Многие компании с большим объемом документооборота используют в работе штампы с факсимильной подписью. В статье рассказывается, что такое факсимиле и какие документы можно подписывать факсимильной подписью.

Из статьи вы узнаете:

Что такое факсимильная подпись?

В переводе с латинского словосочетание «fac simile» означает «сделать подобное».

Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.

Как сделать факсимильную подпись?

Сканирование образца подписи руководителя.
Изготовление клише. Оно имеет форму печати или штампа.
Подбор оснастки для клише. Размер оснастки зависти от величины автографа, а материалом для нее служит пластик, металл или дерево.

Подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц вы найдете в статье «Печати и штампы ».

Для чего нужна факсимильная подпись?

Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.

Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.

Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.

Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:

федеральные законы и другие акты правого характера;
законодательные акты субъектов федерации;
карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
заявления физических лиц в организации;
векселя;
нотариально оформленные документы;
налоговые декларации.

В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.

Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:

грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
страховых (медицинских) полисах;
патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
наградных и служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях;
благодарственных и поздравительных письмах;
подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
договорах и дополнениях к ним.

Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.

О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов ».

Где можно использовать факсимильную подпись?

Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.

В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.

Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.

В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.

Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.

Приказ о применении факсимильной подписи

Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.

Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.

Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец

Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.

В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.

В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.

Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье .

Факсимиле - это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.

Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.

Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее самолично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте. Мы решили разобраться, в каких случаях использование факсимиле допустимо, то есть не повлечет за собой последствий, неблагоприятных для компании. С этой целью мы проанализировали законодательство.

Отметим, что в государственных стандартах по оформлению документации реквизит «подпись» подразумевает ее собственноручное выполнение. Однако такие ГОСТы носят рекомендательный характер (см. таблицу).

ГОСТы по оформлению документации

Источник определения	Термин «подпись»
Источник определения	Определение	Локализация в источнике
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)	Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	Пункт 3.2.1.58
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)	В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи	Пункт 3.22
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица	Раздел 2
Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица	Пункт 3.1.4

Гражданско-правовые сделки

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.

Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.

Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.

На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.

Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.

Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.

Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.

Первичные учетные документы

Налог на добавленную стоимость

Налогообложение прибыли

По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так почему же контролирующие органы и даже порой суды отказывают в признании документов, составленных в полном соответствии с гражданским законодательством? Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). А законодательство о бухгалтерском учете, как мы выяснили выше, не запрещает принимать к учету документы, подписанные посредством факсимиле. Наконец, недостаток оформления первичного документа можно исправить справкой бухгалтера.

Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса с глобальных позиций.

Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.

Трудовые отношения

Допустимо ли применять факсимиле в сфере

Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

Предотвращение злоупотреблений

Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признаетаналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности - письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ "Об использовании факсимиле подписи").

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа - факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Можно ли в документах реализации для покупателя (счете-фактуре, торг-12,ТТН) ставить факсимильную подпись менеджера, ответственного за выписку документа, если данное условие не будет согласовано в Договоре поставки сторонами? Спасибо.

Нет, нельзя. По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе (счете-фактуре, ТОРГ-12, УПД и др.) нельзя ( , ). Аналогичного мнения и суды (Президиум ВАС РФ в ).

Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 .

Семинары

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13 , письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33 .

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.