В случаях, когда в Гражданский кодекс или другой законодательный документ не устанавливает требований по унификации формы акта приемки, можно использовать любой базовый бланк, позволяющий вписать в него необходимую информацию и применять его в различных ситуациях. При этом акт приемки позволяет удостоверить факт приемки стороной предметов, которые имеют сложно определяемую ценность. Стороны подписывают документ, затем его скрепляют печатью. Чаще всего данная бумага является дополнением к договору или соглашению, которая подтверждает, что условия договора выполнены.

В частности, для различных сфер разрабатываются специальные бланки для актов приемки товаров, оборудования, выполненных работ, оконченного строительства, и др.

Акт приемки товара

Данный документ содержит подробные характеристики получаемого или передаваемого товара, а также различных материальных ценностей, в нем отражают их общую денежную стоимость. Акт приемки - это двусторонний документ. Поэтому предполагается его составление в количестве двух экземпляров. При заключенной сделке один экземпляр передают в организацию, покупающую товары, а второй остается в распоряжении компании, которая продает те или иные товары.

В обязательном порядке в акте приемки товара должны находиться все требуемые к заполнению реквизиты, которые включают место составления и название документа, текущую дату составления, подробную информацию о лицах, которым поручено передавать и получать товар (имя, отчество, фамилия, гражданство, номер идентификационного кода, паспортные данные, контактные телефоны и адрес проживания). Кроме этого в акте должны присутствовать и дата составления договора, который послужил основанием для написания данного акта приемки товара. В документе указывают полный список товаров, которые передаются (принимаются), их ассортимент и количество. В акт необходимо внести информацию о качестве, об обнаруженных или отсутствующих дефектах, о возможных претензиях между сторонами относительно перечисленных условий должен содержать информацию об общей стоимости товаров, подпись принимающего товары лица, а также оттиск печати компании, которая составляет данный документ.

Если после получения товаров в них будут обнаружены дефекты, то покупатель имеет право потребовать от поставщика возместить причиненные убытки или заменить полностью товар. Иногда случается, что товары при их непосредственной передаче или во время транспортировки были повреждены или утеряны. В связи с такими обстоятельствами в договор следует включить пункты об условиях возмещения стоимости товара, утратившего свои свойства. Кроме этого, в соглашении необходимо уточнить, какая сторона будет нести ответственность по возмещению убытков - транспортная компания или организация-продавец.

Акт приемки товара можно составлять как для целой партии, так и для отдельно взятого товара. Периодичность составления данного документа согласовывается между сторонами договора.

Акт приемки объекта капитального строительства

Данный документ является приложением к разрешению на введение в эксплуатацию объекта капитального строительства. специально созданная комиссия, в состав которой включают представителей застройщика, подрядчика и заказчика. Акт приемки является доказательством того, что условия договора о капитальном строительстве выполнены полностью. В документе делают обязательную отметку о соответствии построенного сооружения а в случаях отступления от проекта должна быть указана причина, подкрепленная соответствующим документом. В акте описывают подробные характеристики объекта (адрес, мощность, площадь, вместимость, количество рабочих мест и т.д.) в зависимости от его типа.

Унифицированная форма ТОРГ-1 акта о приемке товаров — это один из первичных документов, который применяется для учета поступления материальных ценностей. Форма ТОРГ-1 была введена с января 1999 года. Она подтверждает отгрузку товаров поставщиком и их передачу покупателю согласно контракту.

Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк

До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.

Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.

Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.

Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:

• название документа и его дата;
• название организации;
• номенклатура товаров, работ и услуг (факт хозяйственной операции) и их измерение;
• Ф. И. О., должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение сделки.

В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.

Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).

Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:

• Наименование компании и ее структурного подразделения (если есть).
• Документ — основание для составления акта, его номер и дата, например распоряжение или приказ.
• Место, в котором был принят товар, например склад.
• Сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура).
• Грузоотправитель. Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же».
• Данные страховой организации.
• Номер и дата заключения контракта, счета-фактуры на поставку ТМЦ.
• Способ доставки, например автомобильным транспортом. При доставке ж/д транспортом указывается номер и дата железнодорожной накладной.
• При доставке продуктов питания с ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов) указывается его номер и дата выдачи.
• Время прибытия товара и завершения его приемки.

На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.

На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.

Рекомендации по оформлению акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Форма документов о приемке ТМЦ, в том числе акта о приемке, должна соответствовать законодательным нормам во избежание споров с другими организациями и налоговыми органами. Например, в практике арбитражных судов известны случаи, когда налоговые инспекции отказывали предприятиям в возврате НДС из бюджета из-за неправильно составленных актов о приемке товаров.

При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:

• Проверка наличия печатей, подписей и их расшифровок.
• Заполнение всех необходимых колонок и строк в документе (количество мест, цена, стоимость, единица измерения, отклонения и т.д.).
• Если поставщиком ТМЦ является ИП, который не применяет печать в своей деятельности, запрос письма либо указание этого факта в договоре.
• Указание в контрактах на поставку товаров, является ли предприятие плательщиком НДС.
• Наличие сопроводительной документации (ветеринарных справок, счетов-фактур, железнодорожных накладных).
• Использование собственноручных подписей, а не факсимиле. В соответствии с НК РФ документы должны подписываться должностными лицами либо лицами, уполномоченными на это по доверенности. Ст. 160 ГК РФ допускает использование факсимиле для подписи документов. Налоговые инспекции указывают на тот факт, что НК РФ не предусматривает применение аналогов подписей. Во избежание налоговых рисков рекомендуется не принимать к учету документы с факсимиле.
• Требование замены актов по форме ТОРГ-1 во всех случаях их неправильного составления.

Таким образом, акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 не только является основанием для принятия к учету ТМЦ и свидетельством выполнения поставщиком своих обязательств перед покупателем, но и служит оправдательным документом для налоговых органов при камеральных и выездных проверках.

Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 - образцы бланков

В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.

В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.

Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма - ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров - ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.

Для акта разногласий при приемке товара образец бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.

Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.

Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара

В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.

Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.

Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.

Вы также можете ознакомиться с правилами заполнения формы ТОРГ-12 в нашей статье

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Унифицированная форма № ТОРГ-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт ТОРГ-1

В строке «Основание для составления акта» указывается номер и дата приказа или распоряжения о создании приёмочной комиссии.

В строке «Место приемки товара» указывается склад, на который приходуются товары.

В строке «по сопроводительным документам» указывается номер и дата товарно-транспортной накладной, по которой товар поступил на склад.

Строка «Страховая компания» заполняется в том случае, если груз был затрахован.

В таблице «Дата, время, ч. мин.» указывают фактическое время прибытия товара и дату и время начала приёмки.

В таблице «Товар» при заполнении строки «Сертификат» указывается его номер, срок действия и наименование органа, выдавшего данный сертификат.

Графы 20-24 заполняются в том случае, если при приёмке были выявлены излишки или недостача по количеству, массе или стоимости товара.

На 4-й странице акта пишется заключение приемочной комиссии с указанием точных данных по количественному или качественному расхождению, а также общей суммы выявленных убытков.

Обратите внимание! Количество экземпляров зависит от конкретных ситауций. Печать на ТОРГ-1 не ставится.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести аналитический учет товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа для управления торговлей Класс365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру