При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).
Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».
Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно вносить дополнительную информацию. Например, в форму можно включать показатели, необходимые для отражения специальных условий сделок. Для этого бланк, предложенный налоговой службой, разрешается дополнять новыми графами или строками. Но вписывать новые реквизиты можно только за пределами черной рамки, которой ограничена включенная в УПД типовая форма счета-фактуры. Менять саму форму счета-фактуры нельзя. Любые дополнения внутри черной рамки приведут к тому, что УПД утратит статус счета-фактуры и покупатель не сможет принять к вычету предъявленный ему НДС.
Это следует из писем ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619 и от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121.
Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.
УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155. Этот формат можно использовать и при отправке УПД контрагентам, и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ, Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@).
Электронный формат УКД пока не утвержден. Поэтому в отношениях с контрагентами используйте согласованный с ними формат, который вы разработали самостоятельно. Для передачи УКД в налоговую инспекцию такой формат не подойдет. Поэтому, если требуется представить в инспекцию УКД, составленный в электронном виде, его надо распечатать на бумаге и заверить отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Разъяснения об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 и от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.
Что заменяют собой универсальные документы
УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
- товарного раздела товарно-транспортной накладной ;
- накладной на отпуск материалов на сторону ;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств .
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12 , № М-15 , № ОС-1 и № 1-Т , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.
Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии - УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.
Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД ?
Законодательно такая обязанность не предусмотрена.
Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.
Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.
Назначение универсальных документов
Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.
Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета по НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).
Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.
Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).
Кто может использовать универсальные документы
Формы УПД и УКД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Для каких операций можно применять УПД
С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.
Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:
- строку 2 «Продавец»;
- строку 2а «Адрес»;
- строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
- строку 6 «Покупатель»;
- строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
- строку 6б «ИНН/КПП покупателя».
Ситуация: можно ли применять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров на экспорт
Да, можно.
Сфера применения универсального передаточного документа законодательно не ограничена. Поэтому его можно использовать и для оформления экспортной операции.
Ведь отгрузка товаров на экспорт, как и любой факт хозяйственной жизни, должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В том числе это может быть и УПД. Главное, чтобы в нем были все обязательные для первички реквизиты, они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Несмотря на то что товары поставляются за границу, экспортеры обязаны выставлять по таким операциям счета-фактуры. Учитывая, что УПД со статусом 1 является полноценной заменой счета-фактуры, при поставке товаров на экспорт в течение пяти календарных дней со дня отгрузки продавец должен составить этот документ и зарегистрировать его в части 1 журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). На дату составления УПД в нем нужно указать стоимость товаров без НДС и нулевую налоговую ставку. Это следует из положений пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ. О регистрации УПД в книге продаж см. Нужно ли выставлять счета-фактуры при реализации товаров на экспорт.
Учитывайте, что УПД не является документом, подтверждающим вывоз товаров за пределы России. То есть его нельзя использовать в качестве транспортного и товаросопроводительного документа. А вот сведения, содержащиеся в Заявлении о ввозе товаров, УПД со статусом 1 подтверждает. Такие разъяснения есть в письме ФНС России от 4 апреля 2016 г. № ЕД-4-15/5702.
Важно! Иногда налоговые органы государств - членов ЕАЭС, куда поставляются товары из России, не принимают от импортеров УПД, выставленные российскими экспортерами. Причина - формальное толкование положений подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе, в котором упоминаются только счета-фактуры. В таких случаях иностранным контрагентам следует пояснить, что УПД - это тот же самый счет-фактура, только с некоторыми дополнительными реквизитами.
Дополнение счетов-фактур какой-либо информацией не противоречит статье 169 Налогового кодекса РФ. Более того, это прямо предусмотрено пунктом 9 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Таким образом, форма УПД, рекомендованная к применению письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, полностью соответствует нормам национального налогового законодательства, а следовательно, и требованиям подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе. Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Когда можно применять УКД
УКД можно оформить в двух случаях:
- если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
- если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
УКД не применяется:
- для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86;
- при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).
Об этом сказано в приложении 2 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.
Заполнение универсальных документов
УПД
Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).
Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
- строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .
Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.
УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.
Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.
Кроме того, в УПД ставят свои подписи:
- сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;
УПД обособленных подразделений
Если товары (работы, услуги) реализует или приобретает обособленное подразделение организации, УПД заполняйте по общим правилам. Никаких специальных требований для таких ситуаций письма ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 и от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 не содержат.
Единственное, что нужно учитывать, - это особенности заполнения:
- сведений о продавце , если обособленное подразделение составляет УПД;
- сведений о покупателе , если обособленное подразделение получает УПД.
Пример оформления УПД при реализации товара обособленным подразделением
ООО «Торговая фирма "Гермес"» находится в г. Москве и имеет обособленное подразделение, зарегистрированное по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120.
У обособленного подразделения:
- КПП - 420201001;
- цифровой индекс - П1.
В учетной политике «Гермеса» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).
Между обособленным подразделением «Гермеса» и ООО «Альфа» заключен договор от 15 февраля 2016 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).
23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер обособленного подразделения «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15 .
Пример оформления УПД при реализации товара обособленному подразделению
По договору от 15 февраля 2016 г. № 72 ООО «Альфа» реализует обособленному подразделению ООО «Торговая фирма "Гермес"» печенье (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).
Обособленное подразделение зарегистрировано по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120. КПП - 420201001.
В учетной политике «Альфы» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).
23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15 .
УКД
В зависимости от цели использования УКД . Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры .
Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».
В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.
Какую строку заполнять - 8 или 9 - зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость». Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости».
В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен». Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15.
Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно. Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).
Строку 13 «Дата» тоже стоит заполнить - это позволит исключить споры о моменте изменения стоимости, если в своем экземпляре продавец укажет произвольную дату.
УКД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УКД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.
Если УКД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УКД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.
Кроме того, в УКД ставят свои подписи:
- сотрудники, ответственные за принятие решения об уменьшении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя);
- сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).
Счет-фактура и УПД - два первичных документа, имеющих практически одинаковую структуру, но в то же время несколько отличающихся по своему назначению. Разберем в нашей статье, в каких ситуациях выписывается каждый из названных документов, а также выясним, в чем разница между УПД и счетом-фактурой.
Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?
При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?
Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:
- Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
- Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
- Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
- Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.
В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.
Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?
Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ .
В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.
Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами , чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления от 19.08.2017 № 981). Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).
Однако существует документ на замену счету-фактуре - универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.
Универсальный передаточный документ — что это такое?
Итоги
Итак, в статье мы:
- рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
- выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
- охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.
Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».
При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:
- если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).
Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.
Нумерация УПД
Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.
Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.
Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.
Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.
А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.
Обязательные реквизиты УПД
Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.
Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.
Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка
В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.
Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .
Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.
Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .
В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.
Необязательные реквизиты УПД
Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних
Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка
Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).
Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.
Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.
Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.
Данные о перевозке - строка
В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.
Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.
Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .
Дополнительные показатели
По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).
В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.
Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.
Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).
Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Например, чтобы оформить факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).
Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.
Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.
Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.
Регистрация документа
Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.
По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).
Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):
- день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
- день передачи имущественного права;
- день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
- день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).
Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.
Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).
Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.
Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.
Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).
В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.
А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?
Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.
При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.
Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.
Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:
- комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
- застройщики;
- компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.
Порядок и срок хранения УПД
Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).
Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):
1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);
2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.
Хранение универсального передаточного документа
Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД
Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:
- или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
- или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления
Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях исчисления при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)
По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.
Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).
Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":
- Правила оформления универсального передаточного документ (УПД) с 01.07.2017
Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...
- Универсальный передаточный документ или универсальный счет?
Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...
- Оформление счетов-фактур: первая половина 2017 года
Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...
- Новый показатель в счете-фактуре
Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...
- Год - новый, документы - старые
3/96@, которым рекомендована форма УПД (Приложение 5)) рассмотрено две ситуации... : – когда УПД составляется в день оказания услуги... день налогового периода), тогда дата УПД совпадает с датой признания в... доходах (расходах); – когда УПД составляется после окончания совершения факта... оказания услуги, тогда дата составления УПД напрямую не определяет момент отражения...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...
- Обзор изменений законодательства за апрель 2016 г.
Вычеты по НДС на основании УПД, соответствующего требованиям, предъявляемым к счету... ЕвразЭС УПД не заменяет транспортные документы. Однако УПД со статусом «1» (УПД является...
- Обзор изменений законодательства за май 2016 г.
... /5702 Рассмотрен вопрос возможности применения УПД при экспорте. ФНС пришла к... выводу, что при экспорте УПД не заменяет транспортный, товаросопроводительный документ... в страны ЕвразЭС). При этом УПД со статусом «1» можно использовать...
Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).
Цели внедрения универсального передаточного документа
Главным преимуществом применения УПД является возможность объединить в одном бланке счет-фактуру и документ, определяющий фактическую передачу материальных ценностей контрагенту (товарная накладная, акт выполненных работ).
Использование универсального передаточного документа является рекомендацией налоговых органов. Соответственно, решение о том, применять в деятельности данный документ или нет, должно быть закреплено в учетной политике компании.
Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать
Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.
Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.
Основными видами хозяйственных операций, при которых уместно составление УПД, являются:
- выполнение работ, оказание услуг;
- передача товаров, активов и имущественных прав;
- посреднические операции.
Виды универсального передаточного документа и его статус
Как было рассмотрено выше, составление универсального передаточного документа допускается вне зависимости от режима налогообложения. Ориентируясь на цели составления УПД, потребуется внести информацию в поле «код» данного документа.
Для плательщиков налога на добавленную стоимость УПД совмещает в себе счет-фактуру и непосредственно передаточный акт, то есть УПД и счет-фактура одновременно представлены в одном документе. В этом случае статус универсального передаточного документа должен быть равным 1.
Если же организация или предприниматель освобождена от уплаты данного налога, то есть работает на одном из специальных режимов, универсальный передаточный документ будет являться документом, подтверждающим отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ, то есть выступать в качестве альтернативы ТОРГ-12 или актов выполненных работ. При этом в поле «Статус» необходимо указать код 2.
Что касается особенностей заполнения данного документа, его основное поле представлено в виде табличной части счета-фактуры. Соответственно, в том случае, если статус УПД равен 1, и счет-фактура = универсальному передаточному документу, УПД должен содержать в себе всю информацию, являющуюся обязательной для раскрытия в счете-фактуры.
Применение универсального передаточного документа на сегодняшний день широко распространено в российской практике. УПД вместо счет-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку, позволяет оптимизировать документооборот фирмы, сократить количество вероятных ошибок и упростить архивацию документов. Образец заполнения УПД вы можете найти .
