Бланк акта приема передачи товара образец. Акт приема-передачи товара — гарантия ли сделки? Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаях

Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.

Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:

в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.

В каких случаях составляется

Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:

Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.

Юридические особенности

Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:

продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.

Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:

Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.

Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.

Кто может подписать

Такой документ составляется между любыми сторонами:

двумя частными гражданами;
частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
двумя юридическими лицами.

Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:

Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.

Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).

Какие сведения обязательно отражаются в документе

Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:

название, дата и место оформления акта;
реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
количество экземпляров каждого вида товара;
наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
подписи, расшифровки подписей, печати.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.

Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты

Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:

сведения о сторонах;
сведения о товаре;
даты, ФИО, наименования организаций, подписи.

Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.

Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
поступление товара без документов;
передача материальных ценностей на ответственное хранение;
передача активов по договору комиссии;
передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
место составления;
дата составления;
информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
ссылка на предмет, номер и дату договора;
полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
подписи ответственных лиц;
печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
отсутствует расхождение по качеству и количеству;
доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).

Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты :

Наименование, дата и место оформления данного акта
Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Если вы хотите защитить себя от неприятностей при передаче частному лицу или организации каких-либо ценностей или документов, то заполняйте акт приема-передачи имущества.Этот документ поможет вам при возникновении форс-мажорных ситуаций и может стать доказательством в суде в случае, если вторая сторона будет утверждать, что товары не передавались или передавались не в том количестве. Основанием для составления акта является договор, он может заключаться между двумя частными лицами либо внутри организации (к примеру, при увольнении сотрудника, ликвидации отдела или перевода рабочего из одного подразделения во второе).

Нюансы составления

В конце статьи мы приведем единый шаблон акта приема передачи материальных ценностей, но следует понимать, что в зависимости от ситуации данный документ может отличаться по содержанию и правилам составления. К примеру, если планируется передача транспортного средства, то принимающая сторона обязана осмотреть его, указать найденные дефекты и недостатки, внести их в акт, проверить уровень топлива и пр.

Классический акт приема-передачи

Данный документ не является самостоятельным — обычно он составляется как приложение к договору аренды или купли-продажи. Причем акт может заполнять и подписывать одно лицо, а сам договор — второе. Обычно его составляет эксперт, который хорошо разбирается в передаваемых материальных ценностях, а договор подписывают две стороны непосредственно.

Важно: акт следует заполнять не только при передаче товарно-материальных ценностей, но и при их приемке, чтобы избежать конфликтных ситуаций и недопонимания.

Подписав акт приема-передачи товара, сторона, принявшая его, становится ответственной за его сохранность и состояние, а также получает на него определенные права (в случае купли-продажи — полные, в случае аренды — частичные). В случае повреждения или утраты товара или материальных ценностей лицо, подписавшее акт, несет полную ответственность за него согласно с условиями, указанными в договоре. Владелец ТМЦ вправе требовать компенсацию за понесенный ущерб в виде частичной или полной оплаты стоимости матценностей, в том числе и через суд (у него на руках есть все официальные доказательства). Именно поэтому всегда составляйте акт приема-передачи материальных ценностейпри передаче своего имущества стороннему лицу.

Как правильно составляется документ

Акты могут отличаться друг от друга в зависимости от того, на что именно их составляют. Приведем список обязательных пунктов, которые обязательно следует включать в данный документ:

Наименование материальных ценностей, которые передаются от одной стороны сделки ко второй. Если наименований много, то необходимо перечислить их все.
Количество передаваемых материальных ценностей. Заполняя акт приема-передачи оборудования, не ленитесь прописывать его количество числом и прописью — это позволит вам защититься при спорных ситуациях.
Состояние товара или его качество, наличие дефектов (царапин, вмятин, потертостей, разрывов упаковки и пр.).
Стоимость единицы товара и общая стоимость передаваемой партии. Также рекомендуется указывать размер налога на добавленную стоимость, стоимость доставки и прочие расходы.
Отметка о наличии расхождений между декларируемым количеством/качеством товара и его фактическим состоянием.

Внимание: акт заполняется для того, чтобы подтвердить, что товарно-материальные ценности действительно передавались от одной стороны к другой. Данный документ может быть обоснованием при возникновении споров, в том числе и в суде.

Подписание акта приема-передачи подтверждает, что претензий у обеих сторон нет

Как правильно заполнить бланк акта приема-передачи ТМЦ? Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Вместе с представителем передающей стороны детально осмотреть товар, пересчитать его количество, проверить работоспособность (если передается какая-то техника и проверка вообще возможна).
После осмотра необходимо прописать пункт, что расхождений между поступающим и принятым количеством/качеством не выявлено (или расхождения были обнаружены). Если они присутствуют, то обязательно вносятся в текст акта.
В случае наличия расхождений поставщику выносятся письменные претензии (составляется в двух экземплярах, претензии остаются у каждой стороны сделки).
Вносится пункт о том, что товарно-материальные ценности были доставлены заказчику в необходимом количестве без нарушений (или с ними). Данный пункт необходим при передаче товаров, которым нужны особые условия хранения. К примеру, замороженную рыбу привезли не в рефрижераторе, а обычной фурой, в результате чего она подтаяла. Это нужно обязательно указать в бумагах.

Важно: не стесняйтесь описывать выявленные нарушения как можно подробнее, не нужно просто принимать ТМЦ без проверки. Чем полнее вы укажете претензии и недостатки, тем больше у вас шанс выиграть дело в суде или доказать свою правоту при наличии претензий в будущем.

Если в бумагах не указываются претензии, то по умолчанию считается, что обе стороны удовлетворены сделкой, поэтому доказать, что товар был бракованный или ненадлежащего качества, будет практически невозможно. Это касается любых передаваемых вещей, а не только товаров. К примеру, составляя акт приема-передачи квартиры при продажеее застройщиком, вы вправе вписать обнаруженные недостатки в документ и потребовать их устранения. Часто люди игнорируют этот шаг, радуясь приобретению жилья, и впоследствии делают ремонт за свои средства, хотя это входит в обязанности подрядчика.

Некоторые нюансы заполнения

Напомним, что форма акта приема-передачиТМЦ является свободной, поэтому при необходимости в нее можно включать дополнительные пункты. При необходимости в нее вносится следующее:

Адрес места, в котором происходит передача и получение товара.
Условия приемки-передачи.
Расхождения в количестве, качестве, характеристиках ТМЦ.
ФИО и должности тех, кто заполнял бумаги, принимал или сдавал товарные ценности.

Данный документ заполняется в 2-х экземплярах. Он подписывается двумя сторонами после проведения проверки или осмотра товара.

Когда организация получает от контрагента товары, имущество в аренду или предоставляет его в залог, нужен акт приема-передачи. Документ подтвердит, что одна сторона отдала, а вторая получила указанные объекты. Скачивайте образцы актов из приложения к статье.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Читайте в нашей статье:

Образцы актов приема-передачи

Многие сделки связаны с передачей и получением тех или иных материальных ценностей. Например, по договору поставки покупатель получает от продавца товары, оборудование или иную продукцию. По договору аренды арендатор получает от арендодателя движимое или недвижимое имущество. По договору залога компания-залогодатель передает залогодержателю предмет залога. В сделке по подряду заказчик передает подрядчику стройплощадку для проведения работ. Помимо договора и других документов, оформляют соответствующий акт. В акте приема-передачи фиксируют получение имущества одной из сторон сделки от другой стороны.

По такому акту передают не только имущество, но и документы. Оформление акта на документы происходит сходным образом, что и оформление акта приема-передачи имущества. Воспользуйтесь образцами некоторых актов.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Акт приемки-передачи: что важно отметить в документе

Назначение документа - зафиксировать факт передачи имущества от одного лица другому лицу. Поэтому, несмотря на различия в договорах, к которым требуются такие акты, есть общие черты. Рассмотрим подробнее, что нужно указать в акте приема-передачи товара или иного имущества.

Акт составляют, когда покупатель (арендатор) убедился, что ему предоставляют качественный товар или объект аренды в надлежащем состоянии. Проверку состояния имущества нужно провести до того, как оформят акт. У покупателя (арендатора) есть возможность заявить о недостатках, которые были обнаружены позже. Но он со своей стороны должен выполнить условия проверки имущества, которые присутствуют в договоре или в законе. Например, в соглашении о поставке обычно подробно перечисляют, что покупатель должен сделать в ходе приемки.

Проверьте, по какой форме следует составлять акт приемки-передачи имущества

В зависимости от характера сделки у акта приемки-передачи может быть утвержденная форма. Например, в поставке нередко используют форму ТОРГ-1. Однако контрагенты могут применить иную форму, если это указали в договоре. Чтобы суд принял акт как доказательство, проследите за корректностью его составления. В ряде случаев акт нужно составить по утвержденному образцу. Если такого образца нет, в акте обязательно должны быть реквизиты, которые законодатель указал в ч. 2 ст. 9 закона о бухучете . Иначе этот документ не удастся использовать для защиты прав.

В акте приемки-передачи товара или иного имущества обязательно должны быть:

Название документа. Например, «акт приема-передачи товара», «акт приема-передачи движимого имущества» и т. д.
Ссылку на договор, в рамках которого один участник сделки передает имущество другому. Из документа должно быть ясно, во исполнение какого обязательства передали имущество. Необходимо перечислить реквизиты договора, а также конкретные пункты, в которых сказано об обязанности продавца (арендодателя и т. д.) передать данные объекты.
Дату и место составления акта.
Какое именно имущество передают. В этой части документа необходимо перечислить индивидуальные признаки имущества. Если это товары - все характеристики товара (серии, номера, модели, наименования и т. д.), количество и стоимость. Если речь идет об аренде автомобиля, все технические характеристики транспортного средства и т. д.
Адреса и реквизиты сторон сделки. Здесь указывают полные наименования компаний, их ИНН, ОГРН, адреса места нахождения, банковские данные.
Данные об ответственных лицах: ФИО и должности.
Подписи сторон. Акт приема-передачи имущества - двусторонний документ. Перед подписанием акта нужно убедиться, что со стороны контрагента действует уполномоченное лицо. Иначе потом могут возникнуть проблемы, если недобросовестный контрагент откажется признавать сделку.

В одном споре поставщик проиграл дело, так как составил акты приема-передачи не по форме. В частности, в них не было подписи и печати ответчика. Кассация отказала в удовлетворении жалобы истца ().