Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Выделяют несколько этапов документооборота:
· создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
· регистрация документов;
· предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;
· исполнение документа;
· сдача документов в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого
аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является
документопоток
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:
· регистрируемые и нерегистрируемые документы;
· входящие, исходящие и внутренние документы;
· направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.
Документопоток характеризуется следующими параметрами.
входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.
Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:
· повышение эффективности управленческой деятельности;
· ускорение движения документов в организации;
· уменьшение трудоемкости обработки документов.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.
Информационно-справочная работа с документами
С целью обеспечения оперативного поиска документов создаются информационно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений, классификатора аспектов деятельности организации.
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
· у кого, где, на какой стадии находится любой документ;
· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.
Выдача информации:
· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;
· по теме (содержанию);
· по корреспонденту;
· по региону.
При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что входит в понятие документооборота?
2. Каковы основные правила организации документооборота?
3. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем
их особенность?
4. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной
обработки документов?
5. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших
документов и как они проводятся?
6. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в
организации делопроизводства?
7. Какие задачи выполняет регистрация документов?
8. Назовите формы регистрации документов.
9. В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?
10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и
в чем ее преимущества?
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Оформление трудовых отношений
Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на работу, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов.
Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации):
· коллективный договор. Порядок его разработки и заключения определен Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»;
· индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия
Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и
письменное).
Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания.
В приказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно.
Выписка из приказа – копия части подлинного документа.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника.
Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.
Кодекс законов о труде и заработной плате РФ (КзоТ РФ) употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, на них распространяется единый правовой режим.
Срочный трудовой контракт заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.
В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда.
Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:
Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме –
запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело –
лицевой счет по заработной плате.
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой
специальности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.
Личные карточки. Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Назовите особенности оформления трудовой книжки.
2. Назовите три вида переводов на другую работу.
3. Какие документы используются при приеме на работу?
4. В каких случаях устанавливается или не устанавливается
испытательный срок?
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот .
Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут - прямым , время прохождения - минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
§ Сократить пути прохождения документа.
§ Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов.
§ Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
§ Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
§ прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
§ ритмичности , т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Вопрос 17. Внутренняя нормативная документация малого предпринимательства. Определение потребности в разработке документов. Потребность в разработке документов определяет руководитель подразделения, исходя из необходимости, а также указаний высшего руководства формализовать деятельность (или часть деятельности) в Компании или внутри подразделения. При выявлении потребности в разработке документа, высшее руководство или руководитель подразделения распоряжением либо указанием назначает ответственного за разработку документа и устанавливает сроки разработки документа. Для документов, требующих участия в разработке сотрудников других подразделений, должна быть сформирована рабочая группа распоряжением либо указанием руководителя, в подчинении которого находятся участники рабочей группы.
Регистрация документов. Регистрацию разработанного проекта документа осуществляет подразделение разработчик документа. При регистрации разработанному проекту документа присваивается индекс. Индекс документа складывается из следующих составляющих: Согласование и утверждение документов.
Разработанный документ проходит этап визирования внутри подразделения разработчика и/или рабочей группы. Документ должен пройти визирование в срок, указанный в распоряжении/указании о начале разработки документа.
Завизированный документ направляется разработчиком на согласование. В лист согласования документа включаются руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ. При этом в графу «Разработчики» включаются разработчики и руководители подразделения разработавшего документ, а в графу «Согласовано»
руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ.
На предприятии различают три основных потока документации: 1 Входящие документы, поступающие из других организаций; 2 Исходящие документы, отправляемые в другие организации; 3 Внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Формирование дел При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т. д.). При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Регистрация и учет поступающих в организацию документов
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.б
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
|
Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках. На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
Входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2008 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2008 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
От кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
Количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
Дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2008 №259/10);
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной.
Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Подпись
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии-другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция».
Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» - 15.01.2008; «Кому направлен документ» - Г.В. Иванову; «Расписка в получении» - роспись Иванова Г.В., дата.
В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.
1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2008 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 2008 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
Отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
Указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2008;
Дату возврата, расписку принявшего документ.
Например:
20.01.2008____________________
Подпись
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
|
Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
|
Кирсановой Н.В. | ||||
|
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2008 |
||||
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ) . В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов ;
- предварительное рассмотрение и распределение документов ;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом .
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- плотностью.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Плотность документопотока измеряется количеством документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
- расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
(утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260).
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
_____1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 73.
2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
3 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 74.
5 Там же. - Пункт 76.
6 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
7 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 77.
8 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
9 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 75.
10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
11 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
12 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail:
