Cроки хранения документов в организации в 2017 году таблица. Сроки хранения документов по Налоговому кодексу. Административные штрафы на должностных лиц за отсутствие первичных документов.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица - ниже) установлены в Налоговом кодексе РФ , Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ , в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Поговорим о них подробнее.

Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС

При выездной налоговой проверке обычно смотрят период, не превышающий три предыдущих года. Если же компания подала уточненную декларацию за более ранний период, смогут проверить и его. Об этом пункт 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Увеличенные сроки проверки предусмотрены также для спецрежимников при выполнении соглашения о разделе имущества, компаний, исключенных из реестра резидентов ОЭЗ в Калининградской области, участников инвестиционного регионального проекта.

Еще больше статей по налоговым проверкам доступно нашим подписчикам. Сейчас на подписку действует скидка !

Минимальный срок хранения первичных документов по Налоговому законодательству — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23). Но чтобы не нарушить правила бухучета, их придется хранить пять лет, как того требует закон «О бухгалтерском учете» (в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, — такой же срок).

Из этого правила есть несколько исключений.

Амортизируемое имущество. Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали — четыре года после продажи или учета убытка.

Дебиторская и кредиторская задолженность. Не только акты сверки, но и накладные, платежки, договора нужно хранить четыре года после того, как просроченную дебиторку учтут в расходах или кредиторку в доходах.

Обучение персонала за счет компании. Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.

Убытки . Предположим, ваша компания будет уменьшать текущую прибыль на убытки прошлых лет. В этом случае нужно обеспечить сохранность докуменов в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки. Более того, в Минфине России считают, что организации обязаны хранить бумаги даже в том случае, если убыточные периоды уже проверены налоговиками. Именно так сказано в письме этого ведомства от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278.

Исправление ошибок, перенос расходов (вычета). Если ошибка привела к переплате налога, уточненка необязательна (п. 1 ст. 54 НК РФ). Недочет можно исправить в текущем периоде, но для этого нужны документы прошлых лет период. Поэтому в данном случае нужно отсчитывать четыре года с того периода, в котором исправляли ошибку.

Аналогичным образом определяется срок хранения документов, когда расходы были списаны (вычет по НДС заявлен) не в том году, которым датируется первичка, а в течение последующих трех лет. Считайте четыре года с того момента, когда по данным старой первички посчитали налоги текущего периода.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году нарушены: штрафы

Соблюдать сроки хранения документов в организации в 2017 году нужно по нескольком причинам.

Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.

Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб. В-третьих, должностным лицам компании, директору и главбуху грозит штраф по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях: от 5000 до 10 000 руб. — за первичное нарушение, штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет — за второе и последующие нарушения в течение года.

Ниже представлены сроки хранения документов в организации в 2017 году. Таблица не только по документам для ИФНС, но по всем бумагам, которые составляются в компаниях.

Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица)

Вид документа	Срок хранения
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная	Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры	4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах	Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов	5 лет
Таможенные декларации	5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН	Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях	5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям	5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) 5 лет после истечения срока действия договора

Вся деятельность предприятия, заключающаяся в осуществлении производственных, инвестиционных и финансовых операций, должна сопровождаться соответствующими документами. Это необходимо не только для подтверждения факта проведения операции, но и для дальнейшего контроля, учета, анализа и составления отчетности.

Вся первичная документация, связанная с хозяйственно-финансовой стороной деятельности предприятия, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Эти документы служат не только для внутреннего учета, но также необходимы для составления отчетности, внутренних и (аудиторских, налоговых), а также могут понадобиться в случае судебных разбирательств и т. п. Контрольно-надзорные органы при проведении проверок используют сведения, представленные в первичных документах бухгалтерского учета.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Скачайте документы по теме:

Все документы бухгалтерского учета хранятся в течение определенных законом сроков. В настоящее время вопрос о бухгалтерских документов – 2017 регулируется двумя нормативными актами:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Для начала определим, какие именно документы следует относить к бухгалтерским. Для этого обратимся к закону о бухучете № 402-ФЗ. Он устанавливает, что бухгалтерскому учету подлежат:

• факты хозяйственной жизни;
• активы;
• обязательства;
• источники финансирования деятельности предприятия;
• доходы;
• расходы;
• и другие объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Следовательно, вся документация, отражающая учет этих объектов, относится к бухгалтерской и имеет свои установленные сроки и порядок хранения.

Как было отмечено выше, вопрос о регулируется ФЗ № 402-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Однако при сравнении этих нормативных актов можно увидеть, что они устанавливают разные сроки хранения.

Так, согласно Перечню, устанавливаются для бухгалтерских документов в зависимости от их вида и степени важности. Законом № 402-ФЗ устанавливается пятилетний срок хранения для всей бухгалтерской «первички» без конкретизации сроков по видам документации. В отличие от федерального закона, устанавливающего общих срок хранения бухгалтерских документов не менее 5 лет, Перечень содержит исчерпывающий список типовых документов с указанием срока хранения каждого из них. Каким документом пользоваться бухгалтеру?

В ст. 29 Закона о бухучете сказано, что сроки хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерской отчетности, аудиторских заключений устанавливаются правилами организации архивного дела - в данном случае, указанным выше Перечнем. Поэтому вопрос о времени хранения того или иного документа следует решать, обращаясь к этому нормативному акту. Поэтому при определении срока хранения накладной, , баланса или бухгалтерской справки нужно руководствоваться Перечнем, но учитывать, что максимальный период хранения такого рода документов не превышает пять лет. При этом отсчет срока хранения начинается только после того, как документы подшиты в дела. То есть, с года, следующего за тем, когда их использовали в последний раз (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Сроки хранения различных бухгалтерских документов

Сроки хранения типичных бухгалтерских документов указаны в разделе 4.1 Перечня. При обращении к нему следует знать, что указанный срок хранения относится как к обычным документам на бумаге, так и электронным, заверенным с помощью ЭЦП. Сроки хранения для каждого из видов и типов документов на предприятии устанавливаются .

Первичные бухгалтерские документы: сроки хранения

Основной объем бухгалтерского делопроизводства составляют документы первичного учета. Поэтому в первую очередь следует знать, каковы сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

Итак, Перечень, равно как и ФЗ № 402-ФЗ устанавливает, что хранить документы первичной отчетности, а также все сопутствующие бумаги о фактах хозяйственных операций, по которым были выполнены бухгалтерские записи, следует не менее 5 лет. К таким документам относятся различные банковские документы, , кассовые чеки, книги, акты о приеме-сдаче материалов и имущества, различные накладные, а также переписка.

Рабочий план счетов и формы первичной документации также следует хранить в течение пяти лет.

Отдельно установлен срок хранения документов, подтверждающих взаиморасчет между предприятиями (акты, и т.п.). Он составляет пять лет после проведения взаиморасчета.

Счета-фактуры следует хранить не менее 4 лет.

Обратите внимание: бухгалтерскую документацию хранят в соответствии с теми сроками, которые указаны в Перечне. Эти сроки являются минимальными и уменьшению не подлежат, но в случае необходимости разрешается их увеличивать.

Сроки хранения бухгалтерских документов о расчетах с работниками

Различные расчеты с работниками предприятия – еще одна важная часть работы бухгалтерской службы. Сколько хранить документы, фиксирующие такие выплаты?

Самый большой срок хранения у бухгалтерских документов, отражающих лицевые счета работников – 75 лет. Другая документация по расчетам и выплатам , пособий, периодов нетрудоспособности, а также об хранятся в течение 5 лет.

Отчисления в различные государственные фонды (социального, страхования) также отражаются в бухучете, а значит, документы об этих выплатах подлежат хранению в соответствии с установленными сроками:

Годовые расчетные ведомости по отчислениям в ФСС хранятся постоянно, а квартальные – в течение 5 лет или постоянно при отсутствии годовых.

Отчеты по отчислениям по государственному и негосударственному также хранятся постоянно.

Документы по авансовым расчетам с ПФР хранятся 5 лет при наличии лицевых счетов работников или ведомостей начисления зарплаты, при отсутствии – в течение 75 лет.

Бухгалтерская отчетность: срок хранения

Все организации, вне зависимости от форм собственности, должны составлять обязательную годовую отчетность о результатах хозяйственной деятельности. Для некоторых организаций законодательство устанавливает также обязательную промежуточную отчетность (месячную, квартальную).

Годовые отчеты о финансовом результате хозяйственной деятельности предприятия, движении денежных средств за учетный период являются основным документом в принятии каких-либо экономических решений. Помимо этого, внимание контролирующих органов всегда в первую очередь направлено именно на итоговую отчетность предприятия, составляемую работниками бухгалтерии в соответствии с

Срок хранения бухгалтерской отчетности, в том числе балансы и отчеты о прибылях и убытках, должны храниться в организации постоянно. В течение всего времени существования предприятия также следует хранить документы об утверждении отчетности, годовые отчеты об исполнении смет.

Срок хранения бухгалтерских документов в ООО

Сегодня многие общества с ограниченной ответственностью, относящиеся к , пользуются правом упрощенного ведения бухгалтерского учета. Применение упрощенного порядка учета не влияет на сроки хранения бухгалтерских документов – 2017. Поэтому все ООО, ИП и другие организации, указанные в п.4, ст. 6 ФЗ № 402-ФЗ должны соблюдать установленный срок хранения бухгалтерских документов.

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает, что документы, применяемые для составления бухгалтерской отчетности должны храниться не менее 5 лет (п.2 ст. 29). Срок исчисляется с года, следующего за годом последнего использования документа.

Налоговый срок хранения бухгалтерских документов

Отдельно следует затронуть вопрос о сроках хранении бухгалтерских документов 2017, необходимых для расчета и уплаты налогов. данных бухгалтерского и налогового учета, иных документов, использующихся для начисления и уплаты налогов, подпунктом 8 пункта 1 ст. 23 Налогового кодекса определен в четыре года.

Правила хранения бухгалтерских документов

Закон обязывает предприятия (руководителя организации) обеспечить безопасные условия (п.3 ст.29 ФЗ № 402-ФЗ). То есть должны быть приняты меры по защите документации от порчи, кражи, изменения. Это относится не только к документам на бумаге, но выполненным с помощью электронных устройств.

Для соблюдения мер по хранению документации на предприятии может быть создан архив – выделено отдельное помещение, защищенное от несанкционированного доступа. Помимо этого бухгалтерскую документацию можно передать на хранение специализированной архивной организации, заключив с ней соответствующий договор.

Ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов – 2017

Скачать чистый бланк
Скачать в.doc

Скачать заполненный образец
Скачать в.doc

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

• Налоговый Кодекс РФ;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
• ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

• 1 год – для месячной отчетности;
• 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
• 4 года – для счетов-фактур;
• 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
• 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
• 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

Документ	Срок хранения (кол-во лет)
1. Оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.	Постоянно*
Положение об оплате труда и премировании работников	Постоянно
Табель учета рабочего времени: Нормальные условия труда Тяжелые, вредные и опасные условия труда
Расчетно-платежная ведомость
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
2. Страховые взносы
Карточка индивидуального учета
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)
2.1 Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму
2.1 Документы для ПФР
Индивидуальные сведения
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)
Налоговая карточка по учету НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)
Заявление об отказе от вычета
Заявление о последовательности применения вычетов
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ
Листок нетрудоспособности
Журналы регистрации листков нетрудоспособности
Заявление о выплате пособия

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

• 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
• 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

• Приказы по основной деятельности;
• Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
• Протоколы проверки отдела кадров.
• Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
• Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

• Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
• Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
• На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

• Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
• Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

• За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
• За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
• Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Указом Президента РФ от 04.04.2016 № 151 руководство Федеральным архивным агентством передано из ведения Минкультуры России непосредственно Президенту РФ. В связи с этим закон об архивном деле в Российской Федерации дополнен новыми нормами. Эти нормы, в частности, касаются установления и исчисления сроков хранения архивных документов, а также сроков и условий хранения документов по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Комментируют изменения эксперты 1С.

Организации и предприниматели обязаны хранить документы, касающиеся личного состава. Это следует из части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Закон № 125-ФЗ дополнен новыми нормами, регулирующими порядок хранения архивных документов во всех случаях, когда закон предусматривает такое хранение (Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ).

Определен порядок исчисления сроков хранения архивных документов

В новой статье 21.1, введенной Законом № 127-ФЗ, определено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Новые сроки и условия хранения документов по личному составу

Новая редакция статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ дифференцировала сроки хранения документов по личному составу в зависимости от года, в котором они были завершены в делопроизводстве. Документы, законченные делопроизводством:

• до 01.01.2003 - хранятся 70 лет;
• после 01.01.2003 - хранятся 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнями архивных документов установлены иные сроки хранения. Так, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, док-ладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) - 5 лет.

По истечении срока хранения документы проходят экспертизу ценности документов.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. В этом канале мы ежедневно публикуем самые главные новости дня для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Для того, чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на ваш телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram).

Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Правило о хранении документов по личному составу госслужащих осталось прежним - они хранятся в течение 75 лет после прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности документов после истечения срока их хранения.

Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ опубликован 18.06.2017 на официальном интернет-портале правовой информации . Основные положения действуют с 18.06.2017.

Напомним, что статья 22.1 была добавлена в Закон № 125-ФЗ Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Указанный закон определил с 13.03.2016 сроки хранения документов, которые теперь утратили силу.

До принятия Закона № 43-ФЗ положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).