Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2008 № 2

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

В делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

• экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
• оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
• составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
• передача дел в архив организации;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

• документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
• документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
• документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление на основе принятых критериев .

Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное , образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
  • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
  • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
  • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1 Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

Начальника отдела кадров;

Главного бухгалтера;

Начальника юридического отдела;

Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.

Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.

После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:

• экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
• формирование и подготовку дел для архивного хранения;
• составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
• передачу дел в архив компании;
• утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями. Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.

Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность. В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет. Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях. К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.

Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.

Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства. В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:

• стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
• действующего в области архивного дела законодательства;
• номенклатуры дел.

Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.

Управленческие документы подразделяют на несколько групп:

• освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
• необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
• данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.

На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.

Экспертная комиссия

Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).

В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.

И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.

Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.

Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.

В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).

Основные функции экспертной комиссии:

• организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:

1. ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
2. одобрение (утверждение):

• проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
• подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
• актов об утилизации документов;

изменение сроков хранения дел;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам документооборота в учреждении.

Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.

Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем голосования (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК -- совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три -- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен основными правилами работы ведомственных архивов и Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.). На основе Примерных положений должны разрабатываться положения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной организации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.