В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой ). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

• Копия паспорта.
• Заявление на регистрацию ИП.
• Квитанция на оплату госпошлины.
• Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Обсуждение (14 )

Хорошая статья, согласна! В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. А тут ребята все подробно описали, молодцы!

Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем — в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.

Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока это не увидел мой шеф, он то и сказал, что нужно сшивать ниткой, ну так я взяла иголку с ниткой))))в общем, первый опыт научил меня многому, потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось то не просто сшить документы, есть тонкости, которые нужно знать.

А как я недавно выяснила, правильно прошить документы — это ещё полдела. Их и хранить надо определённым образом! К нам приходила проверка, так еле отвертелись от штрафа за то, что у нас все папки с личными делами и бухгалтерские документы лежали просто в закрытом стеллаже. Оказывается, должен быть специальный шкаф, в котором каждый ящик открывается ключом, и одновременно можно открыть только один ящик, остальные в это время блокируются. Но штрафа удалось избежать именно потому, что инспектор сказала «Ладно, у вас хоть подшито всё по форме…»

Вот кажется,что такого-подшить документы? А как начнешь, так и понимаешь…ох,не легкое это дело, особенно, помню, первый раз)) Спасибо за статью, за видео! Теперь я поняла, что почти все делала не правильно, вернее, не совсем правильно. Главное, теперь знаю как облегчить и ускорить эту работу, а то уж очень много времени уходило. А время очень дорого!

В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно — даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время…Лучше научиться!

Являюсь делопроизводителем и могу со всей ответственностью сказать, что способ прошивки документов зависит от места предоставления. Зачастую организации, которые требуют подачи документов в сшитом виде, расписывают подробно, как должен быть сшит документ и в какой последовательности. Некоторые предполагают подачу в папках скоросшивателях, а некоторые предполагают прошивку ниткой и печатью и подписью на титульном листе.

Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.

Долгое время проработала начальником службы документационного управления на крупном производственном предприятии. Большинство знакомых услышав название моей должности недоуменно пожимали плечами — что это за работа такая бумажки перекладывать и зачем она нужна. Многие просто недооценивают и не понимают зачем правильно сшивать и хранить исполненные документы. Сшивание это защита документа от возможной подмены каких-то отдельных листов или их изъятия. Сшиванию подлежат документы от двух листов. Ниточный переплет, нумерация страниц и опечатывание подтверждают целостность документа.

На самом деле, прошивка документов, их заверение есть, вроде как, и не самые серьезные вещи в бизнесе, но от них, как оказалось зависит крайне многое. А подчас и реализация всей идеи.
Довелось мне быть в одной региональной комиссии по выдаче субсидий начинающим предпринимателям на начало своего дела. Вроде там все просто. Подай бизнес план (все рассчеты, методики были в методичках), приложи необходимые документы, копии (регистрационные, выписки из банков, что реально вкладывал свои деньги в это дело, из налоговой об отсутствии задолжностей), сложи все в папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Ничего сверхестественного. Было подано чуть более 50 заявок. Субсидия была 300 тысяч. Когда просто пролистывали докумены, то оказалось, что по формальному признаку допустить к участию в конкурсе можно было не более 5. Просто полные косяки в документах! Копии не заверены даже подписью ИП, Папки не то что не сшиты, просто разлетались, когда их из конвертов доставали! С одной стороны — просто небрежность, а с другой — незнание людей основ делопроизводства. Потом уже более-менее нормальным проектам дали возможность оформить все как следует, а многих просто смотреть не стали из-за незнания ими делопроизводства по формальному признаку.

Ну почему же нет регламентирующих документов?
Для налоговой инспекции это письмо Минфина от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142. До издания этого письма, чтобы предоставить копии документов для налоговой проверки, надо было заверять каждый лист копии документа. Хочу добавить, что остатки нитей должны быть отрезаны не коротко, а выглядывать из-под наклеенного листочка.

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для учреждения.

Нормативные документы	Краткое описание
Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года
ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном деле	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110
Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица	В третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий
Типовая инструкция делопроизводства	Нормы и правила по оформлению бумаг
Инструкция Центрального Банка России	Определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия – это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения. Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшивания	Расстояние между дырочками	Описание процедуры	Для каких документов
На три дырки	3 сантиметра	Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.	документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки	1,5 сантиметров	Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.	регистрация предприятий
На пять дырок	1,5 сантиметров	Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.	бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

• Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
• Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Стоимость данной услуги может составлять около 200 рублей и занимает не более получаса по времени. При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т.

Форум казахстанского налогоплательщика

к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку - это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

• Документация, нуждающаяся в прошивке;
• Нитка;
• Большая игла;
• Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
• Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

1. Подготовка документации к процедуре . На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.

Во время подготовки следует действовать следующим образом:

1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если

документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

1. Процесс сшивания документации . Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.

1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
4. Хвосты нити завязываются на узел;

Заверение сшитой документации . Чтобы заверить документацию необходимо:

Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;

На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;

Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;

На приклеенном листке сшивающий должен расписаться . после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В документе, подготовленном к прошивке, непременно должна присутствовать опись, содержащая информацию о том, какие именно документы находятся в книге, от какого числа, и в каком количестве листов.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

• Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
• Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
• Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой . ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Бухгалтерские услуги, как бизнес

Основные бухгалтерские проводки

Учимся составлять бухгалтерские проводки

Любой бизнес следует начинать правильно - определиться и купить бухгалтерские бланки и книги

Как сделать проводки бухгалтерские

Делопроизводство бухгалтерии. Порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом.

Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации.

Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки.

При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования :
1.

Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки.
2. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года).
3. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел».

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.
Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) — канцелярию, секретариат и др.
Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел включает пять граф :

1) индекс дела — обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки;

2) заголовок дела — должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным;

3) количество дел — данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года;

4) срок хранения дела и номер статьи по перечню — проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем. В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения.

5) Примечание — служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.

Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии:

06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности»

06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» (это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии)

06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»

06-04 «Положение об отделе. Копия»

06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»

06-06 «Штатные расписания предприятия»

06-07 «Финансовый план предприятия»

06-08 «План кредитования предприятия и документы к нему (заключения, расчеты, справки)»

06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности и объяснительная записка к нему»

06-10 «Отчеты за квартал и месяц о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»

06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»)

Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов. Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

При хранении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

ВОПРОС N 152. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ведется в

организации:

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. в обязательном порядке;

Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

по усмотрению руководства организации;

3. по усмотрению главного бухгалтера.

ВОПРОС N 153. Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. существует лимит расчетов 100 тыс. руб. по одной сделке;

2. могут производиться в неограниченном количестве;

3. существует лимит расчетов 15 тыс. руб. по одной сделке.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 154. Отчет кассира оформляется:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. ежедневно при наличии движения денежных средств по кассе;

2. ежедневно;

3. ежемесячно.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 155. В кассовых документах исправления:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

Конструктор тестов http://www.keepsoft.ru стр. 25 из 33

1. не допускаются;

2. допускаются;

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 156. Кассовая книга должна быть:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. подписана руководителем организации и главным бухгалтером;

2. подписана кассиром и главным бухгалтером

3. подписана главным бухгалтером

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 157. Первичные документы, приходные и расходные ордера подшиваются:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. к отчету кассира;

2. к кассовой книге;

3. к регистру синтетического учета по счету 50 «Касса».

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 158. В состав комиссии по инвентаризации кассы должен обязательно входить:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. главный бухгалтер;

2. руководитель организации;

3. бухгалтер-кассир.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 159. Внезапные инвентаризации кассовой наличности:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. разрешаются по усмотрению руководителя организации;

3. разрешается по усмотрению главного бухгалтера.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 160. Наличные денежные средства, полученные аудируемым лицом в банке, расходуются:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. на цели, указанные в чеке;

2. на любые цели, по усмотрению руководителя;

3. на любые цели, по усмотрению собственников организации.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 161. Исправления в банковских документах:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. не допускаются;

2. допускаются;

3. допускаются только оговоренные.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

Для этого необходимо расположить их по группам

• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

  Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.

• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

Обложка дела – образец оформления

• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т.

  Как правильно прошивать и заверять документы

• в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Делопроизводство: принципы создания архива

Внимание

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение - они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
  Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними - 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
  Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Архив документов

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Как оформить архивный переплет дела?

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Как правильно оформить документы для сдачи в архив?

Подкатегории: облегчите себе жизнь Каждую категорию следует разбить на подкатегории. Например «срочно» можно разбить на несколько папок: «счета – оплатить до …»; «письма - написать»; «прочитать»; «клиенты – позвонить» и так далее. Тоже самое можно сделать и для папки «Повседневная», разбив её на подкатегории в зависимости от выполняемой работы.

Следует помнить, что вся рассортировка делается с одной целью – облегчить вам жизнь. Для этого помечайте папки этикетками, которые указывают, что есть внутри. Если в папке слишком мало документов, стоит объединить их с другими документами.

Используя те же принципы, рассортируйте папку «архив». Удобно будет использование для каждой категории отдельной полки или ящика, которая помечается этикеткой с названием категории.

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Если документы сшиты неправильно

1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

Какие документы нужно сшивать и зачем?

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

• архивные;
• бухгалтерские;
• кадровые;
• на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

Основные регламенты

Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Подготовка документов к сшиванию

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

• Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
• Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
• Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».

Основные инструкции:

• Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
• В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
• Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
• Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
• Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
• Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
• При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

• организацию и название документа;
• дату подшивки и срок хранения;
• подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
• количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.

Возможные варианты сшивания

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

• Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
• При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
• С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
• При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

• иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
• обложку;
• заверительный лист;
• ножницы и клей;
• дырокол (при необходимости).

Процесс сшивания документов

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:

1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.

2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.

8. Ставим печать и подпись.

Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео)

Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:

Прошивка большого объема документов

Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Прошивка документации при помощи станка (видео)

Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:

В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс. По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

• Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
• Совершается подшивка;
• Проверяется нумерация страниц;
• Оформляется сопроводительная надпись;
• Совершается внутренняя опись;
• Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
• Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

1. Не делать систематизацию документов;
2. Не совершать нумерацию страниц;
3. Исключить оформление заверительной надписи;
4. Исключить прошивку дел.

Законодательство о «шитье»

Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.

>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

• В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги - 75 лет;
• Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность - 75 лет;
• Патенты касательно изобретений - 20 лет;
• По капитальному строительству - 20 лет;
• Конструкторская документация - 20 лет;
• Научные труды - 15 лет;
• Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством - 5 лет;
• Кино - и фотодокументация - 5 лет;
• Видео - и фотодокументация - 3 года.

Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

Подлежащие прошивке документы

Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Для чего это может понадобиться?

Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

Как правильно сшить документы в архив

По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов . На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола. Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.

Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».

Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

• Название предприятия;
• Наименование обособленного подразделения;
• Индекс делопроизводства;
• Название дела;
• Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать — 320 х 230 мм.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

Подготовительные работы

Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

Вручную нитками

Фото: Как правильно сшить документы нитками

На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Дыроколом (прошнуровка)

Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:

Сопроводительные надписи

После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

Территория регистрации субъекта хозяйствование отражается в статистическом коде. Читайте, что такое

Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте

Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?

В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.