Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами. Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам либо на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица , ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:

• об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
• о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
• о передаваемых документах: подробная опись , вкладышей к ним, а также новых .

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются , а также печать организации (поверх сшивающей нити).

При составлении акта желательно избегать и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

Составление акта приема-передачи при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ , п. 4 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.

А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.

Прием-передача трудовых книжек

Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника. И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.

После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной .

Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.

В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.

Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику? Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника. Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки. Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно.

Если же работник не забрал книжку лично, а написал , акт также не нужен. Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения.

Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке. В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (ст. 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его . И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше. А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.

Трудовые книжки являются важнейшим видом документации для работников. Именно по ним работодатели смогут узнавать об опыте соискателей, и именно по ним исчисляется стаж при расчете пенсии. Изначально ответственным за хранение этих документов является работодатель. Он же выбирает кадрового сотрудника, который должен будет взять на себя соответствующие функции. Если этот работник увольняется или переводится в другую организацию, то ему придется передать свои обязанности. Перед этой процедурой проводится проверка наличия всех книг и оценивается, насколько добросовестно работник делал свою работу.

Как составить акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?

При проверке и передаче обязанностей составляется специальный документ, с помощью которого выполняется учет всех трудовых книжек и вкладышей в них. В этих официальных бумагах содержится информация о документации каждого работника. Вносятся следующие сведения:

• ФИО владельца;
• Номер вкладыша и его серия;
• При наличии замечаний следует их отменить;
• Общее число документов (в том числе и невостребованные, являющиеся собственностью ранее уволенных сотрудников).

Форма этого вида документации является свободной. При заполнении требуется позаботиться о присутствии двух свидетелей.

Нужен ли акт передачи трудовых книжек и вкладышей в них?

Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.

При передаче обязанностей две стороны сверяют количество документов. Если лицо, принимающее права, ставит подпись под актом, то оно тем самым становится ответственным за бланки и вкладыши всех работников. Конкретный порядок установлен в специальном Постановлении Правительства. Большинство предприятий используют официально утвержденные инструкции и правила.

Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика — образец

• Порядковый номер;
• ФИО владельца;
• Серия с номером бланков или вкладышей;
• Примечания.

Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.

Акт приема — передачи личных дел и трудовых книжек при реорганизации компании – образец

Новый работодатель обязательно получает всю документацию от компании, которая прекратила функционировать. Проводится данная операция в соответствии с актом передачи всей документации. Составление бумаги должно сопровождаться внесением необходимых сведений в таблицу, которые касаются профессиональной деятельности работников и их рабочих удостоверений. Оформляется этот документ по результатам проверки документации. Включать в общее число следует даже невостребованные бланки.

Акт передачи трудовых книжек в другую организацию

Если данная операция осуществляется между двумя компаниями, в таком случае требуется указать наименования этих организаций, а также ФИО директоров и реквизиты уставов, на основании которых работают предприятия. Далее записывается факт передачи трудовой книжки. Вносится информация о должности и личные сведения работников, документация которых передается. Также следует сослаться на приказ работодателя о переводе в другую организацию.

Акт передачи трудовой книжки в Пенсионный Фонд

Предоставление документации в Пенсионный Фонд может потребоваться, когда человек пожелает уволиться и получать выйти на пенсию. Однако в общем случае это делается через сотрудника, который забирает рабочее удостоверение, а потом сам предоставляет его в Пенсионный Фонд РФ. Если все же возникли обстоятельства, при которых требуется передать этот документ в Пенсионный Фонд, тогда надлежит оформить соответствующий акт. В него следует внести все достоверные данные и реквизиты с рабочего удостоверения.

Приказ о передаче трудовых книжек по акту

Если увольняется кадровый сотрудник, тогда посредством издания приказа на другого работника возлагаются обязанности по учету и хранению рабочих удостоверений сотрудников. Определяющими документами в этой процедуре являются приказ и акт. В представленном распоряжении руководитель отмечает тот факт, что передает другому сотруднику полный список документации с его реквизитами.

При составлении приказа требуется руководствоваться стандартными правилами его оформления. Необходимо учитывать, что в обязательном порядке надлежит внести все сведения, которые касаются данной ситуации. В особенности это касается личных данных всех задействованных в процессе лиц. Следует обратить внимание, что подчиненный, который получает новые обязанности должен подтвердить свое ознакомление подписью.

При реализации любых действий, которые касаются рабочего процесса на предприятии, важным условием будет являться следование законодательным нормам. Оформление всех операций по закону поможет избежать дальнейших ошибок и проблемных ситуаций.

Если меняется или увольняется сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек, то потребуется составить акт их приема-передачи. В статье рассмотрим как правильно это сделать, а также приведем образец такого документа.

В каких случаях требуется акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя . На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия. В связи с этим учет и хранение трудовых должно происходить в соответствии с особыми требованиями, установленными «Правилами ведения и хранения трудовых» (далее – Правила).

Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:

1. Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.

Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора. В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек. Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.

Важно! При смене лица, ответственного за ведение и хранение трудовых, передача кадровых документов производится по акту приема-передачи.

Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек

Для того, чтобы указанные документы были переданы по акту приема-передачи должным образом, необходимо соблюдение определенного порядка действий:

Порядок действий	Подробное описание
Оформление приказа	В первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую).
Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к ней	Для этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф.
Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовых	Указанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании. Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться. При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ.

Важно! В бланке акта приема-передачи трудовых есть графа «Примечание». В данную графу заносятся все те замечания, которые были обнаружены при передаче документов по акту приема-передачи трудовых. Например, при обнаружении неправильного оформления записей, либо при выявлении повреждений, а также в случае отсутствия одной или нескольких книжек.

Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек

Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых. Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе. Если компания работодателя очень крупная с большим количеством сотрудников, то может потребоваться создание специальной комиссии. Тогда в Положении следует предусмотреть следующее:

1. Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
2. Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.

Как составить акт-приема передачи трудовых книжек

Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:

1. Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
2. Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
3. Серия и номер трудовой.

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.

Важно! В случае утери книжек, нудно будет составить отдельный акт. В нем будут указаны причины отсутствия трудовых книжек. Заполняет этот акт лицо, передающее по акту документы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Работнику для предъявления в Пенсионный фонд требуется пенсионная книжка. Как правильно выдать книжку ему на руки? Нужно ли оформлять акт приема-передачи или потребуется составить иной документ?

Заключение

Таким образом, передача таких документов, как трудовые книжки, а также вкладыши в нее, должна сопровождаться составлением специального документа. Этим документом является акт приема-передачи трудовых книжек. По данному документу один сотрудник (лицо, с которого снимается ответственность за трудовые книжки) передает другому (лицо, назначаемое ответственным за трудовые книжки) кадровые документы.