С 1 июля вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, который внес новые правила заверения трудовой книжки, а старый ГОСТ Р 6.30-2003 утратил силу. Новые требования для подтверждения документов не так сильно отличаются от старых. Тем не менее, в них необходимо разобраться, поскольку неприменение новых правил заверения копии трудовой книжки сделает ее недействительной.

Является главным документом, который информирует о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязуется вести трудовую книжку своего подчиненного, если он проработал больше 5 дней и для него это место деятельности является основным источником дохода.

В документ вписывают сведения о работнике, его роде деятельности, какую работу он выполняет, переводах на другую должность и увольнении, причинах завершения трудового договора, а также информацию о наградах за успехи в рабочей деятельности. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, если санкцией не является само увольнение.

Также в трудовую книжку по месту занятости вносят следующую информацию:

• о времени службы в ВС РФ и государственных органах правопорядка, в том числе противопожарных;
• о периоде обучения на курсах и в школах по переквалификации, повышении квалификации и подготовке кадров.

Если исполнитель осуществляет свою деятельность по договору о дистанционной работе, то сведения об этом могут не быть внесены в трудовую книжку. Подтверждением стажа и нахождения на должности будет выступать договор о дистанционной службе. В случаях, когда этот документ отсутствует, можно предоставить работодателю трудовую книжку для внесения туда сведений.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Объединение "ГОЗНАК" изготавливает бланки для трудовых книжек. Такими бланками должен быть обеспечен работодатель, о чем свидетельствует Приказ №117н Минфина РФ.

Купить легальный бланк документа можно в отделе канцтоваров. Но перед этим необходимо убедиться, что предприятие имеет договор с "ГОЗНАКом", потому что их бланки считаются действительными. Не стоит покупать трудовые книжки в метро или газетном киоске, поскольку разрешения на продажу такой документации у них наверняка нет.

Учет новых бланков на предприятии ведется в специальной книге, за которую отвечает квалифицированный сотрудник кадров.

Трудовые книжки - это подотчетные документы, поэтому хранится они должны в сейфах или металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и ограничить доступ посторонних лиц. За хранение отвечает работодатель, поэтому выдавать трудовые книжки он может только при увольнении.

Некоторые начальники предприятия выдают документ на руки сотруднику, даже если он сейчас находится в штате. Но нужно помнить, что такое действие не считается законным и в случае потери трудовой книжки работником будет отвечать работодатель.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель должен выдать этот документ его владельцу в день окончания срока трудового договора. Если сотрудник отказывается от получения формуляра или его вообще нет на рабочем месте, глава организации может выслать уведомление о необходимости явиться на рабочее место за своим документом или отправить трудовую книжку по почте непосредственному владельцу. Такое действие застрахует работодателя от будущих претензий о задержке передачи формуляра.

Сотрудник при получении документа из отдела кадров должен расписаться в учетной книге. Трудовые книжки, их выписки и дубликаты должны храниться у работодателя до востребования, а если никто не востребовал, срок хранения составляет 75 лет.

Утрата трудовой книжки

При смене рабочего места трудовая книжка остается на руках у владельца. Часто именно при таких обстоятельствах люди теряют этот документ.

После утраты трудовой книжки необходимо обратиться на предыдущее место работы с заявлений о выдаче новой на основании той информации, которая внесена в дело работника.

Как быть, если организация прекратила свою деятельность или была расформирована? Остается только одно - на новом месте работы просить работодателя создать еще одну трудовую книжку. Это делается на основании заявления владельца с указанием причины отсутствия документа. Вносить сведения о стаже и предыдущих местах работы со слов работника начальник предприятия не может, но если имеется документальное подтверждение, это вполне реально. Однако, как правило, такие действия не практикуются и первой записью в трудовой книжке будет то место работы, где она была выдана.

Не стоит беспокоиться о стаже, ведь все данные о предыдущих местах работы есть в Пенсионном Фонде, ФОМС и ФСС.

Право на копию

Глава предприятия не может отказать работнику в предоставлении ему копии (выписки) трудовой книжки.

На основании письменного запроса работника руководитель должен выдать копию документа или заверенную выписку из него не позднее 3 дней с момента подачи заявления (статья 62 Трудового Кодекса РФ).

Для чего нужна копия или выписка

Заверение трудовой книжки может потребоваться для последующего предоставления в требующую инстанцию. Например, для получения кредита или социального пособия часто нужна такая бумага.

Для оформления какой-либо документации частым условием является предоставление информации об источниках постоянного дохода. Обычно, обходятся образцом заверения трудовой книжки, поскольку оригинал выдается лишь в исключительных случаях.

Как и где сделать заверение

Трудовая книжка - важный юридический документ. Поэтому, если субъект устроен на работу и числится в штате, то книжка должна состоять на хранении в отделе кадров или у непосредственного руководителя предприятия.

В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.

Способы заверения трудовой книжки:

1. Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
2. Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.

Порядок заверения трудовой книжки

1. Личное обращение. Для нотариальной конторы хватит и устной просьбы о заверении. В предприятии же потребуется написать заявление о предоставлении копии или выписки трудовой книжки. Не во всех организациях это является обязательным условием, но компании, где штат сотрудников достаточно большой, могут выдвинуть такое требование к заверению трудовой книжки.
2. Определение необходимых страниц. Далеко не всегда для подтверждения трудового стажа или источника дохода нужны все страницы документа. Как правило, специалист из отдела кадров выделяет первую страницу, где расположена информация о личности владельца, и дополнительно несколько страниц с информацией о трудовой деятельности. Например, сведения о наградах в банк не нужны, но они могут понадобиться, если работник хочет претендовать на звание "Ветеран труда". Необходимо определиться, для каких страниц нужно заверение, а какие можно оставить без него.
3. Ожидание и получение. Как упоминалось ранее, в течение 3 дней со дня подачи заявления работодатель выдает заверенную копию или выписку. Остается только получить ее и предоставить в организацию, требующую заверенного дубликата.

Общие правила оформления

Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.

Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:

• Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
• Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
• Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
• Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.

Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:

• номер записи;
• подтверждение "Верно" или "Копия верна", прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
• его инициалы и подпись;
• дата оформления;
• печать предприятия.

Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.

Некоторые организации просят поставить отметку "Работает по настоящее время". Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.

Одной из наиболее распространенных ошибок является постановка печати в неправильном месте. Печать предприятия должна стоять в строго определенном месте:

Стоит отметить также, что печать не должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Обычно ее ставят так, чтобы она стояла поверх подписи и инициалов. Это не совсем корректно. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица и ее должно быть видно так же, как и инициалы. Общая схема по правилам заверения трудовой книжки:

Как видно из представленного примера, для печати отводится специальное место. В образцах заверения трудовой книжки можно увидеть следующее:

Однако согласно новому ГОСТу, это нельзя считать правильным.

Новый ГОСТ заверения трудовой книжки

Теперь необходимо рассмотреть, какие изменения были внесены действующим ГОСТом с июля 2018 года. Новые правила заверения копии трудовой книжки требуют постановки дополнительной записи. Это не столь существенное изменение, как казалось бы, но соблюдать его нужно.

В образце заверения трудовой книжки нужно указать место, где хранится оригинал документа. Такая пометка нужна в том случае, если копия книжки передается в стороннюю организацию. Например, для предоставления образца в банк, чтобы получить кредит, в записи нужно будет указать, что подлинник находится на хранении по месту работы служащего.

Новый ГОСТ вводит систему заверения копии документа при помощи специальных штампов. Также согласно ему по-новому расшифровывается подпись оформителя, где сначала пишутся инициалы должностного лица, а уже потом фамилия.

Сроки действия заверения

Информация в трудовой книжке может регулярно обновляться при смене рабочего места. Общим правилом введено, что период актуальности копии заверенной трудовой книжки равен одному месяцу.

Но период годности такого документа может потерять свою действительность, если в течение одного месяца в трудовую книжку были внесены определенные изменения.

К примеру, работник ООО "Маршзавод" идет оформлять кредит, предоставляя в отделение банка необходимые документы. Через две недели он увольняется. В кредите ему будет отказано, поскольку при обращении в место хранения документа банку сообщат, что таковой работник уже не работает, а трудовая книжка находится у него на руках. Что делает копию документа недействительным.

Поэтому, намереваясь передавать дубликат трудовой книжки в сторонние организации, нужно предоставлять актуальную информацию.

Ошибки при заверении документа

Распространено думать, что печать должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Но это не так. Согласно новому ГОСТу печать ставится, не затрагивая подписи, или в отдельном месте, где указано "МП" (то есть место для печати).

Также не стоит допускать ошибки при заполнении документа. Орфографические и грамматические опечатки добавляют проблем при предоставлении копии трудовой книжки. Исправления формулировок не допускается, в том числе. Если при заверении трудовой книжки была допущена ошибка, стоит заново скопировать нужные листы и заверить заново.

Таким образом, можно сказать, что новый ГОСТ не внес существенных изменений в порядок регистрации копий трудовой книжки. Одно из главных требований, которое было добавлено в новые правила, это указание места хранения подлинника трудовой книжки при предоставлении ее в сторонние организации.

Как указано в общих правилах, оригинал документа должен находиться у работодателя в специально отведенном месте, которое сможет обеспечить сохранность бумаги. Руководитель может выдать только копию трудовой книжки, поскольку за хранение документа он будет отвечать до тех пор, пока сотрудник не заберет его при увольнении. Дубликат заверяется по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней с момента подачи. Копия трудовой книжки должна прошиваться и содержать на последней страницу следующую информацию:

• номер записи;
• подтверждение "Верно" или "Копия верна", прописанное вручную или при помощи специального штампа;
• должность специалиста, заверяющего документ;
• его инициалы и подпись;
• дата оформления;
• место хранения документа;
• печать предприятия.

При соблюдении всех условий документ будет иметь срок действия в течение одного месяца. Но любые изменения в трудовой книжке в этот период делают ее копию недействительной.

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

1. Пишем «Верно» или «Копия верна» . Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати» .
4. Указываем дату .

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

• руководитель организации;
• сотрудник кадрового отдела;
• сам предприниматель;
• бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица . Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
2. Не везде стоит штамп «Копия верна» . Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий . Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

1. Его общий стаж . В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы . Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности . Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения . В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Копии кадровых документов, в том числе трудовых книжек, заверяются согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 . Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля 2018 года (). Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый.

Однако поскольку через год, в 2018-м, всё равно заверять трудовые книжки придется по-новому, то целесообразно осваивать эти правила уже сегодня.

Новый стандарт распространяется не только на трудовые книжки, но и на любые кадровые документы.

Новые правила заверения трудовых книжек

Копия трудовой книжки может понадобиться:

• самому ее владельцу, то есть сотруднику, для предоставления в сторонние организации
• организации, в которой он работает, для внутреннего использования

По старому ГОСТу Р 6.30-2003 разницы в заверении этих документов нет, потому что не нужно указывать где хранится оригинал трудовой книжки.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 копии будут заверяться по-разному.

Сначала копируется каждый разворот книжки - на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия » проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Копия трудовой для внутреннего пользования

Копия для внутреннего пользования, а до 1 июля 2018 года её можно использовать и для выдачи сотруднику, оформляется так:

Вносится запись «Верно », на следующей строчке указывается должность сотрудника, который подготовил эту копию. Ему также следует расписаться и расшифровать свою подпись.

Копия трудовой книжки для сотрудника

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 под отметкой «Верно » и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки . Здесь обычно указывают отдел кадров организации.

Или вот так:

На этом различие в оформлении копии трудовой книжки для внутреннего пользования и для сторонних организаций закачивается. Далее на копии проставляется печать работодателя (при наличии).

Оттиск может захватить должность подписавшего копию лица, но не должен затронуть его подпись.

Как прошить и пронумеровать копию

Подготовленные листы нумеруются и сшиваются, опечатать нитки наклейкой из прямоугольника бумаги размером примерно 4 — 6 см., ставится отметка «» и указывается количество листов. Также проставляется дата и подпись (с расшифровкой) того лица, которое заверило документ.

Если же листы копий не сшиты между собой, то заверение (Верно, должность, подпись, ФИО, дата, место хранения при необходимости) должно быть на каждом листе.

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ вносит некоторые качественные изменения в обязательные реквизиты бланков кадровых документов. В связи с этим придется обновить регламент кадрового документооборота и привести его в соответствие с новым правилами.

Гриф ограниченного доступа

Это новый реквизит, он указывается на документе, не предназначенном для разглашения, а используемом только по прямому назначению. В регламенте по делопроизводству следует прописать вариант использования этого грифа.

Можно применять такие формулировки: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Также можно добавить номер экземпляра и прочие сведения. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Адресат

Если письмо отправляется через интернет, то в бланк необходимо внести адрес электронной почты получателя. Оформляя корреспонденцию, которая предназначается руководящему лицу, перед фамилией можно поставить сокращения «г-ну» или «г-же».

Наименование подразделения

Наименование структурного подразделения — должено располагаться следом за наименованием компании в бланках писем и документов филиалов, представительств и других подразделений компании. Ставится он прописными буквами, например «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ ».

Автор документа

На бланках руководителей региональных и муниципальных офисов после наименования компании нужно указать автора документа. Вид записи - прописные буквы: «ДИРЕКТОР».

Электронная подпись

В соответствии с частью 2 статьи 6 закона 63-ФЗ, если на электронном документе стоит отметка о его подписании электронной подписью, он имеет силу бумажного оригинала . Отметку нужно проставить там, где на бумажном варианте была бы поставлена «живая» подпись. Отметка должна быть четкой и содержать все необходимые реквизиты (пример на изображении ниже).

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии - главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы - клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения - в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

	КОПИЯ
№ записи	Дата
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
10	19	02	2018		Приказ №7-К от 19.02.2018
11	07	03	2018
					Цветков 19.02.2018

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

	КОПИЯ
№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10	14	08	2018	Принят на должность инженера по безопасности	Приказ №54-К от 14.08.2018
11	16	10	2018	Продолжает работать по настоящее время
				Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А.	Цветков 16.10.2018
				Оригинал документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Тюльпан»

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию - от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Внимание! Если работнику необходим документ, то ему на руки можно выдать копию, которая будет заверена по установленным правилам. Делать отметку в нотариальной конторе не требуется.

Совсем скоро специалисты по кадрам должны будут вести главные документы о стаже работников - трудовые книжки - по новым правилам. Минтруд России вынес соответствующие нормативно-правовые акты на общественное обсуждение. Чиновники смягчают требования к заполнению и учету трудовых книжек, что может говорить о скором переходе на их электронный вариант.

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.