Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.

После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Помните, что он:

• составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
• согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
• 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
• 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

• после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
• не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
• делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

Для этой цели может составляться:

• опросный лист;
• анкета;
• докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году

Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».

Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:

При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.

Для этого производите оформление по следующим правилам:

• Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
• Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
• Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
• Утверждайте график отпусков каждый год.
• Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.

Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.

Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права

К таким лицам относятся:

• сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
• несовершеннолетние лица;
• одинокие отцы;
• ветераны боевых действий;
• лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).

Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.

Какие периоды отдыха включаются?

При разработке графика отпусков учитывается:

• основной отпуск;
• дополнительный;
• неиспользованный за прошлый период.

Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.

Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.

Пример подобного документа смотрите здесь:

Можно ли делить отпуск?

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.

Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.

Нужно ли вносить декретниц в ГО?

Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.

Существует два противоположных мнения по этому вопросу:

1. Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
2. Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.

Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.

Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?

График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.

Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.

На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.

Расчет дней

Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.

Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.

Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?

На основании такого документа, как , вы должны:

• Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
• Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
• Определить общую продолжительность отдыха.

Как это выглядит на примере:

Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.

Решение:

Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).

Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.

Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2019 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.

Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7

При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.

Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:

• Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
• Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
• Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
• Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
• Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
• Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
• ФИО – вписывается полностью.
• Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
• Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
• Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.

Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.

Пример заполнения представлен ниже:

Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.

Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.

Где и сколько должен храниться?

Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.

• конфликт между работодателем и подчиненными;
• выявление ошибок при составлении приказа;
• неправильное начисление денежных средств;
• определение порядка очередности.

Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.

Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.

Место хранения должно быть надежным и безопасным:

• металлический ящик;
• сейф или шкаф;
• помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.

Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).

Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.

Что нужно знать?

Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.

Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.

Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.

Требуется ли ознакомление работников под роспись?

Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.

Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:

• График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
• ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.

Подпись ставится в двух случаях:

• Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
• В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.

Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.

Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.

Пример показан на рисунке:

Внесение изменений в документ

После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.

Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.

Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.

Перенесение отпуска

Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.

В столбцах ставятся такие отметки:

• №7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
• №8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
• №9 – число предполагаемого отдыха.

Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.

Трудоустройство после утверждения

Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.

Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:

Отзыв из отпуска

В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».

В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.

Как составить приказ о внесении изменений?

Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.

Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:

• новую дату отдыха;
• персональные данные работника, должность;
• поручения кадровому специалисту;
• лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.

При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.

Заполненный образец - здесь:

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?

Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.

Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.

Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?

Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.

Исключение – срок действия договора истекает в декабре.

Работник запрашивает копию ГО, что делать?

Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.

Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.

15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО

• неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
• иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
• при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
• не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
• делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
• назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
• отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
• отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.

График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.

Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.

Утверждение графика отпусков - важный этап в формировании выходных. Образец приказа можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Утверждение графика отпусков - важный этап в формировании выходных работников предприятия. Распорядительный лист, именуемый приказом об утверждении графика отпусков, завершает процедуру ежегодного планирования времени отдыха. Таким образом, руководство утверждает предварительную договоренность всех сотрудников организации. Внутренние подразделения предоставляют информацию об утверждении графика отпусков. Отдел кадров в своей дальнейшей работе по оформлению выходных руководствуется именно этой бумагой.

Образец рассматриваемого распорядительного акта об утверждении графика отпусков можно скачать бесплатно по прямой ссылке, и применить его в практике. Документ имеет простейший формат и легко редактируем. В случае изменения плана на будущий год необходимо издание нового приказа руководства об утверждении плана. В годовой практике работы организации подобных распоряжений может быть многочисленная масса. По отдельно взятому сотруднику выносится дополнительный приказ, символизирующий непосредственное направление служащего в отпуск.

Обязательные пункты приказа об утверждении графика отпусков

:

• Фирменный бланк компании с логотипом в верхней части;
• Наименование бумаги, номер исходящего, дата вынесения;
• Повествование часто начинается со слова "Приказываю";
• В содержании конкретизируются пункты поведения;
• Если это повторный документ, в нем нужно указать о внесении изменений в предыдущие;
• Подпись, расшифровка, должность руководителя.

Материалы подшиваются в соответствующие папки делопроизводства. Отдельные распоряжения по каждому сотруднику вносятся в личное дело служащих. Правильное планирование деятельности учреждения положительно сказывается на процессе труда. Профессиональный состав компании, видя порядочность формирования каждого локального листа, будет относится к профессиональным обязанностям более ответственно. Данный ресурс призван помочь отделам, работающим с правовыми бумагами, самостоятельно составлять правовые акты, не прибегая к дорогостоящим услугам специалистов.

Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.

Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.

Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.

Главные особенности

Составление и утверждение графика происходит в определенном законом порядке. Для того, чтобы правильно организовать отдых работников, используется опросный лист и определяется оптимальная очередь. Для оформления документа необходимо ориентироваться на образец, который доступен в интернете.

Зачем он необходим

График отпусков предусматривается Трудовым кодексом РФ. Он необходим для определения порядка выхода работников в оплачиваемый отпуск. Документ составляется работодателем и является обязательным к исполнению.

Юридические лица, независимо от статуса и количества работников, должны своевременно выпускать приказ о графике отпусков. При его отсутствии фирма может быть привлечена к административной ответственности. В этом случае на руководителя налагается штраф.

Если нарушение выявляется в деятельности должностного лица, то заплатить придется 1 000 – 5 000 рублей. Санкции для юридических лиц предусматриваются в размере 30 000 – 50 000 рублей или в виде приостановления деятельности на 90 суток.

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график. Им разрешено согласовывать отпуска совместно с сотрудниками. Однако рекомендуется все же подготовить документ. Ведь работники должны своевременно и в полном объеме использовать свое законное право.

Составление графика потребуется для:

• напоминания работодателю о предоставлении положенного отдыха, а также работнику о его праве;
• установления очередности выхода в отпуск, учитывая взаимозаменяемость сотрудников, характер производства;
• использования информации из графика с целью создания резерва на оплату отпуска (по бухгалтерии и налогам).

Опросный лист

Определение порядка очереди выхода сотрудников в отпуск возможно на основании опросного листа. Законодательно не предусматривается универсальный способ выяснения данных. Опросный лист составляется произвольно.

В нем нужно указать:

• фамилии, имена, отчества сотрудников;
• даты выхода в отпуск (в полный или частичный);
• дату составления документа;
• подписи каждого работника.

Бумага является подтверждением того, что сотрудники высказали пожелание о выходе в отпуск. В учреждении может подготавливаться несколько опросных листов. Количество определяется на основании численности сотрудников и числа структурных подразделений. Чаще всего листы составляются на каждый отдел.

Оптимальная очередь

На основании опросного листа не всегда удается составить график. Ведь только руководитель знает о взаимозаменяемости работника. Поэтому он может вносить изменения в план отпусков. В учреждении существует понятие оптимальной очередности.

Начальники отделов должны предоставить отпуск первоочередным лицам, к каким относится:

• молодые сотрудники (до 18 лет);
• работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью;
• женщины, воспитывающие двоих детей, не достигших 12 лет, или отцы-одиночки с аналогичной ситуацией;
• сотрудники, которых вызвали во время ежегодного оплачиваемого отпуска на работу;
• почетные доноры Российской Федерации и СССР.

Также выделяют работников, которые имеют внеочередное право на отпуск в особенных случаях.

Среди них выделяют:

• мужей в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
• женщин до ухода в отпуск по беременности и родам или по истечении отпуска по уходу за ребенком;
• внешних совместителей, которые уходят в отпуск по основной деятельности;
• родителей несовершеннолетних детей в случае поступления последних в сузы и вузы другого региона.

В права работодателя входит возможность (не обязанность) деления отпуска на две части, одна из которых составляет не менее 14 дней. Если отдых делится, то эта информация должна быть отражена в графике отпусков.

Если работник в момент формирования графика не отработал положенные ему 6 месяцев, то внесение его в документ возможно по согласованию с руководством авансовым способом. Ведь в 2019 году, несмотря на то, что он не отработал пока положенный срок, он все же планирует уйти в отпуск.

Данное правило не касается:

• женщин, уходящих в отпуск по беременности и родам;
• сотрудников, не достигших 18 лет;
• усыновителей детей до 3 месяцев;
• супругов, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Этим работникам предоставление отпуска производится на основании письменного заявления даже при трудовой деятельности менее 6 месяцев.

Где скачать образец

Приказ, который утверждает график отпусков, издается в то же время, что и сам документ. Выпустить его необходимо не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Образец графика, приказа, а также форму Т-7, куда вносятся сведения, можно скачать в интернете.

На предприятиях приказы не составляются, так как сама форма графика содержит строку для подписи руководителя. Это не является противозаконным. Однако приказ может подтвердить вступление документа в законную силу и зафиксировать дату составления графика.

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика. Важно, чтобы он содержал основные графы документа.

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2019 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2019 года, а второй – 7 июля 2019 года. Если он возьмет отпуск в мае 2019 года (за первый год) и в ноябре 2019 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Пошаговая инструкция процедуры

Разработка графика производится на предстоящий год. Утверждение проводится не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Подготовка графика предусматривает несколько этапов:

1. Необходимо утвердить форму графика. Делают это кадровые сотрудники по согласованию с руководителем учреждения. Она может быть унифицированной или самостоятельно разработанной.
2. Далее прописывается порядок составления и согласования документа. Он регламентируется нормативно-правовыми актами внутреннего пользования, коллективным договоров или отдельным приказом. Обязательно указывается ответственное лицо, сотрудники по каждом подразделению, предоставляющие сведения, срок передачи данных.
3. На следующем этапе отпуска включаются в график. Они могут быть ежегодными основными и дополнительными оплачиваемыми (более 28 дней у сотрудников ДОУ, госслужащих, несовершеннолетних работников, инвалидов, на вредном производстве и с ненормированным рабочим днем), а также не использованными в прошлом году.
4. Далее рассчитываются дни отпуска, которые включаются в график. Данные определяются на основании даты окончания рабочего года сотрудника. Если отпуск делится на части, то нужно получить согласие работника и проследить, чтобы один из периодов был не менее 14 дней.
5. Важно учитывать пожелания работников. Однако решение остается за руководителем, который определяет очередность. Выяснить желания сотрудников можно с помощью опросного листа и заявлений о включении в график.
6. После утверждения графика производится ознакомление сотрудников с документом. Важно предупредить работника за две недели до выхода в отпуск о предстоящей дате.
7. Стоит учитывать возможные изменения графика. Если они планируются, сотрудник пишет заявление о переносе отпуска. Решение выносится в виде приказа руководства. Тогда в графике делаются корректировки.

Дополнительные условия

Не все работодатели знакомы с обязанностями по оповещению сотрудников об отпуске. При этом законодательно предусматривается ответственность за отсутствие графика и несвоевременном ознакомлении сотрудников с ним.

Что отражать в содержании

Важным моментом является правильное составление графика. Это позволит избежать разногласий работников и руководителя.

Название графы	Содержание
Количество работников учреждения	Прописывается список сотрудников, работающих по трудовому договору.
Количество отпускных дней	Для определения полного количества дней нужно сложить значения ежегодных оплачиваемых основного и дополнительного отпусков.
Дата выхода в отпуск (предполагаемая)	Рекомендуется прописывать дату и месяц выхода в отпуск. При указании только месяца потребуется дополнительное составление заявления.
Деление отпуска на несколько частей	Если работник согласен поделить отпуск, он может поставить свою подпись в соответствующей графе.

Требования и ответственность

График отпусков необходим для определения последовательности выхода работников на отдых. Он включает основные дни, положенные по закону, так и дополнительное время. При составлении графика важно учитывать право некоторых сотрудников на предоставление отпуска в удобные для них даты.

К ним относят:

• работающих несовершеннолетних детей;
• родителей и опекунов несовершеннолетних детей-инвалидов;
• сотрудников, которые были отозваны из отпуска.

График должен составляться в любом учреждении. При этом не учитывается форма собственности и количество работающих лиц. Государственная инспекция по трудовым отношениям тщательно проверяет данную документацию. Она отмечает сроки составления и утверждения графика.

Если документ будет отсутствовать, то должностному лицу придется заплатить от 1 000 до 5 000 рублей. Учреждение понесет убытки в размере 30 000 – 50 000 рублей.

Знакомить ли работников

Трудовым кодексом РФ не предусматривается обязанность работодателя знакомить работников с графиком под роспись. В статье 123 прописывается необходимость оповещения сотрудника за две недели до начала отпуска.

Но, как показывает практика, ознакомление лучше производить. Сделать это после утверждения графика можно несколькими способами.

Среди них выделяют:

• оформление листов ознакомления;
• фиксацию факта ознакомления (подпись в графике);
• вывешивание документа на доску информации;
• направление выписки в каждое структурное подразделение;
• вручение выписки каждому сотруднику о начале его отпуска.

Случаи изменений

Не все графики соблюдаются безоговорочно. Ведь иногда отпуск в обязательном порядке должен быть перенесен (например, при болезни). Поэтому график необходимо постоянно актуализировать. В противном случае контролирующие органы могут оштрафовать работодателя. Если утверждение проводилось в приказном порядке, то необходимо издавать новый приказ.

Изменения могут произойти при:

• приеме на работу нового работника;
• вызове работника из отпуска;
• перенесении отпускного периода сотрудника.

Новый приказ должен ввести дополнительное приложение к графику. Также он может менять документ или принимать его в новой редакции.

Если график утверждался непосредственно в форме, то важно внести в нее изменения, отметив их в соответствующих графах. Обязательно данные согласовываются с Профсоюзной организацией.

Также вноситься изменения могут при желании работника поделить отпуск. Тогда в графике отмечается соответствующее новшество.

Часто задаваемые вопросы

При составлении графика у работников и некоторых работодателей появляется множество вопросов.

Ответы на самые распространенные приведены ниже:

Какие виды должны быть отражены?	В график необходимо внести: ежегодный оплачиваемый отпуск; дополнительный ежегодный отпуск с денежным содержанием; не использованный за прошлый год отпуск.
Какие предусматриваются варианты заполнения при переносе в связи с болезнью сотрудника?	При болезни работника в период отпуска происходит продление отпуска или перенос на другое время. Выбор делается путем заявления с указанием причин и приложением листа нетрудоспособности. После этого новые данные вносятся в графы 8 и 9.
Как оформляется перенос при возникновении производственной необходимости?	Если решением руководства был сделан вывод о переносе отпуска работника в связи с производственной необходимостью, то такой вариант доступен. Однако работник должен дать согласие на это. Данные вносят в колонки 8 и 9 с указанием даты и номера приказа, числа и месяца нового отпуска.
Включаются ли женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком?	При нахождении женщины в отпуске по уходу за ребенком данные о ней не вносятся в график. Но при ее выходе на работу на неполный рабочий день ей также положен ежегодный оплачиваемый отпуск. Разница будет отмечаться только в размере отпускных. При работе неполный рабочий день заработная плата снижается, что влияет на денежную выплату перед отпуском.
Вносятся ли изменения при переносе по инициативе сотрудника?	При желании перенести отпуск сотрудник составляет заявление в свободной форме. Если руководство учреждения не против, то в график вносятся изменения (графа 8,9). Отметить необходимо номер и дату приказа по переносе отпуска и приказа, который устанавливает новую дату.
Вписываются ли новые сотрудники?	При трудовой деятельности менее одного года данные не вносятся в уже имеющийся график. Указание их в документе требуется во второй год работы.
Как отражается отпуск сотрудника, работающего по совместительству?	При трудовой деятельности, осуществляющейся по совместительству, руководству необходимо сообщить дату выхода в отпуск по основному месту работу. Отпуск планируется на этот же срок с занесением информации в график на общих основаниях.
Включаются ли неиспользованные отпуска?	При наличии неиспользованного отпуска или его части, оставшиеся дни складываются с новым положенным сроком. Графа о продолжительности отпуска содержит данные о полном количестве дней.
Как проводится ознакомление сотрудника?	Работник должен ознакомиться с графиком не позднее, чем за 14 дней до даты начала отпуска. Согласие подтверждается подписью в листе ознакомления. Также разрешается внесение дополнительной графы непосредственно в график. Измененная форма должна быть утверждена соответствующим приказом.
Сколько хранится?	Хранение осуществляется в течение того года, данные о котором содержатся в документе. По его окончании график можно уничтожить.
Что будет при отсутствии?	Если график отпусков отсутствует, руководитель нарушает Трудовой кодекс РФ. В этом случае накладывается штраф. Также возможно приостановление деятельности фирмы на срок до 90 дней.

Во-вторых, минимум за две недели до этой даты отпускнику направляется соответствующее письменное уведомление. В-третьих, даты начала и завершения отпускного периода нужно согласовать заранее и отразить в общем графике. Скачать чистый бланкСкачать в.doc Скачать заполненный образецСкачать в.doc И если первые два документа еще можно объединить (многие работодатели, кстати, так и делают - издают приказ ровно за две недели до предполагаемого ухода сотрудника в отпуск и сразу же знакомят его с документом под роспись, чтобы не составлять отдельное уведомление), то график придется оформить отдельно и заранее. Важно: утвердить график на новый календарный год нужно не позднее, чем за две недели до его наступления. Например, чтобы в отведенный срок ввести в действие актуальный в 2018 году график отпусков, приказ об утверждении графика отпусков нужно издать до 18.12.2017 года.

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2018)

Внимание

Согласно Законодательной базе и статье 123 ТК РФ, каждый сотрудник имеет право в течение года получить оплачиваемый отпуск. Работодатель не вправе без веских оснований отказать работнику взять заработанный отдых.

Для утверждения официальной возможности выйти в отпуск работодателем составляется специальный график. Если же руководящее лицо не позаботится о заполнении документа, организация может быть вынуждена заплатить штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

• 1 Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков
  • 1.1 Как составить приказ об утверждении графика отпусков
  • 1.2 Приказ об утверждении дополнения к графику отпусков
  • 1.3 Образец приказа об утверждении графика отпусков

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков.
Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ.

Приказ об утверждении графика отпусков

Поэтому в больших рабочих коллективах согласование времени отдыха сотрудников происходит заблаговременно, в противном случае даже идеально налаженный производственный процесс рискует рассыпаться, как карточный домик. Чем крупнее предприятие, чем сложнее его структура и обширнее штат, тем больше времени уходит на сбор и согласование данных, а также на оформление сопутствующих документов.
«

Отпускные» документы-2017: график отпусков, приказ об отпуске, уведомление Чтобы отправить сотрудника отдыхать по всем правилам, нужно выполнить ряд поставленных законодателем условий. Самые серьезные требования предъявляются к документальному сопровождению процедуры.

Скачайте документы по теме: Во-первых, перед началом отпуска издается соответствующий приказ по форме Т-6 (или Т-6а, если составляется один приказ сразу на нескольких работников), с которым сотрудника необходимо ознакомить под роспись.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год

Важно

То есть приказ все-таки нужен? И хотелось бы в подтверждение этого ссылку на какой-нибудь нормативный акт, ведь в Указаниях по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 ничего про приказ не сказано. #3 IP/Host: 87.249.7. Дата регистрации: 19.08.2011Сообщений: 12,420 Re: Утверждение графика отпусков: приказ или гриф? обратите внимание на верхний правый угол под грифом «Утверждено» там указаны реквизиты к приказу, в соответствии с которым этот документ вводится в действие.

да.приказ обязателен Черная полоса бывает взлетной #4 IP/Host: 78.85.10. Re: Утверждение графика отпусков: приказ или гриф? Гриф утверждения в Унифицированной форме №Т-7 выглядит следующим образом: УТВЕРЖДАЮ, далее должность руководителя организации, его подпись, расшифровка и дата утверждения.

Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2018 год

Порядок оформления документа включает:

• В первом пункте нужно написать полное название организации;
• Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель;
• В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника;
• С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника. Пишется дата начала и завершения планируемых выходных.

  В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций;

• Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных.

После составления акта работодатель организации должен предоставить его сотрудникам.
Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков График отпусков должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения.

Однако закон не требует издавать приказ. К тому же унифицированная форма Т-7, которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения. Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения.

Инфо

Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом. Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения.

Приказ об утверждении графика отпусков: образец на 2018 год

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа.

Помимо подписи гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его инициалов, фамилии и даты подписанияПри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.Локальный нормативный акт может приниматься путем издания приказа (распоряжения). Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно.

Форма приказа об утверждении графика отпусков (образец) На сегодняшний день все еще не разработан унифицированный образец приказа об утверждении графика отпусков; образец, представленный в нашей базе типовых документов, носит рекомендательный характер. Содержание и структура приказа строго не регламентированы.
Справка Но некоторые сведения нужно внести обязательно, в том числе:

1. регистрационный номер и наименование документа;
2. дату и место издания;
3. наименование и юридический адрес работодателя;
4. поля для заверительной подписи и печати.

В констатирующей части можно сослаться на законодательные и локальные нормы, в соответствии с которыми издается документ (например, на ст.123 ТК РФ).

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Список сообщений IP/Host: 78.85.10. Утверждение графика отпусков: приказ или гриф? Добрый день!Подскажите, пожалуйста, нужно ли издавать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков, или достаточно просто грифа утверждения? Про приказ вроде бы нигде ничего не встречала, но проверяющие в акте написали, что «наличие грифа утверждения без издания соответствующего приказа утверждением не является».Заранее спасибо! #1 IP/Host: 87.249.7.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей. Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата.
Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа» .

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2019 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.