Счет на оплату — это документ, на основании которого компания или ИП оплачивает товары, услуги, работы. По счету может как вноситься аванс, так и осуществляться постоплата. Счет не является обязательным документом для осуществления расчетов между хозяйствующими субъектами.

Форма бланка для выставления счета на оплату для ООО законодательно не регламентирована, так же как и порядок его выставления. В связи с этим продавцы вправе разработать форму самостоятельно и использовать свой шаблон или выставлять счета в свободной форме.

Тем не менее по правилам делового оборота чуть ли не каждая сделка купли-продажи сопровождается выставлением счета. Выписывая счет, продавец как бы напоминает покупателю: «Я жду оплату на такую-то сумму за такой-то товар».

Особая важность счета заключается в том, что он может служить офертой, когда договор не заключается. В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет является офертой, если в нем указаны существенные условия сделки. Когда покупатель оплачивает счет, он тем самым акцептует его, т. е. соглашается с условиями покупки. Счет, оформленный как оферта, после оплаты будет являться документом, который свидетельствует о заключении сделки между продавцом и покупателем даже тогда, когда договор между ними не заключался (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Обязательные реквизиты бланка, служащего для счета на оплату

Итак, унифицированной формы бланка счета на оплату не установлено. Также к такому документу не предъявляются требования п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ о содержании обязательных реквизитов. Кроме того, сам факт выставления счета еще не является финансовым событием, т. к. счет может быть перевыставлен или не оплачен. Однако для того, чтобы покупатель смог правильно оплатить счет, в нем обязательно следует указать:

• наименование и ИНН поставщика;
• платежные реквизиты поставщика;
• наименование и ИНН покупателя.

Без указания этих реквизитов покупатель просто не сможет совершить платеж.

Также продавец может указать в счете и дополнительные реквизиты. Об этом мы поговорим далее.

Дополнительные реквизиты счета. Счет с НДС или без НДС

Дополнительно в счете можно указать:

• Номер и дату — эти реквизиты помогут продавцу не запутаться в расчетах и правильно идентифицировать платеж.
• Основание платежа — наименование товара (работ, услуг), количество, цену и стоимость. Основание платежа указывается для того, чтобы покупатель перед оплатой знал, за что он платит, какое количество товара покупает и по какой цене.
• Ставку и сумму НДС. В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах сумма НДС плательщиками налога должна указываться отдельной строкой. Обычно эта информация располагается в конце табличной части счета. Соответственно, неплательщики НДС или лица, пользующиеся льготой по налогу, в счетах указывают: «Без НДС».
• Адрес и телефон продавца.
• Другие реквизиты.

Продавец для удобства и привлечения клиентов может указать в счете свой адрес, телефон или другую информацию (часы работы отдела доставки, схему подъезда).

Также в счете можно прописать срок его действия. Срок важен особенно для счетов, выставленных в иностранной валюте или зависящих от ее курса. Часто в нижней части счета можно увидеть: «Счет действителен 10 дней». Это означает, что если покупатель оплатил счет спустя это время, то продавец может отказать в поставке товара или оказании услуги (выполнении работы), т. к. по какой-то причине могла измениться цена или товара не осталось на складе.

Без подписи руководителя и бухгалтера, а также печати счет будет действителен, если политикой компании предусмотрена такая форма счета.

Счет — это первичка или нет?

Многие спорят и ошибочно утверждают, что в счете обязательно должны присутствовать подпись руководителя и печать компании, т. к. счет — это первичный документ.

Давайте вместе разберемся, является счет первичкой или нет. С принятием закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать перестала быть обязательной к применению.

Многие крупные компании не производят оплату даже по заключенным договорам без получения счета. Дело в том, что отделу, отвечающему за оплату по договорам и бездоговорным поставкам, удобнее производить оплату по счету: в счете всегда указаны действительные платежные реквизиты продавца; оригинал счета прикладывается к заявке на оплату или хранится вместе с платежными поручениями.

То есть фактически мы признаем, что счет — это первичный документ. Но это не так. На поставку товара, оказанные услуги и выполненные работы уже выписывается первичный документ — товарная накладная, акт и т. п., который документально подтверждает действительность сделки и факт исполнения договора, а значит, возникновение обязательства по оплате товара (работ, услуг). Оплату по сделке можно произвести и на основании накладной, акта или договора.

Согласно бухгалтерской и юридической терминологии, счет – это документ, согласовывающий с руководством оплату по безналичному или наличному расчету. Рассмотрим порядок выставления счета, информацию, которая указывается в этом документе и правила его оформления.

Когда необходимо выставлять счет

Наше законодательство не запрещает совершать сделки без счета. Поэтому, если условия договора о сотрудничестве между контрагентами не обязывают продавца выставлять счет на оплату, этот документ можно не оформлять. В данном случае покупатель оплатит товар или услугу на основании договоренности. Но бывают ситуации, когда без счета не обойтись. Чаще всего необходимость в этом документе возникает, когда покупатель должен перечислить продавцу сумму, которая изначально не определена. Например, счет обычно выставляется при оплате услуг связи, т.к. в договорах этой категории точная сумма оплаты заранее не прописывается.

Кроме того, счет-фактура должен быть выставлен в тех случаях, когда организация совершает операции, подлежащие налогообложению , а также в ряде других ситуаций, прописанных законодательством.

Данный счет покупателю (заказчику) выставляется:

• организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
• организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
• организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).

Предназначение счета

Удобно и быстро работать со счетами, актами и накладными в сервисе Моё дело можно заполнять счета, акты и накладные онлайн.

Основное предназначение счета проявляется в ускорении расчета между контрагентами сотрудничества. Счет можно рассматривать как документированное предварительное соглашение, в котором продавец назначает цену за свой товар (услугу), после чего покупатель производит оплату. Как правило, в таких случаях счет оформляется в единственном экземпляре.

В финансовой сфере счет-фактура относится к категории хозяйственных документов, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками НДС. Как правило, счет выставляется продавцом (исполнителем) после продажи товара или услуг. Кроме того, этот документ может использоваться для подтверждения оплаты НДС и акцизного сбора. Иногда счет используется для информирования покупателя о стране-производителе товара, передачи сведений о номере таможенной декларации и т.д. Чтобы документ мог считаться основанием для НДС с покупателя, он должен выписываться по строго установленной форме и оформляться в двух экземплярах.

Выставляется ли счет от физического лица?

Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, они не могут выставлять счет. Если у физического лица, совершающего какую-либо сделку, возникла острая необходимость в выставлении счета, можно решить проблему двумя способами:

• оформить /ЗАО/ООО;
• составить договор с организацией на предоставление услуг, на основании которого физическое лицо получит оплату.

Но счет, выставленный напрямую от физического лица, не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

Счет на оплату от ИП или ООО

Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:

• реквизиты юридического лица или ИП (наименование организации, идентификационный код, юридический адрес, правовая форма);
• банковские реквизиты (наименование, адрес, корреспондентский и расчетный счет, БИК);
• коды ( , ОКОНХ).

Указав все необходимые реквизиты, составитель документа должен прописать номер счета, поставить дату и указать наличие или отсутствие НДС. В конце счета ИП или юридическое лицо указывает свою фамилию, инициалы и личную подпись. Согласно правилам, печать можно не ставить.

Чаще всего, счет оформляется в стандартных офисных программах – Word или Excel, в которых можно создать шаблон, чтобы вносить в него необходимые данные. Также существуют специальные программы для формирования счетов, в которых предусмотрен ряд дополнительных функций: автоматический учет совершенных сделок, отслеживание оплаты, устранение возможных ошибок и т.д.

Как выставить счет на английском языке

В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

• имя и контакты продавца;
• исходящий и входящий номер;
• контактные данные покупателя (заказчика);
• данные о компании;
• вид налогообложения;
• дата покупки/отсылки товара;
• номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
• информация о налогах;
• информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
• условия возврата товара;
• дата выписки;

Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

Распространенные ошибки при составлении счета

В процессе составления и оформления счета чаще всего допускаются следующие ошибки:

1. Отсутствие расшифровки подписи

Без расшифровки подписи уполномоченных лиц документ может быть признан недействительным. Если счет оформляется в электронном виде, то расшифровывать подпись не нужно, т.к. все необходимые сведения уже содержатся в электронной подписи.

2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры

Многие путают понятия «дата составления» и «дата выставления» счета-фактуры. В пункте 3 статьи 168 НК РФ эти термины не расшифровываются. Закон лишь указывает, что счет-фактуру нужно выставить не позже 5 дней с момента отгрузки товара. Кроме того, в реквизитах стандартной формы документа используется всего одна дата, которая одновременно выступает, как дата составления и дата выставления счета.

3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС

4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты

Это может произойти в тех случаях, если документ исправлялся, и конечный вариант не был сохранен. Если в экземплярах одного счета-фактуры указаны разные даты, документ не может считаться доказательством сделки.
Кроме того, при составлении счета часто допускаются ошибки в оформлении «шапки» документа. Например, может быть указана неправильная информация в наименовании продавца или покупателя, в их адресах, ИНН и т.д., из-за чего документ будет признан недействительным.
Чтобы исправить ошибку в счете-фактуре, неверный показатель следует зачеркнуть, вписать правильные данные, после чего отметить дату изменения документа, поставить подпись и печать предприятия. Обратите внимание, что вносить изменение в этот документ имеет право только организация, выписавшая счет.

Сегодня счет является обычным документом, который служит основанием для согласования с руководством оплаты по безналичному/наличному расчету.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота. Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

• организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
• организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
• организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Зачем нужен счет

Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует . Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

Можно ли выставить счет от физического лица?

Поскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна .

Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги. Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

Счет на оплату от ИП или ООО

Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт . Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее:

• реквизиты ИП или юридического лица (идентификационный код, название организации, ее правовая форма и юридический адрес);
• реквизиты обслуживающего банка (наименование, адрес, расчетный и корреспондентский счета, БИК);
• коды (ОКПО, ОКОНХ).

После указания ИП своих реквизитов и реквизитов покупателя, проставляется номер счета и дата его формирования и указывается наличие или отсутствие НДС. В конце документа ИП необходимо указать фамилию, инициалы и поставить подпись. Печать ставить не обязательно.

Чаще всего счет создается в стандартной офисной программе Excel или Word: там необходимо сделать шаблон, в который в дальнейшем будут вноситься данные.

Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета. К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности. Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет.

На следующем видео — выписка счета в программе 1С 8.2:

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

• исходящий и входящий собственный номер;
• имя, контактные данные продавца;
• сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
• дату выписки;
• данные о компании и налогообложении;
• дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
• номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
• итоговая сумма;
• платежные условия;
• и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

• Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
• Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры — в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
  В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
• Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
• На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
• Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
• Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Для того, чтобы покупатель оплатил товар безналичным способом, ему необходимы, в частности, сведения о банковских реквизитах продавца, данные, идентифицирующие продавца (наименование организации, ИНН, КПП), информация о стоимости товара, его наименовании. Счет на оплату – это документ, который содержит все необходимые реквизиты для оплаты безналичным способом. Таким образом, выставление счета на оплату – это сообщение покупателю реквизитов для оплаты, а также факта ожидания от него оплаты.

Обычно счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов. Например, речь идет о договоре поставки с оплатой по безналу. Кроме договора поставки, составляются расчетные документы, первичные документы, транспортные и товаросопроводительные документы. Также, если продавец является плательщиком налога на добавочную стоимость, нужно выдать покупателю счет-фактуру. Для того, чтобы покупатель смог корректно оплатить продавцу приобретенные товары безналичным способом, необходимо выставить счет на оплату. Предоставлять покупателю документы, подтверждающие факт поступления оплаты на расчетный счет организации-продавца, законодательством не предусмотрено.

Выставление счета может вызвать затруднения, так как унифицированной формы данного документа законодательством не утверждено и фактически он разрабатывается компанией самостоятельно. Между тем, стоит учитывать, если выставление счетов используется сторонами, то организация, которая оформляет счет, несет ответственность за его оформление и содержание.

В каком случае может понадобиться перевыставить счет на оплату? В случае если счет будет оформлен ненадлежащим образом, отдел бухгалтерии просто не примет его на оплату, и покупатель попросит переоформить документ – выписать счет на оплату с учетом замечаний. Причиной для перевыставления счета может послужить некорректное указание реквизитов, указание неполной информации (например, забыли указать номер расчетного счета) и т.д. В какой еще ситуации поставщик может получить сообщение: «просим вас выставить счет на оплату»? Случаются ситуации, когда необходимо переадресовать счет на оплату на другое лицо (необходимо помнить, в случае, если обязанность по оплате за одно юрлицо берет другое юрлицо, это должно быть оформлено документально – например, дополнительным соглашением).

Выставить счет на оплату (образец счета на оплату мы приведем в конце статьи) несмотря на то, что по факту они не являются обязательными документами, на практике является частой ситуацией. Целесообразно утвердить некий шаблон для выставления счета, то есть утвердить образец самого документа, правила (последовательность) внесения данных в документ, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.

Как правильно выставить счет на оплату?

Счет на оплату может быть оформлен на фирменном бланке компании, однако это не является обязательным. То, каким будет бланк для выставления счета на оплату услуг, компания вправе определить самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов.

Как правильно выставить счет? Как внешний документ, счет на оплату должен содержать определенные реквизиты, чтобы покупатель мог корректно оплатить счет.

В шапке документа обычно проставляется наименование документа, номер документа и дата, когда он был выставлен. Далее указываются подробные реквизиты продавца (поставщика):

• Полное наименование;
• Адрес компании;
• ИНН и КПП;
• Номер расчетного счета;
• Номер кор.счета;

Затем, чтобы выставить счет (бланк ниже) необходимо заполнить данные покупателя (заказчика):

• Полное наименование компании;
• Адрес;
• ИНН/КПП;

• Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Кроме реквизитов сторон основной информацией в счете является перечень товаров, услуг, за которые поставщик подразумевает получить оплату. Как выставить счет и корректно указать товары, за которые поставщик ожидает оплату? Информация о товаре или предоставляемых услугах обычно оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих колонок:

• Порядковый номер;
• Наименование товара, описание оказанных услуг – то, за что осуществляется оплата по счету;
• Единица измерения (если счет выставляется на оплату за предоставленные услуги, в данной графе можно поставить прочерк);
• Количество;
• Цена за одну единицу измерения;
• Общая стоимость товара (то есть цена за единицу измерения умноженная на количество товара);

Под таблицей подводится итоговая стоимость, которую должен оплатить покупатель, может быть выделен НДС и сумма с учетом НДС. Если продавец является плательщиком НДС, то на сумму продаваемых товаров он должен начислить НДС. Соответственно, и в счете НДС тоже должен быть указан отдельной строкой. Если счет выставляется без НДС, то в счете так и указывается – «Без НДС».

Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой. Проставление печати не является обязательным.

Как выставить счет на оплату: оформление документации по сделке, разница между ИП и ООО + перечень критериев правильного счета.

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату , есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
4. Описание предмета соглашения (детальное).
5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 )

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО .

Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

В предыдущей графе или таблице надо указать количество , если случай того требует (не все можно измерить количественно).

Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату , как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту