Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс - значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

• Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ

У всех организационно-правовых документов одна цель - регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» .

■ Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция - правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил - конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции. Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац. А самостоятельные правила ведения электронной переписки - это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше. Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Вид ЛНА	Назначение ЛНА	Пример
Положение	Определяет статус структурного подразделения	Положение о Службе документационного обеспечения управления
	Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида	Положение о хранении документов
	Определяет статус коллегиального совещательного органа	Положение об экспертной комиссии
Инструкция	Регулирует одну из сторон деятельности организации	Инструкция по делопроизводству
Регламент бизнес-процесса	Последовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операций	Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам»
	Конкретизируют уже регламентированный процесс	Правила отправки и получения почтовой корреспонденции
	Фиксирует решение, принятое по процессу	Приказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по делопроизводству - центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства. Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима. В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее - Методические рекомендации для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331; далее - Инструкция для ФТС). Она обязательна только для ФТС и подведомственных ей организаций, но другие организации могут использовать ее в качестве основы для собственной инструкции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 начинает действовать с 1 июля 2017 года. А Методические рекомендации для ФОИВ и Инструкция для ФТС составлены на основе прежнего стандарта по оформлению документов - ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему . С 01.07.2017 оба этих документа перестают быть актуальными в части, посвященной оформлению реквизитов. Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть внимательными - новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 меняет не только правила оформления реквизитов, но и их состав.

Структура инструкции

Состав, порядок расположения и содержание разделов инструкции могут варьироваться. Все зависит от того, как выстроена система делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в организациях, которые активно используют систему электронного документооборота (СЭД) и электронную цифровую подпись (ЭЦП), и в организациях, где процветает бумажный документооборот, будут очень разными.

Тем не менее, можно составить базовое универсальное содержание инструкции по делопроизводству, чтобы разработчикам этого ЛНА «на местах» было от чего оттолкнуться (Таблица 2).

Таблица 2

Базовая структура инструкции по делопроизводству

Номер раздела	Раздел инструкции по делопроизводству	Утверждаемые разделом формы / образцы документов
	Общие положения
	Термины и определения
	Требования к оформлению документов	Бланки документов (общий бланк для документов, бланк письма, бланки отдельных видов документов, другие бланки). Форма журнала учета и выдачи бланков (если организация ведет учет бланков). Образцы оформления каждого из реквизитов (приводятся сразу в тексте при описании правил оформления реквизитов документов).
	Организация работы с документами
	Система электронного документооборота
	Особенности работы с электронными документами
	Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции	Форма журнала регистрации входящих документов. Образец акта о недостаче документов. Образец акта о повреждении документов. Оттиск штампа о регистрации входящего документа.
	Организация исполнения документов и поручений	Образец оформления резолюции. Форма справки-отчета об исполнении документов.
	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов	Образец приказа. Образец распоряжения. Образец акта (например, о возврате неполного пакета документов) Образец доверенности (например, на получение почты).
	Порядок оформления и исполнения решений, принятых на совещаниях	Образец краткого протокола совещания. Образец полного протокола совещания.
	Оформление и отправка исходящих документов	Образец сопроводительного письма. Форма журнала регистрации исходящих документов. Форма журнала почтовых отправлений. Форма списка для отправки партионных почтовых отправлений.
	Порядок работы с обращениями граждан	Форма заявки (обращения) гражданина. Форма журнала регистрации обращений граждан (если организация учитывает обращения граждан отдельно).
	Порядок передачи документов на хранение	Форма сдаточной описи.
	Организация и учет документов в архиве	Форма номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел структурного подразделения. Форма описи дел постоянного хранения; Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Форма описи дел по личному составу. Форма описи электронных дел и документов постоянного хранения. Форма описи электронных дел и документов временного (свыше 10 лет) хранения.
	Использование документов в архиве	Образец акта о выдаче дел во временное пользование.
	Уничтожение документов с истекшими сроками хранения	Форма акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Порядок хранения документов по инструкции

Порядок архивного хранения документов описывается в разделах инструкции на основе:

• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкульта России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015);
• Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: КАК ВЫБРАТЬ?

Для небольшой организации инструкции по делопроизводству будет вполне достаточно, тем более, если она описывает все процессы делопроизводства, от создания до уничтожения документа.

Регламенты по делопроизводству чаще всего «вырастают» в самостоятельные ЛНА из инструкции. Это происходит естественным путем - по мере развития организации. Если на определенном этапе появится необходимость регламентировать бизнес-процессы, тогда могут быть разработаны:

• регламент бизнес-процесса «Создание документа»;
• регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документа»;
• регламент бизнес-процесса «Архивное хранение документа»;
• другие регламенты, в зависимости от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и регламентировать.

Еще один вариант развития событий: в организации накопилось множество документов, и для них был создан архив. В этом случае необходимо сразу регламентировать процесс их хранения, иначе работников архива завалят документами. Решить проблему поможет инструкция по оформлению и передаче дел на архивное хранение.

Впрочем, если архив пока невелик и находится в стадии становления, это могут быть правила или даже приказ по основной деятельности. Выбор видов документов для регламентирования процессов делопроизводства, как мы уже выяснили, довольно велик.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждены Росархивом).

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». В первом регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком раздел 11 «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти». Его первый же пункт указывал, что «делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее − типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством». Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: «При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации».

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 № 7418. На основе типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, что нового внесли Правила.

В отличие от типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (раздел 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:

– «делопроизводство» − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– «номенклатура дел» − систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– «дело» − совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным. Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же, узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм − левое, 10 мм − правое, 20 мм − верхнее, 20 мм − нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа», исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте, пока еще несвоевременно.

Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

1. Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
2. Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
3. Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
4. Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».
5. Передача документов службой делопроизводства.
6. Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
7. Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовке дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке».

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличаются от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что «в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах».

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводст

Власти не распространяются на работу с актами, которые содержат государственную тайну. На основе предписаний уполномоченная структура разрабатывает методические указания по заполнению, ведению, хранению бумаг. При утверждении правил делопроизводства осуществляется их согласование с руководством госархива.

Создание актов

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предписывают, что указанные структуры могут использовать специальные бланки, стандартные бумажные листы формата А5 или А4. Допускается создание актов в электронном виде. Вне зависимости от формы, в документе должны присутствовать обязательные реквизиты, которые располагаются в установленном порядке. Бланки разрабатываются в соответствии с угловым либо продольным их написанием. В первом случае реквизиты располагают в верхнем углу слева листа. При продольном способе их размещают по центру бланка сверху. Правила оформления документов в делопроизводстве допускают использование шаблонов при составлении электронных актов. На каждом листе должны предусматриваться отступы: слева – не меньше 20 мм, справа – не меньше 10 мм, снизу и сверху – по 20 мм. Электронные шаблоны и образцы бланков должны быть одобрены руководителем исполнительного федерального органа.

Реквизиты

Правила оформления документов в делопроизводстве определяют, что на актах должны присутствовать:

1. Государственный герб России.
2. Наименование структуры, составляющей акт.
3. Название структурного подразделения.
4. Наименование должности уполномоченного лица, составляющего документ.
5. Справочные сведения о структуре.
6. Название вида документа.
7. Дата составления.
8. Регистрационный номер.
9. Ссылка на данные входящего акта.
10. Место издания (составления).
11. Гриф на ограничение доступа к содержанию.
12. Адресат.
13. Гриф об утверждении.
14. Резолюция (указания по исполнению акта).
15. Текст.
16. Контрольная отметка.
17. Запись о приложении.
18. Подпись (отметка об электронной подписи).
19. Гриф о согласовании.
20. Виза.
21. Место печати.
22. Запись об исполнителе.
23. Отметка о выполнении акта и отправки его в дело.
24. Запись о поступлении документа.
25. Ссылка на акт.

Состав реквизитов устанавливается в соответствии с видом и назначением акта. Общие правила делопроизводства определяют, что согласование бумаги удостоверяется визой уполномоченного служащего. Данное положение действует в отношении внутренних актов структуры. Согласование документов, составленных в федеральном исполнительном учреждении, с другими госорганами удостоверяется грифом, протоколом либо письмом.

Доставка, поступление и регистрация актов

В делопроизводстве исполнительных федеральных органах используются бумаги:

1. Входящие.
2. Отправляемые.
3. Внутренние.

Отправка и доставка актов осуществляется с помощью электросвязи, почты, фельдъегерской службы. Общие правила делопроизводства предписывают производить первичную обработку поступающих бумаг. После нее осуществляется регистрация и предварительное рассмотрение актов для дальнейшей передачи их руководству. В первичную обработку бумаг входит проверка правильности доставки, наличия документации и приложений. Принимающие специалисты также сортируют акты на подлежащие и не подлежащие регистрации. Последняя осуществляется в день поступления, составления (подписания или утверждения) или на следующий день (рабочий), если другое не определено в законодательстве.

Передача структурным подразделениям

Правила по делопроизводству в федеральных органах власти предусматривают, что акты после регистрации должны быть переданы на рассмотрение руководству. Однако допускается направление бумаг иному должностному лицу. Для этого необходимо издание соответствующего решения руководителем. Документы либо их копии с резолюциями (указаниями по исполнению) должны быть переданы ответственным лицам службой делопроизводства. Оригинал акта направляется в структурное подразделение, на которое возложена его реализация. Если в качестве исполнителей выступает несколько отделов, подлинник передается ответственному из них, а прочие получают копии. При обеспечении доступа уполномоченного подразделения к электронному экземпляру, оригинал акта может оставаться в регистрирующей службе, если это определено в соответствующих Положениях.

Отправка актов

После подписания руководителем исполнительного органа либо другим уполномоченным служащим документы передаются сотрудникам отдела делопроизводства. Последние осуществляют их регистрацию и отправку. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти обязывают служащих осуществлять проверку правильности составления, комплектности, соответствия числа экземпляров списку рассылки. Неверно заполненные акты должны быть возвращены в подразделения, ответственные за их реализацию. Бумаги при отсутствии в них нарушений должны быть отправлены в день их регистрации либо на следующий день (рабочий). Передача документов от одного структурного подразделения другому производится через отдел делопроизводства.

Особенности учета

В основные правила делопроизводства включен порядок обобщения информации о поступающих, составляемых, отправляемых актах. Анализ и систематизация сведений осуществляется ответственным отделом. Отчеты предоставляются руководителю исполнительного органа в определенном им порядке. Для учета и поиска актов в электронной базе данных применяются обязательные сведения об актах, в соответствии с приложением. Допускается использовать и дополнительные данные.

Документальный фонд

Он формируется из актов, используемых в процессе работы госструктуры. Исполнительный федеральный орган по согласованию с архивным отделом разрабатывает и утверждает список бумаг, создающихся в ходе его работы, а также функционирования подведомственных ему институтов. При этом для каждого акта указывается срок хранения. Исполнительный орган также осуществляет разработку альбома шаблонов для унифицированных форм, создаваемых документов. Ответственные за данную деятельность сотрудники согласовывают его с руководителем структуры. Правила делопроизводства предписывают формировать номенклатуру актов. Ответственные сотрудники должны обеспечивать их сохранность, учет и передачу в архив.

Номенклатура

Правила делопроизводства включают ее формирование в задачи регистрирующего структурного подразделения. Номенклатура:

1. Составляется на основе учетной информации отделов.
2. Утверждается руководителем исполнительного федерального органа. При этом предварительно должно быть проведено согласование с экспертной комиссией. Утверждение осуществляется не позже конца текущего периода. Номенклатура вводится в действие с начала следующего года (с 1 янв.).
3. Раз в 5 лет проходит согласование с экспертно-проверочной комиссией госархива. В него передаются на постоянное хранение создаваемые в ходе работы акты Архивного фонда.
4. При изменении структуры или функций федерального органа исп. власти должна быть согласована с экспертной комиссией.

В качестве наименований разделов номенклатуры принимаются названия структурных подразделений.

Специфика хранения

При формировании дел осуществляется их распределение в зависимости от сроков содержания в архиве. Выделяют категории постоянного и временного хранения. Правила кадрового делопроизводства предусматривают срок более 10 лет для бумаг по личному составу. Период временного хранения может составлять и меньше указанного значения. Дела с даты их формирования до передачи их в архив или уничтожения содержатся в структурных подразделениях по месту составления. Бумаги могут выдаваться во временное пользование сотрудникам на период, установленный руководителем учреждения. После окончания этого срока они подлежат возврату. Другим госорганам выдача актов осуществляется в соответствии с их письменными запросами по разрешению начальника исполнительного федерального органа либо его заместителя. В исключительных случаях допускается изъятие бумаг из постоянного хранения. При этом правила делопроизводства федеральных органах предписывают оставлять копию бумаг, заверенных в установленном порядке, а также акт о причинах выдачи оригиналов.

Передача в архив

Дела временного (более 10 лет) и постоянного периода хранения направляются не ранее года, но не позднее трех лет с момента окончания их службой делопроизводства. Передача бумаг осуществляется в соответствии с описями. Дела, временный срок хранения которых менее 10 лет (включительно), не передаются в архив. По окончании установленного периода они подлежат уничтожению. В качестве основы для составления описей выступает номенклатура дел.

Особенности работы с электронными актами

Правила делопроизводства устанавливают, что создание, обработка и хранение сведений может осуществляться в информационной системе госструктуры. Электронные акты при этом должны составляться в соответствии с предписаниями, действующими для бумажных актов. Они также должны иметь обязательные реквизиты, кроме Государственного герба России. Состав электронных актов определяется списком документов, оформление, хранение и последующее использование которых производится исключительно в цифровом виде при организации внутренней работы структуры. Этот перечень разрабатывается в соответствии с рекомендациями Госархива. Список актов, составление, хранение и последующее использование которых будет осуществляться в цифровом виде, утверждается руководителем учреждения по согласованию с архивным отделом.

Обработка электронных актов

Документы должны быть подписаны квалифицированной усиленной цифровой подписью уполномоченного должностного лица. Отправка и получение электронных актов осуществляется регистрационной службой учреждения. После поступления документа служба делопроизводства должна проверить действительность цифровой подписи. Электронным актам, включенным в информационную систему, присваиваются регистрационно-учетные данные. Они обеспечивают управление документом. К нему, в числе прочего, относится поиск, доступ, хранение, контроль, использование и пр. Регистрация актов, поступивших на бумажном носителе, осуществляется с формирование электронной копии. В номенклатуре указывается, что дело ведется в цифровом формате. Это отмечается в заголовке или в поле "Примечание". После реализации или отправки электронные акты должны храниться в течение сроков, установленных для аналогичных дел, оформленных на бумажных носителях. По окончании периода сведения, содержащиеся в цифровом виде, подлежат уничтожению.

Они излагаются в соответствующих инструкциях. Правила делопроизводства выступают в качестве основания для разработки методических рекомендаций и прочих локальных актов, которыми регламентируется технология работы с бумагами внутри учреждения. В них определяются приемы, процедуры составления, порядок работы с данными. Действующие на основании правительственного постановления № 477, Правило делопроизводства конкретизируются для каждой госструктуры именно такими локальными актами.

Особенности разработки

При составлении Методических рекомендаций учитываются действующие правила делопроизводства РФ. Должностные лица, ответственные за разработку, должны руководствоваться Типовым регламентом и согласовать проект с архивным госучреждением. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, любое учреждение должно определить и зафиксировать внутренние правила делопроизводства. Их целью должно выступать формирование системы управления достоверными, аутентичными и пригодными к использованию актами, способными поддержать деловую активность на протяжении необходимого временного промежутка.

Структура текста не регламентируется нормативными положениями межотраслевого значения. Обычно в рекомендации включаются общие положения, разделы по темам и приложения. В первом блоке определяют:

Разделы

Обычно они начинаются с правил организации делопроизводства. В этом разделе дается классификация актов, которые используются при осуществлении информационной, распорядительной и прочей деятельности в учреждении. Следующим пунктом определяются ключевые требования к составлению бумаг. Каждое правило ведения делопроизводства устанавливается отдельным пунктом. Сюда же включается порядок визирования, согласования, подписания. В этом блоке также устанавливаются правила:

1. Оформления и заверения экземпляров (приложений).
2. Использования и хранения штампов, бланков, печатей.
3. Работы с актами ответственных за их реализацию лиц.

В этом разделе могут присутствовать и иные пункты. Например, содержание может расшириться за счет включения порядка подготовки актов коллегиальной структуры, заместителей начальника и пр. В разделе "Документооборот" определяют:

1. Порядок, в соответствии с которым осуществляется прием, обработка и распределение входящих актов.
2. Правила перевозки и передачи от одного подразделения другому.
3. Ключевые инстанции движения актов.
4. Правила подготовки и отправки исходящей документации.
5. Порядок учета объема актов.

Раздел "Регистрация" устанавливает:

1. Правила, в соответствии с которыми входящим, внутренним и исходящим актам присваиваются номера.
2. Методы, формы и сроки регистрации.
3. Порядок индексации актов.

В разделе "Справочная работа" закрепляются:

1. Принципы формирования информационно-справочной системы в учреждении.
2. Описание картотек, баз данных и прочих источников.
3. Технологию осуществления информационно-поисковой деятельности.

Раздел "Контроль исполнения документов" определяет:

В разделе "Оперативное хранение" включаются сведения о:

1. Порядке содержания актов. Он устанавливается как для службы делопроизводства, так и для прочих структурных подразделений.
2. Ответственность конкретных должностных лиц за обеспечение сохранности актов.
3. Правила, в соответствии с которыми осуществляется формирование в дела определенных категорий документов.
4. Порядок разработки и последующего использования номенклатуры.
5. Правила индексации и систематизации дел.

В разделе "Подготовка к сдаче в архив" определяются:

1. Порядок выполнения экспертизы. В частности, описывается технология отбора документации для последующего хранения и уничтожения.
2. Порядок подготовки актов к помещению в архив.
3. Требования к оформлению и описанию передаваемых дел.
4. Порядок, в соответствии с которым ответственные лица передают и принимают акты.

В зависимости от принятой технологии, специфики деятельности, условий работы состав разделов может дополняться и изменяться. Так, например, в инструкцию можно включить блоки, определяющие порядок работы с обращениями граждан, актами с ограниченной областью распространения, техническое обеспечение подготовки (стенография, печатание, звукозапись и так далее).

Приложения

Они должны включать в себя максимум справочного и иллюстративного материала. Его необходимо систематизировать в соответствии с порядком расположения разделов. В Приложениях присутствуют схемы документопотоков, примеры оттисков штампов и печатей, образцы бланков, оформления отдельных видов актов, списки контролируемой документации, формы ее учета и так далее.

Заключение

Действующие официальные правила делопроизводства позволяют обеспечить четкий порядок работы с актами разного характера, используемыми в исполнительных органах федеральной власти, а также прочих госучреждениях. Они устанавливают ключевые требования к сотрудникам, ответственным за составление и регистрацию, прием и отправку бумаг. В правилах также определяется порядок работы с электронными формами документов, информационными базами. Каждое конкретное учреждение детализирует их, разрабатывая локальные документы. В качестве одного из них выступает инструкция по делопроизводству. В ней должен быть отражен весь процесс работы с актами, технологические операции, расположенные в логической последовательности. Инструкция регламентирует деятельность не только службы делопроизводства. Поскольку акты перемещаются между структурными подразделениями, их сотрудники также должны быть ознакомлены с установленным порядком. Разработку локальных регламентирующих документов осуществляет служба делопроизводства. При этом в процессе участвуют сотрудники архивного и юридического отделов. Составленный проект должен быть согласован и подписан руководителем учреждения. Начальник издает приказ, в соответствии с которым Инструкция вводится в действие. Во всех структурных подразделениях она должна использоваться в качестве нормативного акта. При этом ее положения должны быть сформулированы четко и понятно для работников. Именно в соответствии с ее положениями и требованиями в учреждении будет осуществляться составление, регистрация и оборот документов.

Анна ЕРМОЛАЕВА

НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ

В статье дается критический анализ новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, прогнозируется их влияние на организацию работы с официальными документами.

The critical analysis of new Records management rules in federal executive authorities is given in the article; its influence on the work with official documents is predicted.

Ключевые слова:

органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ; executive authorities, records management, document in hard-copy form, electronic document.

В соответствии с федеральным законодательством делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с правилами, утвержденными правительством РФ1. Эти правила появились спустя три года с момента введения в действие данной нормы2. Весь этот период организация делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти осуществлялось на основании Типовой инструкции по делопроизводству3, ссылка на которую содержалась в двух нормативных актах. Можно дискутировать в отношении правового статуса данной инструкции, но поскольку в нашей стране до сих пор нет четко выстроенной системы нормативно-правовых актов, закрепленной в соответствующем федеральном законе, это будет неблагодарным занятием. Тем не менее следует отметить тот факт, что в отсутствие законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления данная инструкция косвенно выполняла важную функцию по обеспечению единообразия в процессах документирования и организации работы с официальными документами на всей территории Российской Федерации.

Принятие в июне 2009 г. постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» позволяет констатировать легитимность нормативного характера новых правил делопроизводства. На основе указанных правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством должны издать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Кроме того, правовые нормы, содержащиеся в правилах, распространяются и на иные органы государственной власти, а также на органы местного самоуправления.

Возникает вопрос: чем вызвана замена традиционного вида документа - инструкции, регламентирующей сферу документационного

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //СЗ РФ, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.

2 Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //СЗ РФ, 2009, № 25, ст. 3060.

3 Приказ Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. Минюстом РФ 27 января 2006 г. № 7418) // Российская газета, 2006, 7 февр.

ЕРМОЛАЕВА

Всеволодовна - к.и.н., профессор кафедры

документационного обеспечения управления ПАГС им. П.А. Столыпина [email protected]

обеспечения управления, на правила? Об отнесении инструкции к категории нормативных актов четко сказано в соответствующем постановлении правительства РФ1. Не вызывает сомнений, что регламентация «отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами», предполагает, прежде всего, установление единой технологии, направленной на реализацию всех стадий оперативной жизни документа

С момента создания до исполнения им соответствующей функции. В этих целях инструкция как вид документа являлась наиболее предпочтительной, поскольку ее содержание, в отличие от иных видов нормативных актов, позволяет получать ответы не только на вопрос: что делать, но и как делать. Ссылка на то обстоятельство, что прерогатива нормативного акта - установление общих норм без механизма их реализации, в частности в отношении информационно-документационных процессов, не является обоснованной, да и само содержание новых Правил свидетельствует об обратном.

В наименовании рассматриваемого документа имеется некоторое отступление от формулировки, содержащейся в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», согласно которой правила должны быть установлены на ведение «делопроизводства и документооборота». На эту неточность в использовании терминологии сразу же обратили внимание докумен-товеды и архивисты. Термин «документооборот» является вторичным по отношению к термину «делопроизводство», поскольку организация документооборота является одним из компонентов делопроизводства как самостоятельной отрасли деятельности.

Существует разная трактовка причин использования и фактического установления равенства между этими двумя терминами. Одна из версий - термину «делопроизводство» отводится сфера организации работы с документами на бумажных носителях, а термин «документооборот»,

1 Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. на 24.03.2009) // СЗ РФ, 1997, № 33, ст. 3895; Российская газета, 2009, 27 марта.

который широко используется представителями компьютерных технологий, обозначает технологические процедуры по организации работы с электронными документами. Однако технология организации работы с документами на бумажных и электронных носителях идентична и включает в себя типовые процедуры (сбор, обработка, передача, хранение и т.п.), для реализации которых используются различные инструменты (технические средства). Это подтверждают и новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые отражают основные принципы организации работы с документами на бумажных и электронных носителях.

В целях определения практического значения положений, содержащихся в Правилах, был проведен письменный опрос государственных гражданских служащих территориальных органов исполнительной власти (всего 52 чел.) - слушателей программы повышения квалификации «Документационное обеспечение управления и новые правила делопроизводства». В рамках данной статьи остановимся лишь на некоторых положениях, которые вызвали наибольшие дискуссии, и дадим необходимые комментарии.

Первый аспект - внешняя форма документов. Согласно Правилам, «служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа», а «неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» (п. 21). Однако при этом не указывается, нормам каких общегосударственных или локальных нормативных документов они должны соответствовать, кроме декларации о том, что «состав реквизитов документа определяется его видом и назначением» (п. 10). Как известно, определение вида документа непосредственно связано с его назначением. В свою очередь, назначение документа обусловлено спецификой деятельности как системы органов исполнительной власти в целом, так и функциями конкретного органа исполнительной власти в частности. Однако в рассматриваемых Правилах делопроизводства отсутствуют основные критерии, обусловливающие системный подход к установлению видового состава документов именно в федеральных органах исполнительной власти.

Кроме того, положения Правил в части

создания документов вступают в противоречие с положениями стандарта на Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)1 как по количеству используемых реквизитов, так и их наименованиям. Следует отметить, что данный стандарт разрабатывался в целях обеспечения единообразия внешней формы основных управленческих документов, а его уникальность состоит в том, что он используется в любой организации независимо от формы собственности. Поэтому отказ от уже имеющейся унификации может негативно сказаться на практической деятельности органов исполнительной власти по всей вертикали в их взаимодействии как с юридическими, так и с физическими лицами. Игнорирование положений стандарта в части регламентации оформления самих реквизитов не только не обеспечит унификацию внешней формы создаваемых документов, но и позволит манипулировать предоставляемыми сведениями. Данное замечание, в частности, относится к распространившейся в последнее время практике оформления такого реквизита, как «отметка о наличии приложений», в котором указывается только количество листов (например: Приложения: всего на 51 л.). Как в таком случае идентифицировать состав приложений, если не будут указаны наименования видов прилагаемых документов, количество листов в каждом из них и наличие необходимых экземпляров?

Необходимо отметить, что Правила устанавливают реквизиты только для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти. В результате поток входящих документов оказался вне регламентации с точки зрения оформления на них необходимых реквизитов. Следовательно, «указание по исполнению документа» может не являться обязательным элементом для входящего документа, требующего принятия решения (исполнения), или может быть оформлено на отдельном листе.

Следующий аспект - организация работы с электронными документами

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65. - М., ИПК Издательства стандартов, 2003.

в федеральном органе исполнительной власти. Наличие в Правилах специального раздела, посвященного данной категории документов, отмечено всеми участниками опроса и, по мнению респондентов, будет способствовать совершенствованию организации делопроизводства. С введением новых Правил отмечается установление общих принципов в организации работы с документами на бумажных и электронных носителях:

Необходимость разработки единой номенклатуры дел;

Регламентация обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в документных системах;

Установление для электронных документов сроков хранения, аналогичных для документов на бумажном носителе и т.п.

Это обусловливает необходимость разработки единых методов классификации и кодирования документированной информации, построения централизованной информационно-поисковой системы по документам федерального органа исполнительной власти.

И последний аспект. В качестве одного из основных положений, содержащихся в разд. 5 «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», отмечена необходимость разработки перечня документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения. Однако решение этой задачи невозможно без совершенствования самого процесса управления, требующего уточнения задач, стоящих перед органом исполнительной власти, и четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между всеми организациями и структурными подразделениями. Одной из основных проблем является непрора-ботанность процессов документообра-зования как на государственном, так и ведомственном уровнях.

Доскональное изучение направлений управленческой деятельности, разбивка направления на функции, подфункции, задачи, процедуры, определение и закрепление состава документов, которыми оформляется каждая процедура, т.е. проектирование системы документации, отражающей это направление деятельности, в настоящее время проводятся в рамках разработки административных

регламентов исполнения государственных функций (услуг). Таким образом, указанный перечень должен аккумулировать все виды и разновидности документов, сопровождающих реализацию всех функций и услуг конкретного органа исполнительной власти по всей вертикали. В соответствии с Правилами, разработанный перечень документов должен быть согласован с Федеральным архивным агентством. Однако представляется, что данная процедура будет формальной и имеющей лишь констатирующий характер, поскольку согласование предполагается проводить на заключительной стадии формирования ведомственной системы документации.

Таким образом, даже неполный анализ Правил свидетельствует о необходимости доработки и конкретизации целого ряда уже имеющихся положений и включения новых, что потребует внесения соответствующих дополнений и изменений. Сформулируем некоторые основные направления, которые, на наш взгляд, позволят, с одной стороны, обеспечить унификацию документационных процессов, с другой - отразить специфику документирования деятельности конкретного органа исполнительной власти:

1) изменения и дополнения должны обеспечить гармонизацию терминологической системы в сфере информационнодокументационного обеспечения управления;

так называемого «делопроизводственного подхода» к организации работы с официальными документами к разработке системы управления документацией (информационному менеджменту);

3) одним из ключевых положений Правил должно быть указание на необходимость разработки органом исполнительной власти (министерством, федеральной службой, агентством) функциональных унифицированных систем документации и их последующее включение в состав Общероссийского классификатора управленческой документации1. Разработка данных систем должна координироваться исполнительным органом, ответственным за документационное обеспечение управления, и базироваться на единой методологической основе. Только при соблюдении этих условий станет возможным внедрение корпоративного межведомственного документооборота.

В конечном итоге Правила делопроизводства должны стать неотъемлемым компонентом системы нормативных актов, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, и основным организационно-нормативным документом в сфере управления документацией.