Совсем скоро специалисты по кадрам должны будут вести главные документы о стаже работников - трудовые книжки - по новым правилам. Минтруд России вынес соответствующие нормативно-правовые акты на общественное обсуждение. Чиновники смягчают требования к заполнению и учету трудовых книжек, что может говорить о скором переходе на их электронный вариант.

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Рассмотрим новый порядок и приведем образцы заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении сотрудника.

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Обсудим далее заполнение трудовых книжек в 2017 году. Образцы, новые правила внесения записей в трудовые книжки приведем ниже.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Они утверждены приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Теперь в трудовой книжке нужно ставить печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении.

Так вот, с 27 ноября 2016 года печать ставится в трудовых книжках только при наличии. Если же в вашей фирме нет печати, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати в трудовой книжке смотрите ниже.

Еще по этой теме:

• Когда заполнить трудовую книжку сотрудника на испытательном сроке

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Если работодатель оформляет новую трудовую книжку на сотрудника, ему следует заполнить в ней титульный лист. Оформить книжку надо в течение недели со дня, как принят сотрудник на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году должно вестись перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).

На титульном листе указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения следует указать на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

А образование, профессия и специальность вписывается согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже. Поля, которые заполнил кадровик, выделены синим цветом.

Как внести запись в трудовой книжке о приме на работу в 2017 году

Запись в трудовой книжке о приеме на работу надо вносить на основании приказа директора о приеме сотрудника. Все записи следует делать без сокращений.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо указать полное и сокращенное название организации. Вместо записи можно поставить штамп, если на нем стоит полное и сокращенное наименование фирмы.

Порядковый номер ставится в графе 1, а дата приема на работу – в графе 2. В графе 3 нужно указать, что сотрудник принят в организацию с названием должности, профессии или квалификации. В графе 4 следует поставьте слово «Приказ» и реквизиты приказа о приеме на работу.

Заверять подписью и печатью запись о приеме не нужно. Образец записи о приеме на работу смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении сотрудника

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2017 году делаются на основании приказа руководителя об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата расторжения трудового договора.

В графе 3 будет основание и причина прекращения трудового договора. Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам из Трудового кодекса, причем без сокращений.

В графе 4 пишется слово «Приказ» и реквизиты приказа об увольнении также без сокращений.

Запись заверяется подписью руководителя организации или должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также надо попросить работника расписаться под записью. Затем поставить печать организации, если она есть.

Образец записи об увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Подготовленные листы нумеруются и сшиваются, опечатать нитки наклейкой из прямоугольника бумаги размером примерно 4 - 6 см., ставится отметка «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью » и указывается количество листов. Также проставляется дата и подпись (с расшифровкой) того лица, которое заверило документ.

Сначала копируется каждый разворот книжки - на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия » проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Новые правила заверения трудовых книжек 2018

Копии кадровых документов, заверяются согласно ГОСТ Р 6., в том числе трудовых книжек С января 2018 года. Электронные трудовые книжки. Россиян переведут на электронные трудовые, я надеюсь, с 1 января 2018 года. Это уже не первая попытка чиновников перевести трудовые книжки в. С 2018 года;. Анонс новостей 2018 года. Изначально планировалось. На 1 июля 2018 года,. В России переход на электронные трудовые книжки может состояться с 1 января 2019 года, с 1. Применять новые. Россиян переведут на электронные трудовые, с 1 января 2018 года., я надеюсь 2 июн 2017. То с 1 июля 2018 года поставьте. Новые правила. Трудовые.

Новые трудовые книжки 2018 года. Чтобы ксерокопия2 июн 2017. Ru Россиян переведут на электронные. Отмена трудовых книжек поэтапно начнется с 1 января 2018 года, нюансах перехода на электронную систему., а обо всех правилах 5 июн 2017. Году, наемным работникам придется столкнуться с новыми5 июн 2017., так, однако при этом как работодателям, все эти пережитки советского прошлого канут в лету С 1 июля 2017 года вступили в силу новые. С 1 января 2004 года введены. Новые трудовые книжки 2018 года. Электронные трудовые книжки в 2018. С 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки. Музыка i новая 2018 года. Россиян переведут на электронные трудовые книжки уже со следующего года. К примеру, работник выходит на пенсию, просит копию книжки для ПФР.

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2018

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

С 1 июля 2018 года законодатель изменяет правила заверения копий трудовых книжек. Если работодатель ошибется в оформлении, копия трудовой не будет действительна. Рассмотрим, какие требования действовали и какие требования будут действовать к копиям трудовой с 1 июля.

Все страницы копии обычно заверяли печатью организации. Работодатель должен был проставить печать в копии трудовой в том же самом месте, где стоял реквизит «Место печати». Если реквизит отсутствовал на документе, то печать проставляли так, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

Новый порядок заверения документов с 1 июля 2018 года подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек. Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Изменение порядка заверения трудовой книжки с 2018 года

Обычно обязанность по заверению трудовых книжек в организациях (у индивидуальных предпринимателей) возложена на кадровых специалистов. Если же предприятие небольшое, и кадровой службы нет, то трудовые заверяет бухгалтер или секретарь. В микропредприятиях работу по заверению документов может исполнять сам руководитель.

Как будет происходить заверение трудовой книжки 2018. У всех на слуху грядущие изменения в заверении официальных документов. С этого года будет утвержден и введен в действие новый государственный стандарт, устанавливающий порядок оформления документов «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97 – 2016). Расскажем в материале, как будет происходить заверение трудовой книжки с 2018 года.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК). Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно. Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

Правила заполнения и внесения записей в трудовые книжки в 2018 году

При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.

05 Авг 2018 105

В правила заверения трудовых книжек с 2018 года вносятся изменения. Они вступят в силу с 1 июля – вместе с ГОСТом Р 7.0.97-2016, содержащим новые требования к оформлению документов, а действующий сейчас ГОСТ Р 6.30-2003 утратит силу. В отношении удостоверения трудовой книжки сотрудника новшеств немного, но их неприменение со следующего месяца сделают копию документа недействительной.

Неизменные правила оформления

В основном заверение трудовой книжки с 2018 года будет происходить по старым правилам . Если работнику потребуется ее копия, работодатель обязан подготовить ее в трехдневный срок – со дня подачи сотрудником соответствующего письменного заявления. Подобное требование содержится в 62-й статье Трудового кодекса. И там же говорится, что выданная копия книжки должна быть удостоверена надлежащим образом.

Ксерокопия трудовой книжки будет действительна, если при ее заверении работодателем соблюдается ряд предписаний:

1. Копируются все развороты документа, где есть какая-то информация – начиная с самого 1-го (титульного) листа, и заканчивая страницей с последней записью о трудоустройстве владельца книжки. Заверение трудовой книжки с 2018 года не изменило данное правило.
2. Нужна ли копия раздела о награждениях , следует уточнить у сотрудника. Это зависит от того, куда он собирается предоставлять документ. Например, если работник претендует на получение звания «Ветеран труда», информация о поощрениях может подтвердить его право на почетный титул.
3. Затем скопированные страницы документа брошюруются, а на бумажной наклейке (сзади) указывается количество скрепленных листов. На последнем листе копии трудовой делается несколько отметок:

• подтверждение: «Верно»;
• подпись сотрудника, подготовившего копию трудовой книжки (вместе с расшифровкой и указанием должности);
• дата ее оформления
• печать организации-работодателя.

Если документ не сшивается, а выдается на разрозненных листах, каждый из них должен заверяться подобным образом.

Некоторые организации, для которых предоставляется копия трудовой, также требуют указывать, что владелец трудовой книжки продолжает работать в организации, где скопировали документ, но госстандартом такое требование не установлено.

Дополнительная запись

Правила заверения трудовых книжек с 2018 года (с 1-го июля) требуют проставления на их копиях еще одной, дополнительной записи – о месте, где хранится подлинник скопированного документа. После того, как начнет действовать новый ГОСТ, она станет обязательной при изготовлении копий, а в оставшееся до конца июня время делается по желанию лица, ответственного за их оформление.

Новое требование содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В этом же пункте сделано важное замечание: запись о местонахождении оригинала трудовой книжки требуется только в случае, когда ее заверенная копия предоставляется в стороннюю организацию, например, в банк для получения ипотеки. Если документ нужен для «внутреннего пользования», дополнительную отметку делать не надо.

ГОСТ разрешает заверять копии, используя специальные штампы. Также новый стандарт разъясняет, каким образом расшифровывается подпись «оформителя»: вначале пишутся инициалы имени и отчества, а затем полностью прописывается фамилия ответственного лица.

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности человека. В ней прописывается информация о работе лица в настоящее время и предыдущие должности.

Документ нужен при устройстве на работу. По нему работодатель может оценить стаж кандидата и уровень образования, специальность. Также нужна для определения размера выплат при выходе на пенсию.

Чтобы документ был признан действительным, информацию в него нужно вносить в определенном законом порядке. Выделяют особые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году.

Общие сведения

При первичном устройстве на работу человеку нужно иметь в наличии трудовую книжку. Будущий работник может приобрести ее в специализированном киоске. Документ утвержден на основании Постановления Правительства РФ №225, изданного 16 апреля 2003 года. С того момента изменения в форму не вносились.

Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.

Документ заполняется только при осуществлении деятельность на основании трудового договора. Гражданско-правовые соглашения не предусматривают внесение сведений в трудовую книжку.

При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.

Кто ответственен за ведение документа

Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.

Он осуществляет его:

• ведение;
• хранение;
• заполнение.

Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.

Заверение документов производится теми же сотрудниками, которые имеют право на подписание трудовых книжек. Они несут ответственность в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.

Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.

Новые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году претерпели некоторые изменения. Они были внесены на основании Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №588н, изданного 31 октября 2019 года.

В соответствии с измененными требования печать должна ставиться в трудовой книжке только при ее наличии в учреждении. Она проставляется на титульном листе, внутри документа на обложке, если сотрудником была изменена фамилия. Также скрепляется штампом увольнительная запись.

Изменения были внесены в закон 27.11.2016 года. Теперь ставить штамп необходимо, если он официально имеется у организации. При отсутствии печати заверение происходит путем постановки подписи руководства учреждения или лица, который согласно приказу осуществляет ведение трудовой документации.

Детали по разделам

В трудовой книжке выделено три основных раздела:

• раздел с персональной информации о сотруднике;
• сведения о трудоустройстве гражданина и занимаемых им должностях;
• данные о награждениях, осуществляемых в период трудовой деятельности.

В них прописываются определенные сведения о работнике. Первый из них начинается с начальной страницы трудовой – титульного листа.

В разделе отражается:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• уровень образования;
• полученная специальность.

Титульный лист заполняется только подробно, без использования сокращений. Данные заверяются подписью лица в нижней части страницы, а также специалиста, которые внес информацию. Здесь же ставится печать учреждения.

В следующий блок трудовой книжки прописывают сведения о трудовой деятельности лица.

В нем отражены:

• приемы на работу;
• внутренние переводы;
• увольнения.

Последний раздел содержит сведения о награждениях работника.

В нескольких предусмотренных граф прописывают:

• сведения о типе награждения;
• дату поощрения;
• основание;
• подтверждающий правомерность записи документ (номер и дата приказа).

Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.

Вкладыш должен быть вшит в трудовую. Без нее он будет считаться недействительным. Нумерация страниц продолжается с последней цифры, отраженной в самой трудовой. На первом листе вкладыша ставится печать организации.

Как делаются записи

В соответствии с предусмотренными в трудовой книжке разделами вносятся определенные записи. Титульный лист обязателен к заполнению только при приеме сотрудника на работу впервые. Впоследствии указать на нем можно только недостоверные сведения в трудовой, которые делают книжку недействительной.

Особенности имеет раздел, отражающий трудовую деятельность работника. В момент внесения первых данных ставится печать учреждения со всеми реквизитами. При отсутствии штампа данные прописываются от руки.

Информации в графы нужно вносить в определенном порядке:

Первая графа	Содержит порядковый номер записи. Он ставится арабскими цифрами.
Графа «Дата»	Отражается число, месяц и год арабскими цифрами, когда работник был принят на должность или переведен внутренним переводом на нее. Если отмечается увольнение, в эту графу ставится дата окончания трудовой деятельности.
Графа «Сведения о приеме на работу»	Содержит полную информацию о поступлении на работу без сокращений. Важно сослаться на нормы законодательных документов, согласно которым осуществляется прием. Если человек увольняется, то он подписывает соответствующую запись.
Четвертая графа	Отражает основания, согласно которым вносятся сведения. Среди них выделяют приказы руководства, решения, принятые на общем собрании, протоколы заседания совета директором. Помимо самого наименования документа ставится дата его составления и регистрационный номер.

Раздел, отражающий награждения лица, заполняется в аналогичном порядке.

Здесь можно прописывать получение работником:

• почетного звания;
• государственной награды;
• почетной грамоты;
• диплома;
• нагрудного знака.

Стоит помнить, что вносить данные о перечислении денежной премии или передаче ценного подарка в данный раздел не требуется.

При приеме на работу

Важно соблюдать определенный порядок заполнения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу:

• Во вторую графу вносится название учреждения в полном и сокращенном виде. Рядом ставится печать организации.
• Первая графа содержит порядковый номер записи.
• Далее во вторую графу прописывается дата поступления лица на работу.
• Третья графа отражает сведения о том, что сотрудник принят в конкретный отдел на определенную должность.
• Четвертая графа содержит основание для приема: дату и номер приказа.

Если вы совместитель

При осуществлении трудовой деятельности по совместительству запись в трудовой книжке делается по желанию работника. Обязательно вносить сведения в документ не требуется.

Для отражения работы сотрудник должен принести копию трудового договора о совместительстве по месту осуществления основной деятельности. Документ заверяется подписью руководителя и печатью учреждения. Также требуется составить заявление, в котором нужно указать просьбу о внесении данных в трудовую.

При увольнении

В случае увольнения работника для внесения сведений о данном факте необходимо иметь в наличие подтверждающее основание. Таковым является приказ, составленный руководством организации.

Сотрудник отдела кадров должен проставить порядковый номер записи в первой графе. Во вторую вносится дата прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.

Третья графа содержит основания и причину увольнения сотрудника. Важно прописать информацию, используя формулировки из Трудового кодекса РФ. Сокращения в данном разделе не допускаются.

В четвертую графу вносится наименование документа (приказ) с указанием реквизитов. После этого запись заверяется руководством учреждения или сотрудником, который ответственен за заполнение трудовых книжек.

После внесения данных работник расписывается под ними. При наличии печати в учреждении нужно заверить сведения с помощью штампа.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет в соответствии с общими требованиями. При этом внесение сведений в трудовую книжку может быть упрощено.

Выделяют несколько этапов отражения информации в документе:

• в третью графу прописывается наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ИП);
• первая графа содержит порядковый номер записи;
• далее фиксируется дата поступления сотрудника на работу;
• третья графа содержит сведения о приеме, должность работника;
• в четвертой графе ставится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.

Стоит помнить, что физическим лицам запрещено корректировать сведения в трудовой книжке и прописывать новую информацию.

Исправления

Некоторые кадровики допускают ошибки в ходе заполнения трудовых книжек. Исправлять их нужно в определенном порядке, так как зачеркивать сведения запрещено.

Специалисту нужно сделать надпись о недействительности записи. Это является единственным способом законного исправления.

В графе «Сведения о работе» нужно отметить:

• порядковый номер записи;
• дату внесения изменений;
• признание сведений недействительными.

Рядом пишется новая, правильная информация. Последняя колонка содержит подтверждающий исправления документ и его реквизиты.

Оформление дубликата

Работники могут запросить подготовку по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.

Второй экземпляр готовится при:

• утери книжки по вине работника или работодателя;
• нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
• внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
• чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.

На основании письменного заявления сотрудника специалист кадровой службы готовит дубликат. Предоставить его лицу нужно не позднее, чем через 15 дней после его ходатайства. Новый экземпляр должен на титульном листе содержать надпись «Дубликат».

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.