Отдел ДОУ компании контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Данная процедура основана на унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Сегодня мы расскажем о принципах работы с ней.
Из статьи вы узнаете:
Когда будет принят новый ГОСТ унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Организация исполнения документов и поручений в УСОРД
Восьмой раздел Инструкции по делопроизводству «Организация исполнения документов и поручений» состоит из пяти частей:
- Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства.
- Сроки исполнения документов.
- Доведение документов до исполнителей.
- Особенности исполнения документов.
- Контроль исполнения документов.
Опишем нюансы подготовки разделов подробнее.
Читайте также:
Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства
Каждый документ, требующий исполнения, содержит резолюцию начальства. Руководители выносят резолюции трех видов.
- традиционная резолюция, написанная на документе;
- резолюция, оформленная на отдельном листе;
- резолюция, зафиксированная в СЭД.
Все три способа оформления резолюции должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 . По ГОСТу реквизит «Резолюция» включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. В Инструкции укажите, что резолюция - часть документа и хранится вместе с ним. Напишите, в какое поле вносят поручение в регистрационной карточке в СЭД.
Сроки исполнения документов
Это основная для контроля часть Инструкции по делопроизводству. Сроки исполнения документов определяет руководитель и отражает в резолюции. Стандартный срок ответа на входящие деловые бумаги, составляет 30 календарных дней. Это универсальный срок, установленный ведомственными инструкциями по делопроизводству. Негосударственным организациям тоже рекомендуется ему следовать. В примере раздела Инструкции оговорено, что на запросы СМИ отвечают за 7 календарных дней, а на телефонограммы и телеграммы - за 5 календарных дней, если они не срочные.
Что касается сроков выполнения заданий по внутренним документам, то они могут колебаться от 2 до 30 календарных дней. Сроки устанавливают в организации исходя из особенностей производственных процессов.
Доведение документов до исполнителей
Для направления деловой бумаги исполнителю в СЭД создают задачу. Завести задачу может как руководитель, так и его секретарь. При создании задачи обязательно заполняют поля регистрационной карточки деловой бумаги. В Инструкции укажите, какие поля заполнить. В ходе выполнения задачи важно отметить ответственного исполнителя. Это работник, чья фамилия либо единственная в резолюции, либо указана первой (образец ниже).
Образец. Оформление резолюции
В обоих случаях ответственной за выполнение поручения будет Пахомова М. С. От нее руководитель ждет отчет о выполнении задания, и она понесет ответственность за его невыполнение. В рамках выполнения задания у ответственного исполнителя есть полномочия: он вступает в переписку с другими подразделениями, организовывает совещания, запрашивает информацию и т. п.
Особенности исполнения документов в УСОРД
На каждую задачу, поставленную на контроль, составляют отчет о выполнении. Причем отчет информативный: что сделано, когда и с каким результатом. Если результат - документ, укажите в отчете регистрационные данные и внесите в регистрационную карточку ссылку документа-запроса. Например: «Направлено письмо исх. от 09.10.2017 № 4543».
В СЭД по-разному реализуют функцию формирования дел и историй переписки. Но смысл одинаков: если одна бумага повлек за собой создание других деловых бумаг, то в регистрационной карточке каждого из них должна быть доступна история работы с документами.
Это готовая история решения вопроса. Перед тем как написать ответ на письмо, ответственный исполнитель провел внутреннюю переписку с коллегами, после чего организовал совещание и только потом подготовил и направил ответ.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения - одна из ключевых функций службы делопроизводства и одна из основных целей внедрения в организации СЭД . Реализуя эту функцию, получаем отчет о состоянии исполнительской дисциплины в компании. Контроль дает возможность установить соотношение поставленных задач выполненным, выявить нарушителей дисциплины. Компании на основании справок о контроле исполнения деловых бумаг распределяют бонусы и премии, наказывают нарушителей.
В этой части Инструкции дают определение контроля и раскрывают функции участников этого процесса. Нужно написать, кто ставит задачи, кто отслеживает выполнение, снимает с контроля, формирует отчет.
Внедрение СЭД в организации практически исключает из процесса контроля исполнения документов человеческий фактор. Все автоматизировано: СЭД сама и напомнит исполнителю о сроке, и выделит визуально «горящую» задачу в ряду других. От делопроизводителя требуется периодически формировать отчет по задачам: выполненным, просроченным, с перенесенным сроком выполнения.
ГОСТ Р 6.30-2003
Государственный стандарт Российской Федерации
Унифицированные системы документации
Унифицированная система
организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
Москва
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Страница
1 - 1 из 6
Начало | Пред. |
1
|
След. |
Конец
| Все
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: [email protected] .
Образцы бланков документов - в приложении Б.
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10
Судебная практика и законодательство - Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
3.2.2. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).
Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).
■ Постановление
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).
■ Решение
Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.
Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).
.PNG)
■ Приказ
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
По основной деятельности;
По административно-хозяйственной деятельности (АХД);
По личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатации зданий и помещений;
Транспортного обслуживания, внутренней связи;
Обеспечения безопасности организации.
Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.
■ Распоряжение
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).
■ Указание
Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).
КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ
Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.
Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.
В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.
Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.
■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.
Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.
Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.
■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.
В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.
■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.
Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.
Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.
Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.
■ Порядок работы над постановлением и решением включает:
1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.
3. Издание распорядительного документа.
Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.
■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием
В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.
Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Регистрационный номер документа;
Дата документа;
Место издания документа;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.
Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:
Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);
Отметку о приложении (если оно имеется);
Визы согласования (если они необходимы).
Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.
■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.
Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.
Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).
Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.
ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):
Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);
Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);
Распоряжения: аналогично приказам;
Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.
Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.
Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).
ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись | В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. | |||
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. | ||||
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке: | ||
Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора | Заместитель директора | ||
Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
Личная подпись | А.С. Красавин |
|
Личная подпись | О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись | А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись | А.С. Орлов |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела |
|
Личная подпись | А.С. Орлов |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4 Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица
УДК 658.516:002:006.354 | ОКС 01.140.30 | ||
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит |
|||
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007
