработка была произведена, то уничтожению персональные данные не подлежат определенное время .

Руководитель должен знать об определенных сроках, которые требуются для сохранности некоторой информации. А персональные данные сотрудника необходимо хранить в течение 75 лет .

Узнайте общий порядок организации и перечень действий обработки персональных данных на предприятии из ролика:

Читайте также