В наше время пока нельзя обойтись без бумажной документации. А все бумажные документы должны быть сложены в установленном порядке. А вы знаете как правильно складывать форматы больше, чем А4? Я тоже когда-то не знал...
Времени до конца света остается все меньше и меньше, а у меня еще столько не сделанных дел, ой, извините, отвлекся…сегодня про форматы)))
Как вариант можно обойтись без складывания листов. Взять обычный тубус. Да, тот в котором обычно прячут бутылки с различной жидкостью:) В этом случае вам можно и не читать мою статью. Ну, а у кого нету тубуса, тому придется научиться правильно складывать форматы листов.
А теперь ближе к делу…
Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с ГОСТ 2.501-88 (Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения).
Приняты два способа складывания бумажной документации:
- в папки;
- для непосредственного брошюрования.
Лист должен быть сложен таким образом, чтобы штамп основной надписи располагался на лицевой стороне сложенного листа.
Листы чертежей всех форматов нужно складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.
Листы чертежей должны быть сложены в последовательности, как на картинках ниже.
1 Складывание форматов А0, А1, А2, А3 в папки.
Этот способ более простой по сравнению со следующим. Здесь нужно привести любой формат к формату листа А4. Форматы листов А0хN, А1хN, А2хN, А3хN складываются аналогичным способом.
2 Складывание форматов А0, А1, А2, А3 для непосредственного брошюрования.
Суть этого способа заключается в том, чтобы сложить лист таким образом, чтобы слева осталась область для подшивки чертежа (брошюрования). Первый изгиб выполняется по линии окончания основного штампа (190мм). Слева у нас должен остаться виден боковой штамп (13+7=20мм). Левая вертикальная линия основного штампа должна совпасть с левой вертикальной линией рамки чертежа. Форматы листов А0хN, А1хN, А2хN, А3хN складываются аналогичным способом.
Как всегда все просто и гениально)))
Ой, совсем забыл. Чтобы бутылки не разбились, можно переложить их старыми ненужными чертежами =)
Фразу, «лист бумаги нельзя сложить больше семи раз» можно понимать двояко. Во-первых, в том смысле, что это запрещено или существует какое-то поверье типа, если вы сложите лист бумаги 7 раз — случится несчастье. Об этом нигде нет информации.
Тогда эта фраза прозвучит так: «Невозможно сложить любой лист бумаги больше 7 раз». Становится интересно. И многие начинают пробовать складывать листы бумаги: тетрадный листок, стандартный лист А4, газетные полосы, салфетки. Благо бумага у всех под рукой. И почему же бумагу нельзя сложить больше 7 раз ?
Что получится если сложить бумагу 7 раз?
Уже при сложении в пятый раз начинаешь испытывать проблемы, шестое тоже получается с усилием. Седьмой раз складываем и с трудом и получаем толстый кусок бумажного многослойного «прямоугольника», который далее сложить, пополам никак не удается.
Возникает множество вопросов. Неужели существует такое ограничение? Есть ли предел сложения бумаги пополам? И главное, почему нельзя сложить бумагу больше 7 раз?
Кроме практического способа ответа на этот вопрос, можно объяснить «феномен» теоретически. Попробуем посчитать, сколько слоев в этом куске «неподдающейся бумаги. Сначала был одинарный лист бумаги, затем 2 слоя, потом 4 и так далее. При пятикратном сложении получим уже 32 слоя, 6-кратном 64, 7-кратном — 128!. То есть при восьмом сложении мы должны одновременно согнуть 128 слоя бумаги! Вот в чем дело, количество слоев бумаги растет в геометрической прогрессии. Сложить такой многослойный «пирог» вряд ли кому-то удастся с первого раза.
Кто может сложить бумагу больше 7 раз?
Но нашлись люди, которые попытались опровергнуть такое утверждение. Они рассуждали так: чем больше будет размер первоначальной бумаги, тем легче будет его сложить потом. Это действительно так. Ведь с увеличением размеров бумаги растет плечо силы, с которым мы прикладываем усилие по складыванию бумаги пополам. Это всем известное правило рычага: чем длиннее рычаг, тем больше момент силы, то есть во столько же раз увеличивается наша сила. Поэтому исследователи берут как можно большое по площади листы бумаги (вплоть до размеров футбольного поля) и складывают его. Правда при этом им приходится пользоваться техническим средствами (каток и погрузчик). В этом эксперименте им удалось сложить бумагу пополам 8 раз вручную, 11 раз с помощью техники.
Еще один способ развеять этот «миф» взять как можно более тонкий лист бумаги. И в этом опыте исследователям удалось превзойти предел равный семи. Тонкая калька (от офсетной бумаги) складывается 8 раз, с усилиями.
Итак, выводы. Поверье о том, что бумагу нельзя сложить более 7 раз пополам возникло не на пустом месте. Действительно складывать бумагу с каждым разом становится все труднее и труднее. Во всяком случае, существует предел складывания бумаги, одни говорят, что оно равно 7, другие 8 или более, но суть одна: бумагу нельзя сложить пополам бесконечное множество раз.
Требования, как сложить чертеж А1 или любого другого размера до формата А4, обозначены в ГОСТ 2.501-88 Правила учета и хранения .
Способ складывания чертежей напрямую зависит от вида их дальнейшего хранения. Всего существует два типа складывания: для брошюрования и в папки. Различия данных типов заключаются в том, что брошюрованные чертежи между собой сшиваются и, таким образом, создается подобие книги. А в папки чертежи складываются один поверх другого и в дальнейшем не скрепляются между собой. Алгоритм складывания чертежей абсолютно одинаков для всех форматов, различия заключаются только в количестве сгибов листа.
ГОСТ 2.501-88
УДК 65.012:002:006.354
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.
1.2. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и приложением 2.
СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ
1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.
2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.
3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. 1 и 2, цифрами на линиях сгибов.
4. Устанавливаются следующие виды складывания:
1) в папки в соответствии с табл. 1;
2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл. 2.
Таблица 1
Складывание в папки
Размеры, мм
Таблица 2
Складывание для непосредственного брошюрования
Размеры, мм
---
Вконтакте
По умолчанию в документе MS Word установлен формат страницы A4, что вполне логично. Именно этот формат чаще всего используется в делопроизводстве, именно в нем создается и распечатывается большинство документов, рефератов, научных и прочих работ. Однако, иногда возникает необходимость изменить общепринятый стандарт в большую или меньшую сторону.
В MS Word присутствует возможность изменения формата страницы, причем, сделать это можно как вручную, так и по готовому шаблону, выбрав его из набора. Проблема в том, что найти раздел, в котором эти настройки можно изменить, не так уж и просто. Дабы все прояснить, ниже мы расскажем, как в Ворде сделать формат A3 вместо A4. Собственно, точно таким же образом можно будет задать и любой другой формат (размер) для страницы.
1. Откройте текстовый документ, формат страницы в котором требуется изменить.
2. Перейдите во вкладку “Макет” и откройте диалоговое окно группы “Параметры страницы” . Для этого нажмите на небольшую стрелку, которая находится в нижем правом углу группы.
Примечание: В Word 2007-2010 инструменты, необходимые для изменения формата страницы, находятся во вкладке “Разметка страницы” в разделе “Дополнительные параметры” .
3. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Размер бумаги” , где в разделе “Размер бумаги” выберите из выпадающего меню необходимый формат.
4. Нажмите “ОК” , чтобы закрыть окно “Параметры страницы” .
5. Формат страницы изменится на выбранный вами. В нашем случае это A3, а страница на скриншоте показана в масштабе 50% относительно размеров окна самой программы, так как иначе она попросту не влезает.
Ручное изменение формата страницы
В некоторых версиях форматы страницы, отличные от A4 по умолчанию не доступны, по крайней мере до тех пор, пока в системе не будет подключен совместимый принтер. Однако, размер страницы, соответствующий тому или иному формату, всегда можно задать вручную Все, что для этого от вас потребуется, так это знание точного значения по ГОСТу. Последнее с легкостью можно узнать благодаря поисковым системам, но мы решили упростить вам задачу.
Итак, форматы страницы и их точные размеры в сантиметрах (ширина x высота):
A0
— 84,1х118,9
A1
— 59,4х84,1
A2
— 42х59,4
A3
— 29,7х42
A4
— 21х29,7
A5
— 14,8х21
А теперь о том, как и где их указать в Ворде:
1. Откройте диалоговое окно “Параметры страницы” во вкладке “Макет” (или же раздел “Дополнительные параметры” во вкладке “Разметка страницы” , если вы используете старую версию программы).
2. Перейдите во вкладку “Размер бумаги” .
3. Введите в соответствующие поля необходимые значения ширины и высоты страницы после чего нажмите кнопку “ОК” .
4. Формат страницы изменится согласно заданным вами параметрам. Так, на нашем скриншоте вы можете видеть лист A5 в масштабе 100% (относительно размеров окна программы).
К слову, точно таким же образом вы можете задать любые другие значения ширины и высоты страницы, изменив ее размер. Другой вопрос, будет ли это совместимо с принтером, который вы будете использовать в дальнейшем, если вы вообще планируете это делать.
Вот и все, теперь вы знаете, как изменить формат страницы в документе Microsoft Word на A3 или любой другой, как стандартный (ГОСТовский), так и произвольный, заданный вручную.
ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ
Москва
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
|
Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ Unified system for design documentation. |
ГОСТ (CT СЭВ 159-83) |
Дата введения 01.01.89
Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных в бумажной и электронной формах (далее - документы) изделий всех отраслей промышленности.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.
1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
Конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
Снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
Для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
Преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ;
Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
Взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ
2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям и .*
Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .
(Измененная редакция, )
2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*
(Измененная редакция, )
2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
Инвентарный номер документа;
Дата регистрации;
Обозначение документа;
Наименование;
Число листов в документе;
Формат документа по ;
Кем выпущен документ;
Подпись о приемке документа на хранение;
Примечание (при необходимости).
Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по в соответствии с приложением . При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме .
(Измененная редакция, )
2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер .*
(Измененная редакция, )
2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.
2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
(Измененная редакция, )
2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам , , и приложения .
Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.
2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.
Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений документов в пределах изделия без учета форматов.
Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. *
2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.
Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.
Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а .
(Измененная редакция, )
2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.
Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением .
3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ
3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.
Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.
3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.
3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений .
(Измененная редакция, )
3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник .
В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
(Измененная редакция, )
3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении .
При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.
В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).
(Измененная редакция, )
3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: ² (Подпись)" и ² (Дата)".
При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.
(Измененная редакция, )
3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
² Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)".
² Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата) ".
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.
(Измененная редакция, )
3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: ² Восстановленный подлинник № …" с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: ² заменен восстановленным подлинником №..." с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ
(Исключен, )
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое
СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ
1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.
2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.
3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. и , цифрами на линиях сгибов.
4. Устанавливаются следующие виды складывания:
1) в папки в соответствии с табл. ;
2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл. .
Таблица 1
Складывание в папки
Размеры , мм
|
Схема складывания |
Складывание |
||
|
продольное |
поперечное |
||
|
АО (841 ´ 1189) |
|
||
|
A 1 (594 ´ 841) |
|
||
|
|
|||
|
А2 (420 ´ 594) |
|
||
|
A3 (297 ´ 420) |
|||
Таблица 2
Складывание для непосредственного брошюрования
Размеры , мм
|
Схема складывания |
Складывание |
||
|
продольное |
поперечное |
||
|
АО (841 ´ 1189) |
|
||
|
А1 (594 ´ 841) |
|
||
|
|
|||
|
А2 (420 ´ 594) |
|
||
|
|
|||
|
А3 (297 ´ 420) |
|||
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
(Измененная редакция, )
1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.
(Измененная редакция, )
1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета ( , приложение )
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий, в папках (альбомах) или на электронном носителе.
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп ² АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).
(Измененная редакция, )
1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают».
Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.) .
На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).
(Измененная редакция, )
1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.
(Введен дополнительно, )
1.5. (Исключен, )
1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы , в соответствии с приложением 3.
Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам , в соответствии с приложением *
(Измененная редакция, )
1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.
При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4. Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением .
(Измененная редакция, )
1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.
1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:
1) спецификация изделия;
2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).
1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.
1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.
1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).
1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп ² ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или ² ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в *.
(Измененная редакция, )
1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп ² ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".
1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.
1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.
2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.
2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.
(Измененная редакция, )
2.4. Копии учитывают
Абонентская карточка (оборотная сторона)
Примечание . В карточке учета документов указывают:
1) в графе ² Вид документа" формы - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
2) в графе
²
Разовые выдачи" формы , ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ
1. Штампы
предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения
надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также
в извещениях и в документах учета.
2. Штамп
²
ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ
ПОДЛИННИКОМ №.........
г." с
указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его
восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные
подлинники.
3. Штамп
²
АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН..., извещ. №... от... г." ставят (с указанием
номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям
подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии
замены ставят прочерк.
4. Штамп
²
ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН
ПРИМЕНЯТЬ..." ставят на основании соответствующих извещений на
подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь
разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.
5. Штамп
²
ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников
этих документов.
6. Штамп
²
ЭКЗ. №..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках
(альбомах) копий и на отдельных копиях.
7. Штамп
²
ИНВ. №.... ЭКЗ. №.......г. " ставят (с указанием инвентарного
номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных
копиях документов других предприятий.
Допускается
также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации
образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах
подлинников.
8. Штампы
²
КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и
²
АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР"
ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках
(альбомах) копий. Штамп
²
КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР"
ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
9. Штампы
²
ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и
²
ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА"
ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов,
выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему
наблюдение за изготовлением изделий в производстве.
10. Штамп
²
ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых
в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих
документов.
11.
(Исключен, )
12. Допускается
применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.
(Измененная
редакция, )
