7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке «Режим работы» записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке «Колонна, бригада» записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке «Автомобиль» записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке «Водитель» записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке «Табельный номер» записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

Типичные ошибки при заполнении путевых листов

В строках «Прицепы» записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке «Сопровождающие лица» записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 «Время прибытия» записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 «Откуда взять груз» и 19 «Куда доставить груз» записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 «Наименование груза» записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 «Количество ездок с грузом» на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 «Расстояние» записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 «Перевезти тонн» записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе «Задание водителю», имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках «Особые отметки». В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке «Выдать горючее» записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке «Подпись диспетчера» диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе «Движение горючего» в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче — смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 5 «Показания спидометра» механик контрольно — пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 «Время фактическое» штамп — часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп — часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе «Движение горючего» в графе 10 «Остаток при выезде» механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке «Подпись механика» механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке «Подпись водителя» — водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

В разделе «Последовательность выполнения задания» формы N 4-с:

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно — транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 «Номера приложенных товарно — транспортных накладных» грузоотправителем записываются все номера товарно — транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 «Время прибытия» проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно — пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно — пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно — транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 «Подпись и печать» грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 «Отметки автопредприятия» может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе «Простои на линии» работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп — часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 «Показания спидометра».

15.2. В разделе «Движение горючего» механик КПП или ОТК заполняет графу 11 «Остаток при возврате» и расписывается под ней.

15.3. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 «Сдано» и расписывается под ней.

15.4. В строке «Сдал» водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег» по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе «Движение горючего» в графе 13 «Коэффициент изменения нормы» записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 «Время работы спецоборудования» и графе 15 «Время работы двигателя» на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно — разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке «ТТН в количестве» — общее количество сданных товарно — транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно — транспортных накладных водитель расписывается в строке «Сдал водитель», а диспетчер — в строке «Принял диспетчер».

Нужен ли ИП механик и медик

в организации один автомобиль, нужен ли механик?

однако форма путевого листа организацией, которая не является автотранспортной, может быть разработана самостоятельно в соответствии со ст. 9 закона n 402-фз. таким образом, поскольку ваша организация не является транспортной, вы можете разработать форму путевого листа самостоятельно и исключить строки с отметками для контролера технического состояния автотранспортных средств. на данный момент разъяснений контролирующих органов о том кто может являться контролером технического состояния автотранспортных средств нет, и пока не ясно может ли им быть водитель.

однако форма путевого листа организацией, которая не является автотранспортной, может быть разработана самостоятельно в соответствии со ст.

9 закона n 402-фз. таким образом, поскольку ваша организация не является транспортной, вы можете разработать форму путевого листа самостоятельно и исключить строки с отметками для контролера технического состояния автотранспортных средств. на данный момент разъяснений контролирующих органов о том кто может являться контролером технического состояния автотранспортных средств нет, и пока не ясно может ли им быть водитель.

src=» «=»» alt=»Механик в организации где есть автомобиль»>

Должностная инструкция механика по автотранспорту

Предназначены они для стоянки маршрутного транспорта, для грузовых автомобилей или для обычных машин. Конечно же, такие стоянки необходимо кому-то обслуживать. Человека, который способен качественно обслужить автомобиль и провести ремонтные работы, называют механиком по автотранспорту (реже — механиком в автоколонне).

Обязанности механика по автотранспорту Какими обязанностями обладает представитель рассматриваемой профессии?

Стоит привести некоторые основные функции специалиста.

Механик по автотранспорту: должностная инструкция и обязанности

Механик по выпуску автотранспорта относится к категории специалистов.

Штраф за езду без путевого листа

В должностной иерархии подчиняется главному инженеру, главному механику и директору автопарка. Поиском подходящего кандидата на должность и его тестированием обычно занимается главный инженер или главный механик.

После того как претендент выбран, он согласовывает его кандидатуру с руководителем организации. Руководитель, в свою очередь, принимает кандидата на должность в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Нужен ли ИП механик и медик

В основном это грузоперевозки.

Деятельность по перевозке грузов связана с соблюдением правил безопасного движения на дороге. Подобные требования установлены ст.20 ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Здесь сказано:

• ИП, осуществляющее грузоперевозки, обязано иметь у себя в штате должностное лицо, ответственное за обеспечение безопасности транспортного движения.
• Работник должен быть аттестован в установленном законом порядке.

Следовательно, наличие механика является обязательным правилом.

Обязанности механика по автотранспорту

Обязанности механика по выпуску заключается в проверке работоспособности транспортного средства: Обучение на механика по выпуску автотранспорта Работать механиком крайне тяжело.

Не каждый готов возлагать на себя ответственность за исправность оборудования и подвергать себя каждодневно определенным опасностям.

Но все же, если вы мужчина в. Аттестация механика Наличий трещин на ветровых стеклах; Габаритные, контактны огни должны быть постоянно включены; Работоспособность указателей поворотов; Исправность механизмов устройств капота; Не допускается деформация номерного знака; Состояние передних шин и высота протектора.

Механик в организации где есть автомобиль

Девочки что посоветуете? Как вырулить ситуацию? Можно ли устроить старшим водителем и приказом вменить еще доп. обязанности механика? Правильно ли это будет?

Очень буду благодарна за предложения)))))))) Совмещение — выполнение другой работы в основное рабочее время. Оформляется допсоглашением, строчка в табеле одна

Водитель может трудиться по совместительству только в том случае, если он не выполняет аналогичные функции (управление транспортными средствами или их движением) у основного работодателя (ч. 1 ст. 329 ТК РФ).

Перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16 (далее – Перечень). Например, водитель не может трудиться по совместительству на должности диспетчера автомобильного транспорта, потому что обе эти должности упоминаются в Перечне.

Если вы не можете проверить, какую работу на самом деле выполняет будущий совместитель по основному месту, уведомьте его под роспись об ограничениях, установленных статьей 283 Трудового кодекса. Пусть он распишется в том, что его основная работа не связана с управлением транспортными средствами или их движением.

Оформление водителя на дополнительную работу

Оформляя сотрудника водителем по совместительству, работодатели должны достоверно установить его должность по основной работе. Ведь нарушение указанного выше ограничения может повлечь привлечение работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Сложность состоит в том, что ст. 283 ТК РФ устанавливает сокращенный перечень документов, предъявляемых соискателями для устройства на работу по совместительству (по сравнению с перечнем для приема на основную работу).

Кто должен подписывать путевой лист

Причем среди них отсутствует какой-либо документ, по которому можно точно установить должность сотрудника на основной работе. Вместе с этим ч. 3 ст. 65 ТК РФ запрещает работодателю требовать у сотрудника документы, не предусмотренные кодексом (например, справку о должности на основной работе).

Поэтому при оформлении водителем человека, для которого данная работа дополнительная, целесообразно письменно уведомить его об ограничении, установленном в ст. 329 ТК РФ, попросив подтвердить, что основная работа не связана с управлением транспортом. Утвержденной законом формы подобного уведомления нет, и работодатель может разработать ее самостоятельно. Наличие письменного заверения работника о том, что на основной работе он не занимает должности водителя, послужит для работодателя защитой от административного наказания.

ВАЖНО! ТК РФ запрещает водителям заниматься совместительством в виде аналогичной деятельности. А вот запрета на совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) для них нет. Поэтому работодатель вправе за отдельную плату в пределах установленного рабочего времени поручить сотруднику-водителю выполнение дополнительной работы по этой же должности.

Таким образом, водители не могут совмещать основную работу с дополнительной, на которой они будут выполнять аналогичные функции. В то же время совмещение водителям не запрещено.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Путевой лист . Документ, наиболее распространенный в процессе первичного учета грузоперевозки. Именно он наряду с определяет основные показатели работы водителя и подвижного состава в целом, при этом, данные, обозначенные в путевом листе, являются основанием для расчета стоимости грузоперевозки и начислением выплат водителю за произведенные работы.

Для грузовых автомобилей в нашей стране принято использовать утвержденные еще в ноябре 1997 года две унифицированных формы этих документов.

• Форма N 4-с. Используется для грузоперевозок, при осуществлении которых оплата труда производится по принципу сдельных расценок.
• Форма N 4-п. Применима к грузоперевозке в случае, когда оплата труда производится по временному тарифу, рассчитана на выполнение перевозок груза для двух заказчиков на протяжении одного рабочего дня либо одной рабочей смены водителя.

Заполнением отрывных талонов путевого листа занимается заказчик, и именно они будут являться основанием для выставления ему счета за произведенные организацией, которая является собственником автомобиля, работы по грузоперевозке. К такому счету прилагается отрывной талон, на основании которого и были произведены расчеты. Сам путевой лист, как часть отчетности, остается у организации, владеющей автомобилем, и в нем дублируются записи о времени, на протяжении которого транспорт был занят на произведении работ для конкретного заказчика, и которые будут выступать в качестве основания для учета работы конкретного транспортного средства за определенный отрезок времени.

В ситуации, когда перевозке подлежат товарно-материальные ценности, при повременной оплате за выполняемые работы, в путевом листе фиксируются номера ТТД, а также как подтверждение факта выполнения работ, прилагается экземпляр товарно-транспортного документа. По суммарному итогу количества перевезенных тонн грузов, а также на основании прочих показателей, определяется объем произведенной автомобилем и водителем работы.

До момента передачи путевого листа на руки водителю, заполнение его является обязанностью диспетчером организации, либо лицом, имеющим подобные полномочия. Прочие записи в путевой лист вносятся работниками организации, являющейся владельцем автотранспорта и заказчиком (либо заказчиками). Стоит обратить внимание на тот факт, что не допускается участие водителя в процессе внесения каких-либо данных в путевой лист. Единственным исключением является его подпись, которая удостоверяет прием автомобиля при выезде с территории и его сдачу по возвращении.

Передача путевых листов водителю по указанным формам возможна только по факту удостоверения росписью уполномоченного лица. Выдается путевой лист только на одну рабочую смену. При этом, обязательным условием выдачи нового путевого листа, является сдача последнего за предыдущий период. Говоря о предыдущем периоде, мы подразумеваем предыдущий закрытый рабочий день либо смену.

Порядок внесения записей в бланк путевого листа

Процедура внесения записей в бланки рассматриваемых форм листа четко определен. Происходит она в следующей последовательности:

• Сразу под наименованием документа фиксируется число, месяц и год, которые должны соответствовать дате соответствующей регистрационной записи о выдаче этого путевого листа в журнале.
• В строку, отображающую режим работы, вносится соответствующий код, на основании которого будет производиться расчет и начисление трудовых выплат водителю.
• Строки "Колонна", "Бригада" предназначены для записей соответствующих подразделений организации, к которым приписаны автомобиль или водитель.
• В графах отражающих данные транспортного средства, указывают марку автомобиля с обязательным обозначением его государственного номерного знака, а также гаражного номера.
• В соответствующие строки обязательно вносятся личные и служебные сведения о водителе. Ими являются фамилия и инициалы работника, табельный номер, присвоенный водителю, как работнику организации, номер водительских прав, класс водителя, чья работа будет отражена в конкретном путевом листе.
• В графе, предполагающей отражение информации о лицензионной карточке, прописываются сведения о виде лицензионной карточки (ограниченная или стандартная), а также указываются ее серия и регистрационный номер.
• В строке "Прицепы" указывается государственный номерной знак и гаражный номер прицепа или полуприцепа, эксплуатация которых предполагается, с указанием их марки. Что касается обменных прицепов или полуприцепов, то их данные вносятся в эти графы непосредственно в местах их перецепки.
• В строку "Сопровождающие лица" вносятся личные данные (фамилия, инициалы) лиц, чьей обязанностью является сопровождение автомобиля в процессе выполнения работы. Это может быть грузчик, экспедитор, стажер и т.п.
• Раздел "Работа водителя и автомобиля" содержит данные о времени выезда транспорта с территории и его возвращении.
• В разделе "Задание водителю" уполномоченное лицо, как правило, диспетчер, указывает данные о месте назначения заказчика или подразделения, в чье распоряжение направляется водитель.
• Графа "В чье распоряжение" предполагает указание заказчика, чей заказ и подлежит выполнению соответствующим водителем и автотранспортом.
• «Время прибытия». Подразумевает четкую фиксацию (в часах и минутах) прибытия заявленного автомобиля в пункт назначения для выполнения разового поручения. Либо фиксация прибытия к месту производства, согласно графику работы автотранспорта в рамках исполнения конкретного договора.
• В разделах № 20-21 прописывается информация о том, где груз должен быть принят и куда водителю следует его доставить согласно требованиям конкретной заявки или условий договора. Другими словами, эти графы – «Адреса пунктов погрузки и разгрузки».
• В графе 22 указывают наименование груза, подлежащего перевозке. Соответственно, и название этой графы – «Наименование груза».
• Количество рейсов, которое потребуется для выполнения задания, определяемого заявкой или разовым заказом, указывается в графе № 23 «Количество поездок с грузом».
• Протяженность маршрута, в рамках которого будет производиться грузоперевозка, определяется по карте города либо на основании данных дорожных органов. Определяется километраж при помощи курвиметра или по списку расстояний, составленных с учетом данных актов перевозок. Также учет расстояния может опираться на показания спидометра автомобиля при осуществлении сезонных перевозок, зафиксированные актами автотранспортного предприятия и заказчика. Эти данные прописываются в разделе № 24 - «Расстояние».
• Строка «Перевезти тонн» содержит информацию о количестве требующего перевозки груза заказчику.

Что касается любых изменений в задание водителю, то вносить их может только автотранспортная организация, которой и принадлежит транспортное средство. И только в исключительных случаях, по предварительному согласованию с автотранспортным предприятием, это право может быть доверено заказчику.

• Лицевая сторона путевого листа содержит графу «Выдать горючее». Именно в ней прописывается необходимое для исполнения заказа количество горючего. Количество необходимых литров топлива заносится в лист прописью, и учитывает неизрасходованный остаток предыдущего дня.
• В соответствующей графе подписью диспетчера фиксируется достоверность всех указанных в путевом листе данных, включая факт наличия у водителя прав.

Требования к заполнению путевого листа до выезда из гаража

Последовательность внесения данных до момента выезда транспортного средства из гаража также определена.

• В раздел "Движение горючего" (графы №№ 9, 10 и 11) и в соответствующие строки техником по ГСМ (горюче-смазочным материалам), заправщиком или другим уполномоченным лицом, вносятся данные о количестве выданного горючего.
• На лицевой стороне путевого лица обязательно наличие отметки о медосмотре. Данная отметка может быть проставлена только лицом, непосредственно производящим предрейсовый медицинский осмотр, цель которого состоит в оценке состояния здоровья водителя, а также о возможности допуска последнего к управлению транспортным средством.
• Перед выездом автомобиля из гаража на линию, механик КПП (контрольно-пропускного пункта) или ОТК (отдела технического контроля) снимает текущие показания спидометра и вносит их в графу «Показания спидометра» раздела «Работа водителя и автомобиля».
• Эти же работники АТП фиксируют текущее время выезда транспортного средства и отображают эти данные в графе № 6 путевого листа - «Время фактическое» - при помощи штамп-часов. В случае их отсутствия или неисправности, время заносится вручную. Последовательность отображения данных такова: число, месяц, часы, минуты.
• «Остаток при выезде» (графа № 12 раздела «Движение горючего») заполняется также механиком КПП или ОТК. Здесь отображается фактический остаток топлива, находящегося в баках транспортного средства при выезде, а также подписью заверяется достоверность указанных сведений.
• В строках, предназначенных для отображения информации относительно технического состояния автомобиля, механиком ОТК или КПП, посредством подписи отображается ряд фактов. Это как факт передачи водителю транспорта в конкретном техническом состоянии, так и разрешение на выезд за пределы гаража. Водитель данную информацию, а также факт получения автомобиля и задания на выполнение работ, заверяет личной подписью.

Порядок заполнения путевого листа на линии.

К процессу внесения данных в путевой лист грузового автомобиля, находящегося на линии, также предъявляется ряд требований.

1. Порядок заполнения раздела «Последовательность выполнения задания» для формы № 4-с.

• Графа № 27 последовательно отображает номера произведенных поездок. Необходимость этого действия обусловлена последующим разнесением приложенных товарно-транспортных накладных по произведенным рейсам.
• Графы №№ 36-38 ("Номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)") предназначены для отображения грузоотправителем всех номеров ТТД, имеющих отношение к конкретной поездке.
• Дата и время предъявления путевого листа грузополучателю или грузоотправителю снимаются у въездных ворот либо на КПП в пунктах погрузки-разгрузки и отображаются в графах №№ 28-30. Если контрольно-пропускной пункт либо въездные ворота отсутствуют, то данные графы не заполняются, а время прибытия на пункт разгрузки или погрузки отображается в соответствующем разделе ТТН.
• Наименование грузоотправителя заносится в графы №№ 39-40. Достоверность указанных в путевом листе сведений и реквизитов, подтверждается росписью и печатью грузоотправителя.

1. В случае возникновения обстоятельств, вызвавших простой транспорта, заполняется раздел «Простои на линии». Заносит информацию в соответствующие графы работник службы технической помощи, либо лицо, обладающее такими полномочиями. Ими прописываются причины, дата, протяженность во времени простоя. Достоверность указанных данных подтверждается подписями этих лиц.
2. Находящийся на лицевой стороне раздел «Особые отметки», подлежит заполнению в случае, если фиксации требуют сведения, формой путевого листа не предусмотренные. Это могут быть отметки ГИБДД, всевозможных дорожных служб, отметка об отказе заказчика от загрузки автомобиля и проч.

Порядок занесения данных в путевой лист при возвращении транспорта в гараж

По факту возвращения автомобиля в гараж, принят следующий порядок внесения данных в путевой лист автомобиля:

1. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов" происходит отображение данных о расходе топлива, времени, проведенном в наряде, количество поездок и заездов, пройденный за время работы километраж, а также объемы осуществленных перевозок.

2. Механиком ОТК или КПП заполняется графа «Остаток при возвращении», находящаяся в разделе «Движение горючего». Здесь же техником по горюче-смазочным материалам, либо другим лицом, обладающим соответствующими полномочиями, делается отметка в графе «Сдано», подтверждающая факт сдачи водителем ГСМ.

3. После того, как водитель сдал транспортное средство механику ОТК или КПП в определенном техническом состоянии (исправном или неисправном), им ставится отметка в графе «Сдано». В свою очередь, механик ОТК или КПП своей подписью визирует прием от водителя автомобиля в том или ином техническом состоянии.

Внесение отметок в путевой лист после его сдачи водителем

Ответственный работник диспетчерской службы, либо другой специалист предприятия, наделенный такими полномочиями, производят заполнение путевого листа по определенным правилам.
1. В раздел "Работа водителя и автомобиля", согласно имеющейся таблице расстояний, диспетчером вносится информация в графу «Нулевой пробег». Тут констатируют километраж, который был пройдет транспортным средством от гаража до первого пункта погрузки, а также от последнего места разгрузки обратно до гаража.

2. Разделом "Движение горючего" предусмотрено несколько граф, требующих заполнения.

Так, в графу «Коэффициент изменения нормы», диспетчером заносятся показатели, отображающие один общий коэффициент изменения нормы расхода горючего. Данный коэффициент применяется на весь день работы автомобиля и связывается с работой автотранспорта, согласно повышенным нормам расхода топлива.

Графы № 16 ("Время работы спецоборудования") и № 17 ("Время работы двигателя") предполагают внесение данных, подкрепленных соответствующими записями в прилагаемых к путевому листу ТТЛ. Данные записи, как правило, содержат сведения о времени работы спецоборудования, а также о дополнительном времени работы двигателя в особых условиях его эксплуатации. Это может быть, например, вынужденная работа двигателя во время исполнения погрузочно-разгрузочных работ. Необходимость отображения данных сведений необходима для расчета дополнительной нормы расхода топлива. Правильность внесения этой информации подтверждается подписью диспетчера.

3. Следующим шагом является заполнение раздела «Последовательность выполнения задания». Здесь диспетчером отображается общее количество поездок. Запись вносится в графу № 27, ячейка «Всего». А в строке «ТТД в количестве» отображается общее количество сданных водителем товарно-транспортных документов. Водитель в подтверждение достоверности данных о количестве сданных и принятых ТТД ставит свою роспись в графе «Сдал водитель». Диспетчер подтверждает этот факт своей подписью в строке «Принял диспетчер».

Особенности путевого листа грузового автомобиля формы № 4-п

Существует ряд особенностей внесения сведений в путевой лист формы 4-п. Они заключаются в следующем:

• Раздел «Задание водителю» заполняется диспетчером, согласно заявке или разовому заказу клиента, и требует заполнения следующих граф:

Графа № 18 «В чье распоряжение». Здесь должны быть отображены данные о заказчике, а именно, его наименование и адрес выполнения работ;

Графы №№ 19, 20. Их данные содержат информацию о плановом времени прибытия и убытия автомобиля с задания;

Графа № 21 - предполагаемое количество часов, отведенных на производство работ;

Графа № 22 – предполагаемое количество поездок.

• Отрывной талон. Его заполнение является обязанностью заказчика. Отрывной талон – основание для выставления автотранспортным предприятием счета заказчику за оказанные услуги.

Порядок заполнения отрывного талона следующий:

Согласно информации, которая содержится в предъявленном водителем путевом листе, заказчик вносит в соответствующие разделы и графы дату выдачи и номер путевого листа; наименование АТП, чьим автотранспортом осуществляется грузоперевозка, а также, указывает марки и государственные номера прибывших ТС;

В строку «Заказчик» заносит наименование организации, Ф.И.О. лица, в силу должностных обязанностей ответственного за использование автомобиля;

Указывает фактическое время прибытия и убытия транспортных средств, в соответствующие строки;

Заполняет строки «Приложенные ТТД», в которые прописывает номера и количество транспортных документов, один экземпляр которых должен быть приложен к путевому листу;

В соответствующей строке указывает количество произведенных рейсов;

Заверяет достоверность указанных в соответствующих строках данных своей росписью и печатью.

Стоит отметить, что вся ответственность за верное оформление путевых листов автомобилей возлагается непосредственно на руководителей организации и должностных лиц, в чьи обязанности входит контроль эксплуатации грузового транспорта, а также лиц, принимающих участие в заполнении документа.

Хранение путевых листов, согласно существующим регламентам, должно производиться совместно с ТТД, что позволяет производить их одновременную проверку.

Добавлено в закладки: 0

Нужен ли для ИП механик и медик в качестве работника? По закону индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, прошедшее государственную регистрацию и получившее право заниматься хозяйственной деятельностью без образования юридического лица . При назначении большинства административных штрафов ИП квалифицируется как гражданин. Однако в зависимости от вида деятельности, законодательство может выдвигать к ИП такие же требования, как к предприятиям.

Когда ИП нужен механик и медик

Необходимость в подобных кадрах у ИП возникает, когда нужно выполнять функции специалистов в соответствующей отрасли. В основном это грузоперевозки . Деятельность по перевозке грузов связана с соблюдением правил безопасного движения на дороге. Подобные требования установлены ст.20 ФЗ «О безопасности дорожного движения». Здесь сказано:

1. ИП, осуществляющее грузоперевозки, обязано иметь у себя в штате должностное лицо, ответственное за обеспечение безопасности транспортного движения.
2. Работник должен быть аттестован в установленном законом порядке.

Следовательно, наличие механика является обязательным правилом. Соблюдение закона контролируется сотрудниками Госавтоинспекции. Вместе с тем действует приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152. В нем сказано, что при осуществлении грузоперевозок механик в путевом листе ИП расписываться не обязан.

Так нужен ли механик для ИП или нет? При осуществлении контроля сотрудники Госавтоинспекции не вправе требовать, чтобы стояла подпись механика в путевом листе ИП. Однако договор механика с ИП должен присутствовать.

Кроме того, при дальних рейсах (больше одного дня), механик должен быть документально прикреплен к транспорту. Для этого оформляется со стороны ИП приказ на командировку механика . Образец документа разрабатывается предпринимателем самостоятельно. В противном случае ИП должен быть сам аттестованным специалистом.

Что касается медика, то обязательность его наличия ни в одном акте не отмечена. Однако в п.16 приказа Минтранса № 152 сказано, что осмотры медиком до и после рейса должны заверяться его штампом и подписью. Поэтому предприниматель, который занимается грузоперевозками , должен позаботиться об этой вакансии.

На видео: Порядок заполнения путевого листа

Что такое путевой лист

Такой лист является документом, удостоверяющим легальность грузоперевозки . Он помогает при осуществлении проверок со стороны надзорных органов удостовериться в соблюдении правил по перевозке грузов .

Основные моменты, которые необходимо отразить в документе:

• срок действия документа обычно один день, но в любом случае не больше месяца;
• сведения о водителе;
• тип автотранспортного средства и сведения о его собственнике;
• номер путевого листа, соответствующий регистрационному номеру в журнале предпринимателя;
• дата проведения осмотра при помощи одометра и его показания, если ИП сам является водителем;
• дата предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителя .

Вместе с тем, предприниматель обязан вести учет путевых листовок. Когда-либо выданные документы должны находиться на хранении у предпринимателя в течение 5 лет с момента оформления.

Хранение нужно в целях представления в надзорные органы для проверки, проведения аудита на предприятии. Также, если ИП привлекали к ответственности за нарушение правил грузоперевозок, то в последующем выборочно проверяются путевые листы.

Ответственность ИП

Законодательство об административных правонарушениях предусматривает ответственность за нарушение правил о грузоперевозках. В этом смысле ИП рассматривается наравне с юридическими лицами . Размер штрафа для предпринимателя составит 30 тыс. руб. Он назначается, если водители ИП не проходят медицинский осмотр до или после соответствующего рейса.

Что касается наличия механика, то его можно заменить профессиональным оборудованием. Если в путевых листах указаны показания предрейсовой диагностики, заверенные аттестованным лицом, то это не считается нарушением. Как правило, к ответственности ИП или водителей привлекает Госавтоинспекция.

Перечень сотрудников, которые могут привлечь к ответственности за такие нарушения:

• начальника соответствующего подразделения Госавтоинспекции;
• заместители начальника;
• командиры взводов или отряда ППС;
• заместители командиров.

Назначенные иными лицами штрафы не имеют законной силы. Если ИП осуществляет перевозки вообще без путевых листов, его могут привлечь к ответственности за незаконные грузоперевозки . За такое нарушение штрафы гораздо больше.

Привлекаться к ответственности за нарушения правил грузоперевозок ИП могут в течение года с момента оформления путевого листа. Если при проведении проверки надзорным органом, обнаружиться нарушение порядка оформления документа в течение последнего года, то к нему будут применены соответствующие меры.

На видео: Реквизиты для заполнения путевого листа

Где проходить аттестацию

Как видно из закона, у ИП медик должен присутствовать. Таким работником может стать лицо, имеющее специальное образование. Но нужен ли механик для ИП? Закон не обязывает иметь специальное образование , поэтому допускает аттестацию всех проходящих обучение людей.

Согласно этому документу на транспортных предприятиях должны быть аттестованы следующие лица:

• начальник отдела эксплуатации транспорта и колонной (маршрутной) грузоперевозки;
• диспетчеры;
• механики.

В зависимости от вида транспортного средства аттестации подлежат и иные специалисты и должностные лица. К примеру, обязательной считается аттестация капитанов морских и речных судов, пилотов авиатранспорта.

Лица, указанные в приказе Минтранспорта №13/11 не могут быть допущены к соответствующим должностям и специальностям, если они не пройдут аттестацию. В свою очередь ИП может их уволить из-за служебного несоответствия, если не может предоставить иную должность.

№ 2/2008

В правилах заполнения путевых листов - документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, - не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист - это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых - формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1 , стр. 2 .

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2 .

Путевые листы - основание для списания ГСМ

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр - допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
- жалоб на состояние здоровья;
- объективных признаков заболеваний;
- нарушений функционального состояния организма;
- признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
- нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.