В 2015 году командировочное удостоверение отменили: что делать теперь, как перейти на новую схему оформления командировок и какие документы требовать у работника по возвращении из поездки, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Любую командировку, хоть длительную, хоть краткосрочную, следует правильно оформить и оплатить. С недавних пор головной боли у работодателей, регулярно отправляющих персонал в служебные поездки, стало меньше - часть документов, ранее считавшихся обязательными, была упразднена. Правда, сразу же возникли новые вопросы, связанные с подтверждением срока . В качестве подтверждающих документов рассматриваются не служебные отчеты и командировочные удостоверения, а выданные работнику в ходе поездки квитанции, чеки, договоры и расписки.
Когда отменили командировочные удостоверения в России
Упрощенные правила оформления служебных поездок вступили в силу с 8 января 2015 года. Основанием для перехода на новый алгоритм стало постановление правительства РФ №1595 от 29.12.2014г. (далее - «Постановление»). Пакет сопроводительных документов для оформления командировки стал менее объемным. Помимо командировочного удостоверения, лишним документом признали и служебное задание, ранее считавшееся обязательным.
Скачайте документы по теме:
Заполненный бланк служебного задания, содержащий подробные сведения о цели поездки и краткий отчет о ее результатах, служил подтверждением успешного выполнения командированным сотрудником всех поставленных задач.
Теперь же вся необходимая информация отражается в , а сроки и результаты командировок подтверждаются с помощью других документов - служебных записок, авансовых отчетов, чеков и квитанций, проездных документов. Сроки зарубежной поездки подтверждаются отметками в загранпаспорте сотрудника, поэтому командировочное удостоверение не требуется (п.18 «Положения о служебных командировках», утвержденного постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008г.).
Важно: в командировку можно отправить только работника, состоящего в трудовых отношениях с работодателем (лица, выполняющие работы по договору ГПХ, не направляются в командировки).
Хотя командировочное удостоверение отменили, в 2018 году ряд организаций продолжает, как и прежде, использовать формы Т-10 и Т-10а в кадровой работе. Причин тому масса: от банального нежелания что-либо менять в существующей системе оформления документации до твердой уверенности в незаменимости унифицированных форм - удобных, содержательных и снабженных всеми необходимыми реквизитами.
Как оформить служебную поездку по новым правилам
Когда отменили командировочное удостоверение и служебное задание, многие кадровики испытали облегчение. Оформлять поездки стало не в пример проще, уменьшился объем бумажной работы. Чтобы направить сотрудника в служебную поездку, достаточно издать соответствующий приказ и выплатить аванс, покрывающий жилищные, дорожные и дополнительные расходы.
Формальным основанием для оформления приказа служит записка непосредственного руководителя командируемого сотрудника. Статья « : рассмотрим особенности» поможет правильно оформить служебную поездку сотрудника бюджетного учреждения. Как поступить, если командируемый - иностранный гражданин, эксперт рассказывает в статье « : какие ошибки допускает компания и принимающая сторона».
Важно: переход на новый алгоритм оформления командировок следует закрепить документально, отразив все внесенные изменения в локальных нормативных актах.
Направлять в командировки беременных женщин, несовершеннолетних и принятых в организацию на основании ученического договора сотрудников запрещено законом. Прежде, чем издать приказ, убедитесь, что сотрудник не принадлежит ни к одной из этих категорий. Как командировать в другой город или страну аспиранта (студента), читайте в заметке «Можно ли ». Некоторых сотрудников разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия:
Приказ оформляется с применением унифицированной формы Т-9 или разработанного работодателем бланка. В нем указываются сроки и цели поездки, а также сведения о принимающей стороне: адрес, наименование и форма собственности организации (например, «Россия, г.Москва, ООО «Гермес»; «Россия, г.Пенза, ЗАО «Альфа» и т.д.). Также вписываются данные о командируемом работнике:
- табельный номер;
- фамилия, имя и отчество;
- структурное подразделение (отдел, служба, цех);
- должность (специальность).
Укажите источник финансирования поездки (командирующая или принимающая сторона) и вид транспорта, используемый сотрудником. Пример правильно заполненного бланка Т-9 выглядит так:
Оплата внутренних и зарубежных командировок
Необходимость выплаты аванса обусловлена тем, что в ходе любой поездки командированный сотрудник вынужден какое-то время проводить вдали от места постоянного жительства. Поэтому ему необходимо компенсировать личные расходы (выплатить так называемые суточные) и возместить суммы, потраченные на:
- бронирование и аренду жилья в пункте назначения, а также в случае вынужденной остановки в пути;
- проезд общественным транспортом к станции, вокзалу, аэропорту;
- покупку проездных документов (автобусных, железнодорожных, морских или авиабилетов, багажных квитанций);
- оплату постельных принадлежностей в поездах;
- оплату мобильной связи, почтовых и банковских услуг, такси и т.д., произведенную с разрешения или ведома работодателя.
Если сотрудник отправляется по работе за границу, к основным расходам добавляются таможенные и консульские сборы, оплата медицинской страховки и визы, сборы за право въезда на личном транспорте и другие обязательные платежи, которые работодатель должен компенсировать. Порядок оплаты, виды и нормы командировочных расходов рекомендуется закрепить локальным документом:
Журнал, в котором отражены сведения о командировках персонала по территории Российской Федерации, хранятся в течение пяти лет. Журналы регистрации зарубежных командировок следует хранить не менее десяти лет. О правилах заполнения и визирования регистрационных журналов читайте в статье « которые проверит инспектор. Как оформить подписи и решить другие вопросы». В помощь кадровику - полезная таблица « »: вы узнаете, какие журналы ведутся в обязательном порядке, а какие - в добровольном.
- от 13.10.2008 № 749, определяющее особенности направления работников в командировки;
- от 26.12.2005 № 812, касающееся выплаты суточных при зарубежных командировках работников госучреждений.
Охарактеризуем нововведения.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Использование личного транспорта
Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте - легковом автомобиле или мотоцикле - фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, счета, квитанции и кассовые чеки.
Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
На заметку
Путевой лист - документ в принципе односторонний, не требующий заверения по маршруту следования. Сведения, обычно в нем содержащиеся (в том числе о пройденном пути), могут быть изложены в специальном разделе служебной записки.
Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? - Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).
Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, - скажем, грузового автомобиля или катера, - Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.
Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.
Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.
Нюансы документооборота
Кроме того, из Постановления № 749 (п.п. 6 и 26) исключены требования об оформлении служебного задания и отчета о выполненной работе в командировке, который подлежал согласованию с руководителем структурного подразделения работодателя.
В итоге компании могут отказаться от применения двух документов, для которых обычно применялись унифицированной формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- командировочного удостоверения по ;
- служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.
Тем не менее, в командирующей организации по-прежнему должно быть оформлено в письменной форме решение работодателя о направлении работника в командировку с указанием ее срока и служебного поручения (п. 3 Постановления № 749).
В результате термин «служебное поручение», представленный в Трудовом кодексе РФ (), подкреплен, а термин «служебное задание», по сути его дублирующий, упразднен.
Если же командированный работник использовал для поездки личный транспорт, то формы № Т-10 и № Т-10а заменит служебная записка. Формально срок ее представления Постановлением № 749 не регламентирован. Однако очевидно, что она выступает приложением к авансовому отчету, который по-прежнему должен быть представлен работодателю в 3-дневный срок по возвращении из командировки. Ведь на основании служебной записки будут определены суточные.
Наконец, напомним, что в к документам, косвенно подтверждающими произведенные расходы, отнесен приказ о командировке. Поэтому именно так целесообразно именовать решение работодателя о направлении работника в командировку. А поскольку теперь форма № Т-10а не имеет самостоятельного значения, служебное задание (оно же «поручение») можно охарактеризовать непосредственно в таком приказе. В итоге приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку по унифицированным формам № Т-9 и № Т-9а также придется привести в соответствие с новой редакцией Постановления № 749. Причем указание в названных формах цели командировки тоже утратило под собой актуальность.
Примечательно, что в общем случае согласие работника на командировку не требуется. Подробности - в пункте 14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». А вот довести распоряжение о командировке до сведения работника под роспись необходимо («с приказом ознакомлен»).
Впрочем, на добровольной основе компании могут сохранить документальное . Неблагоприятных последствий это не повлечет.
А в целом нужно констатировать, что документооборот по командировкам стал менее регламентироваться со стороны государства. Что само по себе радует.
Е.Ю. Диркова , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»
Слухи об отмене оплаты командировочных затрат периодически будоражат общественное мнение. Давайте разберемся. Действительно ли возможна отмена командировочных расходов и насколько это законно?
С 8 января 2015 года, направляя подчинённого сотрудника в служебную поездку, работодатель не обязан соблюдать необходимую ранее процедуру оформления командировочного удостоверения. Помимо того, законодательством отменено обязательное составление и других документов - служебного задания и отчета о выполненной работе вернувшегося из командировки сотрудника.
Такие изменения зафиксированы в Постановлении правительства РФ № 1595 от 29.12.14, вступившего в силу в вышеуказанную дату (в народе - закон об отмене командировочных). Основанием отправки работника в служебную поездку является решение его работодателя. Данный документ, как и раньше, должен фиксировать сроки такой командировки. Но необходимости в составлении служебного задания больше нет.
Отмена командировочных удостоверений: постановление и его последствия
Новые правила гласят: подсчитывать сроки (фактические), в которые работник находился в командировке, можно и нужно по предоставленным им по возвращении проездным документам.
В случае отбытия его туда посредством личного транспорта указанием фактического срока нахождения в месте назначения командированный обязан озаботиться при составлении служебной записки. Подает ее он с приложением документов, способных подтвердить передвижение на указанном транспорте (речь может идти о путевом листе, квитанциях, счетах и кассовых чеках).
Вернувшись из служебной поездки, в трехдневный срок командированный должен предъявить составленный им авансовый отчет с приложением документов об аренде помещения и фактически понесенных расходах. Отчёт о проделанной работе составлять больше не требуется. Но никакой отмены командировочных выплат не предполагается.
Нововведения вызвали некоторое недоумение в среде работников бухгалтерских служб. Возникающие вопросы касались возможных проблем с официальным утверждением командировочных расходов в случае отказа от вышеупомянутых документов. Также непонятно было, что делать с освобождением от НДФЛ.
Итак, в свете всего этого стоит взглянуть на проблему более внимательно и определиться, стоит или нет продолжать выписывание командировочных удостоверений. Этот вопрос актуален для руководства и бухгалтерских служб. Рядовым же сотрудникам беспокоиться не о чем - отмену командировочных расходов (точнее, их возмещения конкретному работнику) никто не планирует.
Немного о сути дела
Любая из служебных командировок чревата множеством расходов, требующих возмещения. Чтобы учесть и осуществить данные предполагаемые выплаты, бухгалтерия требует их документального подтверждения. Как уже было сказано, ранее в составе обязательных к предъявлению бумаг числились командировочные удостоверения и служебные задания совместно с отчетами о выполненной работе. Но с указанной даты (8 января 2015 года) постановление об отмене командировочных удостоверений ликвидировало необходимость их оформления.
Таким образом, в числе таковых остался лишь приказ, направляющий подчиненного в служебную поездку. В данном документе должен быть оговорен срок командировки и ее цель.
Как распорядиться проездными документами
Их задача теперь - подтвердить фактический срок нахождения сотрудника по месту командировки. Предъявить таковые он должен по возвращении. Например, если служебная поездка связана с авиаперелетом, то даты начала и окончания будут установлены с предъявлением билетов на самолет.
Когда же сотрудник отправляется в путь на собственной автомашине, возвращаясь, он составляет служебную записку с указанием дат убытия-прибытия. Что в данном случае может подтвердить указанную там информацию? Такими свидетельствами послужат чеки на бензин со станции автозаправки, квитанции на оплату парковочных мест и т. п.
Если вдруг какие-то из данных документов окажутся утерянными, отмена командировочных выплат совсем не обязательна. Работодатель может сделать дополнительный запрос в транспортную организацию с целью подтверждения факта поездки. Командировочное удостоверение больше не служит определяющим фактором.
Оформляем расходы документально
Согласно части первой ТК РФ, список расходов, которые работодатель обязан возместить командированному сотруднику, состоит из затрат на проезд, аренду жилья и суточных. С точки зрения бухгалтерского учета, в случае успешного подтверждения соответствующими документами облагать командировочные расходы НДФЛ не положено. Данная норма зафиксирована в 217-й статье НК РФ. При отсутствии подтверждающих документов НДФЛ придётся начислять.
Прямого требования об обязательном предъявлении упомянутого удостоверения НК не содержит. Даже до момента отмены командировочных удостоверений в случае споров и судебных разбирательств арбитраж приходил к выводам, что отсутствие такового не влечет за собой автоматического налогообложения. Тем более теперь - риск относительно НДФЛ совершенно отсутствует.
О страховых взносах
Аналогичная ситуация - со страховыми взносами. Установленные официально расходы (суточные, на аренду жилья и проезд) страховыми взносами не облагают. Здесь точно так же соблюдается предъявления подтверждающих документов.
Если до 2015 года удостоверение рассматривалось в качестве обязательного приложения при составлении авансового отчета, то при его отсутствии, согласно письму Роструда № 17-4/1647 от 2013 года, страховые взносы подлежали начислению. Теперь, после отмены командировочных удостоверений, это основание утрачено, и поданный без них авансовый отчет не считается нарушением.
О налоге на прибыль
Согласно нормам бухгалтерского учета, к составу прочих расходов, имеющих место в процессе производства и реализации, причисляются те из затрат организации, которые связаны с отправкой сотрудников в служебные командировки. Это делается при расчете налога на прибыль. Оформляется соответствующая проводка на ту дату, на которую утвержден авансовый отчет. Как и в указанных выше случаях - при документально подтвержденных затратах. Причём оформление обязано соответствовать законодательным нормативам Российской Федерации.
Ситуация подобна описанной ранее для страховых взносов. Официально прежде считалось, что отсутствие командировочного удостоверения автоматически исключает данные затраты из состава расходов. Но в сложившейся ситуации (отмена командировочных документов "лишнего" характера) о подобном подходе речи уже не идет.
Много не тратить!
Затраты, связанные со служебными поездками, должны быть обоснованы с экономической точки зрения. Задача их - принести прибыль организации. Указанная в приказе цель командировки, будучи связанной с коммерческой деятельностью, должна подразумевать экономически обоснованные командировочные расходы.
Даже раньше налоговиками часто высказывалось мнение о необходимости наличия приказа о соответствующем направлении в поездку сотрудника. Отмена командировочных удостоверений не несет в себе никаких потенциальных проблем и в этом плане, т. к. функции их аналогичны.
А можно ли продолжать оформление командировочных удостоверений?
В принципе, это не запрещается. Нигде законодательно не прописана обязательная отмена командировочных удостоверений. Если они вместе со служебными заданиями удобны работодателю в целях внутреннего учета, он имеет полное право заниматься и в дальнейшем их составлением. Но засвидетельствовать деловую поездку благодаря лишь одному удостоверению больше не получится. Повторим - само по себе, без прилагаемых билетов, приказа и т. п., оно никак не сможет служить подтверждением командировочных расходов и права на освобождение от взносов и НДФЛ.
Как фиксируется новая форма командировочной документации
Согласно общим правилам, работодатель рядом внутренних определяет все моменты, касающиеся размера и порядка возмещения расходов командированным сотрудникам. Таким правом наделяет его статья № 168 ТК РФ. Стандартным ходом является утверждение с подобной целью документа, именуемого Положением о командировках. Если в связи с нововведениями в компании решили прекратить использование удостоверений, данный акт потребуется соответствующим образом изменить с ознакомлением под подпись всех сотрудников.
Какие изменения потребуется внести в упомянутый нормативный акт?
1. В нём больше не должны упоминаться служебные задания, а в связи с отменой командировочных удостоверений из документа следует убрать данное понятие.
2. Должен быть прописан пункт об определении цели и срока командировки в приказе.
3. Отдельным пунктом следует закрепить необходимость предоставления работником служебной записки с подтверждающими документами в случае поездки на личном транспорте.
Информацию о выбытии командированного следует отражать в журнале специальной формы № 739н, которая была принята по приказу Минздравсоцразвития в сентябре 2009 года. Подобный журнал имеет отдельную графу, прежде предназначенную для внесения номера командировочного удостоверения и срока, на который оно выписывалось. В новых условиях заполнение такой графы не обязательно. Если там будет стоять прочерк или вовсе ничего, нарушением считаться это не будет.
Возможна ли отмена командировочных суточных?
Как известно, во время командировки работник обеспечивается средним заработком, а также суточными, выплачиваемыми за каждый из календарных дней командировки. Под последним понятием подразумеваются те дополнительные расходы, которые он несет из-за пребывания вне постоянного места жительства.
Ожидалось, что с 1 января 2016 года выплату суточных отменят. Но данного события так и не произошло. 168-я статья ТК РФ зафиксировала обязательное возмещение работнику дополнительных, связанных с проживанием вне своего ПМЖ расходов при направлении в служебную поездку. То есть отмена командировочных суточных означала бы нарушение трудового законодательства.
Размер их определяется самостоятельно в каждой организации. Эта сумма должна быть закреплена в тех нормативных локальных актах, которые касаются служебных поездок (например, в Положении о командировках). Согласно закону, обложению НДФЛ не подлежит максимальный их размер, равный 700 руб. в пределах территории нашей страны и 2500 руб. при поездках за рубеж. Это означает, что в случае установления распоряжением руководства суточных, скажем, в 1000 руб. НДФЛ придётся уплатить с суммы, превышающей 700 руб. - то есть 300 руб.
За какие дни положено возмещение
Возмещают их за все дни командировки, включая праздничные и выходные. Сюда же входят и те дни, что сотрудник находится в дороге или в ситуации вынужденной остановки. Если командировка однодневная, то по России выплачивать суточные не обязательно. Впрочем, никто не запрещает работодателю локальным актом предусмотреть аналогичную компенсацию и в данном случае.
Лимита подобных выплат как такового в случае если организация коммерческая, не существует. Законодательно закреплены лишь указанные выше суммы (700 и 2500 руб. соответственно), не подлежащие налогообложению. Подсчет дней, за которые положено данное возмещение работнику, делается теперь согласно общему правилу и в соответствии со служебной запиской.
С января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Законодатель посчитал, что нет смысла указывать цель служебной поездки в каких-либо иных документах кроме приказа о направлении в командировку.
Из этой статьи вы узнаете:
- как отмена служебного задания отразится на документообороте при направлении в командировку;
- какими документами подтвердить командировочные расходы в связи с тем, что отменили служебное задание в командировке;
- можно ли оформлять командировку в 2015 году по старым правилам.
Отмена служебных заданий на командировку
До 2015 года служебное задание оформлялось каждому работнику, который направлялся в командировку. В служебном задании в краткой форме излагались задачи предстоящей служебной поездки (например, проведение переговоров, заключение партнерского соглашения и т. д.). Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении были одними из важных первичных документов, которые позволяли компании подтвердить командировочные расходы. В связи с этим много внимания уделялось правильности их заполнения.
Отмена служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполнении служебного задания должна была упростить документооборот при направлении работника командировку. Действительно, отмена служебных заданий на командировку уменьшила количество оформляемых документов. С другой стороны командировочное удостоверение и служебное задание позволяли достоверно определить время нахождения сотрудника в командировке, ведь принимающая сторона фиксировала в командировочном удостоверении фактическое время прибытия и убытия (окончание работ) сотрудника. В связи с этим отмена служебного задания и командировочного удостоверения была скептически воспринята многими кадровиками.
Можно ли оформлять командировку по-старому, ведь служебное задание отменили?
Да, можно. Несмотря на то, что с 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания, работодатель вправе использовать эти документы при направлении сотрудников в командировку. Однако для этого потребуется закрепить этот порядок в соответствующем локальном акте организации, например в Положении о командировках (образец ).
Образец
|
Общество с ограниченной ответственностью «Кактус» УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ 3.1. Работник направляется в служебную командировку на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, составленной на имя руководителя организации. |
Служебное задание отменили: как теперь подтвердить командировочные расходы
Отмена служебного задания никак не отразилась на порядке подтверждения командировочных расходов. Даже до того, как служебное задание отменили, для подтверждения командировочных расходов требовались:
- авансовый отчет об израсходованных суммах:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилья;
- документы о расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных командировочных расходах;
- отчет о выполненной в командировке работе.
С 2015 года в числе документов, подтверждающих командировочные расходы, оставлены только авансовый отчет и документы о найме жилья и расходах на проезд (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Работник должен предоставить эти документы работодателю в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Авансовый отчет заполняется строго по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. В качестве документов, подтверждающих командировочные расходы, могут выступать чеки, квитанции, путевые листы, счета и т. д.
Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году? Форму отменили, но применять ее не запретили, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.
Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.
В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.
В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.
Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения
Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:
- сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
- предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.
В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.
Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.
