Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

Факсимиле - от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля - ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов - от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг - безнадежным к взысканию. Причина - проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Подробнее о том, можно ли учесть расходы на основании первички с факсимиле, читайте в материале .

Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

О том, что делать с вычетом, если счет-фактура подписан факсимиле, читайте в материале .

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Подробнее о том, при каких ошибках в счетах-фактурах не придется идти в суд для подтверждения права на налоговый вычет, читайте в материале .

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Снижаем риски при работе с факсимиле

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации - например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов - выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале .

Факсимиле и электронный документооборот

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

О позиции Минфина, связанной с подписанием электронных первичных документов, читайте в материале .

О том, какие документы можно подписывать ЭЦП, читайте в материале .

Электронный счет-фактура - альтернатива факсимиле

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) представляют собой обычные счета-фактуры, которые можно передавать по каналам связи. Для этого ЭСФ имеют утвержденный приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат, порядок их выставления описан в приказе Минфина от 10.11.2015 N 174н.

Возможность применять электронные счета-фактуры закреплена в п. 1 ст. 169 НК.

Подробнее о форматах электронных книг покупок и продаж читайте в материале .

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) - достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту - это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871) - в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Итоги

1. Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
2. Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
3. Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах - использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное» . В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно , ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

• отсутствие руководства либо высокая загруженность;
• большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии . Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ , где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года , что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций , как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем .

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи , как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно . Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

• письма благодарности;
• грамоты, приглашения;
• подтверждение оплаты по аккредитиву;
• патенты, свидетельства, сертификаты;
• результаты ЕГЭ.

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

• законодательные акты;
• декларации для налоговой;
• трудовые договоры;
• доверенности;
• первичные документы;
• счета-фактуры;
• заявления физ и юрлиц.

Порядок применения

При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия :

1. использование;
2. хранение.

Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации - факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати?вных правовых актах или в договоре сторон.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов , которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым , поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо , которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки , бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга , приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы , учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели , учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы , нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор ;
• письменное уполномочивание , доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

• сокращение количества времени на изучение документации;
• факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
• при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
• обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
• упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

pozvoniuristu.ru

Правила использования факсимиле

Очень часто возникают вопросы, когда можно использовать факсимиле, а когда обязательно требуются оригинальные подписи. Поэтому чтобы избежать в будущем возможных недоразумений, предлагаю статью Евгения Кобзева (руководитель проекта «Электронный бухгалтер «Эльба») о правилах использования факсимиле.

Закона о факсимильной подписи нет. Однако есть четкое понимание (сложившееся с годами благодаря бесконечным судебным разбирательствам) того, когда можно, а когда нельзя использовать аналог собственноручной подписи.

Факсимиле, как правило, проставляется на документах, которые не подразумевают существенную материальную или иную ответственность. Так, аналог подписи может быть представлен на счетах, актах, накладных и договорах. Этот момент необходимо заранее обсудить с контрагентом и составить соглашение, подтверждающее юридическую значимость подобных документов. Кроме того, использовать факсимиле можно в ходе переписки (внутри фирмы и с партнерами).

Перечень случаев, когда аналог подписи использовать настоятельно не рекомендуется, куда внушительнее. Сюда относятся: подготовка контрактов на крупные суммы, сдача бухгалтерской отчетности (вот нельзя и все тут), формирование платежных документов, оформление доверенности, проведение операций с векселем, подготовка заявления на открытие расчетного счета и др.

Есть набор стандартных ситуаций, на которых попадаются большинство предпринимателей. По идее, факсимиле существует для того, чтобы пользоваться им в момент отсутствия руководителя. Но всегда нужно помнить о том, что в этом мире не все так просто.

1) Новый сотрудник

Новый сотрудник пришел устраиваться на работу, и ему необходимо заполнить все необходимые документы. Руководитель неожиданно уехал в командировку, поэтому бухгалтер для ускорения процесса решила воспользоваться факсимиле. Между тем законодательством установлено, что трудовой договор должен содержать оригиналы подписей (ст. 67 ТК). Соответственно, документы, оформленные на нового сотрудника с использованием факсимиле, недействительны. Это также касается приказа о приеме на работу.

2) Право на возмещение НДС

При выставлении счетов-фактур поставщику в большинстве случаев проще воспользоваться аналогом подписи. Однако инспекторы к факсимильной подписи относятся, мягко говоря, с подозрением и считают, что покупатель после приобретения товара на таких «условиях» не вправе рассчитывать на возмещение НДС.

В законодательстве нет четкого указания на то, можно ли при подписании счетов-фактур использовать факсимиле. В ст. 169 НК (а именно в пункте 6) говорится о том, что налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Однако ничего не сказано – какими должны быть подписи. В то же время счета-фактуры, подписанные факсимиле, нельзя зарегистрировать в книге покупок и продаж, так как есть ряд норм для их заполнения.

3) Сделки с финансовыми последствиями

Специалисты ИФНС считают, что на всех документах, имеющих финансовые последствия, должны стоять оригиналы подписей. Между тем Гражданский кодекс наделяет факсимильные соглашения юридической силой. А поскольку оформление договором относится к сфере гражданского, а не налогового законодательства, то можно смело ставить аналоги подписей. Но при этом важно не забывать о методах защиты собственных интересов.

Так, к примеру, лучше в соглашении прописать условия использования факсимиле и представить в документе образцы личных подписей обеих сторон. При этом важно помнить о возможности подписания одностороннего соглашения, когда факсимиле использует только один из контрагентов.

Таким образом, вариантов использования факсимиле не так уж много. Но даже если сосредоточиться только на взаимоотношениях с контрагентами, можно сэкономить значительную часть времени.

Факсимиле — это. Использование факсимиле

Одна из значимых обязанностей руководителей — подписание огромного количества самых разнообразных документов. Эта, простая, на первый взгляд, работа занимает порой немало времени, и дарит далеко не самые приятные эмоции. Но есть достойное решение – факсимиле, это специальный штамп, точно копирующий подпись. Для чего нужна такая печать и где ее взять?

Факсимиле – это достойная альтернатива ручной подписи

Во многих организациях полномочия подписывать официальные бумаги имеет не только генеральный директор, но и его заместитель или заместители. Однако и при таком распределении обязанностей не всегда руководящий состав имеет возможность своевременно и лично поставить личные подписи на всех, того требующих документах. Именно для решения подобных проблем был придуман штамп факсимиле. Это печать, максимально точно повторяющая рукописную подпись. Само слово «факсимиле» в дословном переводе с латыни (fac simile) означает – «сделать подобное». Что особенно приятно, заказать такой штамп сегодня может каждый желающий руководитель. Попробуем разобраться, для чего он нужен и на каких документах его уместно использовать.

Факсимиле – неотъемлемый спутник сильно занятых руководителей. Такая печать позволяет заверять множество важных бумаг с максимальной скоростью или при отсутствии уполномоченного лица на рабочем месте. Иными словами факсимиле – это незаменимая вещь для компаний с большим документооборотом, и руководителей, часто отправляющихся в командировки/отсутствующих в офисе по иным причинам. Что особенно удобно, использовать печать, оставляющую оттиск в виде личной подписи может непосредственно уполномоченное заверять документы данной категории лицо, или кто-то из его помощников. Здесь и возникает достаточно сложный момент – как имея факсимиле, быть уверенным в том, что сотрудник, имеющий право его использовать не превысит своих полномочий? Идеален случай, если печатью-подписью пользуется только непосредственно ее владелец. Но зачастую это бывает не так, и в этом случае следует хорошо подумать, кого из сотрудников допустимо уполномочить использовать факсимиле.

В современном законодательстве РФ нет подробных и исчерпывающих положений и правил относительно использования любых заменителей авторской подписи. Однако изучив ряд нормативных документов, можно сделать вывод о том, что печати и штампы факсимиле могут применяться в случаях, предусмотренных законом и при соглашении сторон. При этом во втором варианте данный пункт (возможность замены подписи ее оттиском или иным способом копирования) должен быть прописан отдельно. Важно понимать, что факсимиле это полноценный аналог рукописного автографа. Соответственно, печать, поставленная на документе, придает бумаге ту же юридическую важность и значение, что и подпись уполномоченного лица. Факсимиле недопустимо использовать, для бумаг, подписание которых чревато материальными последствиями и обязательствами для сторон. Финансовые документы, обращения и запросы в налоговую службу, и федеральные организации, а также векселя, доверенности и образцы подписи всегда должны выполняться в рукописном варианте.

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Как получить свой штамп факсимиле?

Заказать изготовление печати, копирующей личную подпись можно в любой организации, предлагающей услуги по созданию штампов. Подобные компании имеются сегодня во всех достаточно крупных городах. Представлять какие-либо документы для заказа факсимиле не требуется. Что особенно приятно, печати и штампы, повторяющие личную подпись, стоят обычно недорого (в пределах 500-800 рублей), и могут быть изготовлены за несколько дней.

Использование факсимиле на первичных документах: можно, но осторожно!

Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле , или как еще говорят факсимильной подписью , руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

Общие вопросы использования факсимиле

Не обращая внимания на достаточно распространенное применение терминов «факсимиле » и «факсимильная подпись » национальное законодательство не содержит официального определения этого термина. Но, отсутствие официального определения может бать оправданным, поскольку термин «факсимиле» достаточно широко раскрыт в словарях.

В соответствии с п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» подпись как реквизит документа состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала и фамилии. То есть подпись другими словами можно сформулировать как уникальную совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека.

В большинстве именно на основании приведенного определения суды рассматривают дела и выносят соответствующие решения. Например, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу №22-а-845\08 сказано что «факсимиле - это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу». Относительно слов «имеет одинаковую юридическую силу» существует много споров, поскольку далеко не все согласны с мнением о равноценности факсимильной подписи и обычной подписи.

Равноценна ли факсимильная подпись собственноручной?

Согласно статье 5 Закона «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичных документов является личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9).
Согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфинансов N 88 от 24.05.1995 документ может быть подписан лично, с применением факсимиле , штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения.

То есть получается, что использование факсимиле для целей бухгалтерского учета вполне допустимо и не противоречит законодательству. Но здесь следует заметить, что согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Именно этим положением руководствуются государственные органы, которые утверждают, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.

Письма Минюста от 10.01.2005 г. №19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. №31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения №88, проводя, таким образом, между ними некую параллель. Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507 также сделал вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.

Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.

Только в случае если в специальном нормативном акте содержаться прямой запрет на использование факсимиле, то, конечно, в таком случае можно использовать только личную подпись. Например, прямой запрет на использование факсимиле содержится в следующих нормативных документах:

• Относительно денежных чеков - глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337;
• Относительно расчетных документов при безналичных расчетах в национальной валюте - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22;
• Относительно платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах - Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. №216;
  Относительно векселей - Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. №2374-III.

Прямое разрешение на использование факсимиле содержится:

• Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий - Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
• Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица - Гражданский кодекс Украины.

По мнению многих если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. №255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. №136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле, конечно, будет необоснованно.

Судебная практика в основном свидетельствует о достаточно лояльном отношении судов к использованию факсимильной подписи (напр., см. определение ВАСУ от 17.05.2007 г. возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов была признана).

Относительно налоговых накладных: согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. №165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте ничего не сказано о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. №1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

В определении ВАСУ от 29.05.2008 г. №К-13190/06, от 06.02.2007 г. №К-9000/06 суд не считает, что только собственноручная подпись может быть поставлена на налоговой накладной, а значит, проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной.

В определении ВАСУ от 06.09.2006 г. исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись - нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле. Тем не менее, учитывая позицию налоговой инспекции, предпочтительнее будет не использовать факсимильную подпись на налоговых накладных.

В любом случае, как при оформлении хозяйственных правоотношений, заключении договоров, так и при подписании первичных документов, мы рекомендуем предварительно заключить между сторонами соглашение об использовании факсимиле (факсимильной подписи) с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц (например, путем подписания отдельного документа, включения дополнительного раздела в договор или обмена письмами).

Итак, факсимиле, или, другими словами, использование факсимильной подписи может допускаться в случаях, когда специальный нормативно-правовой акт, регулирующий оформление первичных документов, не содержит прямого запрета на использование факсимиле. Но все же для того чтобы избежать возможных споров с контрагентами или проверяющими целесообразно будет предварительно оговорить возможность использования факсимиле на определенных документах.

Порядок изготовления факсимиле

Для того чтобы иметь возможность использовать факсимиле руководителю желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимильной подписи. Приказ об использовании факсимиле должен содержать:

1. перечень должностных лиц, подписывающих документы с использованием факсимиле;
2. перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимильной подписи;
3. способы хранения факсимиле и доступа к нему;
4. перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле;
5. образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Многие руководители ошибаются, когда в приказе на использование факсимиле наделяют правом пользования факсимильной подписью других должностных лиц – то есть тех, чья подпись не заверяется. Это является нарушением правил оформления первичных документов и документооборота в целом, поскольку только лицо, чья подпись воспроизводится с помощью факсимиле, может им пользоваться. Следует помнить, что цель использования факсимиле - заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. При этом требование о том, что подписать документ должно конкретное должностное лицо (собственноручно или с помощью факсимиле), поскольку именно он несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В случае отсутствия должностного лица, имеющего право пользоваться факсимиле, такое лицо должно издать соответствующий приказ о наделении определенными полномочиями других сотрудников предприятия или внесением изменений в учредительные документы.

Согласно абз. 2 п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. №17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству юридических или физических лиц.

В качестве заключения, хочется еще раз напомнить о том, что законодательство содержит довольно широкие возможности для использования факсимиле в хозяйственной деятельности и оформлении первичных документов. В то же время руководителю всегда следует помнить о претензиях контролирующих органов к документам, подписанным с помощью факсимиле. Очень часто такие документы становятся поводом для судебных тяжб. Так что будьте внимательны, принимая решение об использовании факсимиле .

Факсимиле правила использования

Использование факсимиле

Факсимиле – это штамп, воспроизводящий посредством клише подпись официального лица. Использование факсимильной подписи позволяет значительно облегчить работу организации. Зачастую возникают ситуации, когда необходимо срочно поставить подпись уполномоченного лица, которого нет на месте. Или в условиях большого потока документов руководителю надо подписать, и желательно с наименьшими временными затратами, целую кипу бумаг. В этих случаях факсимиле может ускорить и упростить рабочий процесс.

Документ, подписанный факсимильной подписью, несет юридическую силу. Но факсимильная подпись не всегда равнозначна рукописной. Согласно законодательству Российской Федерации, факсимильная подпись может быть использована в случаях, когда это не противоречит закону, или когда на это дано согласие обеих сторон заключения сделки. К примеру, при оформлении большинства гражданско-правовых сделок факсимиле можно пользоваться без ограничений (опять же таки по предварительному соглашению сторон). Факсимильная подпись также часто сопровождает деловую переписку.

Факсимиле не используется при выдаче разного рода доверенностей и оформлении документов, подразумевающих материальную или иную ответственность, а также на счет-фактурах. Если рассматривать налоговые или бухгалтерские документы, они вступают в силу при условии наличия настоящей подписи соответственного лица.

Правила использования факсимильной подписи регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 160 ч. 2).

Во избежание злоупотреблений при использовании факсимиле, мы рекомендуем организованно подойти к этому процессу. А именно написать инструкцию по его применению, где четко указать:

• точный перечень документов, где можно поставить факсимильную подпись;
• лицо, ответственное за хранение факсимиле;
• список лиц, которые имеют право на использование факсимиле;
• контрольный образец оттиска факсимильной подписи.

Изготовление Факсимиле в Самаре

Для заказа факсимиле Вам достаточно предоставить образец подписи на чистом листе бумаги в отсканированном виде, и отправить нам на почту (лучше несколько вариантов, и при этом указать приоритетный). Далее следует определиться с выбором оснастки, в чем сотрудники нашей компании с радостью окажут Вам содействие.

Заказывая данную услугу у нас, Вы получаете качественно выполненный заказ по привлекательной цене.

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи").
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия "факсимиле", ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, "Сделай подобное" (А. Будневич, "Расчет", N 7, июль 2008 г.); "Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор" ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2007 г.); "Факсимиле - все в силе?" (И. Резепов, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура - документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых , в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это , что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.