В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как нормативные документы. Это официальные акты, соответствующие определенной установленной форме. Как говорилось ранее, нормативные документы - это правовые акты, которые издаются и принимаются в рамках компетенции определенного уполномоченного должностного лица (а также государственных и муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и товариществ) или при собрании референдумов при полном и точном следовании порядкам и процедурам, установленным действующим законодательством. Последние традиционно содержат все необходимые общеобязательные правила поведения, которые рассчитаны на многократное использование и неограниченный круг лиц. Тем не менее, важно помнить, что каждое явление, действие или предмет может иметь достаточное количество трактовок. Так произошло и в рассматриваемом случае. Следует отметить, что более официальная формулировка гласит, что, с точки зрения права, нормативные документы - это деловые бумаги, которые обладают определенными существенными признаками, однозначно характеризующими их. Наиболее основные из них рассмотрим подробнее. Признаки Нормативно-правовые документы характеризуются по следующим критериям: правотворческое направление; бумажная форма; наличие реквизитов; компетенционные рамки; соответствие конституции и прочим актам, обладающим большей юридической силой; обязательное ознакомление населения и организаций. К ним относятся: издания какого-либо уполномоченного органа (местного самоуправления или государственной власти); обязательное наличие правовых норм, направленных на систематизацию всех уровней общественных отношений. Кроме того, принятие нового документа может ограничивать либо вовсе аннулировать действие старой нормативной документации. Характерные особенности Нормативно-правовые акты, наряду с перечисленными ранее признаками обладают также и некоторыми присущими только им чертами. Рассмотрим некоторые из них. Для начала следует отметить, что законодательные и нормативные документы должны носить государственный характер. Ведь именно правительство страны обладает правом наделять отдельных должностных лиц и органы в совокупности правами как на подготовку, так и на принятие актов. Этим обусловлена также и последующая реализация утвержденных документов. Именно государственный характер отличает рассматриваемые деловые бумаги от каких-либо иных нормативных актов. Вторая особенность гласит, что нормативно-регламентирующие документы должны утверждаться только уполномоченными органами или должностными лицами. При этом важно учитывать, что каждый из субъектов правотворческой деятельности ограничен рамками своей компетенции. Третья характерная черта сообщает, что для принятия того или иного документа необходимо точное исполнение определенных процедур. Особенно тщательно вышеописанное правило должно соблюдаться при утверждении новых законодательных актов. Помимо этого, предъявляется множество различных требований не только к оформлению, но и содержанию. Следующая особенность заключается во временных, субъективных и пространственных границах действий и полномочий. Основные нормативные документы должны нести в себе некоторые юридические правила. Как уже говорилось ранее, именно эта особенность позволяет говорить об общеобязательном характере. Классификация В связи со всеми положениями, описанными ранее, современные государственные органы, наделенные правотворческой функцией, отличают нормативные акты от интерпретационных и индивидуальных. Необходимо пояснить, что первые используются для разъяснений и толкований норм или прав. В свою очередь, вторые представляют собой акты применения прав. Как правило, они используются на негосударственных предприятиях, а также для отдельных органов и должностных лиц. Нормативные документы организации (негосударственной) носят разовый характер применения и адресованы конкретным лицам.Таким образом, становится понятным, что правовые акты - это собирательное понятие. Оно может включать в себя различные предписания. Следовательно, нормативно-правовые документы можно классифицировать по следующим основным критериям. Первый критерий - сфера действия Различаются акты внешнего и внутреннего восприятия. Необходимо отметить, что первые оказывают влияние на все субъекты, которым они адресованы. Например, это могут быть определенные лица и организации вне зависимости от сферы их трудовой деятельности. Второй критерий - юридическая сила.Подобный критерий определяет наличие таких разновидностей, как законы и подзаконные акты. Первые наделены наивысшей юридической силой, а к числу вторых, в свою очередь, относятся все остальные нормативные документы. Это разделение подразумевает также тот факт, что подзаконные акты не только не противоречат первой категории, но и берут оттуда свое начало. Третий критерий - характер субъекта Разделение на категории происходит по органам или же отдельным лицам, ответственным за издание и утверждение нормативно-правовой документации. Как известно, акты могут быть приняты референдумом, должностными лицами, органами управления или государственной власти, а также президентом страны. Кроме того, необходимо выделять документы, которые утверждаются при содействии только одного органа, и те, которые требуют участия нескольких структур. Последний тип правовых актов используется в тех случаях, когда рассматриваются вопросы общего ведения или же касающиеся совместной деятельности.
Требования нормативных документов: Из вышеизложенного материала следует, что любой акт нуждается в строгом соблюдении правил, начиная от момента создания и вплоть до аннулирования в связи с введением нового указа. Тем не менее, существует также ряд требований, которые предъявляются к самим нормативно-правовым документам. Далее будут рассмотрены наиболее основные условия. Первое - объективное применение Качество правовых актов играет важнейшую роль при наделении их регулирующей силой.
Нормативные акты должны быть применимыми в современном мире и служить отражением объективной реальности. Несмотря на то что данное требование носит достаточно общий характер и используется для всех правовых документов, однако именно при создании и утверждении новых указов оно становится наиболее востребованным. Второе - строгая структура Принимаемые документы не должны представлять собой хаотичный перечень нормативных положений. Обязательно наличие вводной части, иначе называемой преамбулой. Там традиционно излагаются задачи и цели, выставляется характеристика общественно-политической обстановки, которая наблюдается на момент принятия. Начало основного тела статьи может содержать в себе перечень и расшифровку используемых терминов. Далее по тексту перечисляются следующие пункты: субъекты возникающих правовых отношений (например, финансовые органы и налогоплательщики); описание их обязанностей и прав (уплата налогов, проверка точности их совершения); возможные льготы и мероприятия по поощрению (уменьшение процента налога); возможные санкции (к примеру, за уклонение от выплат). Третье - просто и понятно Государственным органам или же должностным лицам, занимающимся составлением и утверждением нормативных документов, необходимо помнить один несложный факт: уровень образования у людей разный. Тем не менее, одни и те же правовые акты применяются ко всем. Следовательно, они должны быть составлены в максимально понятной форме и быть рассчитанными на людей среднего интеллектуального уровня, порой ниже среднего. Изложение сути того или иного нормативного документа необходимо излагать простым языком, однако придерживаться строго стиля и, конечно же, соответствовать правилам формальной этики.Нормативно-правовые акты - одно из наиболее эффективных средств внесения изменений в общественный жизненный уклад. Конечно же, это достигается только при условии умелого и разумного составления. Нормативно-правовые акты РФ
В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. СДОУ организации для составления и оформления документов,пользуется инструкцией по делопроизводству. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.
В инструкции приведены такие разделы как:
- - общие положения;
- - порядок составления и оформления служебных документов;
- - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- - контроль исполнения документов;
- - порядок работы с исходящими документами;
- - порядок работы с внутренними документами;
- - составление номенклатуры дел;
- - правила формирования дел;
- - порядок обеспечения сохранности документов;
- - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Нормативный документ – это документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения).
К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относятся [ФЗ РФ «О техническом регулировании», ред. 2007 г.]:
национальные стандарты; стандарты организаций;
своды правил
применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения [ФЗ РФ «О техническом регулировании» ред. 2007 г.]
Примеры:
ГОСТ 2222-95 Межгосударственный стандарт. Метанол. Технические условия
ГОСТ 15.309-98 Межгосударственный стандарт. Система разработки и подготовки продукции на производство. Испытание и приёмка выпускаемой продукции. Общие положения
ГОСТ Р ИСО 14020-99 Государственный стандарт Российской Федерации. Экологические этикетки и декларации. Основные принципы
ГОСТ 31340-2007 Межгосударственный стандарт. Предупредительная маркировка химической продукции. Общие требования
ГОСТ Р 52361-2005 Национальный стандарт Российской Федерации. Контроль объекта аналитический. Термины и определения
На территории РФ действуют национальные стандарты и стандарты организаций. В соответствии с ФЗ РФ «О техническом реryлировании» к национальным стандартам относятся стандарты Российской Федерации (обозначение ГОСТ Р) и межгосударственные стандарты (обозначение ГОСТ), а также международные и региональные стандарты, официально принятых к использованию на территории РФ (обозначение, например, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р ИСО/МЭК)
Национальный стандарт – стандарт, принятый национальным органом по стандартизации одной страны и доступный широкому кругу пользователей. Национальный стандарт Российской Федерации – стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации;
Примеры:
ГОСТ Р 51000.4-2008 Национальный стандарт Российской Федерации. Общие требования к аккредитации испытательных лабораторий
ГОСТ Р ИСО 10012-2008 Национальный стандарт Российской Федерации. Менеджмент организации. Системы менеджмента измерений. Требования к процессам измерений и измерительному оборудованию.
ГОСТ 5100-85 Государственный стандарт Союза ССР. Сода кальцинированная техническая. Технические условия
Межгосударственный стандарт – региональный стандарт, принятый Евразийским советом по стандартизации, метрологии и сертификации и доступный широкому кругу пользователей. Это стандарт, принятый государствами (странами СНГ), присоединившимися к соглашению о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации и применяемый ими непосредственно.
Пример: ГОСТ 27578-87 Межгосударственный стандарт. Газы углеводородные сжиженные для автомобильного транспорта. Технические условия
Стандарт организации (обозначение СТО) – стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения]. В соответствии с пунктом 1 статьи 17 ФЗ РФ "О техническом регулировании" к организациям, имеющим право утверждать стандарты соответствующего уровня, в частности, относятся коммерческие, общественные, научные организации, саморегулируемые организации, объединения юридических лиц.
Пример: СТО ТПУ 2.3.05-2006 Стандарт организации. Система образовательных стандартов. Занятия лабораторные. Общие требования к организации и проведению
Своды правил – новый нормативный документ, введенный в действие ФЗ РФ «О техническом регулировании», ред. 2007 г. Своды правил разрабатываются, если национальные стандарты применительно к отдельным требованиям технических регламентов или объектам технического регулирования в целях обеспечения соблюдения требований технических регламентов к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, отсутствуют.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией [ФЗ РФ "О техническом регулировании", ред. 2007 г.].
Общероссийские классификaтoры тexнико-экономической информации представляют собой организационную основу единого информационно-поискового языка. В них собраны и получили коды различные виды технико-экономической информации, кoтoрые являютcя потенциальными объектами стандартизации, – о продукции пpoмышленности и сельского хозяйства, о работах и услугах, об органах государственного управления, объектах административного и территориального деления, отраслях народного хозяйства, природных и трудовых ресурсах. Классификаторы это посредники, переводящие существенные характеристики объектов классификации на формальный язык (цифровой, буквенный код) для использования в ЭВМ при решении конкретных, специфических задач, связанных с планированием и учетом, материально-техническим снабжением, торговлей и ценообразованием.
Примеры:
ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 001-2000 Общероссийский классификатор стандартов (обозначение ОКС)
ОК 002-93 Общероссийский классификатор услуг населению (обозначение ОКУН)
ОК 004-93 Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (обозначение ОКДП)
ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции (обозначение ОКП)
ОК 012-93 Общероссийский классификатор единой системы конструкторской документации (ЕСКД)
Правила [нормы] стандартизации (обозначение ПР) – нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения организационно-методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающего национального стандарта и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения].
Пример:
ПР 50-718-94 Правила по стандартизации. Правила заполнения и представления каталожных листов продукции
ПМГ 06-2001 Правила по межгосударственной стандартизации. Порядок признания результатов испытаний и утверждения типа, поверки, метрологической аттестации средств измерений
Рекомендации по стандартизации (обозначение Р) – документ, содержащий советы организационно-методического характера, которые касаются проведения работ по стандартизации и способствуют применению основополагающего национального стандарта или содержат положения, которые целесообразно предварительно проверить на практике до их установления в основополагающем национальном стандарте [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения].
Примеры:
РМГ 91-2009 Рекомендации по межгосударственной стандартизации. Государственная система обеспечения единства измерений. Совместное использование понятий "погрешность измерения" и "неопределенность измерения". Общие принципы
Правила (ПР) и Рекомендации (Р) по стандартизации разрабатываются организациями и подразделениями, подведомственными национальному органу по стандартизации Росстандарту (бывшему Госстандарту), для развития положений стандартов, либо содержат требования не включенные в стандарты.
На предприятиях и в организациях используют также методические инструкции (обозначение МИ) и методические указания (обозначение МУ), руководящие указания (обозначение РД) и другие документы методического характера, которые разрабатываются организациями и подразделениями, подведомственными Росстандарту, с целью более полного освещения отдельных положений стандартов, например порядка их применения или внедрения в практику.
По сути, нормативным можно считать любой документ, принятый или изданный правотворческим органом. Правотворчество – один и аспектов функционирования государства. Оно осуществляется с целью формирования правовой системы и включает в себя разработку правовых норм, регулирующих все виды правовых взаимоотношений, а также их изменение, отмену или дополнение. Это процесс постоянный, поскольку реалии жизни постоянно изменяются. Поэтому нормативные документы создаются в рамках единой и непротиворечивой системы правовых норм для регулирования сложившихся в государстве и обществе разнообразных отношений.Правотворческую деятельность осуществляют органы, в полномочия которых она входит. Это органы как высшей государственной власти и субъектов федерации, так и муниципальные органы власти и управления. В некоторых случаях правотворческая деятельность осуществляется гражданами страны путем участия в референдумах.
Таким образом, нормативный документ, это официальный правовой акт, принятый тем или другим правотворческим органом в пределах его компетенции. Его выполнение является общеобязательным на постоянный срок или на какой-то ограниченный период времени. Рассчитан нормативный документ на многократное применение.
Название нормативного документа, форма его изложения и его нормативное содержание взаимосвязаны. Нормативный документ может существовать в форме закона, указа, постановления, решения, приказа, распоряжения, свода правил, инструкций, положения. Исключением являются письма и телеграммы, они не могут считаться нормативными актами и документами.
Нормативные документы в Российской Федерации
Основным и главным нормативным документом страны является Конституция Российской Федерации, она имеет высшую юридическую силу. Это закон прямого действия, выполнение норм которого приоритетно и обязательно на территории всего государства, для органов власти любого уровня. Остальные законы и другие нормативные документы, принимаемые органами правотворчества, не должны противоречить тем нормам, которые изложены в Конституции.Другими важными нормативными актами являются правовые нормы, устанавливаемые различными Кодексами, содержащими нормы какой-то одной отрасли права, например: гражданский, уголовно-процессуальный, жилищный, градостроительный, лесной, водный и пр. Законы могут принимать как государственные органы, так и органы исполнительной власти субъектов РФ: республики, края, области, и пр.
С разработки организационно - правовых документов собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
Наиболее распространенные организационно-правовые документы:
устав организации;
положение об организации;
положение о структурном подразделении организации;
положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
инструкции по отдельным видам деятельности;
должностные инструкции.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).
Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).
Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.
Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.
Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).
Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
статусе организации;
предмете деятельности организации;
нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
почтовом (юридическом) адресе организации.
Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.
В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
цели деятельности организации;
виды (направления) деятельности организации;
механизм взаимоотношений организации с партнерами;
права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:
структуру и основные задачи управления организацией;
состав органов управления;
полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.
Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:
порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).
Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.
В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.
Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:
1. Общие положения. Раздел содержит в себе сведения о:
полном официальном и условном наименовании подразделения;
статусе подразделения;
направлениях деятельности подразделения;
нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.
2. Предназначение, задачи и функции подразделения. В данном разделе последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.
3. Структура, состав, оснащение подразделения. Здесь последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.
4. Организация управления и обеспечения подразделения. Раздел целесообразно изложить в такой последовательности:
руководящий состав (руководящие органы) подразделения;
общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;
управление подразделением в оперативном режиме;
основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;
полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.
5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:
получения и передачи информации и документации;
получения и передачи готовой или промежуточной продукции;
взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.
Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.
6. Ответственность основных категорий работников подразделения. Раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.
7. Особые вопросы деятельности подразделения. В разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.
Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.
Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.
Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.
Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.
Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.
С учетом специфики содержания и размещения данных, штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.
Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.
В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.
Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов:
1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.
2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.
4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:
обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;
обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;
обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;
обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями.
При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.
5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:
распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);
порядке учета отработанного сотрудниками времени;
порядке предоставления сотрудникам отпусков.
6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.
7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.
«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.
О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.
Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
Ответственность.
Взаимоотношения.
Общие положения.
Должностные обязанности.
Раздел «Общие положения» включает:
наименование должности с обозначением структурного подразделения;
подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;
порядок назначения на должность и освобождения от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов .
Нормативно-правовая документация - это совокупность документов, регулирующих деятельность любого предприятия или учреждения, ведение его учетной и отчетной документации, а также архива. Она включает в себя нормативные документы федерального и регионального уровня, которые регламентируют правовой аспект деятельности предприятий и организаций любых форм собственности .
Нормативно-правовая документация необходима для:
Осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
Формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
Обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности; -обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
Соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Структура - это внешний вид и расположение частей содержания.
Контекст - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами - определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
Принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
Распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
Установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
Проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
Интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы .
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
Включение документов в систему управления документами;
Регистрацию;
Классификацию;
Доступ и защиту;
Хранение и обеспечение сохранности документов;
Использование документов, контроль их движения и использования;
Экспертизу ценности документов;
Отбор документов на хранение или уничтожение.
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.
Правовой акт - официальные письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений
Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах, нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.
Правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав - установленный государством свод правил, регулирующих:
Правовой статус государственного образования - устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
Правовой статус международной организации - форма или составная часть международного договора;
Правовой статус конкретных юридических лиц - учредительный документ.
Локальный акт представляет собой основанный на нормах законодательства правовой документ (акт), принятый в установленном порядке компетентным органом управления организации, и регулирующий внутриорганизационные отношения. Основным предназначением локального акта является детализация, конкретизация, дополнение, а иногда и восполнение общей правовой нормы применительно к условиям конкретной образовательной организации с учетом особенностей и специфики трудовых отношений, образовательного процесса и иных условий.
Локальный акт должен воплощать в себе следующие признаки:
1. Само понятие локальность говорит о том, что локальный акт регулирует отношения только внутри отдельной организации. «Образовательная организация принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения, в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации в порядке, установленном ее уставом» (п. 1 ст. 30 ФЗ № 273). Локальные акты не могут регулировать отношения, складывающиеся вне образовательной организации.
2. Локальный акт разрабатывается с учетом Законов и подзаконных актов Российской Федерации, Забайкальского края, а также правовых нормативных актов органов местного самоуправления.
3. Локальный акт образовательной организации - это официальный правовой акт, письменный документ, который должен иметь все необходимые реквизиты: (наименование, дата издания, регистрационный номер (по необходимости), подпись уполномоченного лица, виды согласования (по необходимости), печать образовательной организации (по необходимости).
4. Для разработки и принятия локального акта необходимо привлекать всех субъектов образовательных отношений, что позволяет сформировать высокую культуру их соблюдения. «При принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права обучающихся и работников образовательной организации, учитывается мнение советов обучающихся, советов родителей, представительных органов обучающихся, а также в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, представительных органов работников (при наличии таких представительных органов)» (п. 3 ст. 30 ФЗ № 273). Разграничение полномочий между участниками образования определяется Уставом.
В отношении Устава образовательной организации в ФЗ №273 имеются изменения в отличие от «Закона об образовании» 1992 г. (рис.1,2).
Рис.1.
Рис.2.
Локальные акты образовательной организации могут быть индивидуальными и нормативными.
1. Индивидуальные локальные акты используются для юридического оформления конкретного управленческого решения и рассчитаны на однократные применения. Например, приказы о наложении взыскания, о поощрении, о приеме на работу и т. д.
2. Локальный нормативный акт должен содержать обязательные для исполнения всеми работниками школы и (или) обучающимися и (или) некоторыми работниками школы и (или) обучающимися нормы и правила поведения. Данный вид локального акта рассчитан на неоднократное и длительное (до замены, применения, признания не действительным) применение. Например, Устав образовательной организации, должностные инструкции работников, положения об органах управления, структурных подразделениях и т. д.)
Локальные акты образовательной организации издаются (принимаются) в разных формах (постановление, приказ, решение, инструкция; положение, правила) и могут регламентировать самые разные стороны жизни образовательной организации.
Постановление - локальный нормативный или индивидуальный правовой акт, содержащий решение коллегиального органа управления образовательной организации.
Приказ- локальный нормативный или индивидуальный (распорядительный) локальный акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед образовательной организацией. Например, приказ о приеме на работу, приказ о зачислении учащегося в образовательную организацию (индивидуальные локальные акты), приказы об утверждении правил внутреннего распорядка школы, правил внутреннего распорядка обучающихся (локальные нормативные акты). Как правило, приказами утверждаются и вводятся в действие локальные нормативные акты, принимаемые в виде положений, инструкций и правил.
Решение - локальный правовой акт, принимаемый общим собранием работников (обучающихся, их законных представителей) для реализации права на участие в управлении образовательной организацией. Например, решение педагогического совета, решение общего собрания.
Положение - локальный нормативный акт, устанавливающий правовой статус органа управления образовательной организации, структурного подразделения образовательной организации или основные правила (порядок, процедуру, регламент) реализации образовательной организацией какого-либо из своих правомочий.
Инструкция- локальный нормативный акт, устанавливающий порядок и способ осуществления, выполнения чего-либо. Инструкцией определяют правовой статус (права, обязанности, ответственность) работника по занимаемой должности, безопасные приемы работы, правила ведения делопроизводства. Для инструкции характерны императивные (повелительные, не допускающие выбора) нормативные предписания. Наиболее распространенные виды инструкций - должностные инструкции работников образовательной организации, инструкции по охране труда и технике безопасности, инструкция по ведению делопроизводства.
Правила - локальный нормативный акт, регламентирующий организационные, дисциплинарные, хозяйственные и иные специальные стороны деятельности образовательной организации и ее работников, обучающихся и их законных представителей. Типичным примером этого вида локальных актов могут служить правила внутреннего трудового распорядка, правила внутреннего распорядка обучающихся.
Итак, нормативно-правовое документационное обеспечение управления образовательной организацией - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений в образовательной организации.
