В каком порядке должна осуществляться нумерация трудовых договоров с нового года в организации?

Трудовым законодательством установлено, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Кадровый состав в организации может быть большим, новые работники приходят, старые уходят, соответственно, учет таких документов, как трудовые договоры, не может не вестись. Но как это правильно организовать? Делать нумерацию сплошной с первого работника и на все года существования организации? Или каждый год нумерация должна меняться?

Нумерация трудовых договоров с точки зрения ТК РФ

Статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает содержание трудового договора. Указанная норма закрепляет реквизиты работника и работодателя, которые должны быть отражены в трудовом договоре. Обязательные и дополнительные условия трудового договора. Анализ статьи 57 ТК РФ показывает, что о номере трудового договора в ней не говориться.

Откуда тогда возникает вопрос о необходимости нумерации трудовых договоров? Все просто. Если обратиться к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, то именно там мы и столкнемся с необходимостью присваивать трудовому договору порядковый номер.

В качестве примера форма приказа о прекращении трудового договора

Таким образом, действующим законодательством не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, но при этом она необходима, так как позволяет упорядочить договоры с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификации.

Например, трудовой договор, заключенный в апреле 2018 года может иметь следующую нумерацию:

10/2018; 10-2018; 10/04.2018

Подводя итог

Порядок нумерации на федеральном уровне не установлен. Вместе с тем нумеровать трудовые договоры необходимо. Порядок нумерации можно утвердить локальным нормативным актом, чтобы при смене работника кадров каждый новый сотрудник не вводил собственные правила нумерации.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «

Ни в одном официальном документе не указано, как правильно нумеровать трудовые договоры. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ , номер соглашения с работником не является обязательным условием договора. То есть в принципе кадровик может не ставить номер, и никакое наказание за это не грозит.

Тем не менее, во многих организациях ведутся специальные журналы регистрации трудовых соглашений, и чтобы информация в таких книгах была полной, необходимо нумеровать договоры с работниками. Но поскольку нормативной базы нет, в компании могут быть прописаны свои собственные варианты нумерации.

В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.

Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.

От редакции

Номера трудовых контрактов также можно делать идентичными тем, что на приказах о приеме на работу. В таком случае даже если данные договоров совпадут, даты заключения будут разными. Кроме того, это удобно, потому что их номера будут одинаковыми.

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

• Сначала указывается порядковый номер соглашения;
• Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

• Последовательность изложения от меньшего к большему;
• Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
• Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
• Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Нумерация трудовых договоров в организации производится с целью систематизации документов и облегчения их поиска. О том, право это или обязанность кадровика, и как правильно оформить свои действия, читайте в нашей статье

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательна ли нумерация трудовых договоров

Ни один законодательный акт не содержит положения, которое заставляло бы компанию производить нумерацию трудовых контрактов. Здесь работодатель получает свободу выбора. Но наличие номера позволит систематизировать хранение и облегчить поиск в архиве.

Некоторые разъяснения по этому вопросу содержатся в письме Роструда № 3045-6-0 от 09.08.2007 года. Оно устанавливает рекомендации по наличию подобного реквизита на контракте. При этом доводом приводится наличие поля “номер трудового договора” в унифицированных кадровых документах. Однако, содержание данного письма носит рекомендательный характер и может не учитываться компанией.

Таким образом, нумерация трудовых договоров в организации - это не правило, а возможность для компании. Но это может не только облегчить деятельность кадровой службы, но и позволить избежать дополнительных вопросов проверяющих инстанций. ГИТ всегда запрашивает Журнал регистрации контрактов при проверке.

Нумерация срочных трудовых договоров

Что касается срочных контрактов, если их немного, то можно включать в единый реестр. Но при необходимости срочные трудовые договора могут быть выделены в отдельный Журнал, все зависит от удобства для конкретного кадровика.

При внесении записи о порядковом номере срочного контракта в журнал целесообразно в специальной графе обозначать его срочность и срок, до которого он действует. При использовании стандартного типографского журнала сделать это возможно в графе “Примечания”..

Нумерация дополнительных соглашений

Нумерация дополнительных соглашений производится по аналогии с основными договорами. Законодательство также не регламентирует правила нумерации.

Для более легкой идентификации допсоглашения целесообразно добавить в номер буквенный код “ДС”. Соглашения регистрируются в отдельном Журнале учета.

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда. И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию. Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор. В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

• День/месяц составления;
• Год составления;
• Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Необходимость нумерации трудовых договоров

Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации. Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации. Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).

Как исправить нумерацию в трудовом договоре?

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер. Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон. Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

Нумерация срочных трудовых договоров

Есть работодатели, которые ведут отдельную нумерацию для срочных соглашений. Однако намного проще, если кадровые сотрудники будут продолжать нумеровать соглашения по одному алгоритму вне зависимости от типа документа – срочный или бессрочный. Если есть необходимо все-таки идентифицировать эти две разновидности документов, для срочных можно вписывать букву С. Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с. Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения. Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение. Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру. Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.

Образец приказа о нумерации трудовых договоров

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью. Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме. Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.