В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создаетдокументы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия иналичия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченнойответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 89 Федеральногозакона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организацииобеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникаету бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета ибухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен всоответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иныхдокументов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихсяв деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержденруководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее —Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранениядокументов, которые распространяются на все организации. При этом не имеетзначения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальныеархивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретныенаименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условноразделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения , то есть срокихранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используютсяабсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документовустановлен Перечнем в размере 5 лет .

Расчет срока хранения документов производится с 1 январягода, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году,начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет своиособенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора с контрагентами; имущественного страхования; с аудиторами или аудиторскими организациями	После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должныхраниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организациилицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

• на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
• о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц,утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минованиянадобности. Это значит, что указанные документы имеют толькопрактическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но онне может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячныебухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности,переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка,возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

Имеются в виду:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
• оборотные ведомости ;
• первичные документы и приложения к ним , в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
• документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности , контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
• документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
• доверенности на получение материальных ценностей ;
• документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
• книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.

Документы с временным сроком хранения, которые имеютотношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или допринятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения,установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являютсяисточниками комплектования архивов . К ним относятся:

• государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являютсяисточниками комплектования государственных и муниципальных архивов, тодокументы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

• государственные и муниципальные организации — 10 лет;
• негосударственные организации — не менее 10 лет.

Причем, дальнейший срок хранения таких документовнегосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии сдействующим законодательством или с необходимостью практического использованияэтих документов.

К таким документам относятся:

Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)

Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады)

Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Годовые отчеты по налогам

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

• сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Обратите внимание! Перечислены только тедокументы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязанахранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются вдругих разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансированиедеятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечениедеятельности» и др.).

К ним относятся:

• учредительные документы;
• протоколы общих собраний акционеров;
• документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
• документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
• документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
• реестры акционеров;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может . В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Вотношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки.Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимостиот вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годоваяотчетность подлежат постоянному хранению.Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячнуюбухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к бухгалтерской отчетности;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
• пояснительная записка.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерскихдокументов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокамхранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщикиобязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и другихдокументов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4хлет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этогосрока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы,произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, чтопредприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыльравна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшитьприбыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное,чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более,чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за одингод, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организацияобязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речьидет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документахбухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательствопредусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случаепереноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджетпо отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР идр.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыльиспользуются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учетепервичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам(имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены кбухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянныйсрок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет,который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрамналогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличитьв случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимоприменять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, чтопредусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так иналоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которымустановлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а вслучае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архиваспециализированной организации (частному или государственному архиву). Дляэтого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываютсясрок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно онсоставляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документовбудет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению,комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения,освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшатьналогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельнохранить документы , то необходимо разработать и принять соответствующийвнутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранениядокументов.

Этим документом может быть, например, Положение охранение документов , утвержденное приказом генерального директора. В немнеобходимо определить:

• виды документов, подлежащих обязательному хранению;
• структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
• порядок поступления документов на хранение;
• сроки хранения;
• порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
• меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
• порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
• другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и созданиесоответствующей архивной службы , а также закрепление заопределенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертнойкомиссии , которая будет проводить экспертизу ценности документов,образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня).Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить составэкспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболееквалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек.Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса изокружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения иуничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей схранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел сосроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы повидам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошитьих в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которыеотносятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковскиедокументы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы вэтих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть неболее 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные отпоставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленныхпокупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требованиеустановлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляетсяих опись , которая должны быть утверждена руководителемпредприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальноепомещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пылии воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основныезатраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения,коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) ина оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому вбухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Вцелях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходоворганизации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссиявыделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, исоставляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путемпросмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности куничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации.После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел ихранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельностидокументы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек,передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самойорганизацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача делспециализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом илинакладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дели вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можнонепосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случаеэкспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревшихдокументов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность заорганизацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителяорганизации также могут привлечь к административной ответственности. Наказаниеможет быть в виде предупреждения или штрафа.Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать такжеза отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых дляосуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговикии таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налоговогоучета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф(от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленногопорядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАПРФ).

Законодательная база

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

• Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
• Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
• Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
• Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

• Помещение, в котором будут хранить временные документы;
• Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
• Архивохранилище;
• Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

• Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
• Он должен принимать архив документов различных организаций;
• Вести учет о сохранности всех документов;
• Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
• Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
• Принимать участь в случае проведения экспертизы;
• Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
• Составлять номенклатуру дел;
• Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
• Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
• Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

• Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
• Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
• Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
• По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

• Обеспечить герметичность хранилища;
• Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
• Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
• Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;
2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

• Приказы на отпуск;
• Приказы на командировку;
• Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
• Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
• Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
• Различные бухгалтерские документы;
• Путевые листы;
• Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

• Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
• Штатное расписание работников;
• Опись каждого дела;
• Номенклатура каждого дела;
• Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
• Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
• Годовая смета;
• Реестр акционеров компании;
• Уставные документы;
• Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
• Лимиты;
• Паспорта сделок;
• Гаранты;
• Приватизационные документы;
• Реестр собственников ценных бумаг;
• Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
• Ценники;
• Тарифы на продукцию;
• Прейскуранты;
• Годовой план деятельности предприятия;
• Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
• Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
• Годовой отчет в фонды;
• Заключение аудитора;
• Заключение ревизионной комиссии;
• Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. Выездная налоговая проверка

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

. Выемка документов и предметов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.