На каких документах можно ставить факсимиле с подписью директора?

Возможность использования факсимиле законодательно закреплена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Использовать факсимиле можно в договорах, но только в случае, если стороны прямо установили возможность использования такой подписи в самом договоре. В первичных документах использовать факсимиле опасно с точки зрения налоговых последствий. Подробно о последствиях см. статьи ниже в обосновании.

Екатерины Ковалевой, ведущего юрисконсульта договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).*

Гражданский кодекс РФ

«Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон*».

ТОП-11 ошибок в «первичке» и счетах-фактурах, которые не повлияют на налоги

5. На «первичке» нет печати или проставлено факсимиле

Печать не является обязательным реквизитом для первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому все претензии инспекторов на этот счет беспочвенны.

Анна Бортникова , первый аудитор ООО «Бетроен», считает, что отсутствие оттиска печати на «первичке» не должно влиять на налогообложение. Это подтверждают и суды (например, постановление ФАС Московского округа от 22.07.09 № А40-79781/08-111-385).

Налоговики зачастую требуют печать, если организация использует унифицированные формы документов, в которых есть реквизит «М.П.». Но суды признают такие требования необоснованными. Например, отсутствие в товарной накладной печати при наличии подписи лица, принявшего товар, и ее расшифровки не является недостатком в оформлении накладной, свидетельствующим об отсутствии факта передачи товара (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.14 № А70-13797/2013 , ФАС Поволжского округа от 02.11.09 № А12-4045/2009).

А вот проставляя факсимиле, компания рискует в налоговом плане. Налоговое и финансовое ведомства считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи не предусмотрено при оформлении первичных документов (письма Минфина России от 15.03.10 № 03-02-08/13 и УФНС России по г. Москве от 25.01.08 № 20-12/05968).

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Есть споры, в которых суды согласились с Минфином России и признали первичные документы, подписанные факсимиле, недействительными (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11 , ФАС Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 и Поволжского от 01.04.14 № А57-4665/2013 округов). Но некоторым компаниям повезло больше, и суды встали на их сторону - факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи.

При этом налоговое и бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. Получается, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимиле, они вправе визировать первичные и иные документы именно так (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).*

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

Отсутствие руководителя.
В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

Первичных бухгалтерских документов.
Законодательных актов, нормативных документов.
Деклараций налогового формата.
Договоров трудоустройства сотрудников.
Официальных доверенностей.
Векселей.
Платежных бланков.
Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
В бланках по учету сырья.
В удостоверениях.
Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации - факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати?вных правовых актах или в договоре сторон.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
большой объем документов , которые руководителю необходимо лично подписать;
ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
финансовым отношениям;
административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
Другие считают это допустимым , поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

у кого находится устройство факсимиле?
насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо , которому доверили факсимиле?
где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
почетные грамоты, пригласительные открытки , бумаги извещающего характера;
копии различных официальных бумаг;
квитанция по аккредитиву;
кассовая книга , приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
документы по учету сырья и материалов;
ведомости и прочие документы , учитывающие заработную плату сотрудников;
ведомости и табели , учитывающие личный состав, отработанное время;
акт приемки или передачи работ и услуг;
удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
наградные удостоверения;
различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
полисы обязательного медицинского страхования.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

законы , нормативные акты;
налоговые декларации;
трудовой договор ;
письменное уполномочивание , доверенность;
вексельные документы;
различные платежные документы;
первичные учетные документы;
счета-фактуры;
конкурсные документы;
различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

сокращение количества времени на изучение документации;
факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

pozvoniuristu.ru

Правила использования факсимиле

Очень часто возникают вопросы, когда можно использовать факсимиле, а когда обязательно требуются оригинальные подписи. Поэтому чтобы избежать в будущем возможных недоразумений, предлагаю статью Евгения Кобзева (руководитель проекта «Электронный бухгалтер «Эльба») о правилах использования факсимиле.

Закона о факсимильной подписи нет. Однако есть четкое понимание (сложившееся с годами благодаря бесконечным судебным разбирательствам) того, когда можно, а когда нельзя использовать аналог собственноручной подписи.

Факсимиле, как правило, проставляется на документах, которые не подразумевают существенную материальную или иную ответственность. Так, аналог подписи может быть представлен на счетах, актах, накладных и договорах. Этот момент необходимо заранее обсудить с контрагентом и составить соглашение, подтверждающее юридическую значимость подобных документов. Кроме того, использовать факсимиле можно в ходе переписки (внутри фирмы и с партнерами).

Перечень случаев, когда аналог подписи использовать настоятельно не рекомендуется, куда внушительнее. Сюда относятся: подготовка контрактов на крупные суммы, сдача бухгалтерской отчетности (вот нельзя и все тут), формирование платежных документов, оформление доверенности, проведение операций с векселем, подготовка заявления на открытие расчетного счета и др.

Есть набор стандартных ситуаций, на которых попадаются большинство предпринимателей. По идее, факсимиле существует для того, чтобы пользоваться им в момент отсутствия руководителя. Но всегда нужно помнить о том, что в этом мире не все так просто.

1) Новый сотрудник

Новый сотрудник пришел устраиваться на работу, и ему необходимо заполнить все необходимые документы. Руководитель неожиданно уехал в командировку, поэтому бухгалтер для ускорения процесса решила воспользоваться факсимиле. Между тем законодательством установлено, что трудовой договор должен содержать оригиналы подписей (ст. 67 ТК). Соответственно, документы, оформленные на нового сотрудника с использованием факсимиле, недействительны. Это также касается приказа о приеме на работу.

2) Право на возмещение НДС

При выставлении счетов-фактур поставщику в большинстве случаев проще воспользоваться аналогом подписи. Однако инспекторы к факсимильной подписи относятся, мягко говоря, с подозрением и считают, что покупатель после приобретения товара на таких «условиях» не вправе рассчитывать на возмещение НДС.

В законодательстве нет четкого указания на то, можно ли при подписании счетов-фактур использовать факсимиле. В ст. 169 НК (а именно в пункте 6) говорится о том, что налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Однако ничего не сказано – какими должны быть подписи. В то же время счета-фактуры, подписанные факсимиле, нельзя зарегистрировать в книге покупок и продаж, так как есть ряд норм для их заполнения.

3) Сделки с финансовыми последствиями

Специалисты ИФНС считают, что на всех документах, имеющих финансовые последствия, должны стоять оригиналы подписей. Между тем Гражданский кодекс наделяет факсимильные соглашения юридической силой. А поскольку оформление договором относится к сфере гражданского, а не налогового законодательства, то можно смело ставить аналоги подписей. Но при этом важно не забывать о методах защиты собственных интересов.

Так, к примеру, лучше в соглашении прописать условия использования факсимиле и представить в документе образцы личных подписей обеих сторон. При этом важно помнить о возможности подписания одностороннего соглашения, когда факсимиле использует только один из контрагентов.

Таким образом, вариантов использования факсимиле не так уж много. Но даже если сосредоточиться только на взаимоотношениях с контрагентами, можно сэкономить значительную часть времени.

Факсимиле — это. Использование факсимиле

Одна из значимых обязанностей руководителей — подписание огромного количества самых разнообразных документов. Эта, простая, на первый взгляд, работа занимает порой немало времени, и дарит далеко не самые приятные эмоции. Но есть достойное решение – факсимиле, это специальный штамп, точно копирующий подпись. Для чего нужна такая печать и где ее взять?

Факсимиле – это достойная альтернатива ручной подписи

Во многих организациях полномочия подписывать официальные бумаги имеет не только генеральный директор, но и его заместитель или заместители. Однако и при таком распределении обязанностей не всегда руководящий состав имеет возможность своевременно и лично поставить личные подписи на всех, того требующих документах. Именно для решения подобных проблем был придуман штамп факсимиле. Это печать, максимально точно повторяющая рукописную подпись. Само слово «факсимиле» в дословном переводе с латыни (fac simile) означает – «сделать подобное». Что особенно приятно, заказать такой штамп сегодня может каждый желающий руководитель. Попробуем разобраться, для чего он нужен и на каких документах его уместно использовать.

Факсимиле – неотъемлемый спутник сильно занятых руководителей. Такая печать позволяет заверять множество важных бумаг с максимальной скоростью или при отсутствии уполномоченного лица на рабочем месте. Иными словами факсимиле – это незаменимая вещь для компаний с большим документооборотом, и руководителей, часто отправляющихся в командировки/отсутствующих в офисе по иным причинам. Что особенно удобно, использовать печать, оставляющую оттиск в виде личной подписи может непосредственно уполномоченное заверять документы данной категории лицо, или кто-то из его помощников. Здесь и возникает достаточно сложный момент – как имея факсимиле, быть уверенным в том, что сотрудник, имеющий право его использовать не превысит своих полномочий? Идеален случай, если печатью-подписью пользуется только непосредственно ее владелец. Но зачастую это бывает не так, и в этом случае следует хорошо подумать, кого из сотрудников допустимо уполномочить использовать факсимиле.

В современном законодательстве РФ нет подробных и исчерпывающих положений и правил относительно использования любых заменителей авторской подписи. Однако изучив ряд нормативных документов, можно сделать вывод о том, что печати и штампы факсимиле могут применяться в случаях, предусмотренных законом и при соглашении сторон. При этом во втором варианте данный пункт (возможность замены подписи ее оттиском или иным способом копирования) должен быть прописан отдельно. Важно понимать, что факсимиле это полноценный аналог рукописного автографа. Соответственно, печать, поставленная на документе, придает бумаге ту же юридическую важность и значение, что и подпись уполномоченного лица. Факсимиле недопустимо использовать, для бумаг, подписание которых чревато материальными последствиями и обязательствами для сторон. Финансовые документы, обращения и запросы в налоговую службу, и федеральные организации, а также векселя, доверенности и образцы подписи всегда должны выполняться в рукописном варианте.

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Как получить свой штамп факсимиле?

Заказать изготовление печати, копирующей личную подпись можно в любой организации, предлагающей услуги по созданию штампов. Подобные компании имеются сегодня во всех достаточно крупных городах. Представлять какие-либо документы для заказа факсимиле не требуется. Что особенно приятно, печати и штампы, повторяющие личную подпись, стоят обычно недорого (в пределах 500-800 рублей), и могут быть изготовлены за несколько дней.

Использование факсимиле на первичных документах: можно, но осторожно!

Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле , или как еще говорят факсимильной подписью , руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

Общие вопросы использования факсимиле

Не обращая внимания на достаточно распространенное применение терминов «факсимиле » и «факсимильная подпись » национальное законодательство не содержит официального определения этого термина. Но, отсутствие официального определения может бать оправданным, поскольку термин «факсимиле» достаточно широко раскрыт в словарях.

В соответствии с п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» подпись как реквизит документа состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала и фамилии. То есть подпись другими словами можно сформулировать как уникальную совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека.

В большинстве именно на основании приведенного определения суды рассматривают дела и выносят соответствующие решения. Например, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу №22-а-845\08 сказано что «факсимиле - это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу». Относительно слов «имеет одинаковую юридическую силу» существует много споров, поскольку далеко не все согласны с мнением о равноценности факсимильной подписи и обычной подписи.

Равноценна ли факсимильная подпись собственноручной?

Согласно статье 5 Закона «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичных документов является личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9).
Согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфинансов N 88 от 24.05.1995 документ может быть подписан лично, с применением факсимиле , штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения.

То есть получается, что использование факсимиле для целей бухгалтерского учета вполне допустимо и не противоречит законодательству. Но здесь следует заметить, что согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Именно этим положением руководствуются государственные органы, которые утверждают, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.

Письма Минюста от 10.01.2005 г. №19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. №31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения №88, проводя, таким образом, между ними некую параллель. Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507 также сделал вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.

Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.

Только в случае если в специальном нормативном акте содержаться прямой запрет на использование факсимиле, то, конечно, в таком случае можно использовать только личную подпись. Например, прямой запрет на использование факсимиле содержится в следующих нормативных документах:

Относительно денежных чеков - глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337;
Относительно расчетных документов при безналичных расчетах в национальной валюте - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22;
Относительно платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах - Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. №216;
Относительно векселей - Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. №2374-III.

Прямое разрешение на использование факсимиле содержится:

Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий - Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица - Гражданский кодекс Украины.

По мнению многих если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. №255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. №136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле, конечно, будет необоснованно.

Судебная практика в основном свидетельствует о достаточно лояльном отношении судов к использованию факсимильной подписи (напр., см. определение ВАСУ от 17.05.2007 г. возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов была признана).

Относительно налоговых накладных: согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. №165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте ничего не сказано о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. №1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

В определении ВАСУ от 29.05.2008 г. №К-13190/06, от 06.02.2007 г. №К-9000/06 суд не считает, что только собственноручная подпись может быть поставлена на налоговой накладной, а значит, проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной.

В определении ВАСУ от 06.09.2006 г. исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись - нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле. Тем не менее, учитывая позицию налоговой инспекции, предпочтительнее будет не использовать факсимильную подпись на налоговых накладных.

В любом случае, как при оформлении хозяйственных правоотношений, заключении договоров, так и при подписании первичных документов, мы рекомендуем предварительно заключить между сторонами соглашение об использовании факсимиле (факсимильной подписи) с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц (например, путем подписания отдельного документа, включения дополнительного раздела в договор или обмена письмами).

Итак, факсимиле, или, другими словами, использование факсимильной подписи может допускаться в случаях, когда специальный нормативно-правовой акт, регулирующий оформление первичных документов, не содержит прямого запрета на использование факсимиле. Но все же для того чтобы избежать возможных споров с контрагентами или проверяющими целесообразно будет предварительно оговорить возможность использования факсимиле на определенных документах.

Порядок изготовления факсимиле

Для того чтобы иметь возможность использовать факсимиле руководителю желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимильной подписи. Приказ об использовании факсимиле должен содержать:

перечень должностных лиц, подписывающих документы с использованием факсимиле;
перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимильной подписи;
способы хранения факсимиле и доступа к нему;
перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле;
образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Многие руководители ошибаются, когда в приказе на использование факсимиле наделяют правом пользования факсимильной подписью других должностных лиц – то есть тех, чья подпись не заверяется. Это является нарушением правил оформления первичных документов и документооборота в целом, поскольку только лицо, чья подпись воспроизводится с помощью факсимиле, может им пользоваться. Следует помнить, что цель использования факсимиле - заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. При этом требование о том, что подписать документ должно конкретное должностное лицо (собственноручно или с помощью факсимиле), поскольку именно он несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В случае отсутствия должностного лица, имеющего право пользоваться факсимиле, такое лицо должно издать соответствующий приказ о наделении определенными полномочиями других сотрудников предприятия или внесением изменений в учредительные документы.

Согласно абз. 2 п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. №17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству юридических или физических лиц.

В качестве заключения, хочется еще раз напомнить о том, что законодательство содержит довольно широкие возможности для использования факсимиле в хозяйственной деятельности и оформлении первичных документов. В то же время руководителю всегда следует помнить о претензиях контролирующих органов к документам, подписанным с помощью факсимиле. Очень часто такие документы становятся поводом для судебных тяжб. Так что будьте внимательны, принимая решение об использовании факсимиле .

Факсимиле правила использования

Использование факсимиле

Факсимиле – это штамп, воспроизводящий посредством клише подпись официального лица. Использование факсимильной подписи позволяет значительно облегчить работу организации. Зачастую возникают ситуации, когда необходимо срочно поставить подпись уполномоченного лица, которого нет на месте. Или в условиях большого потока документов руководителю надо подписать, и желательно с наименьшими временными затратами, целую кипу бумаг. В этих случаях факсимиле может ускорить и упростить рабочий процесс.

Документ, подписанный факсимильной подписью, несет юридическую силу. Но факсимильная подпись не всегда равнозначна рукописной. Согласно законодательству Российской Федерации, факсимильная подпись может быть использована в случаях, когда это не противоречит закону, или когда на это дано согласие обеих сторон заключения сделки. К примеру, при оформлении большинства гражданско-правовых сделок факсимиле можно пользоваться без ограничений (опять же таки по предварительному соглашению сторон). Факсимильная подпись также часто сопровождает деловую переписку.

Факсимиле не используется при выдаче разного рода доверенностей и оформлении документов, подразумевающих материальную или иную ответственность, а также на счет-фактурах. Если рассматривать налоговые или бухгалтерские документы, они вступают в силу при условии наличия настоящей подписи соответственного лица.

Правила использования факсимильной подписи регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 160 ч. 2).

Во избежание злоупотреблений при использовании факсимиле, мы рекомендуем организованно подойти к этому процессу. А именно написать инструкцию по его применению, где четко указать:

точный перечень документов, где можно поставить факсимильную подпись;
лицо, ответственное за хранение факсимиле;
список лиц, которые имеют право на использование факсимиле;
контрольный образец оттиска факсимильной подписи.

Изготовление Факсимиле в Самаре

Для заказа факсимиле Вам достаточно предоставить образец подписи на чистом листе бумаги в отсканированном виде, и отправить нам на почту (лучше несколько вариантов, и при этом указать приоритетный). Далее следует определиться с выбором оснастки, в чем сотрудники нашей компании с радостью окажут Вам содействие.

Заказывая данную услугу у нас, Вы получаете качественно выполненный заказ по привлекательной цене.

Факсимиле представляет собой воспроизведение оригинального графического изображения. В качестве него может выступать гравюра, чертеж, текст, рисунок, монограмма и так далее. Само слово происходит от латинского fac simile. В буквальном переводе оно значит "делай подобное".

Историческая справка

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи - фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Общие сведения

Факсимильные подписи на документах уже давно не считаются редкостью. В ряде случаев удобнее использовать именно такие, а не оригинальные элементы. Тем не менее, несмотря на достаточно широкое распространение, факсимильная подпись разрешена не на всех бумагах. Существует ряд ограничений, нарушение которых может повлечь достаточно серьезные последствия.

Факсимильная подпись: юридическая сила

В ГК присутствует только одно упоминание о рассматриваемом реквизите. В частности, в ст. 160, ч. 2 допускается, что при совершении сделок может применяться электронная, факсимильная подпись или иной аналог оригинальной, созданный средствами механического или другого копирования. Разрешено это в случаях, которые предусмотрены в законодательстве либо по соглашению сторон. В этих ситуациях факсимильная подпись имеет юридическую силу. Возможность ее применения должна, в свою очередь, закрепляться соответствующим соглашением. Только после его заключения факсимильная подпись на договоре может заменять оригинальную. В противном случае письменная форма при совершении сделки будет считаться не соблюденной по ст. 160 ГК.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Процесс совершения сделок

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Перед заключением договора, который будет удостоверен факсимильной подписью, следует составить соглашение о порядке применения этого реквизита. Каких-либо особенных сложностей в его оформлении на практике не возникает. В соглашении обычно пишут, что факсимильная подпись обладает такой же силой, что и оригинальная роспись уполномоченного лица. Стороны, таким образом, признают правомочность и законность бумаг, которые завизированы ею. Как выше было сказано, такой же пункт можно предусмотреть непосредственно в основном договоре. Последний вариант в последнее время более популярен. Кроме этого, целесообразно заранее предусмотреть, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Например, это могут быть заявки, промежуточные отчеты, заказы, информационные или гарантийные письма, справки, дополнительные соглашения и так далее. Следует также четко обозначить круг лиц, которые могут применять клише, сделать факсимильную подпись и приложить образцы оттисков.

Трудовой контракт

В ТК нет запрета либо ограничения на использование копии подписи. Однако возможность ее применения должна фиксироваться в локальных актах компании. В них также может приводиться перечень бумаг, на которых клише может заменять оригинал. Таким образом, копия на приказах, контракте, распоряжениях о переводе и прочих актах будет вполне законной.

Важный момент

С октября 2014-го года действует ФЗ №267. В соответствии с ним были внесены изменения в другой Закон, регламентировавший порядок обеспечения социальной защиты инвалидов по зрению. По действующим в настоящее время нормам, в ряде случаев указанные граждане могут заменять оригинал своей подписи факсимильной в банках. Тождественность клише и подлинника удостоверяется нотариусом и подтверждается соответствующим свидетельством.

Факсимильная подпись на первичных документах

Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.

Постановление ФАС по Московскому округу говорить о том, что соглашение, по которому клише может заменять оригинал, может последовать из конклюдентных действий. Отсутствие в договоре указания на возможность применять факсимиле без учета прочих обстоятельств, само по себе, не может выступать в качестве основания для признания подписанных таким образом накладных не обладающими юридической силой при наличии на них печати покупателя. Дополнительное подтверждение сделки дают акты сверки, в которых отражается задолженность за поставку. Все это говорит о том, что при подписании первичной документации с помощью факсимиле, существует риск возникновения спорных ситуаций.

Счет-фактура

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.

Запреты и разрешения

Законодательство не допускает применение факсимильной подписи на:

Вместе с этим, закон допускает использование факсимиле на:

Поздравлениях, приглашениях, благодарственных письмах, прочих бумагах, которые не влекут финансовых последствий.
Договорах, изменениях либо дополнениях к ним при условии, что возможность использования клише прописана в них или установлена соглашением сторон.

Приказ

Руководитель предприятия самостоятельно решает вопросы, касающиеся применения в документообороте факсимильной подписи. Если он сделает выбор в пользу клише, то это должно быть оформлено соответствующим актом - приказом. Он составляется обычно в произвольном виде. В своем распоряжении руководитель устанавливает перечень бумаг, на которых может проставляться факсимильная подпись, круг лиц, которые уполномочены визировать их таким образом. Целесообразно издать также специальную инструкцию, в которой будут освещены все важные моменты, касающиеся непосредственного применения клише, его хранения и уничтожения при необходимости.

Возможные проблемы

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише - заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию.

Особенности создания клише

Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.

Заключение

Из приведенной выше информации можно сделать вывод, что факсимильная подпись - достаточно удобное средство применения своего автографа для многих людей. Однако далеко не всегда замена оригинала является безопасной. Следует помнить, что ни в гражданском, ни в налоговом законодательствах порядок применения факсимильного воспроизведения не регламентируется. Тем не менее при соблюдении разъяснений и некоторых существующих требований можно существенно снизить риск. Так или иначе, эксперты рекомендуют перед подписанием каких-либо договоров или иных важных бумаг, составить предварительно соглашение, в котором обе стороны будут признавать клише правомерным. К нему следует приложить и образцы оттисков. Руководителям же предприятий необходимо отнестись со всем вниманием к составлению соответствующего приказа на своем предприятии, согласно которому будет осуществляться использование факсимильного воспроизведения подписи. Особе значение следует придать определению тех лиц, которые уполномочены визировать те или иные бумаги таким способом. При издании приказа о передаче таких возможностей какому-либо сотруднику необходимо оговорить и ответственность этого служащего при выявлении нарушений или превышении своих полномочий.
Не следует считать, что факсимильная подпись полностью заменяет оригинальную. Это далеко не так. Тем более закон устанавливает перечень бумаг, которые могут визироваться только собственноручно. При возникновении каких-либо споров главным аргументом в пользу использования факсимиле будет выступать обоюдное соглашение сторон или наличие соответствующего пункта в договоре. В противном случае судебная инстанция признает ее применение неправомерным, а бумагу - недействительной. До тех пор пока применение клише не будет строго регламентировано законом, использование оттиска лучше всего ограничить. В некоторых организациях бланки бумаг, не имеющих финансовую важность, визируются заранее. Например, это относится к благодарственным, деловым письмам, поздравлениям, объявлениям и так далее.

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.

Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).

Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.

Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.

В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).

Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.

Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

К сведению

Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).

Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.

Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.

Правовой статус подписи факсимиле не закреплен

А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.

Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.

Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.

Это важно

Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.

Особые правила

Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.

Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется

Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.

В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.

Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.

Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.

Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.

Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.

Факсимиле – оригинальная личная подпись

Не является основанием для отказа в возмещении НДС подписание счетов-фактур, выставленных поставщиком, с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителя поставщика. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении установленных статьей 169 Налогового кодекса положений. В данном случае фактически оплата произведена и товар получен, договор сторонами исполнен.

Кроме того, судьи учли тот факт, что составителем спорных счетов-фактур является поставщик, а не плательщик. А на налогоплательщика не возлагается обязанность осуществлять проверку контрагента (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56- 12834/2010).

Е. Юдахина, редактор-эксперт