Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
Верный пример схемы документооборота в организации:
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Читайте также:
Как правильно заверить копии документов в…
Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…
Эффективные методы продажи по телефону - обзор…
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6
Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Документооборот на предприятии
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота
Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.
Различают три основных потока документации:
– документы, поступающие из других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.
Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.
Вопросы для обсуждения
1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?
2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?
3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?
4 Что является объектом контроля исполнения документов?
5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».
7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?
8 Каков порядок продления срока исполнения документа?
9 В чем заключается цель документооборота?
10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
11 Что такое документооборот?
12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».
13 Охарактеризуйте понятие «Дело».
14 Что такое регистрация документов?
15 Укажите основные стадии делопроизводства.
16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.
17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?
18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?
19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?
20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?
21 Дайте определение экспертизы ценности документов.
22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?
23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?
24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?
25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?
26 Как осуществляется нумерация листов в деле?
27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Учет объема документооборота
Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.
Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.
Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов , учет объема документооборота.
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.
СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Как производится учет объема документооборота
Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов.
Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов . В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности.
Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель - количество его копий.
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала , а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала , так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях . Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов.
Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории - с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота - за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут.
Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.
Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения . Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.
Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств , строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота . Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.
Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий , структуры и организации управления предприятием , системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством.
Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ , затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы , которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть, должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента . Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы , документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию.
Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов , по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п.
Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в операций по расчетному счету . Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах . Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов , что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта . Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок.
Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих , объема документооборота и др.
Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта , бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами . Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов , каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.
Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению , а внутри подразделений - по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.
Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования , пакетам прикладных программ , системам автоматизации проектирования и др.), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы , системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления . -К таким свойствам относятся структура объекта управления , система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования , учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Социально-гуманитарный факультет
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- Тема:
«Объём документооборота учреждения.
Учёт количества документов в организации.
Этапы движения исходящих документов
в организации»
выполнила:
студентка
группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова
Кристина Сергеевна
номер зачётной
книжки 073799
проверила:
кандидат
экономических наук, доцент
Ватолина
М.В.
Ростов-на-Дону
2009г.
Введение 3
- Объём документооборота
учреждения. Учёт количества документов
в организации.
4
Этапы движения исходящих документов в организации. 7
- Положение
о службе документационного обеспечения
управления ЗАО «Техком».
10
Список используемой литературы 19
Приложение 20
Введение
Организация
работы с документами предполагает
организацию документооборота
учреждения, хранение документов
и их использование влекущей
деятельности учреждения. Документооборот
учреждения - это совокупность взаимосвязанных
процедур, обеспечивающих движение
документов в учреждении с момента их
создания или поступления
и до завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной
организации документооборота
все документы распределяются
по документопотокам, например,
регистрируемые и нерегистрируемые
документы; входящие, исходящие и внутренние
документы; документы, направляемые
в и поступающие из вышестоящих
организаций, или документы, направляемые
в или поступающие из подведомственных
организаций, и т.д. Под документопотоком
понимается совокупность документов,
выполняющих определенное целевое
назначение в процессе документооборота.
Характеристикой
документооборота является его
объем. Под объемом документооборота
понимается количество документов, поступивших
в организацию и созданных ею в течение
определенного периода времени,
как правило, года. Объем
документооборота - важный показатель,
используемый в качестве критерия
при решении вопросов выбора организационной
формы делопроизводства,
организации информационно-поисковой
системы по документам учреждения,
структуры службы делопроизводства,
ее штатного состава и
других вопросов.
Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.
Объем
документооборота - важный показатель,
используемый в качестве критерия при
решении вопросов выбора организационной
формы делопроизводства, организации
информационно-поисковой системы по документам
учреждения, структуры службы делопроизводства,
ее штатного состава и других вопросов.
Одна из важнейших функций организации
работы с документами -функция учета документов.
Объем
документооборота - основное средство
определения реальных потребностей
в организационной и вычислительной технике,
выбора наиболее эффективной системы
регистрации документов и построения
справочного аппарата.Под объемом документооборота
понимается количество документов, зафиксированных
в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой
документационного обеспечения организаций,
как правило, ежегодно проводится учет
количества документов. Итоги учета должны
являться основанием для определения
штатной численности самой службы, планирования,
приобретения технических средств обработки
документов. Анализ документооборота
может показать общую напряженность труда
сотрудников, динамику этой напряженности
в течение года и другую интересующую
статистику.
Для того
чтобы эта работа приносила действительную
отдачу, ее следует положить в основу
планирования различных мероприятий по
совершенствованию документационного
обеспечения и прогнозирования эффективности
проведения этих мероприятий. Такой подход
предопределяет некоторое усложнение
параметров, по которым возможен учет
количества документов, и ставит методику
проведения подсчета в зависимость от
его целей, но дает, в конечном счете, возможность
многократного подведения итогов по каждому
из параметров.
Количество
размноженных документов и их тиражи
служат основными исходными данными
при определении оптимальной технической
оснащенности и технологии работы копировально-множительной
службы.
Объемы
выполняемых машинописных работ
при сопоставлении с типовыми
нормами времени на машинописные
работы позволяют определить необходимое
количество технического персонала.
Показатели
количества документов различных сроков
хранения позволяют более точно прогнозировать
работу ведомственного архива, необходимость
и целесообразность проведения работ
по микрофильмированию документов.
Объем
документооборота - основное средство
определения реальных потребностей в
организационной и вычислительной технике,
выбора наиболее эффективной системы
регистрации документов и построения
справочного аппарата.
Под объемом
документооборота понимается количество
документов, зафиксированных в месте учета
за выбранный отрезок времени. За единицу
подсчета принимается как сам документ
(оригинал), так и каждая его копия (тираж
размножения). Для упрощения подсчета
рекомендуется документ, размноженный
в 10 экземплярах, учитывать как десять
документов.
Качественный,
всесторонний, квалифицированный подсчет
и анализ документооборота в организациях
следует проводить один раз в год специально
выделенной группой сотрудников под руководством
службы документации. Подсчет и анализ
документооборота обязателен при составлении
табеля документов организации. При этом:
- подсчет количества
документов производится в местах их регистрации
по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;
Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
- Этапы
движения исходящих
документов в организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Движение исходящих документов включает следующие этапы :
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Этапы
обработки исходящих
документов:
1. Исходящий
документ готовится исполнителем
в
подразделении (составляется и согласовывается
проект документа). Чаще всего исходящий
документ исполнителем и оформляется,
а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный
документ передается на подпись руководителю
предприятия.
3. После
подписания руководителем документ
регисрируется
секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный
документ отправляется адресату
.
Отправка должна быть произведена в день
поступления документа в канцелярию.
5. Копийный
экземпляр
документа секретарь подшивается
в дело.
Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»
1.Общие положения
- 1.1. Служба
документационного обеспечения
управленияявляется самостоятельным
структурным подразделением, подчинённым
непосредственно директору ЗАО «Техком».
- 1.2 Служба
документационного обеспечения
управленияв своей деятельности руководствуется
законодательными и иными нормативно-правовыми
актами государственной власти и управления
РФ и субъектов федерации, распорядительными
документами вышестоящих органов управления
и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями,
методическими рекомендациями, разработанными
в ЗАО «Техком» и другими действующими
нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления настоящим положением.
Деятельность работников канцелярии регламентируется
должностными инструкциями.
- 1.3. Службу
документационного обеспечения
управлениявозглавляет заведующий
Службой документационного обеспечения
управления, назначаемый на должность
и освобождаемый от должности приказом
директора ЗАО «Техком».
- 1.4. На
должность заведующего службой
документационного обеспечения управления
назначается лицо, имеющее высшее
проффесиональное образование и стаж
работы в службах ДОУ не менее двух лет.
а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.
1.6. Служба документационного обеспечения управления
и т.д.................
