Возмещение командировочных расходов за границу. Расходы на проезд. Проживание в командировке за границей

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.

Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее.

По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних Письмах от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.

А в Письме УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 подчеркивался важный факт — учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны выполняться два главных условия:

1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);

2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).

Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов. Например, предусмотреть разные величины суточных для разных городов или областей, в которые направляются работники, или прописать более высокие суточные для руководителя предприятия и руководителей подразделений по сравнению с суточными, выплачиваемыми рядовым работникам.

А вот командировочные расходы учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещаются исходя из фиксированных норм, которые по различным видам расходов утверждены отдельными постановлениями Правительства РФ. В частности, размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее — Постановление N 812). Постановление определяет в долларах США размер суточных в зависимости от страны, куда направлен работник, а также порядок учета дней пересечения государственной границы РФ и др. Впрочем, руководитель такого учреждения может установить суточные выше указанных норм, если учреждение имеет экономию бюджетных средств, выделяемых на данный вид расходов.

Расчет суточных при заграничной командировке

Так как суточные за день пересечения государственной границы РФ при возвращении работника из-за рубежа выплачиваются как за командировку по территории РФ, то не будут облагаться налогом суточные в размере 700 руб. за последний день заграничной командировки (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140). Причем это правило действует даже в том случае, если в локальном нормативном акте — например, в Положении о командировании — прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки, например в размере 2500 руб. (Письмо Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205).

Представление подтверждающих документов, чеков и квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают ли они нормы или нет, не требуется, так как суточные — это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. С этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).

Если за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).

В случае если суточные исчисляются и выплачиваются в иностранной валюте, возникает такой вопрос — а каким курсом валюты нужно руководствоваться при определении рублевого эквивалента выплаченных суточных в целях проверки, не превысили ли они установленный лимит 2500 руб. в сутки?

Поскольку по общему правилу датой фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ является дата выплаты этого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), нужно производить пересчет валютных суточных в рубли по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Пример 1. Работник ООО «Полис плюс» направлен в командировку 16 мая 2011 г. — сначала он должен посетить деловых партнеров организации в Праге (Чехия), а затем в Вене (Австрия). Приказ о командировке по форме Т-9 оформлен отделом кадров организации, командировочное удостоверение не оформлялось.

16 мая 2011 г. работник пересек границу РФ и прибыл на самолете в Прагу, что подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены в следующем размере:

— 700 руб. для командировок по России;

— эквивалент 66 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Австрию;

— эквивалент 60 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Чехию.

Суточные будут начислены работнику в следующем размере:

Предположим, что аванс на «рублевые» командировочные расходы был выплачен в рублях (включая суточные в размере 700 руб. за последний день командировки), а на «валютные» командировочные расходы — в иностранной валюте (в долларах США), в том числе и суточные в размере 192 долл. США. Выплата аванса произведена 16 мая 2011 г.

Значит, рублевый эквивалент суммы выплаченных суточных в целях исчисления НДФЛ составил:

192 долл. x 27,95 руб/долл. = 5366,40 руб.

При этом суточные за день пребывания в Чехии составили:

60 долл. x 27,95 руб/долл. = 1677 руб.

А суточные за каждый день пребывания в Австрии составили:

66 долл. x 27,95 руб/долл. = 1844,70 руб.

Поскольку эти суммы не превышают 2500 руб., удерживать НДФЛ с работника не нужно.

К другим особенностям учета затрат на командировки можно отнести следующее:

1. Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения N 749), а также ему возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Факт и продолжительность болезни подтверждаются листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением, куда обратился работник.

2. Если работник во время командировки привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата его труда производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ независимо от размера суточных (п. 5 Постановления N 749).

3. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пример 2. Сотрудник ООО «Элекс-ком» направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки — 4 мая 2011 г.

В положении о командировках — локальном нормативном акте, действующем в организации, — установлено, что размер суточных для командировок за рубеж составляет 2500 руб. в сутки.

За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб.

Источник — журнал «Советник бухгалтера»

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее.
По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних Письмах от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
А в Письме УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 подчеркивался важный факт - учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Значит, для учета в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны выполняться два главных условия :
1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);
2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).
Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов. Например, предусмотреть разные величины суточных для разных городов или областей, в которые направляются работники, или прописать более высокие суточные для руководителя предприятия и руководителей подразделений по сравнению с суточными, выплачиваемыми рядовым работникам.
А вот командировочные расходы учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещаются исходя из фиксированных норм, которые по различным видам расходов утверждены отдельными постановлениями Правительства РФ. В частности, размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее - Постановление N 812). Постановление определяет в долларах США размер суточных в зависимости от страны, куда направлен работник, а также порядок учета дней пересечения государственной границы РФ и др. Впрочем, руководитель такого учреждения может установить суточные выше указанных норм, если учреждение имеет экономию бюджетных средств, выделяемых на данный вид расходов.

Расчет суточных при заграничной командировке

Суточные в размерах, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте, не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование. А вот в целях исчисления НДФЛ существуют ограничения . Суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Так как суточные за день пересечения государственной границы РФ при возвращении работника из-за рубежа выплачиваются как за командировку по территории РФ, то не будут облагаться налогом суточные в размере 700 руб. за последний день заграничной командировки (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140). Причем это правило действует даже в том случае, если в локальном нормативном акте - например, в Положении о командировании - прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки, например в размере 2500 руб. (Письмо Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205).
Представление подтверждающих документов, чеков и квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают ли они нормы или нет, не требуется, так как суточные - это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. С этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).
Если за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).
В случае если суточные исчисляются и выплачиваются в иностранной валюте, возникает такой вопрос - а каким курсом валюты нужно руководствоваться при определении рублевого эквивалента выплаченных суточных в целях проверки, не превысили ли они установленный лимит 2500 руб. в сутки ?
Поскольку по общему правилу датой фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ является дата выплаты этого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), нужно производить пересчет валютных суточных в рубли по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Пример 1. Работник ООО "Полис плюс" направлен в командировку 16 мая 2011 г. - сначала он должен посетить деловых партнеров организации в Праге (Чехия), а затем в Вене (Австрия). Приказ о командировке по форме Т-9 оформлен отделом кадров организации, командировочное удостоверение не оформлялось.
16 мая 2011 г. работник пересек границу РФ и прибыл на самолете в Прагу, что подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
17 мая 2011 г. работник прибыл в Вену.
19 мая 2011 г. вернулся в РФ, что также отмечено в заграничном паспорте.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены в следующем размере:
- 700 руб. для командировок по России;
- эквивалент 66 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Австрию;
- эквивалент 60 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Чехию.
Суточные будут начислены работнику в следующем размере:
- за 16 мая 2011 г. (день прибытия в Чехию) - 60 долл.;
- за 17 мая 2011 г. (день прибытия в Австрию) - 66 долл.;
- за 18 мая 2011 г. (день пребывания в Австрии) - 66 долл.;
- за 19 мая 2011 г. (день прибытия в РФ) - 700 руб.
Предположим, что аванс на "рублевые" командировочные расходы был выплачен в рублях (включая суточные в размере 700 руб. за последний день командировки), а на "валютные" командировочные расходы - в иностранной валюте (в долларах США), в том числе и суточные в размере 192 долл. США. Выплата аванса произведена 16 мая 2011 г.
Предположим, что курс ЦБ РФ на 16 мая 2011 г. составлял 27,95 руб.
Значит, рублевый эквивалент суммы выплаченных суточных в целях исчисления НДФЛ составил:
192 долл. x 27,95 руб/долл. = 5366,40 руб.
При этом суточные за день пребывания в Чехии составили:
60 долл. x 27,95 руб/долл. = 1677 руб.
А суточные за каждый день пребывания в Австрии составили:
66 долл. x 27,95 руб/долл. = 1844,70 руб.
Поскольку эти суммы не превышают 2500 руб., удерживать НДФЛ с работника не нужно.

Отметим, что начисление суточных сотруднику не зависит от того, какой комплекс услуг включен в гостиничный счет (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Для целей расчетов по налогу на прибыль суточные включаются в затраты, а учет дополнительных услуг гостиницы (например, услуги питания в ресторане) зависит от того, как оформлены документы. Стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому, если эти услуги выделены в счете, их нельзя учесть в затратах. Если же подобные дополнительные услуги в счете не выделены, а входят в общую сумму услуг гостиницы, то их можно учесть в целях расчетов по налогу на прибыль.
К другим особенностям учета затрат на командировки можно отнести следующее :
1. Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения N 749), а также ему возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Факт и продолжительность болезни подтверждаются листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением, куда обратился работник.
2. Если работник во время командировки привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата его труда производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ независимо от размера суточных (п. 5 Постановления N 749).
3. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пример 2 . Сотрудник ООО "Элекс-ком" направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки - 4 мая 2011 г.
В положении о командировках - локальном нормативном акте, действующем в организации, - установлено, что размер суточных для командировок за рубеж составляет 2500 руб. в сутки.
За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб.

Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной командировке

Согласно п. 23 Положения N 749 работнику при заграничной командировке дополнительно возмещаются :
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Иные командировочные расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы.
Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время командировки возмещаются расходы на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, скажем, прописать, что возмещаются расходы на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку.
Часто возникают вопросы об учете представительских расходов во время командировок. Контролирующие органы считают, что если в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве не было достигнуто, то расходы командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).

Оформление командировочного удостоверения

Теперь рассмотрим вопрос оформления командировочных удостоверений при зарубежной командировке.
По общему правилу на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его фактического пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).
Исключение - загранкомандировки. Согласно п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Но обратите внимание, что это исключение не распространяется на случаи командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
А вот при командировке в страны, с которыми нет межправительственных соглашений, день выезда и въезда на территорию РФ определяется согласно отметкам пограничных органов. Ко времени командировки прибавляется время, необходимое на проезд от или до места отправления транспортного средства.

Пример 3. Сотрудник организации, расположенной в г. Нижнем Новгороде, командирован в Италию. Билет на самолет приобретен из Москвы на 16 мая 2011 г. Чтобы сотрудник доехал до Москвы, на его имя приобретен билет на поезд на 15 мая 2011 г. Следовательно, заграничная командировка сотрудника начинается 15 мая 2011 г.

Пример 4 . Сотрудник организации, расположенной в г. Санкт-Петербурге, направлен в заграничную командировку, вылет из Санкт-Петербурга 13 мая 2011 г. в 00:30. Чтобы зарегистрироваться на рейс, сотрудник обязан прибыть в аэропорт не позднее 23:30 12 мая 2011 г. Следовательно, командировка начинается 12 мая 2011 г. и за данное число сотруднику необходимо начислить суточные в размере, предусмотренном для российских командировок.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Представим случаи, когда оформляется или не оформляется командировочное удостоверение (таблица N 1).

Таблица N 1

Отметим два нюанса, связанных с оформлением командировочного удостоверения на заграничную командировку.
Во-первых , если в процессе командировки работник посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения границ каждого государства. Однако при пересечении границ стран внутри Шенгенской зоны такие отметки не делаются.
По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, дни нахождения в том или ином государстве можно определить по приказу о направлении работника в командировку, распечатке электронного билета, посадочным талонам и счетам за проживание в отелях. Для этого в приказе необходимо указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране, иначе определить даты будет невозможно.
Во-вторых , зачастую налоговые органы требуют командировочные удостоверения по заграничным командировкам, отказывая в их отсутствии признавать командировочные расходы. Существует судебная практика по данному вопросу, в большинстве своем она положительна для налогоплательщика - командировочного удостоверения при заграничной командировке, за исключением командировки в страны СНГ, не требуется (Постановления ФАС Московского округа от 04.08.2010 N КА-А41/8345-10, ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 N А56-2639/2005, ФАС Московского округа от 21.03.2011 N КА-А40/1515-11).

Отчет о командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
- об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной в командировке работе , согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Оправдательные документы, привезенные из заграничной командировки, могут быть составлены на иностранном языке. Для принятия их к учету необходимо составить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Перевод нужен и для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168). Перевод может осуществляться работником организации или сторонним переводчиком. Возникшие расходы признаются затратами по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, от 04.09.2006 N 03-03-04/1/644 и УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1).
После утверждения авансового отчета руководителем командировочные затраты включаются в учете в состав расходов по обычным видам деятельности, в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет. Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это могут быть командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии или копия заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, проездные билеты (посадочные талоны к ним), гостиничные счета и другие документы, связанные с командировкой.
Если проездной документ существует только в электронном виде, то документом, подтверждающим произведенные расходы, может являться распечатанная маршрут-квитанция к авиабилету (форма утверждена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134), так как Минфин России признал данную форму бланком строгой отчетности (Письмо от 09.08.2010 N 03-01-15/6-179). Также документом, подтверждающим поездку, является посадочный талон. Маршрут-квитанции (электронного билета) или посадочного талона, а также документа об оплате достаточно для подтверждения факта поездки (Письма Минфина России от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, от 27.07.2010 N 03-03-07/25). Если электронный билет был выдан иностранным переводчиком, то следует получить у него бумажную форму документа, в противном случае расходы на перевозку не могут быть приняты к учету.
Если после принятия к учету авансового отчета за работником остался долг и он не вернул его в кассу, работодатель вправе взыскать с него разницу (ст. 137 ТК РФ). Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующее распоряжение. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если после утверждения отчета образовался перерасход, то сумма перерасхода выдается работнику.

Как выплатить аванс на загранкомандировку

Оплата и возмещение командировочных расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Напомним, что за нарушение валютного законодательства организацию может ждать существенный штраф - от 75 до 100% от суммы, выданной командированному работнику (п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Аванс на командировочные расходы можно выдать работнику наличными из кассы в рублях или валюте или же в безналичном порядке. При выдаче аванса в рублях работник самостоятельно приобретает валюту в банке и впоследствии отчитывается за приобретение справкой, выданной в банке. Этот способ полностью безопасен для организаций и часто используется на практике.
Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.
Выданная сумма аванса отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н).
Валюту для оприходования ее в кассу можно либо снять (Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У) с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.
В письме на получение наличной иностранной валюты указываются наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется)); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).
Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати. Подписи и печать должны соответствовать заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска печати.
Сумма валюты в учете будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учета, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (не реже чем один раз в месяц). Также организация может закрепить в учетной политике более частые "переоценки" валюты.
В налоговом учете курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).
В бухгалтерском учете операции , связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 52
- получена валюта с валютного счета в банке в кассу;
Дебет 71
Кредит 50, субсчет "Евро",
- выдан валютный аванс работнику под отчет (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 71
- возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы",
Кредит 71
- отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006)
Либо:
Дебет 71
Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы",
- отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.
Отметим, что субсчета к счету 50 "Касса" открываются по каждой используемой валюте.
Другим способом выдачи валюты на командировку является перечисление на банковскую карту, которая принадлежит организации (корпоративную карту). Переводить подотчетные деньги наличный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408).
Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". При расчетах с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа. Слипы и выписки из банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.
Еще одним современным способом оплаты командировочных расходов является дорожный чек. Это платежный инструмент в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому выплатить определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный чек приобретается у российского банка, является именным, имеет короткий срок действия и принимается обычно в гостиницах, магазинах, ресторанах и др. Чек также можно обменять на наличные. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на отдельном субсчете счета 50 "Касса", например, субсчете "Денежные документы".

Признание командировочных расходов в налоговом учете в случае, если аванс был выплачен в рублях

В уже упоминавшихся ранее Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 был затронут еще один весьма важный и интересный вопрос - как правильно оценить в налоговом учете сумму командировочных расходов работника, осуществленных в иностранной валюте, если аванс на командировку выплачивался в рублях и в дальнейшем сотрудник самостоятельно приобретал иностранную валюту ?
Чиновники отметили, что все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.
Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иными словами, работник должен предъявить как документы, подтверждающие его расходы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.), по которым определяется общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте, так и справку о покупке работником как частным лицом валюты в обменном пункте (банке). В этой справке помимо прочей информации указан и фактический курс обмена, которым и нужно руководствоваться бухгалтеру при пересчете суммы валютных командировочных расходов в рубли.
И только в случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену - например, если он потерял справку, которая была ему выдана в обменном пункте - сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, Письмо ФНС России 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).

Несостоявшиеся командировки

И последний момент, на котором хотелось бы остановиться, - это несостоявшиеся заграничные командировки.
Случается, что запланированная командировка отменяется, а расходы на нее уже осуществлены (приобретены билеты, получены визы и т.д.). Особенно остро этот вопрос стоит именно для заграничных командировок, где предварительные расходы есть обязательно.
Если были приобретены проездные билеты, а затем командировка отменена, билеты необходимо сдать, получив назад часть уплаченных денег. Сотрудник, осуществляющий возврат, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документ о возврате билета, в котором указывается, какая сумма была возвращена, а какая - удержана. Удержанная сумма не является доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ), в бухгалтерском учете признается прочим расходом (п. 12 ПБУ 10/99), однако признать ее в расходах по налогу на прибыль не так просто. Для этого необходимо экономически оправдать и документально подтвердить и командировку, и ее отмену.
Если организация подготовила такое обоснование, то сумму, удержанную при возврате билетов, можно включить в состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338. Также сумму, удержанную при возврате билетов, можно учесть в составе внереализационных расходов в случае отмены рейса в результате форс-мажорных обстоятельств (для подтверждения необходимо получить справку у перевозчика).
В то же время, по мнению финансового ведомства, включить в расходы стоимость виз при отмене заграничной командировки, нельзя (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Следует также помнить, что факт отмены командировки подтверждается приказом по организации.

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать (Приложение №1) в формате Word.

Скачать (Приложение №2) в формате Wod.

Особенности заграничной командировки

Оформление загранпоездки похоже на , но имеет ряд особенностей. Рассмотрим их подробнее.

В какой валюте выдавать командировочные

Отвечая на этот вопрос бухгалтерия компании должна прежде всего определить количество дней командировки, когда работник будет находиться на территории России, а когда в иностранном государстве.

Нормы права определяют, что суточные, когда работник еще находится на территории России следует выплачивать в рублях. Например, время пока он добирается до аэропорта и т. д.

Дни же, приходящиеся на территорию иностранного государства надо оплачивать работнику в иностранной валюте. При этом возникает ситуация, когда в один день сотрудник фирмы был и в России и за рубежом.

Здесь действует правило, согласно которому дни отправления из страны подлежат оплате в иностранной валюте, а дни прибытия в Россию – в российской валюте (рублях).

Внимание! Субъекту бизнеса дано право в своем локальном акте определять иной порядок выдачи суточных сотруднику, отправляющемуся в командировку.

Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом

Организация имеет право не выдавать работнику подотчетные средства в валюте, а передать рублевый эквивалент. При этом он должен будет по прибытии в страну назначения приобрести самостоятельно валюту на эту сумму.

Подтверждающим документов в этом случае будет справка из банка, в которой будет указываться курс и дата приобретения.

При расходовании данной валюты работник должен получать оправдательные документы. Они принимаются к учету по курсу на дату, в которую был составлен бланк.

Часть поездки по России, а часть за границей

Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей.

Поездку необходимо разделить на три отрезка - время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

Внимание! При расчете суточных используются стандартные правила. Дни нахождения на территории страны рассчитываются по внутренним нормам. После этого дни нахождения в иностранном государстве, включая день прохождения паспортного контроля - по нормам страны назначения.

После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня - это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию. Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа.

При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере - выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т. д.

Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

Второй способ - объединить поездки. Если сразу известно, что предстоит ехать в новую поездку, необходимо сразу оформить документы на продление поездки. Нужно помнить, что по закону длительность служебной командировки не ограничивается, и этот момент полностью отдан на усмотрение организации.

Все время поездки нужно разбить на отрезки исходя из нахождения в разных странах, и для каждого из них рассчитать суточные на основании принятой для этой страны нормы.

Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю

В постановлении №749 прямо указан ответ на этот вопрос - даты пересечения границ государств устанавливаются по штампу на постах таможенного контроля.

Это правило используется при определении размера суточных, поскольку день выезда из России считается как день нахождения за границей, а день въезда - как день на территории России.

День прилета может отличаться от дня, проставленного в паспорте. К примеру, самолет сел в аэропорту иностранного государства до 24-00, но таможенный контроль работник прошел уже в новых сутках, т. е. после 24-00. В связи с этим день фактического прилета ему будет считаться как день в России, а день прохождения таможни - уже как день заграничной командировки.

Однако из данного правила существует исключение. При передвижениях между странами Таможенного союза штампы в паспортах не ставятся. В этой ситуации дни пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении, а при его отсутствии - по проездным документам.

Внимание! Правила при этом действуют те же - день отлета либо прибытия считаются как зарубежная командировка, а день вылета либо выбытия - как командировка внутри России.

Учет суточных

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 - К50/2 - выданы суточные из валютной кассы

Д71 - К50/1 - выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20 , 23 , 25 , 26 , 44 - К71 - принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте - с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 - К71 - списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 - К71 - возвращен в кассу остаток аванса

Д71 - К50 - выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 - К68 - начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках - 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Внимание! В связи с переходом управления взносами в налоговую, размер превышений дополнительно нужно будет обложить всеми типами платежей в соцфонды, кроме травматизма. Это выполняется в завершающий день месяца, в котором был сдан отчет, путем включения превышающей суммы в базу для расчета.

Суточные при командировке – это денежные средства, которые работодатель платит сотруднику для личных расходов; работник не должен отчитываться по ним. Общая сумма суточных зависит от продолжительности командировки и места назначения. В статье рассмотрен порядок и примеры расчета суточных при командировке в 2019 году.

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Обратите внимание

Если выезд или приезд попадает на выходной день, то оплата производится в увеличенном размере, так как законодательством четко установлены дни работы и отдыха. Однако зачастую работодатели забывают о таких моментах, что является нарушением прав по ТК. Подробнее читайте в этой

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику:

за каждый день, пока он находится в командировке;
за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

за 9 дней — 40 евро за каждый день;
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 руб. — за каждый день командировки на территории России;

2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации « » в Контур.Школе :

«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;

по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

684 291 просмотр