Расходы компании на содержание служебного автотранспорта – весьма ощутимая статья затрат. Поэтому многие компании стараются привлекать к работе сотрудников с личным автотранспортом. А дальше просто компенсировать понесенные тружеником затраты на эксплуатацию авто. Рассмотрим, как использование личного транспорта в служебных целях происходит на практике, какие нюансы стоит учитывать, а также поговорим об имеющихся подводных камнях.

Российское законодательство не запрещает администрации привлекать к выполнению рабочих со своими личными машинами. Более того, в ст. 188 ТК РФ обозначено, что за использование личного имущества, в том числе транспортного средства, труженику полагается компенсация.

При этом, правительственным постановлением № 92 от 08.02.2002 определены граничные нормы компенсации, необлагаемые налогом. Они зависят от объема двигателя и составляют:

• 1500 рублей, когда объем двигателя превышает 2000 куб. см.;
• 1200 рублей, если двигатель имеет объем до 2000 куб. см.;
• 600 рублей, в случае использования в качестве рабочего транспорта мотоциклов.

Важно обозначить, что закон вносит ограничения исключительно на выплату фиксированной части компенсации. Сопутствующие прочие затраты (топливо, техосмотр, различные виды ремонтов и диагностики) в это ограничение не входят и регулируются компанией нанимателей самостоятельно.

Во избежание недоразумений с проверяющими структурами, целесообразно разработать и утвердить отдельный локальный документ по предприятию, который будет регулировать вопросы учета реальных затрат на содержание и эксплуатацию личного транспорта сотрудников. Но здесь главное правильно наладить первичный учет выполненной работы. А дальше бухгалтерия сможет без особого труда разнести расходы по соответствующим статьям учета. Сотрудник же получит полную компенсацию своих затрат.

Помните, законодатель разрешил использовать личный транспорт в рабочих целях и получать за это компенсацию от администрации. Главное правильно оформить такие отношения, наладить учет и четко прописать за что конкретно полагаются подобные выплаты.

Как оформить автомобиль сотрудника

Первостепенный вопрос. Ведь без документального оформления компания не сможет выделять и учитывать расходы на содержание личного транспорта сотрудника, используемого в служебных целях.

Законодатель предусмотрел несколько законных способов оформления личного автомобиля, используемого для целей компании. Здесь выделяют такие способы оформления:

Способ	Комментарий
Через трудовой договор	Тут указывается норма о том, что труженик будет выполнять возложенные на него обязательства со своим автомобилем прописывается в тело трудового соглашения. Потребуется не только определить факт использования личного имущества, но и базовые условия выплаты компенсации за такие действия. Как вариант, в компании действует отдельный локальный документ, на который делается ссылка в трудовом договоре.
Путем заключения соглашения	Во многих компаниях трудовой и гражданско-правовой договора уравнивают. На практике они имеют различную природу, условия, а также юридический вес. Если пошли по этому пути, потребуется подробно описать права и обязательства сторон, а также условия выплаты компенсации за эксплуатацию транспортного средства. Не забывайте выплаты за топливо, ремонт, техобслуживание.
Через ссуду	Механизм простой. Владелец машины передает компании по ссуде свой автомобиль. Транспорт ставится на баланс предприятия на полное его обеспечение. Локальными документами машина закрепляется за его владельцем, который в дальнейшем и будет его эксплуатировать. При этом прямой компенсации такой механизм не предусматривает. Только выплаты по ссуде.
Используя договор аренды	Здесь все также просто. Сотрудник заключает с компанией договор аренды своего автомобиля. Арендоваться может вместе с ним, в качестве обслуживающего персонала. Параллельно он нанимается на работу в эту же организацию. Машина ставится на баланс предприятия и полное обеспечение (заправка, техосмотр, ремонты, амортизация). Владелец получает заработную плату и выплаты по договору аренды.

Помните, в зависимости от избранного способа оформления личного автомобиля, используемого в рабочих целях, дальше будет зависеть условия его эксплуатации и размер полагающейся сотруднику выплаты.

Трудовой договор или допсоглашение

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем. От этого напрямую будут зависеть условия и порядок оформления первичного документа.
Итак, придется оформить:

1. Трудовой договор . Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
2. Дополнительное соглашение . Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.

Использование автомобиля работника без договора аренды

Закон не обязывает гражданина, имеющего личную машину, заключать с потенциальным работодателем договор ее аренды. Достаточно прописать соответствующие положения в трудовом договоре. Эта норма прямо предусмотрена в ст. 188 ТК РФ.

Другое дело, как в будущем будут учитываться расходы на этот автомобиль. Во избежание недоразумений на предприятии должен действовать локальный документ, где подробно описывается механизм учета и компенсации затрат, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях. С целью снижения рисков непроизводственных затрат, требования могут предъявляться не только к автомобилю, но и самому водителю (медицинский осмотр, опыт вождения).

Следует отметить, что в случае отсутствия договора аренды, обязательство по учету и доказыванию реальных затрат на автомобиль фактически ложатся на самого водителя. Если он не сможет доказать факт их наличия, ему попросту могут отказать в выплате компенсации за его эксплуатацию для нужд предприятия. Из важных нюансов:

• оформление с помощью трудового соглашения гарантирует, что вы будете ездить исключительно на своей машине;
• оформляется одним документом;
• по согласованию с администрацией, работник вправе рассчитывать кроме компенсации прямых расходов, получать еще и дополнительные выплаты, связанные с эксплуатацией личного имущества.

Помните, если не оформлять аренду, все ключевые условия использования собственного автомобиля для нужд организации будут указываться в одном документе (трудовом договоре).

Аренда автомобиля сотрудника

Передача личного автотранспорта в аренду нанимателю – весьма распространённая практика. В этом случае между владельцем и предприятием заключается отдельный договор аренды. Транспорт переходит в пользование компании. Она ставит его на бухгалтерский учет и все виды обеспечения. Этот договор не имеет ничего общего с трудовым договором, который заключается с гражданином.

Из возможных преимуществ для владельца машины стоит выделить:

• полная сохранность машины на весь период аренды, указанный в договоре;
• заправка, ремонт, обслуживание осуществляется за счет предприятия;
• повышенный уровень компенсационных выплат за аренду.

Среди прочего не стоит забывать и о недостатках:

• необходимость выплаты налогов с дохода за аренду имущества;
• отсутствие возможности использовать машину для собственных целей без разрешения администрации компании;
• отсутствие гарантии, что именно вы будете водить свой автомобиль в период его аренды.

Помните, аренда предоставляет больше гарантий и больше денег, но имеет под собой увеличенный объем ограничения, в частности невозможности использовать свою же машину в личных целях.

Возмещение расходов при использовании личного авто

Среди затрат на эксплуатацию транспортного средства стоит разграничивать прямые затраты, без которых машина попросту не поедет, и вознаграждение, что причитается владельцу за использование его имущества. Все это должно быть внесено в условия трудового (гражданско-правового) соглашения. Желательно разбивать эти позиции на два самостоятельных блока.

Итак, за период использования личной машины для рабочих целей ее владелец может рассчитывать на возмещение расходов за топливо, масло, запасные части в случае поломки, плановых ремонтных работ, ремонта в случае аварии, оплаты страховых взносов, других прямых затрат.

Для подтверждения таких расходов могут потребоваться такие документы:

• путевые листы, другие, действующие в компании аналогичные документы;
• журналы учета поездок, заполняемые представителями работодателя и имеющими маршрут передвижения, время, цель поездки;
• личные отчеты сотрудника, где содержится подробное описание каждой поездки (когда, куда, с какой целью, по чьему поручению);
• подробный расчет необходимой суммы компенсации, исходя из реального расхода материалов и топлива;
• рабочая, либо должностная инструкция содержит позиции о разъездном характере работы. Но первичные документы в этом случае также должны быть (квитанции, чеки, накладные).

Помните, чтобы получить возмещение реальных затрат в процессе эксплуатации своего транспортного средства для нужд работодателя, потребуется собрать все первичные документы, подтверждающие расходы, а также документы, где указано, что работа выполнялась для конкретного учреждения.

Выплата компенсации за использование автомобиля

Сразу обозначим – даже при использовании авто на основании трудового договора, компенсация, выплачиваемая владельцу, не является частью заработной платы. Это отдельный вид выплат. До определённого предела (устанавливается правительством РФ) не облагается налогом. Свыше этой нормы придется уплатить налоги.

Нужно разграничивать возмещение прямых расходов и компенсацию за использование машины. Ведь в этом случае владелец автомобиля еще и экономит компании на содержание дополнительного водителя. Иными словами, предприятие получает реальную экономию даже в случае осуществления выплат сотруднику за использование его авто в рабочих целях.

Компенсация устанавливается приказом по предприятию. Может иметь фиксированный размер, а может зависеть от количества рабочих поездок. Как правило, выплачивается ежемесячно.

Помните, чтобы не иметь проблем с налогообложением, размер компенсации не должен превышать установленных правительством РФ максимальных размеров.

Как определить размер компенсации

Расчет суммы причитающейся труженику компенсации за использование для рабочих нужд транспортного средства зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля.

Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.

Как вариант, некоторые работодатели устанавливают дневной уровень компенсации. Это означает, что по итогам месяца выводится количество дней работы сотрудника на своей машине и рассчитывается причитающаяся ему компенсация.

Помните, никто не запрещает работодателю выплачивать в качестве компенсации сумму, превышающую максимально допустимый размер, установленный правительством РФ. Но в этом случае на «остаток» придется насчитывать и удерживать налоги.

Оформление компенсации за использование и возмещения расходов

Оформление компенсации за использование частного автомобиля осуществляется в таком порядке:

1. Между гражданином и его нанимателем заключается трудовой договор, в одном из разделов которого прописываются условия использования личного транспорта для служебных нужд.
2. Работодатель издает внутренний приказ по компании, которым устанавливает граничный размер компенсационного вознаграждения, а также порядок компенсации прямых затрат владельца авто.
3. Каждая служебная поездка оформляется путевым листом, либо записью в специальном журнале. Информация должна иметь маршрут перемещения, цель поездки, по чьей команде она осуществляется, время начала и окончания.
4. Каждое затратное действие (покупка топлива, масла, посещение СТО) должно подтверждаться квитанцией, чеком, накладной. В дальнейшем оригиналы этих документов необходимо сдать в бухгалтерию для выплаты компенсации. Бухгалтерия обязана проверить соответствие расходов с другими записями, учитывающими работу, что ведется предприятием
5. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей, либо в нерабочее время (за исключением покупки топлива).
6. Все затраты суммируются за месяц, вычитаются ранее выданные авансы и выплачиваются сотруднику вместе с причитающимся вознаграждением.

Помните, юридическим лицам запрещено осуществлять финансовые платежи за действия, не подтвержденные первичными документами.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях? Об этом — следующее видео:

Нужен ли путевой лист

Обязательное наличие путевого листа напрямую зависит от условий эксплуатации личного автомобиля сотрудника. Если оформление осуществлялось по ссуде, либо путем передачи в аренду – путевой лист обязателен. Ведь машина фактически числится за предприятием.

Когда же машина используется на условиях трудового, либо гражданско-правового соглашения, оформление путевого листа не обязательно. Но при условии, что учет работы ведется по другому документу. Это нужно для дальнейшего подтверждения понесенных расходов.

Касательно прохождения медицинского осмотра, то вне зависимости от условий передачи для использования предприятием транспортного средства, его обязан проходить каждый водитель.

Об использовании личного автомобиля в служебных целях в этом ролике:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

• компенсация, которая начисляется за использование имущества;
• компенсационная выплата за износ персонального имущества;
• возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Какие расходы возвращаются

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

• расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
• затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
• за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
• за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

• Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
• Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
• Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
  • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
  • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
  • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
  • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
  • порядок осуществления выплат.

  К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

  • паспорт авто;
  • свидетельство про госрегистрацию;
  • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
• Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
• Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

• чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
• квитанции на мойку машины, ее ремонт;
• расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

• квитанции про заправку авто;
• платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
• расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

• человек не трудоустроен официально;
• сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
• работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
• утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

• на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
• транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
• если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Вопрос того, как оформить использование личного автомобиля в служебных целях сотрудником предприятия является достаточно сложным как для российских работодателей, так и для самих работников-автовладельцев. Однако на текущий момент действующее законодательство предоставляет достаточно широкий выбор возможных механизмов, которые можно применить в данной ситуации, что может повлиять на размер компенсации за использование собственной машины при работе на какое-либо предприятие. Также особого внимания заслуживает и вопрос использования личного транспорта индивидуальным предпринимателем.

Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий

Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.

В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:

• Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо с сотрудником или . В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
• Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
• Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
• Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.

Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих.

В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли. Так, статья 264 НК РФ и Постановление Правительства №92 от 08.02.2002 устанавливают предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в размере 1200 рублей для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 рублей – для превышающих данный объем. Все суммы прямых компенсаций за использование личного транспорта в данном случае не могут превышать означенных средств в целях учета расходов.

Данное ограничение касается только расчета фиксированной ежемесячной компенсации, а не расходов, привязанных к обслуживанию транспорта. То есть, в вопросах учета расходов на ГСМ, на ремонт автомобиля и иных схожих затрат, ограничения на внесение в расходную часть отчетности предприятия не предусмотрено.

К особенностям работы на личном автомобиле в служебных целях можно отнести:

• Простоту оформления взаимоотношений. В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.
• Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
• Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
• Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды.

Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование. Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.

Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.

К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

• Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
• Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
• Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
• Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях

Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой. Такая методика организации взаимоотношений позволяет обеспечить работнику достаточный уровень гарантий по сохранности его транспорта, предоставить дополнительное вознаграждение, а также поставить автомобиль на баланс предприятия, что, как и в случае с ссудой, значительно упростит ведение отчетности и последующую ее сдачу.

Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды. При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии. Необходимо также помнить, что в данном случае должен заключаться именно договор аренды транспортного средства без экипажа. Правовое регулирование означенного вопроса наиболее подробно раскрывается положениями статьи 643 ГК РФ.

Использование своего транспорта на работе по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера часто используется многими представителями бизнеса в качестве альтернативы трудовому договору. В данном случае фактически исполняющий свои обязанности работник становится с точки зрения законодательства исполнителем, а его фактический работодатель – заказчиком. Соответственно, в данных отношениях не применяются нормативы трудового права и положения ТК РФ в целом. Это имеет как определенные плюсы, так и минусы для каждой из сторон взаимоотношений.

В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты.

Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО

Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий. В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом. Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую.

В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями . И для того, чтобы обвинить их в нарушении законодательства, сотрудникам правоохранительных органов и следствию придется объективно доказать факт исполнения ими именно рабочих функций на момент какого-либо происшествия, если таковое произошло.

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица.

В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится. Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом. Чтобы учитывать расходы на транспорт в целях налогообложения, индивидуальному предпринимателю будет необходимо поставить автомобиль на баланс предприятия. Аналогичные действия допускаются и для директора ООО без использования вышеозначенных механизмов правового регулирования.

Использование личного автомобиля для выполнения неких производственных задач, связанных с трудовыми отношениями между владельцев автомобиля и его работодателем - достаточно частое явление. При этом возможность получения автовладельцем компенсации за использование личной машины в служебных целях нередко игнорируется.

Способы компенсации

Существует два общепринятых способа оформления компенсационных выплат при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, а именно:

• посредством заключения между работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору в соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ;
• посредством применения нормативных актов;
• на основании договора аренды, в силу которого работодатель арендует автомобиль своего работника. В этом случае арендная плата будет являться способом компенсирования затрат автовладельца.

Более детально каждый из способов оформления мы рассмотрим ниже.

Компенсация по соглашению

Поскольку соглашение – это всегда продукт свободного волеизъявления сторон, то размер компенсации, порядок и способ ее выплаты могут быть установлены самими договаривающимися сторонами в тексте соглашения.

Компенсация по закону

При отсутствии договоренности между работником и работодателем, размер компенсации может быть установлен исходя из положений Постановления №92 Правительства РФ от8 февраля 2002 года.

Так, вышеуказанное постановление предусматривает следующие показатели ежемесячных компенсационных выплат:

1. для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 см3- 1200 руб.;
2. для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 см3 - 1500 руб.

Процедура оформления

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
• для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2 , Правил).

Договор аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 , ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

• компенсация за амортизацию;
• возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

• уровень износа ТС;
• срок полезного использования машины;
• интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

• приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
• установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
• за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

• Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
• Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

• фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
• нормативов Министерства транспорта;
• норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.