Акт приёма-передачи товара - документ, подтверждающий факт передачи товара от одного лица другому. Например, если товар хранится не на собственном складе, а передаётся на хранение по договору, то факт передачи подтверждается актом.
При передаче товаров могут составляться различные бланки, но правильнее использовать унифицированные формы, если они существуют. Несмотря на то что статья 252 Налогового кодекса не требует принимать только унифицированные формы накладных, утверждённый бланк поможет избежать вопросов со стороны инспекции и претензий по поводу учёта приобретённого и переданного товара. Форма № ТОРГ-12 - унифицированная форма товарной накладной , применяемая для оформления отпуска (продажи) товарных или материальных ценностей покупателю. Заменять её актом приёма-передачи товаров при продaже нежелательно. Но если всё-таки по каким-либо причинам накладная не составлена, обязательно нужно оформить акт.
Акт приёма-передачи товаров (как и накладная ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй передается покупателю.
Обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом первичном учётном документе, перечислены в статье 9 Федерального закона о бухучёте от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Кроме того, при заполнении ТОРГ-12 есть определённые требования, их также следует учесть, если вам потребуется оформить акт приёма-передачи товаров:
- дата составления акта должна совпадать с датой передачи товара покупателю;
- все цены необходимо вносить в рублях. Бухгалтерский учёт на территории России ведётся в российской валюте;
- если в акте приёма-передачи товар учитывается в штуках, то реквизиты, выраженные в весовых показателях, например, массу нетто товара, заполнять не нужно.
Можно ли использовать накладную вместо акта приёма-передачи товара?
Накладная содержит все необходимые реквизиты контрагентов и удостоверяет передачу товара подписями и печатями обеих сторон. Поэтому допускается оформление или накладной, или акта приёма-передачи товара. Но, как указано выше, при продаже товаров приоритет отдаётся товарной накладной ТОРГ-12. В иных случаях, например при передаче товара по договору комиссии или договору хранения, можно воспользоваться бланком акта.
Можно ли вместо договора оформить акт приёма-передачи товара?
Делать это нежелательно. Акт приёма-передачи не сможет заменить договор, так как в нём не прописываются дополнительные условия о сроках оплаты, форс-мажорных обстоятельствах и т. д. По своей сути, акт подтверждает исполнение ранее заключённого договора.
- Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
- Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
- Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
- Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
- Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?
Вопрос
Обязательно ли делать акт приема-передачи товара к договору поставки товара, или же достаточно сторонам подписать товарную накладную по форме ТОРГ-12? Подтверждением факта передачи товара по договору является подписание между Покупателем и Поставщиком или их уполномоченными представителями товарной накладной по форме ТОРГ-12?».
Ответ
Акт приема-передачи товара подписывать не обязательно, если надлежащим образом оформлена товарная накладная ТОРГ-12. Доказательством факта поставки может служить только документы первичной бухгалтерии, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления (ч. ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ«О бухгалтерском учете»).
Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, постановление ФАС СЗО от 31.03.14 г. № ).
Суды признают установленным факт передачи товара по договору поставки, зафиксированного в подписанных товарных накладных, которые имеют ссылку на договор поставки (см., например, постановления ФАС ЗСО от 08.09.2009 г. № ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист»
« Поставка, пожалуй, один из самых популярных договоров в бизнесе. Причем этот вид договорных отношений наиболее «безболезненно» реагирует на отсутствие договора как в виде единого документа, подписанного обеими сторонами, так и в виде исходящих от сторон документов, которые можно было бы расценить как оферту и акцепт. Для доказывания в суде факта заключения разовой сделки поставки достаточно первичных бухгалтерских документов, свидетельствующих о свершившемся факте передачи товара поставщиком и его приемки покупателем. Такая судебная практика — в помощь добросовестным поставщикам, но она может оказаться на руку и недобросовестным лицам. Например, автор этой статьи участвует в судебном споре, в котором компания неожиданно получила от банка иск о взыскании внушительной суммы долга, возникшего из поставки. Банк ссылается на то, что получил право требования этого долга по договору факторинга от другой компании, которая поставила ответчику товар. Ответчик факт поставки отрицает, но в обоснование того, что она была, истец представил товарные накладные и иные первичные документы. В итоге ответчик вынужден доказывать, что поставки не было и не могло быть, опираясь лишь на многочисленные недостатки в оформлении первичных документов, а также на косвенные доказательства того, что компания, которая фигурирует в документах как поставщик, не имела возможности осуществить поставку. Этот спор пока не завершен, но подготовка к нему потребовала от автора глубокого анализа судебной практики по вопросу о том, каких документов в похожих обстоятельствах истцу достаточно, чтобы доказать факт состоявшейся поставки, и, наоборот, как может ответчик опровергнуть факт поставки.
Практика по таким спорам актуальна и для случаев, когда между сторонами подписан «полноценный» договор поставки, поскольку взыскание долга в любом случае зависит от доказывания факта реального исполнения обязательств по договору, а именно факта приемки-передачи товара.
Документы, которые подтверждают факт поставки товара
Факт поставки (то есть передачи товара покупателю) подтверждается первичными учетными документами, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления ( Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ«О бухгалтерском учете», далее — ). Раньше все компании были обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов, но с 1 января 2013 года такое требование отсутствует, и лишь указывает на обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в первичном учетном документе. Форму этого документа каждая компания теперь может утвердить сама. Тем не менее бизнес привык к унифицированным формам, а разработка новых форм требует не только времени, но и перенастройки специальных программ для бухучета. К тому же для оборота неудобно, когда поставщик и покупатель используют разные формы первичных учетных документов. Поэтому на практике в большинстве случаев по-прежнемуприменяются унифицированные формы.
Nota bene!
Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, поэтому добросовестные поставщики, заявляя иск о взыскании долга по поставке и доказывая факт передачи товара, как правило, не ограничиваются накладными, а представляют все возможные документы, имеющие отношение к поставке, включая акты сверки взаимных расчетов, гарантийные письма и т. д.(постановления , ).
В идеале факт передачи товара сопровождает целый комплект первичных документов: товарная накладная (форма № ТОРГ-12), а если поставщик еще и доставляет товар, то и товарно-транспортнаянакладная (форма № 1-Т), акт о приеме товара (по форме № ТОРГ-1 или в иной форме, установленной сторонами сделки). Еще поставщик оформляет и передает покупателю счет-фактуру, который, хотя и не является первичным учетным документом (это налоговый документ), но нередко фигурирует в спорах о достоверности факта поставки. Но полный комплект бывает не во всякой ситуации. Кроме того, не всегда имеющиеся документы оформлены должным образом — иногда в них не хватает каких-либо сведений, подписей, печатей и т. д.
Отсутствие некоторых первичных документов может затруднить или вовсе лишить поставщика возможности доказать в суде, что поставка была. Но общую тенденцию арбитражной практики можно охарактеризовать так: если есть надлежащим образом оформленная товарная накладная, то в большинстве случаев суды посчитают поставку товара доказанной. В то же время, если покупатель, несмотря на наличие накладной, будет отрицать факт передачи товара и сможет привести какие-либо доказательства того, что поставки быть не могло, то суд скорее всего предложит поставщику представить дополнительные документы, подтверждающие поставку. Перечень необходимых доказательств может зависеть от условий самого договора поставки (иногда договоры содержат указания на определенные виды документов, которыми оформляется поставка, например, стороны договариваются об особой форме акта приемки-передачи) либо от вида поставляемого товара.
Товарная накладная — минимально необходимый для доказывания поставки документ
В большинстве случаев поставщику для доказывания факта поставки хватит одной лишь товарной накладной (см. , постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от09.06.14 поделу №А33-16983/2013, ).
Условия, при которых достаточно накладной. Чтобы накладная сработала как стопроцентно надежное доказательство, она должна быть правильно заполнена. Иначе суд может не принять ее как ненадлежащее доказательство.
Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, ). Разумеется, подпись, поставленная на накладной, должна принадлежать уполномоченному лицу — в частности, работнику компании-покупателя, в чьи должностные обязанности входит приемка товаров (постановления ФАС Московского округа от21.05.14 поделу №А40-70534/13, ). Право на приемку товаров от лица компании может подтверждать доверенность, либо эти полномочия могут явствовать из обстановки. В первом случае важно, чтобы в накладной присутствовали реквизиты доверенности (ее номер и дата). Кроме того, хорошо бы, чтобы у поставщика имелась копия этой доверенности, иначе покупатель может сослаться на то, что указанное в накладной лицо ему неизвестно и доверенность ему никогда не выдавалась.»
Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Обязательно ли должны быть оформлены документы товарная накладная и акт приемки-передачи имущества одним днем? В договоре прописано, что датой поставки Имущества является дата подписания акта приемки-передачи. Тов. накладная 13 числом сделана, акт передачи 14. Покупатель требует все 14 числом. Обоснованно ли их требование?
Все первичные документы должны быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 статьи 9 Закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). В рассматриваемом случае составление товарной накладной и акта приема-передачи удостоверяют по сути одну и ту же хозяйственную операцию – реализацию имущества (переход права собственности на него от продавца к покупателю). В связи с этим дата составления указанных документов должна совпадать.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Ситуация: Какие составлять первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Ситуация: Как оформить товарную накладную при продаже товаров оптом
Товарная накладная заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации. Она является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).* Форму товарной накладной должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом накладная должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В качестве образца можно использовать унифицированную форму № ТОРГ-12.
Составьте товарную накладную в двух экземплярах. На основании первого экземпляра спишите проданный товар, второй экземпляр передайте покупателю.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной. Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д. Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.
Для чего и в каких случаях нужно составлять акт приема-передачи товара
Как правило, эту фразу пишут сразу после названия документа – слова «Акт». Это не возбраняется;
- натуральное и (или) денежное измерение этой операции, а также единицы измерения (при их наличии).
Т.е. дается перечень по наименованию, количеству, стоимости каждой единицы принимаемых и передаваемых товаров. Денежное измерение обязательно указывается в российских рублях; - должность, Ф.И.О.
и подписи тех, кто ответственен за реализацию операции и ее документальное оформление, или только за документальное оформление.
Кто подписывает Обычно акт подписывают:
- представитель поставщика и транспортной компании, или иного лица, через которого произошло поступление товара к покупателю. Подписание акта ими производится на основании доверенности.
В случае складского хранения подписывает акт представитель фирмы-хранителя;
Акт приема-передачи товара: особенности составления.
В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара. Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество. В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.
Акт приёма-передачи товара: в каких случаях и как составлять
При этом можно понять, что следует писать в документе, если в процессе процедуры передачи товара возникнут какие-либо трудности. К примеру, очень важно ознакомиться с тем, как правильно описывать дефекты товара.
Инфо
Не секрет, что одна запись может в корне изменить ситуацию. Поэтому образец поможет не ошибиться в составлении документа, а также учесть все возможные нюансы.
Акт приема передачи товара: можно ли скачать? Акт приемки передачи товара скачать можно на специализированных бухгалтерских ресурсах. Именно там можно посмотреть примерные формы, которые подойдут для составления актов по передаче и получению различных типов ценностей.
Внимание
Также на специализированных ресурсах можно ознакомиться и с тонкостями заполнения документов. Очень часто предприятия составляют собственные формы и используют именно их.
Нужен ли акт приема-передачи
Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа. Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы - плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения.
Акт приёма-передачи товара
Но вместе с тем, если позволяют обстоятельства сделки лучше использовать унифицированные формы. Утвержденный бланк предотвратит возникновение претензий со стороны налоговых форм по поводу правильности учета.
Так для учитывания товаров, сдаваемых на ответственное сохранение, употребляется форма МХ-1. Так ли нужен акт передачи товаров, если используется товарная накладная? В накладной отображается только количество и стоимость товаров, отображение дефектов формой документа не предусмотрено.
В акте передачи подробно описывается состояние передаваемых товаров, и указываются имеющиеся недостатки. Потому наличие/отсутствие акта передачи зависит от конкретной ситуации.
Так при продаже товаров наличия товарной накладной вполне достаточное. Если товар передается на основании договора хранения или комиссии без акта передачи практически не обойтись.
Особенности акта приемки-передачи товара
Особенности работы в 1С Форма акта приема-передачи в типовой конфигурации программы 1С отсутствует. В связи с этим для составления документа необходимо создание дополнительной формы и сохранение ее в базе данных.
Также можно применять внешние печатные формы. Для создания акта допускается использование унифицированных форм актов: ТОРГ-1 О принятии товаров, в котором указывается качество, количество, комплектность товара согласно условиям контракта ТОРГ-2 Об установленных несоответствиях по количеству/качеству при принятии ТМЦ ТОРГ-3 О выявленных расхождениях по количеству/качеству при принятии импортных товаров МХ-1 Приема-передачи ТМЦ на ответственное сохранение На основании любой из этих форм можно разработать подходящий вариант акта передачи и добавить его в решения 1С. Срок хранения Акт приема-передачи товара выступает доказательством исполнения договора.
Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными
При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя. Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12. Эксперты рекомендуют зафиксировать в учетной политике организации форму №ТОРГ-12 для фиксации факта передачи товара, поскольку в этом случае налоговики не смогут предъявить претензий. Обратите вниманиеДля признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
Акт приема-передачи товара: что это и зачем нужен
А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд! В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров: По договору транспортной экспедиции В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.
Правила приемки товаров. документальное оформление
- Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
- Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
- Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
- Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
- Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
- Скрепить акт подписями и печатями сторон. Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.
Приемка товара
ОГРН, ИНН, КПП, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты, ФИО представителя, подписывающего документ
- Регистрационный номер и дату оформления договора, который лег в основу этого акта
- Весь ассортимент и количество товаров, которые подлежат приему и передаче
- Качественные особенности товаров
- Данные, касающиеся изъянов товара (при наличии оных)
- Возможные замечания между сторонами
- Конечную цену продаваемого/покупаемого имущества в национальной валюте
- Подписи сторон договора
- Печати организаций
Обратите внимание на то, что при обнаружении изъянов в уже полученном товаре принимающая сторона вправе потребовать возмещения убытков либо замены товара. Для этого нужно направить в адрес стороны, осуществившей продажу, письмо-претензию с указанием всех недостатков продукции.
Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:
- место приемки и передачи товаров;
- условия сдачи и приемки;
- методы приемки (например, осмотр, поштучный пересчет и т.д.);
- наличие или отсутствие расхождений.
Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов. Нюансы при оформлении акта в разных случаях В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:
- сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
- оценка – цена за единицу и общая стоимость;
- условия хранения.
При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:
- дата и время прибытия товаров;
- время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки.
Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.
В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!
Что это за документ
Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:
- полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
- указание об их качестве и количестве;
- указание о наличии расхождений;
- стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.
Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:
- товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
- было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
- претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
- поставка товаров была осуществлена без нарушений.
Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.
А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!
В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него
Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:
По договору транспортной экспедиции
В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.
По договору комиссии
Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.
Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.
О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него. И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!
По договору складского хранения
В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество. А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение. В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.
А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.
Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.
Составление акта приема-передачи товара
Варианты форм
У предприятия есть два варианта составления Акта.
Использование унифицированной формы
Например, ТОРГ-1 (в торговых операциях), которая утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №132 от 25.12.98г. Или МХ-1 (при хранении товаров) – форма утверждена Постановлением Госкомстата России №66 от 09.08.99г., и т.д.
Использование самостоятельно разработанной формы
Это право дается Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но тогда необходимо, чтобы в акте содержались следующие реквизиты, которые закон считает обязательными:
- название документа (т.е. АКТ) и дата его составления. Дата должна соответствовать дате поступления товаров на предприятие;
- название лица, которое данный документ составило. Т.е. название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя. Причем, составителем акта может быть, как поставщик или посредник, так и сам покупатель;
- содержание операции, на которую составляется документ. Т.е. «приемка-передача товаров по договору №… от ….». Как правило, эту фразу пишут сразу после названия документа – слова «Акт». Это не возбраняется;
- натуральное и (или) денежное измерение этой операции, а также единицы измерения (при их наличии). Т.е. дается перечень по наименованию, количеству, стоимости каждой единицы принимаемых и передаваемых товаров. Денежное измерение обязательно указывается в российских рублях;
- должность, Ф.И.О. и подписи тех, кто ответственен за реализацию операции и ее документальное оформление, или только за документальное оформление.
Кто подписывает
Обычно акт подписывают:
- представитель поставщика и транспортной компании , или иного лица, через которого произошло поступление товара к покупателю. Подписание акта ими производится на основании доверенности. В случае складского хранения подписывает акт представитель фирмы-хранителя;
- представитель покупателя . Если покупатель сам оформляет акт, то с его стороны может быть назначена целая комиссия с председателем. Это назначение осуществляется приказом по предприятию. И в состав комиссии могут входить не только складские работники, но и руководитель предприятия и иные лица.
Подписание Акта всеми участниками процесса осуществляется только после полного приема товаров, или в процессе поэтапной их передачи. Например, от поставщика к перевозчику, от перевозчика к покупателю.
Оформление акта может быть инициировано любой из сторон сделки – все зависит от условий и (или) характера договора. Но обязательно не менее чем в 2 экземплярах – исходя из количества сторон сделки. Например, при доставке товара через транспортную компанию изначально акт подписывают представитель поставщика и экспедитор, и только потом – покупатель. Значит, актов составляется 3 экз.
Дополнительные реквизиты
Что касается дополнительных реквизитов, то их наличие не ограничивается в документе. Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:
- место приемки и передачи товаров;
- условия сдачи и приемки;
- методы приемки (например, осмотр, поштучный пересчет и т.д.);
- наличие или отсутствие расхождений.
Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов.
Нюансы при оформлении акта в разных случаях
В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:
- сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
- оценка – цена за единицу и общая стоимость;
- условия хранения.
При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:
- дата и время прибытия товаров;
- время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки. Если в этом была необходимость;
- указание на фактический объем поступления товара и на наличие отклонений по количеству (в сторону увеличения или уменьшения). Это отклонение определяется на основании сопроводительных документов от поставщика;
- указание на способ, используемый для определения недостающих товаров.
При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/660@. В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:
- в каком виде приняты коробки (запечатаны, или нет);
- нарушена или нет целостность упаковки;
- характер повреждений тары, и т.д.
Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.
Выводы
Приемо-сдаточный акт на товары необходим. Он подтверждает не только отсутствие претензий по количеству и к состоянию прибывших материальных ценностей, но и факт соблюдения правил приемки товаров. И это позволяет впоследствии предъявлять поставщику, хранителю или перевозчику претензии в случае, если товар пришел бракованный или испорченный.
